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“编辑收件人”对话框

使用此对话框选择要将邮件发送到的收件人。

  • 收件人列表    显示将在邮件合并中使用的所有记录。 默认情况下,每行均处于选中状态。 清除不想发送到的任何名称。

  • 数据源    选择 “编辑” 以更改单个字段或添加记录。 如果创建或拥有列表,还可以删除记录或自定义数据源中的列。 如果需要,刷新 将更新收件人列表。

  • 排序     选择最多三个级别的字段,按升序或降序排序。 收件人列表将重新显示以反映排序。 有关详细信息,请参阅 “查询选项排序”对话框

  • 滤波器    比较列表的字段,并将其与提供的一个或多个字符串进行比较。 比较包括:

    • 等于不等于

    • 小于大于

    • 小于或等于大于或等于

    • 为空不为空

    • 包含不包含

    比较不区分大小写,因此 MEGAN 与 megan、Megan 或 mEGAN 匹配。 收件人列表将重新显示以反映筛选结果。 有关详细信息,请参阅 “查询选项筛选器”对话框

  • 查找重复项    扫描并显示基于名字和姓氏的任何重复记录。 在列表中,你可以清除任何不想包含在邮件中的框。 清除该框不会从main收件人列表中删除记录,只需清除与该名称关联的框即可。

  • 查找收件人    扫描并突出显示与输入的文本匹配的字段的记录。 可以扫描记录中的所有字段,也可以仅指定一个字段,例如“城市”或“省/自治区”。 如果找到多个,并且突出显示第一个。 选择“ 查找下一个 ”以滚动所有匹配项。

  • 验证地址    使用第三方地址验证技术检查数据源中的地址。 如果没有设置,则选择此选项可让你选择转到可在其中购买服务的详细信息页面。

  • 确定   ” 退出对话框。 应用排序、筛选器或其他参数时,更改已保存。

“编辑收件人”对话框

编辑邮寄列表

转到 “邮件” > 编辑收件人列表 以编辑收件人列表

编辑列表条目    一次显示一条记录的数据源。 选择并编辑任何字段。 如果切换到另一条记录或选择“确定”,将保存更改。

找到    扫描为数据源中的字段指定的字符串的匹配项。 Find 不区分大小写,因此 MEGAN 会找到 Megan、megan 和 mEGAN。 如果“在字段中查找”对话框出现在“编辑列表条目”对话框中,则可能需要将其移开,以查看它找到的记录。 选择“查找下一个”以继续查找。 弹出窗口显示Word何时到达数据源数据库的末尾。

查看源    显示包含数据源文件中条目表的文档。 可以使用它快速更改许多字段。 从字段到字段按 Tab 键。 若要添加记录,建议选择表并打开边框 (主页 > 边框) 。 转到最后一条记录的最后一个字段,然后按 Tab。 这将创建新记录。 还可以转到“表设计”旁边的“布局”,然后选择“在上方或下方插入”以添加新记录。

确定   ” 关闭对话框。

“编辑收件人”对话框

对列表进行排序以查找组

你可以对收件人列表进行排序,以按特定方式(例如按特定城市)对信息进行分组。

  1. 转到 “邮件” >筛选收件人

  2. 选择“ 排序记录 ”> “排序依据”,然后选择要排序依据的字段名称。

    单击“对记录进行排序”以对邮件合并中的项进行排序

    若要按多个字段进行排序,例如,按州和城市排序,请选择“ 然后按依据”,然后选择要排序的其他字段。

    单击以按多个字段进行排序

  3. 按所需方式对所有字段进行排序后,选择“ 确定”。

    有关详细信息,请参阅 “查询选项排序”对话框

筛选该列表以查看仅要包含的行

可以筛选列表,以便仅显示要包含在合并中的人员或项(例如,仅显示特定城市中的人员或特定价格的库存项目)。

  1. 选择“ 邮件 >筛选收件人”。

    单击以筛选邮件合并列表

  2. “筛选记录”中,选择要筛选依据的列。

    单击要按其进行筛选的字段。

  3. 选择“ 比较”,以及要进行比较的类型。

    单击要设置的“比较”选项

  4. 在“对象”框中,键入筛选的值。

  5. 选择“ ”或“ ”,然后根据需要向筛选器添加另一个条件。 例如,选择“ ,在“字段 ”列表中选择“城市”,选择“ 等于”,然后键入第二个城市的名称。

  6. 选择“确定”。

  7. 有关详细信息,请参阅 “查询选项筛选器”对话框

现在,你已准备好在用于电子邮件合并或邮件合并的文档中插入邮件合并字段Word

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