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邮件合并允许创建一批个性化信函,其中每个字母在布局、格式、文本和图形上都相同,但个性化部件(如称呼)除外。

准备信件

  1. 转到 “邮件” > 启动邮件合并 > 信函

    “邮件合并开始”菜单,其中选择了“信函”

  2. 在 Word 中,键入要发送到邮件列表的信件正文。

设置邮件列表

邮件列表是一个数据源,其中包含 Word 用于自定义信件的信息。 请参阅 可用于邮件合并的数据源

如果需要对邮件列表进行排序或筛选,请参阅 邮件合并:编辑收件人

向信件添加个性化内容

将内容添加到信中,该内容对于每个接收信的人都是不同的。

  1. 转到“邮件”>“地址块”。

    作为Word邮件合并的一部分,在“邮件”选项卡上的“写入 & 插入字段”组中,选择“地址块”。

  2. 在“ 插入地址块 ”对话框中选择收件人姓名的格式。

    地址块选项

    有关详细信息,请参阅插入地址块

  3. 选择“确认”。

  4. 选择“问候语”。

    作为Word邮件合并的一部分,在“邮件”选项卡上的“写入 & 插入字段”组中,选择“问候语行”。

  5. 在“ 插入问候语行 ”对话框中选择要使用的格式。

    有关详细信息,请参阅插入问候语

  6. 选择 “确定” 以插入问候语行字段。

  7. 转到“文件”>“保存”。

若要插入邮件列表中的其他自定义信息,请参阅 一次添加一个邮件合并字段

预览和打印字母

  1. 转到 “邮件 > 预览结果 ”以预览信件。

    在 Word 中,在“邮件”选项卡上的“预览结果”组。

  2. 选择 “下一“下一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 ”或“ 上一“上一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 ”,滚动浏览数据集,确保名称和地址看起来正确。

  3. 再次选择“ 预览结果” ,从合并结果切换回信函中的邮件合并字段

  4. 选择“ 完成 & 合并 > 打印文档”。

    选择“编辑单个文档”、“打印文档”“发送Email消息”。

    作为Word邮件合并的一部分,在“邮件”选项卡上的“完成”组中,选择“完成 & 合并”,然后选择一个选项。

保存个性化信函

转到“文件”>“保存”。 保存邮件合并文档时,它将保持与邮件列表的连接,以供将来使用。

若要重复使用邮件合并文档,请打开邮件合并文档。 当 Word 提示你保留连接时,请选择 “是 ”。

准备main文档

  1. 转到 “邮件” > 启动邮件合并 > 信函

    套用信函

  2. 在 Word 中,键入要发送到邮件列表的信件正文。

设置邮件列表

邮件列表是一个数据源,其中包含 Word 用于自定义信件的信息。 请参阅 可用于邮件合并的数据源

如果需要对邮件列表进行排序或筛选,请参阅 邮件合并:编辑收件人

向信件添加个性化内容

通过合并字段在数据库中添加名称、地址和其他字段。

  1. 转到 “邮件 ”> “插入合并域 ”,然后选择要添加的字段。

    在“邮件”选项卡上,突出显示“插入合并域”

    继续添加字段,直到添加信函上需要的所有信息。

  2. 选择“确定”。

预览和打印字母

  1. 转到 “邮件 > 预览结果 ”以预览信件。 使用向左和向右箭头滚动浏览每条记录。

    在“邮件”选项卡上,突出显示“预览结果”

  2. 若要进行其他更改,请再次选择“ 预览结果 ”以返回到字段视图。

  3. 当信件按所需方式显示时,请选择“ 邮件 > 完成 & 合并 > 打印文档”。

    在“邮件”选项卡上,突出显示“完成并合并”和“打印文档”选项

    在打印前,转到 “邮件 > 完成 & 合并 > 编辑单个文档 以单独查看和更新每封信。

  4. 选择“ 文件 > 打印 ”以打印字母。

保存个性化信函

保存邮件合并文档时,它将保持与邮件列表的连接,供以后使用。

若要重复使用邮件合并文档,请打开邮件合并文档。 当 Word 提示你保留连接时,请选择 “是 ”。

可以在 培训课程的以下视频中了解有关邮件合并方式的详细信息。

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