Sự khác biệt giữa Nhóm Microsoft 365 và danh sách liên hệ trong Outlook là gì?

Danh sách liên hệ, hay danh sách phân phối, là một tập hợp các địa chỉ email được sử dụng để gửi thư hoặc thư mời họp đến nhiều người cùng một lúc. Tìm hiểu cách Tạo, chỉnh sửa hoặc xóa danh sách liên hệ trong Outlook.

ANhóm Microsoft 365 in Outlook meets those simple needs and provides a array of shared resources that Group members are automatically assigned to when the Group is created.

Các công cụ để chia sẻ và liên lạc đi kèm với Nhóm Microsoft 365

Khi bạn thiết lập một NhómMicrosoft 365 trong Outlook, bạn có thể chọn một tập hợp những người mà bạn muốn cộng tác và dễ dàng thiết lập một tập hợp các tài nguyên để những người đó chia sẻ. Bạn không phải lo lắng về việc gán quyền theo cách thủ công cho tất cả các tài nguyên đó vì việc thêm thành viên vào nhóm sẽ tự động cung cấp cho họ quyền mà họ cần cho các công cụ mà nhóm của bạn cung cấp.

Dưới đây là một số tính năng giúp nhóm trở thành giải pháp hiệu quả hơn danh sách phân phối email:

Hộp thư đến chung - Nơi diễn ra các cuộc hội thoại bạn thường có trong danh sách phân phối. Hộp thư đến chung này có thể tìm kiếm đầy đủ để tạo một kho lưu trữ trực tiếp các thư của nhóm. Người mới tham gia nhóm có thể tìm kiếm hoặc cuộn lại qua lịch sử để nhanh chóng cập nhật những nội dung đã đăng trong nhóm trước đó. Xem mục: Trò chuyện nhóm trong Outlook.

Mẹo: Nếu người dùng của bạn vẫn muốn thư nhóm xuất hiện trong hộp thư đến cá nhân của họ, như họ đã làm với danh sách phân phối, tất cả những gì họ cần làm là đăng ký nhóm bằng cách bấm vào nút Tư cách thành viên trên ribbon trong Outlook.
Thư viện tệp dùng chung - Nhóm của bạn có thư viện tệp SharePoint, nơi người dùng của bạn có thể lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên tài liệu, sổ làm việc, bản trình bày, hình ảnh hoặc bất kỳ loại tệp nào khác mà họ cần làm việc trên đó. Xem mục: Chia sẻ tệp bằng một Nhóm trong Outlook.
Lịch dùng chung - Nhóm của bạn nhận được lịch dùng chung để đăng các sự kiện liên quan đến nhóm. Mỗi thành viên đã đăng ký vào nhóm sẽ được tự động mời tham gia các sự kiện được đăng lên lịch để các sự kiện đó cũng có thể xuất hiện trên lịch cá nhân của họ nếu họ muốn. Xem mục: Sử dụng lịch Nhóm trong Outlook để lên lịch và chỉnh sửa sự kiện.
Sổ ghi chép OneNote được chia sẻ - Nhóm tự động có một sổ ghi chép OneNote dùng chung, nơi các thành viên nhóm có thể thu thập và cộng tác trên thông tin. Nhiều nhóm sử dụng sổ ghi chép để tạo một wiki sống với các câu hỏi thường gặp và các tài nguyên khác. Xem: OneNote: Bắt đầu.
Quyền truy nhập của khách - Trước đây bạn có thể thêm liên hệ bên ngoài vào nhóm phân phối, nhưng tất cả những gì họ nhận được là email. Với các nhóm, bạn có thể cung cấp cho khách quyền truy nhập vào các cuộc hội thoại qua email, tệp và thậm chí sổ tay OneNote dùng chung. Xem mục: Thêm khách vào Nhóm trong Outlook.
Nội dung có thể được phát hiện - Nhóm trong Outlook được công khai theo mặc định có nghĩa là người khác trong tổ chức của bạn dễ dàng khám phá và tham gia hoặc xem lại các tài liệu trong nhóm. Nếu nội dung của nhóm nhạy cảm hơn, bạn có thể chuyển nhóm thành riêng tư, thao tác này sẽ ẩn nội dung khỏi những người không phải là thành viên và yêu cầu chủ sở hữu nhóm phê duyệt mọi yêu cầu tham gia.
Tạo tự phục vụ - IT không phải nhận được bogged bởi yêu cầu từ người dùng để tạo nhóm. Người dùng có thể tạo nhóm riêng của mình nếu cần. Nếu bạn muốn kiểm soát người dùng nào trong tổ chức của mình có thể tạo nhóm, hãy xem mục: Quản lý những người có thể tạo nhóm Nhóm Microsoft 365.

Quản trị nhóm của bạn

Microsoft 365 cung cấp một số công cụ và khả năng hữu ích để dễ dàng quản lý và quản lý nhóm của bạn. Tìm hiểu thêm tại hướng dẫn Người quản Nhóm Microsoft 365 trong Outlook.