Khi bạn thiết lập SharePoint trong Microsoft 365 trong Microsoft 365, bạn có thể có tài liệu và tệp mà bạn muốn thêm vào site nhóm của mình. Dưới đây là một số cách bạn có thể thêm các loại nội dung khác nhau vào trang web của bạn.
Lưu ý: Đối với bài viết về cách thiết lập OneDrive cho cơ quan hoặc trường học và các site nhóm để bạn có thể sử dụng chúng cùng nhau, hãy xem thiết lập lưu trữ và chia sẻ tệp của Office 365.
Trong bài viết này
Trước khi bạn bắt đầu
Trước khi bạn bắt đầu di chuyển tệp, hãy kiểm tra xem có bao nhiêu dung lượng lưu trữ mà bạn có cho SharePoint trong Microsoft 365 trong Microsoft 365. Để tìm thông tin về giới hạn lưu trữ cho SharePoint trong Microsoft 365, hãy xem giới hạn SharePoint.
Mẹo: Cần phải nhớ rằng trong Microsoft 365, giới hạn lưu trữ cho SharePoint trong Microsoft 365 (site nhóm của bạn) khác với giới hạn lưu trữ cho Exchange Online (đối với tài khoản email). Để biết thêm thông tin về giới hạn lưu trữ hộp thư, hãy xem mục người nhận, trong mô tả dịch vụ Microsoft 365 cho Exchange Online.
Bước tiếp theo là phân tích nội dung bạn hiện đang có. Điều này bao gồm các tài liệu, hình ảnh, biểu mẫu, v.v.
Mẹo: Trong file Explorer, hãy tìm kiếm các tệp hiện có theo kích cỡ và theo ngày. Điều này có thể giúp bạn nhanh chóng xác định các tệp đã được dùng gần đây hoặc rất lớn.
Hãy suy nghĩ về số lượng nội dung được sử dụng thường xuyên và liệu bạn có muốn lưu trữ tất cả trong Microsoft 365 không. Cũng giống như khi bạn di chuyển đến một ngôi nhà nhỏ, mục đích là quyết định những gì sẽ phù hợp với site mới. Ví dụ, nếu tổ chức của bạn hiện đang sử dụng dung lượng lưu trữ thêm so với giới hạn Microsoft 365 cho SharePoint trong Microsoft 365, bạn phải thực hiện các quyết định như sau:
-
Bạn muốn di chuyển tệp nào?
-
Bạn có muốn mua thêm dung lượng lưu trữ không?
-
Bạn nên lên kế hoạch có phòng cho trang web của bạn để phát triển? (Chắc chắn sẽ có)
Nếu tổ chức của bạn lớn hoặc phức tạp, hãy cân nhắc việc mời một chuyên gia để hỗ trợ bạn. Bạn có thể tìm thấy trợ giúp có uy tín tại Microsoftsẽ xác định. Xác định là một cách nhanh chóng, dễ dàng cho các công ty trên toàn thế giới để tìm các chuyên gia và dịch vụ chuyên nghiệp của Microsoft được chứng nhận
Tạo thư mục, thư viện và site con
Sau khi bạn xác định nội dung bạn muốn di chuyển, hãy suy nghĩ về cách bạn muốn tổ chức. Bạn có thể muốn bắt đầu bằng cách tải tệp lên thư viện tài liệu trên site nhóm của mình. Bạn nên tổ chức nội dung tốt, đặc biệt là nếu bạn mong đợi rằng cuối cùng bạn sẽ có nhiều tệp. Khi âm lượng nội dung phát triển, bạn có thể tạo thư viện tài liệu bổ sung, thư viện biểu mẫu và thư viện ảnh để lưu trữ nội dung đó. Bạn cũng có thể tạo các trang con cho các loại tài liệu hoặc dự án khác nhau.
Để biết thêm thông tin về cách lập kế hoạch cấu trúc để tổ chức nội dung trên trang web của bạn, hãy xem lập kế hoạch nội dung cho site nhóm của bạn.
Tải lên tài liệu, ảnh và tệp
Để tải lên các tệp, chẳng hạn như tài liệu Word, tệp PDF hoặc ảnh JPG, hãy tải chúng lên thư viện hoặc thư mục trong thư viện.
Lưu ý: Kích cỡ tệp tối đa cho một tệp duy nhất có thể được tải lên một thư viện SharePoint trong Microsoft 365 hiện đang được 2GB. Ngoài ra, bạn chỉ có thể tải lên 100 hoặc ít tệp tại một thời điểm.
Cách tốt nhất để thực hiện điều này phụ thuộc vào số lượng tệp. Trước tiên, duyệt đến thư viện đích, rồi sử dụng bảng này để chọn phương pháp:
|
Số lượng tệp |
Phương pháp tải lên |
|---|---|
|
Tài liệu đơn |
Chọn tài liệu mới > tải lên tệp hiện cóvà sau đó duyệt tệp trên máy tính của bạn. |
|
Nhiều tài liệu và thư mục |
Chọn nút mở với Explorer trên tab Thư viện của ruy-băng. Sau đó, kéo và thả các tệp bằng cách sử dụng File Explorer. |
Để biết thêm thông tin, hãy xem tải lên, tạo hoặc xóa tệp trong thư viện.
Lưu ý: Có các kiểu tệp nhất định không thể tải lên thư viện. Để biết danh sách các loại tệp không thể thêm vào danh sách hoặc thư viện.
Cân nhắc việc tạo danh sách SharePoint cho các liên hệ, lịch và bảng tính
Mỗi doanh nghiệp có dữ liệu trong nhiều biểu mẫu, chẳng hạn như lịch, nhiệm vụ và bảng tính. Đối với loại dữ liệu này, bạn có thể di chuyển hoặc chuyển đổi nội dung đó thành danh sách trên trang web của bạn. Ví dụ, bạn có thể chuyển đổi danh sách liên hệ công việc của bạn vào danh sách liên hệ. Ngoài ra, bạn thường có thể chuyển đổi lịch vào lịch SharePoint, là một loại danh sách đặc biệt.
-
Để tìm hiểu cách tạo lịch nhóm trong SharePoint trong Microsoft 365, hãy xem video này: video: tạo lịch của riêng bạn.
Nếu bây giờ bạn đang sử dụng bảng tính Microsoft Excel để theo dõi thông tin, bạn có thể tải lên các bảng tính này trực tiếp vào thư viện tài liệu trong SharePoint trong Microsoft 365. Hoặc bạn có thể nhập một bảng tính dưới dạng danh sách SharePoint. Vì nhiều người có thể cập nhật một danh sách cùng một lúc, SharePoint liệt kê trợ giúp về cộng tác. Bạn có thể tạo các dạng xem khác nhau của các danh sách để hiển thị chính xác thông tin bạn muốn.
-
Để tìm hiểu thêm về cách làm việc với danh sách, hãy xem đào tạo: tạo và thiết lập danh sách.
Cân nhắc SharePoint các giải pháp cho nhu cầu doanh nghiệp bình thường
Một cách khác để di chuyển nội dung là sử dụng một giải pháp SharePoint để quản lý một nhiệm vụ hiện có tốt hơn. Ví dụ, hầu hết các tổ chức muốn nắm bắt và chia sẻ kiến thức ngày đến ngày của những người làm việc tại đó. Wiki trên site của bạn có thể rất tuyệt vời cho kiểu chia sẻ chính xác.
Bảng này mô tả các tính năng SharePoint có thể giúp bạn quản lý quy trình kinh doanh.
|
Quy trình kinh doanh |
Mô tả |
|---|---|
|
Sử dụng wiki để chia sẻ kiến thức và cộng tác trong nhóm |
Wiki là các site đặc biệt mà một cộng đồng người dùng tạo và duy trì thông tin. Wiki có thể là một công cụ tuyệt vời để thu giữ và chia sẻ thông tin về quy trình hoặc thông tin tham chiếu chung vốn là quan trọng đối với công việc của bạn. |
|
Di chuyển lên lịch tài nguyên thành SharePoint lịch nhóm |
Một lịch nhóm có thể là một cách tốt để lên lịch tài nguyên phổ biến, chẳng hạn như phòng hội thảo, thiết bị nghe nhìn, v.v. Vì cuộc sống lịch nhóm trên một site SharePoint trong Microsoft 365, mọi người trong nhóm của bạn có thể xem nó dễ dàng trên SharePoint hoặc trong Outlook. |
|
Chuyển đổi các chương trình cơ sở dữ liệu vào một ứng dụng Access |
Bạn có thể sử dụng Microsoft Access 2013 để thiết kế và phát hành một cơ sở dữ liệu, sau đó tạo một ứng dụng Access để sử dụng cơ sở dữ liệu trên site nhóm của bạn. |
|
Tự động hóa quy trình kinh doanh với dòng công việc |
Dòng công việc tự động hóa và theo dõi các tác vụ chính trong quy trình kinh doanh. Họ rất tuyệt vời cho các tác vụ như quy trình phê duyệt hoặc thu thập phản hồi.
|
Trợ giúp người dùng trang tìm nội dung của bạn
Sau khi bạn di chuyển tài liệu và tệp lên site nhóm của mình, hãy thông báo cho người dùng trang khác về nó. Bạn có thể cung cấp một số cách khác nhau mà họ có thể sử dụng để tìm nội dung trên trang web.
Bảng này mô tả các phương pháp khác nhau mà bạn có thể sử dụng.
|
Phương thức |
Mô tả |
|---|---|
|
Sử dụng tìm kiếm để định vị nội dung |
Cách dễ nhất để định vị nội dung trên một trang SharePoint trong Microsoft 365 là dùng tính năng tìm kiếm.
|
|
Cấu hình các dạng xem trên danh sách và thư viện để phát hiện nội dung |
Bạn có thể chọn các thành phần xuất hiện trong dạng xem. Ví dụ, trong một dạng xem, bạn có thể hiển thị tiêu đề và tác giả. Trong một dạng xem khác, bạn có thể chỉ hiển thị các mục đã được thêm vào sau một ngày nhất định. |
|
Tùy chỉnh dẫn hướng site |
Bạn có thể tùy chỉnh dẫn hướng cho site nhóm của bạn để dễ dàng hơn cho người dùng site xác định nội dung. |
|
Tìm kiếm nội dung trực tuyến khi bạn ngoại tuyến |
Bạn có thể sử dụng OneDrive cho cơ quan hoặc trường học hoặc Outlook để tìm kiếm nội dung trên site SharePoint trong Microsoft 365 khi bạn ngoại tuyến |
|
Theo dõi các bản cập nhật nội dung |
Để tìm hiểu thêm về các cách mà bạn có thể giúp người dùng trang tìm thấy nội dung dễ dàng, hãy xem bài viết hướng dẫn lập kế hoạch cho nội dung của site nhóm của bạn .
Để lại bình luận cho chúng tôi
Bài viết này có hữu ích không? Nếu có, vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này. Nếu bài viết không hữu ích, hãy cho chúng tôi biết điều gì gây nhầm lẫn hoặc thiếu sót. Chúng tôi sẽ sử dụng phản hồi của bạn để kiểm tra lại các sự kiện, thêm thông tin và cập nhật bài viết này.
