Bắt đầu: Di chuyển dữ liệu Access sang Dataverse

1. Khởi động Access, chọn Tài khoản, chọn Chuyển đổi Tài khoản. Hộp thoại Tài khoản sẽ mở ra.

2.  Đảm bảo bạn đã đăng nhập vào Access bằng cùng một thông tin xác thực mà bạn sử dụng trong Power Apps. Tùy thuộc vào môi trường của mình, bạn có thể cần nhập thông tin bảo mật bổ sung, chẳng hạn như xác thực phụ hoặc mã pin.
   
   Ghi    Nếu bạn không sử dụng cùng một tài khoản cho Access và Ứng dụng Power, quá trình di chuyển sẽ không thành công do sự cố về quyền.

3. Mở cơ sở dữ liệu Access mà bạn muốn di chuyển.
   
   Mẹo    Đảm bảo tất cả các đối tượng Access đang mở đều đóng, vì khóa có thể ngăn di chuyển bảng.

4. Bấm chuột phải vào bảng trong ngăn dẫn hướng, rồi chọn Xuất dữ > liệu. 

5. Trên hộp thoại Xuất Đối tượng, chọn tất cả các bảng bạn muốn xuất và xóa tất cả các bảng bạn không muốn xuất.

6. Chọn OK.
   
   

7. Trong hộp thoại Xuất Dữ liệu sang Môi trường Dữ liệu, chọn URL phiên bản từ danh sách do Dịch vụ Khám phá Toàn cầu cung cấp.
   
   Ghi    Trong Power Apps, URL Phiên bản đại diện cho một phiên cụ thể của môi trường Power Apps. Không nên nhầm lẫn địa chỉ này với URL trang Web. Cấu phần của chuỗi, "crm.dynamics" là phần chuyển giao từ các phiên bản trước của Power Apps.
   
   
   
   Để biết thêm thông tin, hãy xem Bắt đầu: thiết lập môi trường Dataverse.

Bước tiếp theo là đưa ra các lựa chọn quan trọng về cách bạn muốn di chuyển. Lưu ý rằng các giá trị mặc định là các giá trị phổ biến nhất. 

1. Để xuất các bảng liên quan của các bảng đã chọn, hãy chọn Xuất tất cả các bảng liên quan.
   
   Ghi    Tại thời điểm này, chỉ các bảng con trực tiếp được bao gồm khi bạn chọn xuất các bảng có liên quan. Nếu bạn muốn bao gồm tất cả các mối quan hệ, hãy sử dụng hộp thoại Xuất Đối tượng để chọn tất cả các bảng bạn muốn di chuyển.

2. Để xem các bảng này, hãy chọn Xem Bảng Liên quan. Hộp thoại Bảng Liên quan sẽ xuất hiện.
   
   Mối quan hệ bảng được hiển thị ở dạng xem phân cấp trong hai cột: cột bên trái hiển thị các bảng đã chọn và cột bên phải hiển thị các bảng liên quan.
   
   

   Lưu ý: Trong Access, bạn có thể tạo mối quan hệ một đối nhiều và trường khóa ngoại trong bảng được tham chiếu có thể là bất kỳ trường nào. Nhưng trong Dataverse, trường khóa ngoại trong bảng được tham chiếu phải là khóa chính của bảng được tham chiếu. Nếu khóa ngoại Access không phải là khóa chính trong bảng được tham chiếu, thao tác xuất sang Dataverse sẽ không thành công. Để xuất thành công dữ liệu, hãy đảm bảo khóa ngoại Access là khóa chính trong bảng được tham chiếu.

3. Để tạo liên kết bảng trong Access cho từng bảng Dataverse được tạo bởi thao tác xuất, hãy chọn Liên kết đến bảng Dataverse sau khi xuất.

4. Để xem trước kết quả, hãy chọn Mở URL bảng Dataverse khi hoàn tất.
   
   Tùy chọn này không khả dụng nếu bạn đang xuất sang Dataverse trong Teams.

5. Để đặt trường làm cột tên chính một cách rõ ràng, hãy chọn Chọn trường tên chính, rồi chọn một trường từ danh sách thả xuống. 
   
   Nếu bạn không chỉ định cột để sử dụng, cột văn bản đầu tiên từ bên trái sẽ được dùng làm cột Tên Chính. Nếu không có cột văn bản, cột chỗ dành sẵn cho tên chính sẽ được tạo bằng giá trị null.
   
   

6. Chọn Tiếp theo.

Quy trình xác thực sẽ tự động bắt đầu khi bạn thấy một hộp thoại hiển thị "Đang chạy Trình xác thực..." ở đầu. Nếu quá trình xác thực thành công, một thông báo khác sẽ hiển thị "Hoàn tất xác thực" và sau đó bạn có thể chọn OK.

Xem các thông báo sau:

Thư	Giải thích
"Truy xuất danh sách các bảng từ nguồn OData"	Quá trình di chuyển đã bắt đầu.
"Xuất đối tượng chọn"	Các bảng bạn đã chọn sẽ được di chuyển sang Dataverse.
"Tất cả các bảng không gặp lỗi đã được xuất thành công."	Nếu xảy ra lỗi đơn trong bảng thì bảng đó không được xuất, nếu không thao tác xuất bảng đã hoàn tất. Để tiếp tục, hãy chọn Đóng.
"Nhập các bảng đã chọn và bất kỳ bảng liên quan nào"	Tùy theo cách bạn xuất bảng, các bảng được liên kết sẽ được tạo, các bảng gốc sẽ được đổi tên và một số bảng hệ thống Dataverse được tạo và liên kết trong Access.

Trong quá trình xác thực, nếu có trường không được hỗ trợ, Access sẽ xác định các loại dữ liệu hoặc hàng không được hỗ trợ vượt quá giới hạn và tạo bảng lỗi xác thực cột Dataverse lưu trữ trong mỗi hàng tên bảng đã xuất và các trường không được hỗ trợ. Bạn có thể chọn di chuyển tất cả các kiểu dữ liệu được hỗ trợ và chọn không di chuyển các kiểu dữ liệu không được hỗ trợ. Nếu bạn chọn không di chuyển, dữ liệu vẫn còn trong Access.

Điều gì sẽ xảy ra với kiểu dữ liệu không được hỗ trợ và vượt quá giới hạn

Nếu bạn đã chọn liên kết các bảng, hãy xác nhận rằng kết quả là những gì bạn mong đợi. Xem thông báo này "Truy xuất danh sách các bảng từ môi trường Dataverse". Các bảng ban đầu vẫn còn nhưng tên của chúng được thay đổi. Các bảng được liên kết giờ đây sẽ có tên bảng gốc để tất cả các đối tượng ngoại vi tiếp tục hoạt động như trước đây. Khóa chính của Access (Số Tự động) được giữ nguyên. Một cột mới được thêm tương ứng với Khóa Chính Dataverse (GUID) và tên cột là tên bảng.

Access cũng thêm các bảng được liên kết bổ sung từ Dataverse được gọi là Teams, Người dùng và Đơn vị Kinh doanh. Các bảng hệ thống này chứa các thông tin hữu ích sau đây:

• Người dùng      Địa chỉ email, họ tên, điện thoại, loại giấy phép, đơn vị kinh doanh, v.v.

• Teams      Nhóm, Tên nhóm, tư cách thành viên, v.v.

• Đơn vị Kinh doanh   Trung tâm chi phí, trang web, giới hạn tín dụng, và như vậy.

• Tiền tệChi tiết tiền tệ cho tất cả các loại tiền tệ giao dịch bao gồm các giá trị như tỷ giá hối đoái, tên, ký hiệu, mã, v.v. Bảng này chỉ xuất hiện nếu Access có kiểu dữ liệu tiền tệ mà bạn đã di chuyển sang Dataverse.

Bạn có thể muốn sử dụng thông tin bổ sung này để nâng cao giải pháp Access của mình. Bạn có thể duy trì các bảng này trong một biểu mẫu hoặc thêm chúng vào báo cáo. Để biết thêm thông tin, hãy xem Bảng và cột hệ thống dataverse. 

Bạn nên xem lại và xác nhận quy trình di chuyển bằng cách kiểm tra từng bảng và trường trong môi trường Dataverse. Tên trường và bảng nghịch đảo dữ liệu phải khớp với tên bảng và cột Access. Access sẽ tự động mở môi trường Dataverse đến bảng được di chuyển đầu tiên.

Bảng Access xuất hiện trong Dataverse dưới dạng bảng với tên hiển thị và kiểu dữ liệu tương ứng:

• Cột "Tên Hiển thị" sẽ liệt kê từng tên trường Access trong một bảng.

• Định dạng cho trường "Tên" có tiền tố, gạch dưới và tên bảng, ví dụ: tên bảng cr444_<tên bảng>. Tên này được gọi là tên lô-gic trong Dataverse.

• Tất cả các trường Access được di chuyển sẽ xuất hiện dưới dạng "Tùy chỉnh" bên dưới cột Loại, bên cạnh GUID được tạo tự động và kiểu dữ liệu trường Dataverse hiện có.

Ghi Nếu đã có bảng Dataverse có cùng tên với tên bảng Access đã xuất, một số sẽ được chắp thêm vào bảng Dataverse mới.

Theo mặc định, Access đặt cột văn bản đầu tiên (từ trái sang phải) làm tên chính Dataverse. Nếu bảng không có trường văn bản, Access sẽ thêm một cột văn bản trống làm trường cuối cùng trong bảng và đặt trường đó làm tên chính Dataverse. bạn cũng có thể đặt một trường cụ thể làm tên chính. Cột này hiển thị trong Access và Dataverse.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Làm việc với bất kỳ dữ liệu nào trong Dataverse.

Sau khi bạn đã di chuyển bảng Access sang Dataverse, bạn có thể xem các bảng và cột trong Dataverse và Access bất cứ lúc nào. Lưu ý rằng trong Dataverse, các trường được hiển thị theo thứ tự bảng chữ cái, không phải thứ tự ban đầu trong Access.

Dataverse/Power Apps       Để biết thông tin về cách xem và làm việc với bảng trong Dataverse, hãy xem Chỉnh sửa bảng trong Power Apps.

Ghi     Bấm chuột phải vào bảng được liên kết đã di chuyển trong Access sẽ mở bảng trong cổng thông tin Power Apps Maker trong trình duyệt của bạn.  Trong dạng xem mặc định của cổng thông tin Power Apps, các trường hệ thống không được hiển thị, cung cấp dạng xem đơn giản hơn cho thấy các cột được di chuyển của Access.

Dataverse cho Teams       Có một vài cách để xem bảng và cột:

• Tạo Ứng dụng Nguồn nhanh để xem hoặc cập nhật dữ liệu.

• Trong menu bản dựng, Chọn Xem Tất cả trong "Mục được tạo cho..." sau đó bấm vào bảng bạn muốn xem.

• Sử dụng bảng Designer trong Teams. Để biết thêm thông tin, xem mục Tạo bảng trong Teams.

Mẹo    Bạn có thể thấy hữu ích khi đánh dấu địa chỉ URL của chế độ xem bảng mà bạn thích trong trình duyệt.

Mẹo      Bạn cũng có thể xem dữ liệu trong Excel bằng cách chọn lệnh thả xuống Dữ liệu, rồi chọn Chỉnh sửa trong Excel. Để biết thêm thông tin, xem mục Chỉnh sửa dữ liệu bảng trong Excel. 

Để biết thêm thông tin, hãy xem Bảng và cột hệ thống dataverse. 

Các phần sau đây cung cấp thông tin tổng quan và khái niệm bổ sung.

Tìm hiểu về khóa chính và tên chính

Khóa Chính được sử dụng để xác định các hàng dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Access và Dataverse có cấu trúc khóa khác nhau. Trong quá trình di chuyển, Dataverse và Access sẽ tự động quản lý việc phối hợp giữa hai sản phẩm bằng khóa duy nhất của riêng mình mà không có sự tương tác của người dùng.

Trong quá trình lập kế hoạch và quá trình di chuyển, có hai khóa chính và một trường Chính bổ sung cần lưu ý:

Số Tự động Truy nhập     Access thường sử dụng kiểu dữ liệu Số Tự động, kiểu này tự động tăng dần một số duy nhất, làm khóa chính cho bảng. Trường này được tạo trong Dataverse dưới dạng trường số nguyên có áp dụng định dạng số tự động. Trong quá trình di chuyển, số bắt đầu trong Dataverse được đặt là số tuần tự tiếp theo dựa trên hàng Access. Access tiếp tục sử dụng cột Số Tự động để xác định các hàng dữ liệu, ngay cả khi Dataverse sử dụng khóa khác.

Quan trọng    Dataverse tạo trường Số tự động là tùy chọn, nhưng đây là theo thiết kế. Dataverse tạo ra số thứ tự của nó khi bản ghi được lưu. Nếu giá trị này được đặt là bắt buộc thì máy khách Dataverse sẽ yêu cầu một giá trị được nhập trước khi lưu, điều này ngăn không cho tự động tạo số. Nếu trường được để trống, số tự động sẽ luôn được tạo.

GUID nghịch đảo dữ liệu Dataverse sử dụng kiểu dữ liệu Mã định danh Duy nhất Toàn cầu (GUID) làm khóa chính, được tự động tạo làm mã định danh duy nhất và được yêu cầu trong mỗi bảng. Dataverse không yêu cầu dữ liệu được nhập để có khóa chính, nó sẽ tự động tạo GUID cho bạn.

Tên Chính Dataverse Dataverse cũng bao gồm một cột khác được gọi là Tên Chính. Đây là một tên thân thiện được sử dụng để xác định các hàng như là một thay thế cho việc sử dụng một GUID. Bắt buộc phải có trường này và tùy thuộc vào thiết đặt trong máy khách Nền tảng Nguồn, có thể yêu cầu điền cột này cho cột. Bạn có thể thay đổi yêu cầu này theo cách thủ công. Theo mặc định, Tên Chính không phải là duy nhất. Ví dụ: tên khách hàng có thể là Tên Chính tương ứng với ID Khách hàng duy nhất. Có thể có hai khách hàng có tên là "Jones" nhưng mỗi khách hàng sẽ có MỘT ID Khách hàng duy nhất.

Hướng dẫn quyết định về khóa chính

Khóa chính của Access, khóa chính Dataverse và cột Tên Chính được tạo tự động theo mặc định. Tuy nhiên, bạn có thể đưa ra các lựa chọn về cách xử lý ba phím chính. Dưới đây là một số hướng dẫn để giúp bạn quyết định:

Khóa chính       Nếu khóa chính của Access (Số Tự động) cũng là khóa doanh nghiệp, chẳng hạn như số phần, thì có thể bạn muốn giữ khóa đó vì khóa được dùng để xác định đối tượng trong thế giới thực. Tuy nhiên, nếu một khóa chính của Access (Số Tự động) được dùng riêng để tạo các mối quan hệ thì khóa đó có thể được thay thế bằng Khóa Chính Dataverse (GUID).

Ghi chú

• Đôi khi, bảng Access chứa cột Số Tự động không được sử dụng làm khóa chính. Trong trường hợp này, Dataverse chuyển đổi thành trường Số Nguyên và khả năng tự động đánh số bị loại bỏ.

• Dataverse cũng có giá trị tương đương với trường Số Tự động truy nhập, được gọi là trường Số Tự động, được dùng để tạo các số tuần tự và được lưu trữ dưới dạng giá trị chuỗi. Trường này cũng có thể bao gồm một tiền tố (chẳng hạn như một chuỗi hoặc một ngày) đối với số cho phép sử dụng trường linh hoạt như thế nào. Cột này dựa trên kiểu dữ SQL Server tự động chuỗi. Để biết thêm thông tin, hãy xem cột Số tự động trong Microsoft Dataverse.

Tên chính      Dataverse đòi hỏi sự tồn tại của cột Tên Chính. Tên Chính phải chứa các giá trị chuỗi. Trong quá trình di chuyển, người dùng có thể chỉ định cột văn bản nào trong Access mà họ muốn sử dụng làm Tên Chính. Nếu người dùng không chỉ định cột để sử dụng, cột văn bản đầu tiên từ bên trái sẽ được dùng làm cột Tên Chính. Nếu không có cột văn bản nào hiện diện, một cột mới sẽ được thêm vào có tên là Chỗ dành sẵn cho Tên Chính, chỗ dành sẵn này sẽ đáp ứng yêu cầu Đảo dữ liệu. Cột này được đặt là Tùy chọn và có thể được bỏ nhập.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo cột tên chính.

So sánh các khóa chính và tên chính

Mô tả	Khóa Chính trong Access	Khóa Chính Dataverse	Tên Chính Dataverse
Kiểu dữ liệu	Số Tự động (hoặc bất kỳ cột nào có thể được lập chỉ mục)	GUID	Chuỗi
Nội dung	Một số đơn giản, tuần tự	Các số ngẫu nhiên và chữ cái duy nhất cho môi trường	Giá trị chuỗi mà con người có thể đọc được
Ví dụ	234	123e4567-e89b-12d3-a456-426655440000	Một tên, chẳng hạn như "Jones". Số nguyên, chẳng hạn như 234 hoặc tổ hợp chẳng hạn như SalesOrder9071
Yêu cầu	Thường được sử dụng nhưng không bắt buộc	Mỗi bảng phải có một bảng	Mỗi bảng phải có một bảng
Có thể sửa đổi	Không thể sửa đổi trường Số tự động, có thể sửa đổi các kiểu trường khác	Không	Có
Mã định danh duy nhất	Luôn luôn	Luôn luôn	Chỉ dưới dạng Khóa Thay thế
Phím kết hợp	Được hỗ trợ và thường được kết hợp với Số Tự động	Không hỗ trợ	Không hỗ trợ
Tầm nhìn	Thông thường, cột bảng đầu tiên	Thường bị ẩn nhưng có thể được hiển thị.	Mặc định được hiển thị
Lập chỉ mục	Có thể được lập chỉ mục. Để biết thêm thông tin, xem mục Tạo và sử dụng chỉ mục để cải thiện hiệu suất.	Tự động lập chỉ mục	Tự động lập chỉ mục
Chú thích	Sau khi xác định và nhập dữ liệu, bạn không thể thay đổi bất kỳ trường nào khác thành kiểu dữ liệu Số Tự động.	Người dùng hoặc trong quá trình nhập dữ liệu không thể tạo được.	Cũng được sử dụng với các trường được tạo tự động trong thẻ dữ liệu, biểu mẫu dựa trên mô hình và với tra cứu trong quá trình tạo biểu mẫu.

Ghi chú 

• Chỉ mục Access không được tự động chuyển đổi thành chỉ mục Dataverse.

• Bên dưới phần giới hạn, Dataverse sử dụng Azure SQL Server để tự động tạo chỉ mục dựa trên các mẫu sử dụng dữ liệu. Chỉ mục cho khóa chính và khóa thay thế luôn được tạo và các khóa khác sẽ được thêm hoặc loại bỏ dựa trên cách bạn sử dụng dữ liệu của mình.

Tìm hiểu về mối quan hệ Access và Dataverse

Điều quan trọng là phải hiểu cách bạn muốn quản lý mối quan hệ bảng cùng với khóa chính. Đối với các bảng bạn chọn di chuyển, bạn có thể chọn tự động di chuyển tất cả các bảng có liên quan với bảng đã chọn hoặc bỏ qua các bảng đó trong quá trình di chuyển và chỉ cần để các bảng liên quan trong Access. Dù bằng cách nào, bạn cũng có thể chọn liên kết các bảng mà bạn di chuyển để duy trì mối quan hệ hiện tại trong Access.

Trong thao tác xuất dữ liệu, các bảng Access có mối quan hệ một-nhiều có thể được tạo lại dưới dạng mối quan hệ một-nhiều trong Dataverse. Giống như Access, Dataverse cũng có tính toàn vẹn tham chiếu, chẳng hạn như xếp tầng cập nhật các trường liên quan và xóa xếp tầng xóa các bản ghi liên quan. Nếu cơ sở dữ liệu Access có sơ đồ quan hệ thì sơ đồ đó sẽ được giữ nguyên. Tuy nhiên, các bảng cục bộ ban đầu được thay thế bằng bảng mới được liên kết.

Cả Access và Dataverse đều hỗ trợ tra cứu giữa hai bảng trong mối quan hệ một đối nhiều. Trong quá trình di chuyển, tra cứu Access được tạo lại trong Dataverse như ví dụ sau đây:

• Hai bảng Access, Khách hàng và Đơn hàng, có khóa chính là CustomerID và ID_Đơn_hàng dựa trên kiểu dữ liệu Số Tự động. Bảng Đơn hàng trong Access có khóa ngoại chứa các giá trị từ khóa chính Access trong bảng Khách hàng.

• Trong thao tác xuất, cả hai khóa chính của Access đều được giữ nguyên và duy trì dưới dạng cột Số Tự động số nguyên nhưng các khóa này không được sử dụng làm cột khóa chính trong bảng Dataverse. Mỗi bảng có một cột GUID mới được thêm vào và trở thành khóa chính trong bảng Dataverse.

• Tra cứu được tạo ra cho khóa ngoại CustomerID trong bảng Đơn hàng để tìm khóa chính CustomerID phù hợp trong bảng Khách hàng. Sau khi các bảng được di chuyển sang Dataverse, nếu bạn sửa đổi cột tra cứu khóa ngoại mới được thêm vào bảng Đơn hàng, cột này cũng sẽ cập nhật cột khóa ngoại ban đầu. Ứng dụng Access của bạn có thể tiếp tục sử dụng khóa ngoại access thay vì khóa ngoại Dataverse. Nếu khóa ngoại Access được sửa đổi trong bảng được liên kết trong Access, khóa ngoại đó cũng sẽ cập nhật khóa ngoại Dataverse. Tuy nhiên, khóa ngoại của Access sẽ ở dạng chỉ đọc trong Dataverse.

• Trong ví dụ quan hệ một-nhiều này, khóa chính Đơn hàng không được dùng nhưng tất nhiên có thể được dùng cho các mối quan hệ khác.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Video: Tạomối quan hệ với Trình hướng dẫn Tra cứu và Tạo mối quan hệ giữa các bảng bằng cách sử dụng cột tra cứu.

Hướng dẫn quyết định về khóa và mối quan hệ

Để giúp bạn quyết định lựa chọn nào là tốt nhất cho mình, dưới đây là tóm tắt các tùy chọn phổ biến khi bạn di chuyển:

Di chuyển dữ liệu nhưng bỏ qua mối quan hệ      Bạn quyết định loại bỏ cột khóa chính của Access (Số Tự động) vì không có bảng Access nào khác có tham chiếu hoặc mối quan hệ phụ thuộc vào nó và sẽ khiến bạn khó hiểu khi đặt nó trong bảng Dataverse dọc theo khóa chính Dataverse (GUID).

Di chuyển dữ liệu và mối quan hệ với bảng được liên kết      Kịch bản mặc định là giữ khóa chính của Access gốc (Số Tự động), nhưng không được sử dụng làm khóa chính trong Dataverse. Bây giờ, bạn dựa vào khóa chính Dataverse (GUID) và sử dụng khóa này trong bảng Dataverse như một mã định danh duy nhất. Access sẽ tạo các bảng được liên kết để bảo toàn các mối quan hệ của Access. Lưu ý rằng bạn không thể xóa khóa chính Dataverse (GUID).

Trong mối quan hệ, bạn có thể chỉnh sửa các giá trị khóa ngoại (trong Access hoặc trong môi trường Dataverse). Bạn cũng có thể chỉnh sửa khóa ngoại tham chiếu đến khóa chính của Access trong bảng được liên kết với Access và khóa này sẽ tự động cập nhật khóa ngoại Dataverse tham chiếu khóa chính Dataverse trong bảng ngoại.

Di chuyển dữ liệu mà không cần bảng được liên kết và tạo lại các mối quan hệ trong Dataverse      Vì bảng không còn được sử dụng trong Access, bạn có thể tạo lại các mối quan hệ trong Dataverse bằng cách sử dụng Khóa Chính Dataverse (GUID), thêm tra cứu Dataverse và chọn một trường văn bản trong mỗi bảng làm Tên Chính trong quá trình di chuyển.