Tạo và dùng chỉ mục để nâng cao hiệu suất

Trong bài viết này

• Chỉ mục là gì?

• Quyết định trường nào nên lập chỉ mục

• Tạo chỉ mục

• Xóa bỏ chỉ mục

• Xem và sửa chỉ mục

• Tạo chỉ mục tự động

Chỉ mục là gì?

Bạn có thể sử dụng chỉ mục nhằm giúp Access tìm và sắp xếp các bản ghi nhanh hơn. Chỉ mục lưu trữ vị trí của các bản ghi dựa theo những trường bạn chọn để lập chỉ mục. Sau khi có được vị trí từ chỉ mục, Access có thể truy xuất dữ liệu bằng cách di chuyển trực tiếp đến vị trí phù hợp. Như vậy, việc sử dụng chỉ mục có thể nhanh hơn đáng kể so với việc quét toàn bộ bản ghi để tìm dữ liệu.

Quyết định trường nào nên lập chỉ mục

Bạn có thể tạo các chỉ mục dựa trên một trường hoặc nhiều trường. Có thể bạn sẽ muốn lập chỉ mục các trường mà bạn thường xuyên tìm kiếm, các trường bạn phân loại và các trường bạn kết hợp với trường trong bảng khác ở nhiều truy vấn bảng. Chỉ mục có thể tăng tốc độ tìm kiếm và truy vấn nhưng cũng có thể làm chậm hiệu suất khi bạn thêm hoặc cập nhật dữ liệu. Khi bạn nhập dữ liệu vào bảng có chứa một hoặc nhiều trường được lập chỉ mục, Access phải cập nhật các chỉ mục mỗi khi bản ghi được thêm vào hoặc thay đổi. Việc thêm bản ghi bằng cách sử dụng truy vấn gắn thêm hoặc bằng cách gắn thêm các bản ghi đã nhập cũng có thể chậm hơn nếu bảng đích chứa chỉ mục.

Bạn không thể lập chỉ mục một trường có kiểu dữ liệu là Đối tượng OLE, Đã tính toán hoặc Phần đính kèm. Đối với các trường khác, hãy cân nhắc việc lập chỉ mục một trường nếu tất cả những điều sau đều áp dụng:

• Kiểu dữ liệu của trường là Văn bản Ngắn, Văn bản Dài, Số, Ngày/Giờ, Số Tự động, Tiền tệ, Có/Không hoặc Siêu kết nối.

• Bạn dự kiến sẽ tìm kiếm các giá trị được lưu giữ trong trường đó.

• Bạn dự kiến sẽ sắp xếp các giá trị trong trường đó.

• Bạn dự kiến sẽ lưu giữ nhiều giá trị khác nhau trong trường đó. Nếu nhiều giá trị trong trường đó giống nhau, thì chỉ mục có thể không tăng tốc độ truy vấn được nhiều.

Tạo chỉ mục

Để tạo chỉ mục, trước hết hãy quyết định xem bạn muốn tạo chỉ mục một trường hay chỉ mục nhiều trường. Bạn có thể tạo chỉ mục trên một trường đơn lẻ bằng cách thiết lập thuộc tính Chỉ mục. Bảng sau đây liệt kê các thiết lập có thể có đối với thuộc tính Chỉ mục.

Nếu bạn tạo chỉ mục duy nhất, Access không cho phép bạn nhập giá trị mới vào trường nếu giá trị đó đã tồn tại trong cùng trường đó ở một bản ghi khác. Access sẽ tự động tạo chỉ mục duy nhất cho khóa chính nhưng bạn cũng có thể muốn ngăn chặn giá trị trùng lặp ở các trường khác. Ví dụ: bạn có thể tạo chỉ mục duy nhất trên trường có chứa số sê-ri để không có sản phẩm nào trùng số sê-ri với nhau.

Tạo chỉ mục một trường    

1. Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm chuột phải vào tên bảng bạn muốn tạo chỉ mục trong đó, rồi bấm Dạng xem Thiết kế trên menu lối tắt.

2. Bấm Tên Trường đối với trường mà bạn muốn lập chỉ mục.

3. Dưới Thuộc tính Trường, hãy bấm tab Chung.

4. Trong thuộc tính Được đánh chỉ mục, bấm vào Có (Chấp nhận Trùng lặp) nếu bạn muốn cho phép trùng lặp hoặc Có (Không Trùng lặp) để tạo chỉ mục duy nhất.

5. Để lưu thay đổi của bạn, bấm Lưu trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh hoặc nhấn CTRL+S.

Tạo chỉ mục nhiều trường    

Để tạo chỉ mục nhiều trường cho một bảng, bạn hãy đưa một hàng vào cho mỗi trường trong chỉ mục và chỉ đưa tên chỉ mục vào hàng thứ nhất. Access coi tất cả các hàng là một phần của cùng một chỉ mục cho đến khi gặp hàng chứa tên chỉ mục khác. Để chèn hàng, hãy bấm chuột phải vào vị trí mà bạn muốn chèn hàng, rồi bấm vào Chèn Hàng trên menu lối tắt.

1. Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm chuột phải vào tên bảng bạn muốn tạo chỉ mục trong đó, rồi bấm Dạng xem Thiết kế trên menu lối tắt.

2. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Hiện/Ẩn, bấm Chỉ mục.

   Cửa sổ Chỉ mục xuất hiện. Hãy đổi kích thước cửa sổ để nhìn thấy một vài hàng trống và hiển thị các thuộc tính chỉ mục.

3. Trong cột Tên Chỉ mục, trong hàng trống thứ nhất, hãy gõ tên chỉ mục. Bạn có thể đặt tên cho chỉ mục theo một trong các trường của chỉ mục hoặc dùng tên khác.

4. Trong cột Tên Trường, hãy bấm vào mũi tên rồi bấm vào trường thứ nhất mà bạn muốn dùng cho chỉ mục.

5. Trong hàng kế tiếp, hãy để trống cột Tên Chỉ mục, sau đó trong cột Tên Trường hãy bấm vào trường thứ hai của chỉ mục. Lặp lại bước này cho đến khi đã chọn đủ hết các trường mà bạn muốn đưa vào chỉ mục.

6. Để thay đổi thứ tự sắp xếp giá trị của trường, trong cột Thứ tự Sắp xếp của cửa sổ Chỉ mục, hãy bấm vào Tăng dần hoặc Giảm dần. Thứ tự sắp xếp mặc định là Tăng dần.

7. Trong cửa sổ Chỉ mục, bên dưới Thuộc tính Chỉ mục, hãy đặt các thuộc tính chỉ mục cho hàng trong cột Tên Chỉ mục có chứa tên của chỉ mục. Quy định các thuộc tính theo bảng dưới đây.

   Nhãn	Giá trị
   Chính	Nếu đặt là Có, thì chỉ mục là khóa chính.
   Duy nhất	Nếu đặt là Có, thì mọi giá trị trong chỉ mục phải là duy nhất.
   Bỏ qua Null	Nếu đặt là Có, thì các bản ghi có giá trị Null trong các trường được lập chỉ mục sẽ được loại trừ khỏi chỉ mục.

8. Để lưu thay đổi của bạn, bấm vào Lưu trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh hoặc nhấn CTRL + S.

9. Đóng cửa sổ Chỉ mục.

Xóa bỏ chỉ mục

Nếu bạn thấy chỉ mục trở nên không cần thiết hoặc có ảnh hưởng quá lớn đến hiệu suất, bạn có thể xóa chỉ mục. Khi xóa chỉ mục, bạn chỉ loại bỏ chỉ mục đó chứ không loại bỏ trường mà chỉ mục được xây dựng trên đó.

1. Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm chuột phải vào tên bảng bạn muốn xóa chỉ mục trong đó, rồi bấm Cửa sổ Thiết kế trên menu lối tắt.

2. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Hiện/Ẩn, bấm Chỉ mục.

   Cửa sổ Chỉ mục xuất hiện. Hãy đổi kích thước cửa sổ để nhìn thấy một vài hàng trống và hiển thị các thuộc tính chỉ mục.

3. Trong cửa sổ Chỉ mục, chọn một hoặc nhiều hàng có chứa chỉ mục mà bạn muốn xóa bỏ, rồi nhấn DELETE.

4. Để lưu thay đổi của bạn, bấm vào Lưu trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh hoặc nhấn CTRL + S.

5. Đóng cửa sổ Chỉ mục.

Xem và sửa chỉ mục

Có thể bạn sẽ muốn xem các chỉ mục của một bảng để đánh giá ảnh hưởng của chỉ mục đối với hiệu suất hoặc để bảo đảm đã lập chỉ mục cho các trường cụ thể.

1. Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm chuột phải vào tên bảng bạn muốn chỉnh sửa chỉ mục trong đó, rồi bấm vào Cửa sổ Thiết kế trên menu lối tắt.

2. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Hiện/Ẩn, bấm Chỉ mục.

   Cửa sổ Chỉ mục xuất hiện. Hãy đổi kích thước cửa sổ để nhìn thấy một vài hàng trống và hiển thị các thuộc tính chỉ mục.

3. Xem hoặc sửa các chỉ mục và thuộc tính chỉ mục nhằm đáp ứng nhu cầu của bạn.

4. Để lưu thay đổi của bạn, bấm vào Lưu trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh hoặc nhấn CTRL + S.

5. Đóng cửa sổ Chỉ mục.

Tự động tạo chỉ mục

Trong một vài trường hợp, Access tự động tạo chỉ mục cho bạn. Ví dụ, chỉ mục được tự động tạo cho bất kỳ một hoặc nhiều trường nào mà bạn chỉ định là trường khóa chính của bảng.

Một nguồn tự động tạo chỉ mục khác là tùy chọn Tự Lập chỉ mục khi Nhập/Tạo trong hộp thoại Tùy chọn Access. Access tự động lập chỉ mục bất kỳ trường nào có tên bắt đầu hoặc kết thúc bằng các ký tự đã được nhập vào hộp Tự Lập chỉ mục khi Nhập/Tạo, chẳng hạn như ID, khóa, mã hoặc số. Để xem hoặc thay đổi cài đặt hiện tại, hãy thực hiện các bước sau:

1. Bấm Tệp > Tùy chọn. 

2. Bấm vào Trình thiết kế Đối tượng, rồi bên dưới mục Thiết kế bảng, thêm, chỉnh sửa hoặc loại bỏ các giá trị trong hộp Tự Lập chỉ mục khi Nhập/Tạo. Sử dụng dấu chấm phẩy (;) để phân tách các giá trị.

   Lưu ý: Nếu tên trường bắt đầu hoặc kết thúc bằng một giá trị được liệt kê trong hộp thì trường đó sẽ được tự động lập chỉ mục.

3. Bấm OK.

Vì cứ thêm mỗi chỉ mục là Access phải làm thêm công việc, cho nên hiệu suất sẽ giảm đi khi bạn thêm hoặc cập nhật dữ liệu. Vì vậy, có thể bạn sẽ cần cân nhắc việc thay đổi các giá trị hiển thị trong hộp Tự Lập chỉ mục khi Nhập/Tạo hoặc giảm số lượng giá trị để giảm thiểu số chỉ mục được tạo ra.

Đầu Trang