Посібник із конфіденційності особистих аналітичних даних

Основні принципи

Як Viva Insights користувач, тільки ви можете бачити свої власні дані.
Дані зберігаються та обчислюється в поштовій скриньці Exchange Online.
Ви можете в будь-який час відмовитися від роботи .
Особисті висновки в Viva Insights не показують особисті дані колег, окрім того, що ви вже можете бачити в Outlook і Teams.

Ключові моменти конфіденційності даних

Особисті висновки в Viva Insights не дають змогу оцінювати, відстежувати, автоматично приймати рішення, профілювати та відстежувати їх. Viva Insights надає особисті висновки через програму Viva Insights в Microsoft Teams і в Інтернеті, надбудову Insights Outlook, Viva електронні листи з дайджестом, електронні листи брифінгу та вбудовані пропозиції в Outlook. Особисті висновки в Viva Insights не мають механізму або варіанту, який дозволяє будь-кому, крім вас, отримувати доступ до персоналізованої інформації, яка відображається через ці поверхні, якщо ви не цілеспрямовано і незалежно надаєте до неї спільний доступ. Особисті аналітичні дані, надані Viva Insights, не можуть використовуватися для автоматичного прийняття рішень або для профілювання.
Особисті висновки в Viva Insights не надають працівникам доступ до нових особистих даних про інших співробітників. Viva Insights перетворює дані на особисті аналітичні дані, виконуючи обчислення інформації, яку ви створюєте, просто переходячи в робочий день. Більшість даних, які відображаються в особистих аналітичних даних із Viva Insights, – це просто об'єднання відомостей, до яких у вас уже є доступ, але ви не зможете швидко виконувати обчислення без підтримки.
Особисті аналітичні дані Viva Insights обробляються та зберігаються в поштовій скриньці Exchange Online працівника. Viva Insights обробляє дані з цих джерел, щоб отримати особисті висновки: Exchange Online дані електронної пошти й календаря, повідомлення чату та виклики з Skype для бізнесу та Teams. Viva Insights зберігають і обробляє ці дані в поштовій скриньці Exchange Online кожного працівника.
Особисті висновки в Viva Insights підтримують відповідність Загальному регламенту із захисту персональних даних (GDPR). Корпорація Майкрософт розробила персональні аналітичні дані в Viva Insights для підтримки потреб вашої організації дотримуватися вимог GDPR.

Увага!: У цій статті розглядається електронний лист Брифінгу. Ми призупинили надсилання електронних листів брифінгу, щоб внести деякі поліпшення. Ви все одно можете отримати доступ до Viva Insights надбудови Outlook або Viva Insights програми в Teams і в Інтернеті, щоб отримати доступ до основних функцій, доки ця служба не відновиться. Докладні відомості про цю зміну див. в статті Пауза на брифінгу.

Увага!: У цій статті також розглядається повідомлення електронної пошти Дайджест. Починаючи з кінця березня 2024 року, ми призупинимо електронні листи дайджестів, які зазвичай надсилаються двічі на місяць. Увесь вміст із електронних листів із дайджестом і надалі буде доступний у програмі Viva Insights в Teams або в Інтернеті. Ви можете й надалі легко досліджувати й аналізувати дані. Докладні відомості про цю зміну див. в статті Пауза в електронній пошті з дайджестом.

Де можна переглянути особисті аналітичні дані

Особисті аналітичні дані в Viva Insights:

Конфіденційність у програмі Viva Insights в Teams і в Інтернеті

Коли дані обробляються в програмі Microsoft Viva Insights, корпорація Майкрософт захищає конфіденційність працівників і повністю дотримується місцевих правил, наприклад Генерального регламенту із захисту персональних даних (GDPR). Viva Insights захищає конфіденційність такими способами:

Особистий і приватний – вміст ваших аналітичних даних особистий, приватний, доступний лише для вас. Ніхто у вашій організації не може отримати до нього доступ.
Дані всіх користувачів зберігаються в приватному порядку, Viva Insights не містить нових особистих даних про будь-кого іншого у вашій організації. Аналітичні дані та дії ґрунтуються на інформації, створеній вами та вашою організацією, просто переходячи на ваш робочий день. Ваші висновки базуються на інформації, до яких ви вже маєте доступ, але не можете швидко агрегувати без допомоги.
Безпека поштових скриньок – Viva Insights використовує Exchange Online дані електронної пошти, дані календаря та процеси, а також зберігає всі аналітичні дані та дії в поштовій скриньці Exchange Online, тому в Exchange вбудовано та застосовується безпека даних.
GdpR відповідає вимогам GDPR. Корпорація Майкрософт дотримується GDPR під час надання аналітичних даних і дій у програмі.

Як це працює

Особисті аналітичні дані та дії в програмі Microsoft Viva Insights базуються на даних поштової скриньки Exchange Online, наприклад електронної пошти та календаря. Аналітичні дані отримуються на основі даних, які вже доступні у вашій поштовій скриньці Exchange Online. Наприклад, якщо потрібно визначити, які зобов'язання ви взяли перед іншими користувачами, ви можете вручну переглянути кожне повідомлення електронної пошти в поштовій скриньці. Програма Viva Insights просто рятує вас від цього втомливого процесу.

Типи даних

Viva Insights надає особисті аналітичні дані з наведеними нижче типами даних.

Дані поштових скриньок: електронна пошта, календар, чат і виклики, які ви створюєте за допомогою Microsoft 365, наприклад час, витрачений на наради або повідомлення електронної пошти, надіслані певній особі або групі.
Інкрементні дані – дані, які в іншому випадку будуть недоступні для вас, але представлені в агрегованій формі, призначеній для захисту індивідуальної конфіденційності.

Дані поштової скриньки

Дані поштової скриньки представляють відомості, до яких ви вже маєте доступ, просто переходячи на роботу, наприклад надсилаючи електронні листи, організовуючи наради або спілкуючись з колегами. Viva Insights процеси та відображення інформації таким чином, щоб зробити її активною.

Наприклад, Viva Insights надає подання, які дають змогу швидко зрозуміти, скільки часу ви витрачаєте на наради та електронну пошту щодня, з ким ви найчастіше співпрацюєте, з ким втрачаєте зв'язок і з ким взяли на себе зобов'язання та запити.

Ви можете вжити заходів щодо цієї інформації. Наприклад, ви можете вирішити, що витрачаєте забагато часу на наради та приймаєте особисту мету проведення ефективніших нарад.

Особисті аналітичні дані отримуються з даних, які вже доступні в таких місцях:

Поштова скринька Exchange Online
Ваші дії в документах OneDrive і SharePoint
Ваш чат і журнал викликів з Teams і з Skype для бізнесу

Viva Insights просто застосовує основні обчислення та правила, щоб зробити ці дані більш інтерактивними. Дані поштової скриньки зберігаються безпосередньо в поштовій скриньці Exchange Online.

Наприклад, якщо потрібно визначити, які колеги надіслали вам найбільше електронних листів за останній тиждень, це можна зробити технічно без Viva Insights, підрахувавши вручну електронні листи від співробітників у папці "Вхідні". Так само можна визначити середній час відгуку колег на надіслані повідомлення електронної пошти, використовуючи відомості про позначки часу, доступні в поштовій скриньці. Viva Insights зберігає проблему з виконанням цих втомливих обчислень.

Інкрементні дані

У деяких випадках особисті аналітичні дані в Viva Insights надають анонімізовану інформацію про інших користувачів, які не були б доступними для них інакше, наприклад, для показників прочитання електронної пошти.

Показники прочитання електронної пошти

Viva Insights відстежує відсоток одержувачів, які відкрили повідомлення електронної пошти (у надбудові Outlook) для електронної пошти, надісланої п'ятьом або більше особам.

Щоб зберегти конфіденційність, Viva Insights не відстежує показники прочитання повідомлень, надісланих менш ніж п'ятьом користувачам. Viva Insights також не показує показники прочитання "0 відсотків" або "100 відсотків", оскільки це дозволить людям зробити остаточні висновки про окремі дії співробітників. Натомість швидкість читання в таких випадках відображається як діапазон, який охоплює граничне значення, яке залежить від кількості одержувачів повідомлення електронної пошти.

Цей показник обчислюється на основі позначки "читання" в Exchange Online. Для деяких користувачів повідомлення позначаються як прочитані, коли ви відкриваєте повідомлення в області попереднього перегляду Outlook. Щоб відкрити повідомлення для інших користувачів, може знадобитися двічі клацнути його, щоб позначити його як прочитане.

Ви можете керувати цим параметром у настройках Outlook. Щоб відобразити ці сигнали в поштовій скриньці відправника, позначка "прочитання" копіюється в середовищі Microsoft 365, а потім доставляється до поштової скриньки відправника.

Відповідність GDPR

Як і у випадку з повним програмним комплексом Microsoft 365, Viva Insights допомагає підтримувати дотримання вимог GDPR. Наприклад, Viva Insights підтримує такі можливості:

Захист і захист особистих даних користувачів. Для отримання аналітичних даних потрібна ліцензія на Exchange Online, а всі дані зберігаються в поштовій скриньці Exchange Online працівників. До поштової скриньки додаються обчислювані показники, наприклад завдання. Таким чином, програма Viva Insights відповідає цьому зобов'язаню в силу Exchange Online також задовольняє зобов'язання:
- Корпорація Майкрософт не видобуватиме дані клієнтів у Exchange Online для реклами.
- Корпорація Майкрософт не буде добровільно розкривати Exchange Online дані клієнтів правоохоронним органам.
- Корпорація Майкрософт виконає всі вимоги, пов'язані з шифруванням даних Exchange Online, і впровадить елементи керування, щоб знизити ризики безпеки та забезпечити безперервність бізнесу, як описано в ISO 27001 і 27018.
Сповіщати користувачів про порушення – корпорація Майкрософт повідомить користувачів про конфіденційність контактів протягом 72 годин, коли корпорація Майкрософт знатиме про порушення стандартних операційних процедур реагування на інциденти Microsoft 365.
Виконання запитів користувачів (DSR) на експорт, видалення або обмеження обробки особистих даних – корпорація Майкрософт підтримує запити користувачів, наприклад запити на експорт або видалення даних.

Докладні відомості див. в статті Дотримання вимог GDPR.