Під час надсилання листів до списку розсилки повідомлення можна настроювати – наприклад, додати слова "прострочену" для деяких одержувачів, залежно від значень у певних полях джерела даних. Настроювання залежить від правил, які виконуються під час виконання злиття.
Наприклад, у прикладі "минулий термін" буде використано відповідний приклад... Потім... Інше правило, яке вказує на те, що потрібно долучити текст, "прострочену заборгованість" для одержувачів, де значення поля "термін" знаходиться в минулому.
Настроювання правил відбувається після вибору одержувачів для злиття, а після додавання полів злиття в документі.
Перейдіть до правиларозсилки> і виберіть правило відповідно до наведених нижче описів.
Припустімо, ви надсилаєте одне й те саме запрошення для квартальної наради. Джерело даних не зберігає дати наради, а дата наради відображається кілька разів у запрошенні.
Розміщуючи закладки в документі, включно з полем Ask, можна виконувати однакові злиття для кожної наради. Для цього потрібно ввести дату наради, а потім ввести його ще раз.
-
У документі злиття натисніть клавіші CTRL + F9, а потім введіть ім'я, щоб створити закладку. Повторіть цю дію, використовуючи таке саме ім'я, у кожному розташуванні, де потрібно, щоб відповідь на поле Ask відображалося в документі.
-
Розташуйте курсор будь-де в документі, перш ніж перша закладка, яку ви щойно створили.
-
На вкладці розсилки перейдіть до правил> Ask.
-
Виберіть щойно створену закладку (або введіть його ім'я) і введіть запит, наприклад "Дата події?" в полі " запит ".
-
Натисніть кнопку OK, а потім ще раз натисніть кнопку OK .
-
Після завершення процесу натисніть кнопку " завершити & злиття", а потім виберіть команду " редагувати окремі документи". З'явиться запит на відповідь для кожного одержувача. Цю відповідь буде вставлено до вказаних вами закладок, у документах, які результат злиття.
Додаткові відомості: коди полів: поле Ask
Припустімо, ви надсилаєте одне й те саме запрошення для квартальної наради. Джерело даних не зберігає дати наради, а дата наради відображається лише один раз у запрошенні.
Розміщуючи поле заповнення в документі, ви можете виконати одне й те саме злиття для кожної наради. Для цього потрібно ввести дату наради.
-
Розташуйте курсор у тому місці, де потрібно перейти текст заміщення.
-
На вкладці розсилки виберіть правила> заповнення.
-
Введіть підказку, наприклад "Дата події?" в полі " Підказка ".
-
Натисніть кнопку OK, а потім ще раз натисніть кнопку OK .
-
Після завершення процесу натисніть кнопку "завершити & злиття", а потім виберіть команду "Редагувати окремі документи". З'явиться запит на відповідь для кожного одержувача. Цю відповідь буде вставлено в поле заповнення в документах, які призводять до злиття.
Додаткові відомості: коди полів: поле заповнення
Припустімо, ви надсилаєте відповідність до списку учасників конференції, які подорожують як в країні, так і на міжнародному рівні. Поле "Країна/регіон" у джерелі даних може бути пусте для вітчизняних учасників. Ви можете використовувати, якщо... Потім... Інші... правило для персоналізації повідомлення для всіх одержувачів. Наприклад, одержувачі, у яких є поле "країна або регіон", можуть бачити, "вас зустрінуть на воротах після прибуття", а всі інші одержувачі можуть бачити: "ви будете вітати на столі під митним столом".
-
Розташуйте курсор у тому місці, де має бути умовний текст.
-
На вкладці розсилки перейдіть до правил> Якщо... Потім... Інше.
-
У списку ім'я поля виберіть поле з джерела даних, яке визначить умовний текст.
-
У списку порівняння виберіть спосіб зіставлення значення даних.
-
У полі порівняти з введіть значення порівняння (пропустити цей параметр, якщо ви вибрали пустий або не пустий , як порівняння).
-
У полі вставити цей текст введіть текст, який іде в документі, коли буде виконано умови порівняння.
-
У іншому разі вставлення цього текстового поля введіть текст, який іде в документ, коли умови порівняння не виконуються.
-
Натисніть кнопку OK.
Додаткові відомості: коди полів: IF (якщо поле )
Припустимо, що ви хочете, щоб під час листування Показати кожному одержувачу свою позицію в листа очікування. Можна відсортувати список одержувачів у хронологічному порядку реєстрації, а потім використати правило злиття #, щоб відобразити нумерований стан одержувача у списку.
Номер запису відображає будь-яке сортування або фільтрування, застосованого до джерела даних, до злиття.
Порада.: Щоб створити унікальні номери рахунків, скористайтеся правилом злиття # поруч із полем дати друку.
-
Розташуйте курсор у тому місці, де має відображатися номер запису.
-
На вкладці розсилки виберіть правила> об'єднати запис #.
Додаткові відомості: коди полів: поле MergeRec
Припустимо, що ви хочете, щоб у відповіді відображаються всі одержувачі, загальна кількість користувачів, які зареєструвалися для події. У правилі "послідовність злиття" відображається кількість записів у Об'єднаному документі.
-
Розташуйте курсор у тому місці, де має відображатися номер запису.
-
На вкладці розсилки виберіть правила> послідовність злиття #.
Додаткові відомості: коди полів: поле Merteseq
Припустимо, що ви використовуєте злиття, щоб надрукувати список контактів на одному аркуші паперу. Щоб у програмі Word перейти до наступного запису, не запускаючи нову сторінку, використовуйте правило Next запису.
Примітка.: Аркуш поштових етикеток складається з таблиці в програмі Word. Щоб розташувати наступну адресу в підписі, у програмі Word в кожній клітинках таблиці використовується правило Next Record.
-
Розташуйте курсор у тому місці, де потрібно розташувати дані з наступного запису.
-
На вкладці розсилки перейдіть до правил> наступному записі.
-
Вставлення поля злиття для даних, які потрібно далі Наприклад, список імен компаній може виглядати так:
"Company_Name" "Наступний запис" "Company_Name" "Наступний запис" "Company_Name"
Додаткові відомості: коди полів: наступне поле
Припустимо, що ви хочете отримати список учасників конференції на одній із аркушів паперу та учасників міжнародних подорожей, перелічених на іншому аркуші паперу. Поле "Країна/регіон" у джерелі даних може бути пусте для вітчизняних мандрівників. Ви можете використовувати наступний запис, якщо правило, щоб заборонити програмі Word починати нову сторінку, доки не буде дозволено одержувачам, у яких поле "країна або регіон" не пусте. Щоб досягти цього, спочатку Відсортуйте джерело даних за країною або регіоном.
-
Розташуйте курсор у тому місці, де потрібно розташувати дані з наступного запису.
-
На вкладці розсилки виберіть правила> наступний запис, якщо.
-
У списку ім'я поля виберіть ім'я поля злиття, наприклад місто.
-
У списку порівняння виберіть спосіб зіставлення значення даних. Наприклад, щоб виокремити одержувачів із певного міста, виберіть оператор дорівнює.
-
У полі порівняти з введіть значення, яке потрібно використати. Наприклад, щоб окремі одержувачі в Токіо, введіть Токіо (пропустити цей параметр, якщо ви вибрали значення " пусто " або " не пусто ", як порівняння).
Додаткові відомості: коди полів: поле NextIf
Припустимо, що ви готуєтеся до конференції, де ще не було завершено створення основного доповідача. Покажчики місця заповнення можна завершити для імені доповідача в усьому документі, а також включати набір правил для закладок, де ви введете ім'я доповідача, і вона відображається в усіх покажчиків місця заповнення.
Покажчики місця заповнення – це поля REF; правило "установити закладку" вставляє поле, яке не відображається в документі (якщо ви не натиснете клавіші ALT + F9, щоб відобразити коди полів).
-
Розташуйте курсор будь-де в документі.
-
На вкладці розсилки виберіть правила> установити закладку, а потім введіть ім'я, а потім натисніть кнопку OK.
-
Розташуйте курсор у будь-якому місці, де має відображатися текст закладки.
-
На вкладці Вставлення виберіть пункт Експрес- блоки > поле, а потім виберіть посилання REF(перейти).
-
Виберіть щойно створену назву закладки та натисніть кнопку OK.
-
Вставте поле REF всюди, де має відображатися текст закладки.
-
Перш ніж виконати злиття, клацніть правою кнопкою миші поле Set, виберіть команду редагувати полета введіть потрібний текст у текстове поле.
-
Натисніть кнопку OK.
Додаткові відомості: коди полів: установлення поля
Припустимо, що у вас є магазин одягу та Дізнайтеся, що у вас є надвідка певної футболки, але не найпопулярніший розмір. Коли ви будете готові вислати рекламний листок, ви можете виключити клієнтів, які носять певний розмір. Використовуйте правило пропустити запис, якщо потрібно порівняти вміст даних розміром клієнтів до розміру, який потрібно вилучити.
-
На вкладці розсилки перейдіть до правил> пропустити запис, якщо.
-
У списку ім'я поля виберіть ім'я поля злиття, наприклад розмір.
-
У списку порівняння виберіть спосіб зіставлення значення даних. Наприклад, щоб окремі клієнти, які носять певний розмір, натисніть кнопку дорівнює.
-
У полі порівняти з введіть значення, яке потрібно використати. Наприклад, щоб окремі клієнти, які носять розмір Extra-sall, натисніть кнопку XS (пропустити цей параметр, якщо вибрано значення пусте або не пусте , як порівняння).
Додаткові відомості: коди полів: поле Skeif
