Якщо на SharePoint у Microsoft 365 в Microsoft 365, можливо, у вас є документи й файли, які потрібно додати на сайт групи. Нижче наведено кілька способів додати до сайту різний вміст.
Примітка.: У статті про те, як настроїти спільне OneDrive для роботи та навчальних закладів та сайти груп, щоб використовувати їх разом, див. в статті Настроювання зберігання та спільного використання файлів у службі Office 365.
У цій статті
Підготовка
Перш ніж почати переміщати файли, перевірте обсяг сховища, який SharePoint у Microsoft 365 у Microsoft 365. Відомості про граничне обсяг сховища для SharePoint у Microsoft 365 див. в статтях Обмеження SharePoint.
Порада.: Важливо пам'ятати, що в Microsoft 365 граничне обсяг сховища для SharePoint у Microsoft 365 (сайту групи) відрізняється від граничного обсягу сховища в службі Exchange Online (для облікових записів електронної пошти). Докладні відомості про граничне обсяг сховища поштових скриньок див. в Microsoft 365 описів служб Exchange Online.
Наступний крок – проаналізувати поточний вміст. Це стосується документів, зображень, форм тощо.
Порада.: У Файловому провіднику здійснюйте пошук у наявних файлах за розміром і датою. Це допоможе швидко визначити нещодавно використані файли або вони дуже великі.
Подумайте, скільки вмісту використовується регулярно та чи потрібно зберігати весь його вміст у Microsoft 365. Як і під час переходу до меншого будинку, мета – вирішити, що буде на новому сайті. Наприклад, якщо в організації використовується більше простору, ніж Microsoft 365 для SharePoint у Microsoft 365, потрібно прийняти такі рішення:
-
Файли, які потрібно перемістити
-
Придбати додатковий простір для зберігання?
-
Чи плануєте ви мати вільне приміщення для свого сайту? (Обов'язково буде)
Якщо ваша організація велика або складна, запросіть фахівця допомогти вам. Ви можете знайти надійну допомогу в Microsoft Pinpoint. Pinpoint – це швидкий і простий спосіб для компаній у всьому світі знайти перевірених експертів і професійних служб Microsoft
Створення папок, бібліотек і підсайтів
Визначивши вміст, який потрібно перемістити, подумайте про те, як його впорядкувати. Можливо, потрібно буде передати файли до бібліотеки документів на сайті групи. Варто впорядкувати вміст, особливо якщо зрештою надішліть багато файлів. З ростом гучності вмісту можна створювати додаткові бібліотеки документів, бібліотеки форм і бібліотеки зображень, щоб зберігати цей вміст. Також можна створювати підсайти для різних типів документів і проектів.
Докладні відомості про планування структури для впорядкування вмісту на сайті див. в статті Планування вмісту сайту групи.
Передавання документів, зображень і файлів
Щоб передати файли, як-от документи Word, PDF-файли або фотографії JPG, передайте їх до бібліотеки або папки в бібліотеці.
Примітка.: Максимальний розмір файлу для одного файлу, який можна передати до SharePoint у Microsoft 365 до бібліотеки, зараз 2 ГБ. Крім того, одночасно можна передавати не більше 100 файлів.
Найкращий спосіб це зробити залежить від кількості файлів. Спочатку перейдіть до бібліотеки призначення, а потім скористайтеся цією таблицею, щоб вибрати спосіб.
|
Кількість файлів |
Спосіб передавання |
|---|---|
|
Один документ |
Виберіть створити >ПЕРЕДАТИ НАЯВНИЙФАЙЛ, а потім знайдіть файл на комп'ютері. |
|
Багато документів і папок |
Натисніть кнопку Відкрити у провіднику на вкладці Бібліотека стрічки. Потім перетягніть файли у Файловому провіднику. |
Докладні відомості див. в відео Передавання, створення та видалення файлів у бібліотеці.
Примітка.: До бібліотеки не можна передавати файли певних типів. Список цих типів див. в статті Типи файлів, які не можна додати до списку або бібліотеки.
Створення SharePoint для контактів, календарів і електронних таблиць
Кожна підприємство має дані в багатьох формах, таких як календарі, завдання та електронні таблиці. Для цього типу даних цей вміст можна перемістити або перетворити на список на сайті. Наприклад, список бізнес-контактів можна перетворити на список контактів. Крім того, календарі часто можна перетворювати SharePoint календарі, який являє спеціальний тип списку.
-
Щоб дізнатися, як створити календар групи в SharePoint у Microsoft 365, перегляньте це відео: Відео. Створення власного календаря.
Якщо ви відстежуєте інформацію за допомогою електронних таблиць Microsoft Excel, ви можете передавати ці електронні таблиці безпосередньо до бібліотеки документів SharePoint у Microsoft 365. Електронну таблицю можна імпортувати як SharePoint списків. Оскільки багато користувачів можуть одночасно оновлювати список, SharePoint сприяє співпраці. Щоб надати потрібні відомості, можна створити різні подання списків.
-
Докладні відомості про роботу зі списками див. в навчальному курсі: Створення та настроювання списку.
Розгляньте SharePoint рішення для звичайних бізнес-потреб
Інший спосіб перемістити вміст – скористатися додатковим рішенням SharePoint для ефективнішого керування наявним завданням. Наприклад, більшість організацій хочуть записувати та спільно використовувати повсякденні знання про людей, які там працюють. Вікі-сайт може бути чудово підійти для цього виду спільного доступу.
У цій таблиці описано SharePoint, які допоможуть керувати бізнес-процесами.
|
Бізнес-процес |
Опис |
|---|---|
|
Використання вікі-сайту для обміну знаннями в групі та співпраці |
Вікі-сайти – це спеціальні сайти, на яких створюється та зберігається інформація спільнота користувачів. Вікі-посилання можуть бути чудовим інструментом для записування та спільного використання відомостей про процес або загальних довідкових відомостей, важливих для вашої роботи. |
|
Переміщення планування ресурсів до SharePoint календарів групи |
Календар групи – це зручний спосіб планувати загальні ресурси, як-от конференц-зали, аудіовізуальне обладнання тощо. Оскільки календар групи живе на сайті SharePoint у Microsoft 365, кожен учасник групи може легко переглядати його на SharePoint або в програмі Outlook.
|
|
Перетворення програм баз даних на веб-програму Access |
У програмі Microsoft Access 2013 можна розробити й опублікувати базу даних, а потім створити веб-програму Access для використання бази даних на сайті групи. |
|
Автоматизація бізнес-процесів за допомогою робочих циклів |
Робочі цикли автоматизувати й відстежувати ключові завдання в бізнес-процесі. Вони чудово підібрані для завдань, таких як процеси затвердження або збирання відгуків. |
Допомога користувачам сайту в пошуку вмісту
Перемістивши документи та файли на сайт групи, розкажіть про це інших користувачів сайту. Ви можете знаходити вміст на сайті кількома різними способами.
У цій таблиці описано різні способи, які можна використовувати.
|
Метод |
Опис |
|---|---|
|
Пошук вмісту за допомогою пошуку |
Найпростіший спосіб знайти вміст на сайті SharePoint у Microsoft 365 – скористатися функцією пошуку.
|
|
Настроювання подань у списках і бібліотеках для полегшення пошуку вмісту |
Ви можете вибрати елементи, які відображаються в поданні. Наприклад, в одному поданні можна відобразити назву й ім'я автора. В іншому поданні може знадобитись відобразити лише елементи, додані після певної дати. |
|
Настроювання навігації сайту |
Щоб користувачам сайту було легше шукати вміст, можна настроїти навігацію для сайту групи. |
|
Пошук онлайн-вмісту в автономному режимі |
За допомогою OneDrive для роботи або навчальних закладів або Outlook можна шукати вміст, який міститься на SharePoint у Microsoft 365 в автономному режимі |
|
Відстеження оновлень вмісту |
Докладні відомості про способи, які можуть допомогти користувачам сайту легко знаходити вміст, див. в статті Планування вмісту для сайтів групи.
Коментування цієї статті
Ця стаття допомогла вам? Якщо так, повідомте нам про це, вибравши відповідний варіант унизу цієї сторінки. Якщо ні, розкажіть, що саме не було зрозуміло чи згадано. Ці відомості допоможуть нам ретельно перевірити факти, додати вказівки та оновити цю статтю.
