Робочі цикли – це впровадження бізнес-процесів для документів і елементів на сайті SharePoint, використовуючи які, користувачі можуть співпрацювати над документами й керувати завданнями за проектами. Робочі цикли дають організаціям змогу дотримуватися узгоджених бізнес-процесів, а також підвищувати ефективність і продуктивність, керуючи завданнями та кроками, пов’язаними з бізнес-процесами. Завдяки цьому користувачі, які виконують ці завдання, можуть зосередитися на роботі, а не керуванні робочим циклом.
Примітки.:
-
Робочі цикли SharePoint 2010 списані з 1 серпня 2020 р. для нових клієнтів і вилучено з наявних клієнтів 1 листопада 2020 р. Якщо ви використовуєте робочі цикли SharePoint 2010, радимо перейти на Power Automate або інші підтримувані рішення. Докладні відомості див. в статті Припинення роботи робочого циклу SharePoint 2010.
-
Робочий цикл SharePoint 2013 вилучено з квітня 2023 р. Його буде вимкнуто для нових клієнтів станом на 2 квітня 2024 року. Він буде вилучений з наявних клієнтів і буде повністю списане з 2 квітня 2026 року. Якщо використовується робочий цикл SharePoint 2013, радимо перейти на Power Automate або інші підтримувані рішення. Докладні відомості див. в статті Припинення підтримки робочого циклу SharePoint 2013 у Microsoft 365.
-
Створені системою електронні листи з робочих циклів надсилаються з no-reply@sharepointonline.com адреси з відображуваним іменем "SharePoint Online"
У цій статті
Основні відомості про робочі цикли
Робочий цикл іноді описують як ряд завдань, який призводить до певного результату. Продукти та технології SharePoint пропонують вужче визначення робочого циклу: автоматичне переміщення документів або елементів під час послідовності дій чи завдань, пов’язаних із бізнес-процесами. Робочі цикли можна використовувати, щоб узгоджено керувати загальними бізнес-процесами в організації, додаючи бізнес-логіку до документів або елементів у списку чи бібліотеці SharePoint. Бізнес-логіка – це, по суті, набір інструкцій, що визначає дії для документа або елемента й керує ними.
Робочі цикли можуть оптимізувати витрати та час, необхідні для координування загальних бізнес-процесів, таких як затвердження проекту або рецензування документів, за допомогою керування та відстеження завдань, пов'язаних із цими процесами. Наприклад, на сайті SharePoint можна додати робочий цикл до бібліотеки документів, яка спрямовує документ до групи користувачів для затвердження. Коли автор документа запускає цей робочий цикл для документа в цій бібліотеці, робочий цикл створює завдання затвердження документів, призначає ці завдання учасникам робочого циклу, а потім надсилає учасникам оповіщення електронною поштою з інструкціями щодо завдання та посиланням на документ, який потрібно затвердити. Поки триває робочий цикл, власник робочого циклу (у цьому випадку автор документа) або учасники робочого циклу можуть перевірити сторінку стану робочого циклу, щоб дізнатися, які учасники виконали свої завдання робочого циклу. Коли учасники робочого циклу завершать свої завдання робочого циклу, робочий цикл завершиться, а власник робочого циклу автоматично повідомляє, що робочий цикл завершено.
Нижче показано процедуру дій у робочому циклі затвердження з попереднього прикладу.
Робочі цикли не тільки підтримують наявні робочі процеси, які виконують люди, а й розширюють можливості співпраці та роботи з документами, списками й бібліотеками. Користувачі сайту можуть запускати робочі цикли та брати в них участь, використовуючи настроювані форми, доступні з документа або елемента в списку чи бібліотеці SharePoint. Крім того, функції робочих циклів у продуктах SharePoint тісно інтегровано з пакетом Microsoft Office 2013, тому такі завдання робочого циклу можна виконувати в обох цих продуктах:
-
переглядати список робочих циклів, доступних для документа або елемента;
-
запускати робочий цикл для документа або елемента;
-
переглядати, редагувати й перепризначати завдання робочого циклу;
-
виконувати завдання робочого циклу.
Три типи платформ робочих циклів SharePoint
Платформу робочих циклів SharePoint 2010 перенесено до служби Office 365 і сервера SharePoint Server 2013, тому всі робочі цикли, створені на цій платформі, продовжать працювати. Ця платформа базується на Керуванні робочими циклами Windows 3.5 (WF3.5).
Платформа робочих циклів SharePoint 2013 базується на Керуванні робочими циклами Windows 4 (WF) і суттєво відрізняється від попередньої. Мабуть, найвизначнішою особливістю цієї нової платформи робочих циклів є використання Microsoft Azure як хоста виконання робочого циклу. Ядро виконання робочих циклів зараз розміщено поза межами служби Office 365 і сервера SharePoint Server 2013 – у Microsoft Azure.
У SharePoint Online тепер доступна програма Microsoft Flow. Це наш найновіший обробник робочих циклів, доступ до https://flow.microsoft.com. Щоб дізнатися більше про використання MS Flow, відвідайте веб-сайт: https://docs.microsoft.com/en-us/flow . Щоб виправити неполадки з MS Flow, відвідайте веб-сайт https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/
Убудовані робочі цикли
Сайт SharePoint містить кілька вбудованих робочих циклів, які стосуються поширених бізнес-сценаріїв:
-
Затвердження. У рамках цього робочого циклу документ або елемент спрямовується до групи користувачів на затвердження. За замовчуванням робочий цикл затвердження автоматично доступний у бібліотеках документів, тому що його пов’язано з типом вмісту "Документ".
-
Збирання відгуків. У рамках цього робочого циклу документ або елемент спрямовується до групи користувачів, щоб отримати відгуки. Рецензенти можуть надавати відгуки, які потім об’єднуються та надсилаються ініціатору робочого циклу. За замовчуванням робочий цикл збирання відгуків автоматично доступний у бібліотеках документів, тому що його пов’язано з типом вмісту "Документ".
-
Збирання підписів. У рамках цього робочого циклу документ Microsoft Office спрямовується до групи користувачів, щоб отримати їхні цифрові підписи. Цей робочий цикл слід запускати в програмі Office 2013. Учасники повинні виконати завдання підпису, додавши свій цифровий підпис до документа у відповідній програмі Office. За замовчуванням робочий цикл збирання підписів автоматично доступний у бібліотеках документів, тому що його пов’язано з типом вмісту "Документ". Проте робочий цикл збирання підписів відображається в бібліотеці документів лише для документів, які містять один або кілька рядків підписів Microsoft Office.
-
Затвердження публікації. Цей робочий цикл схожий на робочий цикл затвердження: у його рамках вміст також автоматично спрямовується до експертів і зацікавлених сторін на рецензування та затвердження. Унікальність робочого циклу затвердження публікації полягає в тому, що його спеціально розроблено для сайтів публікування, на яких публікування нових і оновлених веб-сторінок ретельно контролюється.
-
Триетапний. Цей робочий цикл можна використовувати, щоб керувати бізнес-процесами, у яких організації мають відстежувати великий обсяг питань або елементів, наприклад питань служби підтримки користувачів, потенційних клієнтів чи завдань за проектами.
Кожен із зазначених вище робочих циклів можна настроїти для організації кількома способами. Наприклад, додаючи до списку, бібліотеки або типу вмісту робочий цикл, щоб його можна було використовувати в документах чи елементах, можна настроїти списки завдань і списки журналів, де зберігаються відомості про робочий цикл.
Запускаючи робочий цикл для документа або елемента, користувач сайту може настроїти цей робочий цикл, указавши список учасників, термін та інструкції з виконання завдань.
Підтримка настроюваних робочих циклів
Хоча вбудовані робочі цикли можна настроїти відповідно до різних потреб, організація може створювати й розробляти унікальні робочі цикли для своїх бізнес-процесів. Робочі цикли можуть бути прості або складні відповідно до вимог бізнес-процесів. Розробники можуть створювати робочі цикли, які запускають користувачі сайту, і робочі цикли, що запускаються автоматично на підставі якоїсь події, наприклад коли створюється або змінюється елемент списку. Якщо організація розробила й розгорнула настроювані робочі цикли, вони можуть бути доступні паралельно з описаними вище вбудованими робочими циклами або замість них.
Настроювані робочі цикли можна створити двома способами:
-
Power Users can design no-code workflows for use in a specific list or library by microsoft SharePoint Дизайнер 2013 and Office Visio 2013 Робочі цикли SharePoint Дизайнер 2013 створюються зі списку доступних дій робочого циклу, а користувач, який створює робочий цикл, може розгортати робочі цикли безпосередньо в списку або бібліотеці, де вони будуть використовуватися. Також можна використовувати програму SharePoint Designer 2013 спільно з Visio 2013, щоб візуально розробляти робочі цикли й будувати схеми з фігур і сполучних ліній. Можна також імпортувати робочі цикли з програми Visio 2013 у SharePoint Designer 2013 і навпаки.
-
Професійні розробники програмного забезпечення можуть створювати робочі цикли за допомогою Visual Studio 2012 або пізнішої версії Ці робочі цикли містять настроюваний код і дії робочого циклу. Коли професійний розробник створить настроювані робочі цикли, адміністратор сервера може розгортати їх на багатьох сайтах.
Кроки, пов’язані з використанням робочих циклів
Коли для документа або елемента списку використовується робочий цикл, потрібно виконати кілька кроків. Кожен крок можуть виконувати різні користувачі з різними ролями. Наприклад, адміністратор сайту може зробити робочий цикл доступним, щоб його можна було використовувати в бібліотеці документів, автор вмісту може запустити робочий цикл або змінити запущений робочий цикл, а третя особа (наприклад, рецензент документа чи затверджувач) може виконати завдання робочого циклу.
Додавання робочого циклу до списку, бібліотеки або типу вмісту
Перш ніж робочий цикл можна буде використовувати, його потрібно додати до списку, бібліотеки або типу вмісту, щоб він був доступний для документів чи елементів у певному розташуванні. Щоб додати робочий цикл до списку, бібліотеки або типу вмісту, необхідно мати дозвіл керувати списками. Зазвичай це завдання виконують адміністратори сайтів або користувачі, які керують окремими списками чи бібліотеками.
Доступність робочого циклу на сайті залежить від того, куди його додано:
-
Робочий цикл, доданий безпосередньо до списку або бібліотеки, буде доступний лише для елементів такого списку чи бібліотеки.
-
Робочий цикл, доданий до типу вмісту списку (екземпляра типу вмісту сайту, доданого до певного списку або бібліотеки), буде доступний лише для елементів із таким типом вмісту в конкретному списку чи бібліотеці, з якими зв’язано цей тип вмісту.
-
Робочий цикл, доданий до типу вмісту сайту, буде доступний для всіх елементів із цим типом вмісту в усіх списках і бібліотеках, до яких додано екземпляр такого типу вмісту сайту.
-
Якщо потрібно, щоб робочий цикл був доступний у всіх списках або бібліотеках на сайті, можна створити робочий цикл сайту.
Додаючи робочий цикл до списку, бібліотеки або типу вмісту, можна настроїти робочий цикл для певного розташування, указуючи різні параметри:
-
ім’я екземпляра робочого циклу;
-
список завдань, де зберігаються завдання, пов’язані з робочим циклом;
-
список журналу, у якому записуються всі події, пов’язані з робочим циклом;
-
спосіб, яким робочий цикл запускатиметься;
-
додаткові параметри, що стосуються окремого робочого циклу, наприклад спосіб, яким завдання спрямовуються до учасників, обставини, за яких робочий цикл завершується, і дії, що виконуються, коли робочий цикл завершено.
Якщо додати робочий цикл до списку, бібліотеки або типу вмісту, цей робочий цикл стане доступним для документів чи елементів у певному розташуванні, але його не буде запущено.
Запуск робочого циклу для документа або елемента
Коли робочий цикл додано до списку, бібліотеки або типу вмісту, тобто коли цей робочий цикл став доступним для використання, його можна запускати для документа чи елемента (якщо робочий цикл дозволено запускати вручну). Щоб запустити робочий цикл, потрібно вибрати його зі списку робочих циклів, доступних для документа або елемента. Якщо потрібно, також може знадобитися заповнити форму з відомостями, потрібними для робочого циклу. Залежно від того, як створено й настроєно робочий цикл, може бути доступна можливість додатково настроїти робочий цикл, зокрема такі параметри, як учасники, термін та інструкції з виконання завдань, запускаючи цей робочий цикл для документа або елемента.
Змінення запущеного робочого циклу
Поведінку робочого циклу, запущеного для елемента, може знадобитися змінити. Наприклад, коли робочий цикл запущено, його ініціатору може знадобитися додати більше учасників. Або учаснику робочого циклу може знадобитися перепризначити своє завдання іншому користувачеві чи надіслати запит на змінення документа або елемента, з яким пов’язано робочий цикл. Деякі вбудовані робочі цикли можна змінювати, коли їх запущено. Якщо організація розробила й розгорнула власні настроювані робочі цикли, може бути дозволено змінювати запущені робочі цикли.
Виконання завдань робочого циклу
Будь-яку подію робочого циклу, для якої потрібна участь людини, представляє завдання робочого циклу. Якщо в рамках робочого циклу завдання призначається учасникові робочого циклу, одержувач може виконати це завдання або надіслати запит на змінення самого робочого циклу, відредагувавши форму завдання робочого циклу. Учасники робочого циклу можуть виконувати завдання робочого циклу на сайті SharePoint або безпосередньо в будь-якій програмі Office 2013. Коли учасник робочого циклу виконує завдання робочого циклу або надсилає запит на його змінення, робочий цикл переходить до відповідного наступного кроку.
Відстеження стану робочих циклів
Власники й учасники робочого циклу можуть відстежувати його перебіг на сторінці стану, пов’язаній із робочим циклом. На сторінці стану містяться відомості про стан невиконаних завдань робочого циклу. На ній також наведено відомості журналу робочого циклу.
Використовуючи інструменти для створення звітів, можна виконати сукупний аналіз журналу робочого циклу. Організації можуть використовувати цей аналіз, щоб виявляти "вузькі місця" в процесах або визначати, чи досягла група цільової продуктивності для певного бізнес-процесу. Кілька попередньо визначених звітів Microsoft Office Excel можна використовувати для будь-якого робочого циклу. Крім того, відомості журналу робочого циклу доступні як джерело даних списку SharePoint, яке можна використовувати й аналізувати в інших програмах або настроюваних рішеннях для відстеження бізнес-процесів.
Див. також
Огляд робочих циклів, передбачених у SharePoint
Робочі цикли в SharePoint 2013
Розробка робочих циклів у SharePoint Дизайнер 2013 і Visio 2013
