Kuruluşlar yıllardır şirket içinde ve dışından kişi gruplarıyla iletişim kurmak ve işbirliği yapmak için dağıtım gruplarına dayanır. Ancak artık Outlook'taki Microsoft 365 Grupları işbirliği için daha güçlü bir çözüm sunar.
İpucu: Outlook kişi gruplarını, arkadaş listesi gibi bir kişi listesine e-posta göndermek amacıyla kullanmak hakkında bilgi edinmek için bkz. PC için Outlook’ta kişi grubu veya dağıtım listesi oluşturma.
Microsoft 365 Grupları nedir?
Outlook'ta birMicrosoft 365 Grubu ayarladığınızda, işbirliği yapmak istediğiniz bir grup kişiyi seçebilir ve bu kişilerin paylaşabileceği bir kaynak koleksiyonunu kolayca ayarlayabilirsiniz. Gruba üye eklediğinizde, grubunuzun sağladığı araçlara yönelik izinler bu üyelere otomatik olarak verilir. Dolayısıyla, kaynaklara yönelik izinleri el ile atama konusunda endişelenmeniz gerekmez.
Bu ek kaynaklar şunlardır:
-
Paylaşılan gelen kutusu - Dağıtım listelerinizde geleneksel olarak yaptığınız konuşmaların gerçekleştiği yer. Bu paylaşılan gelen kutusu tamamen aranabilir, bu nedenle grubun iletilerinin canlı bir arşivini oluşturur. Gruba yeni gelenler, daha önce gruba gönderilenler hakkında hızlı bir şekilde bilgi edinmek için geçmişi arayabilir veya geriye doğru kaydırabilir. Bkz. Outlook'ta grup konuşması yapın.
İpucu: Kullanıcılarınız yine de dağıtım listesinde olduğu gibi grup iletilerinin kişisel gelen kutularında görünmesini istiyorsa, tek yapması gereken Outlook'ta şeritteki Üyelik düğmesine tıklayarak gruba abone olmaktır.
-
Paylaşılan dosyalar kitaplığı - Grubunuz, kullanıcılarınızın belgeler, çalışma kitapları, sunular, resimler veya üzerinde çalışması gereken diğer dosya türlerini depoladığı, paylaşabileceği ve üzerinde işbirliği yapabilecekleri bir SharePoint dosyaları kitaplığına sahiptir. Bkz. Grup dosyalarını paylaşma.
-
Paylaşılan takvim - Grubunuz, grupla ilgili olayları göndermek için paylaşılan bir takvim alır. Gruba abone olan her üye, takvime gönderilen etkinliklere otomatik olarak davet edilir, böylece bu etkinlikler isterse kişisel takvimlerinde de görüntülenebilir. Bkz. Outlook'ta grup takviminde toplantı zamanlama.
-
Paylaşılan OneNote not defteri - Grubun otomatik olarak, grup üyelerinin bilgi toplayıp bilgi üzerinde işbirliği yapabilecekleri paylaşılan bir OneNote not defteri vardır. Birçok grup, sık sorulan sorular ve diğer kaynaklara sahip canlı bir wiki oluşturmak için not defterini kullanır.
-
Konuk erişimi - Daha önce dağıtım gruplarına dış kişiler ekleyebilirsiniz, ancak tek aldıkları e-postaydı. Gruplar sayesinde konuklara e-posta konuşmalarına, dosyalara ve hatta paylaşılan OneNote not defterine erişim sağlayabilirsiniz. Bkz. Microsoft 365 Grupları'de konuk erişimi.
-
İçerik bulunabilir - Outlook'taki gruplar varsayılan olarak geneldir. Bu, kuruluşunuzdaki diğer kişilerin gruptaki malzemeleri keşfetmesi ve bunlara katılması veya bunları gözden geçirmesi için kolay olduğu anlamına gelir. Grubun içeriği daha hassassa, grubu özel olarak değiştirebilirsiniz; bu da içeriği üye olmayanlardan gizler ve grup sahibinin katılma isteklerini onaylamasını gerektirir.
-
Self Servis oluşturma - BT'nin kullanıcılardan gelen grup oluşturma istekleriyle tıkanması gerekmez. Kullanıcılar gerektiğinde kendi gruplarını oluşturabilir. Kuruluşunuzdaki hangi kullanıcıların grup oluşturabileceğini denetlemek istiyorsanız bkz. Microsoft 365 Grupları oluşturabilecek kullanıcıları yönetme.
Bunlar, grupları dağıtım gruplarından daha güçlü bir çözüm haline getiren özelliklerden yalnızca birkaçıdır.
Gruplarınızın yönetimi
Microsoft 365, gruplarınızı daha kolay yönetmek ve yönetmek için bir dizi kullanışlı araç ve özellik sunar. Bu avantajların her biri hakkında daha fazla bilgi için aşağıdaki başlıklara tıklayın.
Dizininizi denetim altında tutmak, her yöneticinin endişe kaynağıdır. Bunu kolaylaştırmaya yardımcı olacak araçlar Microsoft 365 tekliflerinden bazıları şunlardır:
-
Adlandırma ilkeleri - Adlandırma ilkeleri, gruplarınız için kabul edilebilir adları tanımlamanıza olanak sağlar. Bu, kullanıcıların gruplara küfür içeren veya yasaklanmış adlar vermesini önler. Ayrıca, grup adlarına şirket standart ön eklerini veya soneklerini zorunlu kılabilirsiniz.
Dinamik üyelik - Dinamik üyelik, grup üyeliğini kurala göre ayarlamanıza olanak tanır ve bu da active directory'nizdeki meta verileri (departman veya rol gibi) temel alan grup üyelerini ekler (veya kaldırır). Dinamik üyelik oluşturma hakkında daha fazla bilgi için bkz. Gelişmiş kurallar oluşturmak için öznitelikleri kullanma .
-
Gizli üyelik - Grubunuzun üyeliğinin gizli olmasını isteme nedeniniz varsa (örneğin, üyeler öğrenciyse) üyeliği dış taraflardan gizleyebilirsiniz.
-
Oluşturma izinleri - Kuruluşunuzda yeni gruplar oluşturmak istemediğiniz bazı kişiler olabilir. Dizininizde oluşturma izinlerini yönetmek için çeşitli teknikler vardır. Bkz. Microsoft 365 Grup Oluşturmayı Yönetme.
-
Denetim günlükleri - Grup denetim günlükleri Microsoft 365 belirli bir grubu kimin oluşturduğunu veya sildiğini veya grup üyeliğinde değişiklik yaptığını izlemenize olanak sağladığından, kullanıcılarınızın grup oluşturmasına ve grup üyeliğini yönetmesine izin verme konusunda daha fazla güvene sahip olabilirsiniz. Bkz. Microsoft 365 Güvenlik & Uyumluluk Merkezi'nde denetim günlüğünde arama yapın.
Teslim yönetimi, iletilerin grup tarafından nasıl gönderileceğini veya alınacağıyla ilgili bazı yöntemler sunar. Ayrıca, bu iletilerin akışını izlemeye ilişkin araçlar da vardır.
-
Farklı gönder veya Adına Gönder - Bu ayarlar, belirtilen kullanıcıların e-postaları gruptan gelmiş veya onlar adına gelmiş gibi göndermesine olanak sağlar.
-
Gönderen kısıtlamaları - Bu ayarlar, gruba kimlerin ileti göndermesine izin verilmeyenleri denetlemenize olanak sağlar. Grup, dış taraflardan gelen e-postalara izin verecek şekilde yapılandırılabilir, ancak bunu yalnızca belirli dış taraflarla kısıtlamak isteyebilirsiniz.
-
Dış kullanıcı desteği - Grubunuza konuk davet ederek, onları gruptaki e-posta konuşmalarına dahil etmeyi seçebilirsiniz. Bkz. Microsoft 365 Grupları'de konuk erişimi.
-
Aktarım kuralları - Aktarım kuralları, Exchange sunucunuzda olduğu gibi gruplar için de çalışır. Kurallar belirli koşulları karşılayan iletileri arayabilir ve bu iletiler üzerinde eylem gerçekleştirebilir.
-
Posta İpuçları - Posta İpuçları, kullanıcılara ileti oluştururken görüntülenen bilgilendirici iletilerdir. İletinin dış taraflara gitme olasılığı varsa veya ileti kotalarını aşacaksa kullanıcıyı uyararak NDR'lerin azaltılmasına yardımcı olabilir.
-
Birden çok proxy adresi - Bir grubun diğer adları aynı kullanıcı posta kutusu gibi olabilir. Ek ara sunucu adresleri, diğer diğer adlara gönderilen iletileri kabul etmek veya uzun veya yazım zoru olan bir gruba ulaşmayı kolaylaştırmak için kullanışlı olabilir. Bkz. Microsoft 365 Grupları için çok etki alanı desteği - yardım Yönetici
-
En Fazla Gönderme/Alma boyutu - Bu kotalar, depolama ve bant genişliği gereksinimlerini daha iyi yönetmek için son derece büyük iletileri alan (veya gönderen) grupla ilgili sorunları azaltmaya yardımcı olabilir.
Microsoft 365, grubunuzda paylaşılan içerik türlerini yönetmek için size bazı araçlar da sağlar.
-
Kullanım yönergeleri - Kullanıcılarınızı gruplarını etkili tutmaya ve iç içerik ilkeleri konusunda eğitmeye yardımcı olan en iyi yöntemler hakkında eğitmek için Microsoft 365 Grupları için kullanım yönergeleri tanımlayabilirsiniz.
-
Veri sınıflandırması - Microsoft 365 Grupları için, grupların ilke türüne göre (örneğin, "sınıflandırılmamış", "kurumsal gizli" veya "çok gizli" gibi) ayrılmasına izin veren özelleştirilebilir bir veri sınıflandırma sistemi oluşturabilirsiniz. Bu şekilde, gruplarınız kuruluşunuzdaki diğer içeriğin ilkelerini sergileyebilir. Genişletilebilir ilke, kuruluşunuzun bir grup oluşturulduğunda veya değiştirildiğinde çağrılan bir uç nokta yapılandırmasına olanak tanır ve ardından grup oluşturma veya değiştirme için kendi ilkelerinizi uygulayabilirsiniz.
Değişikliği Yönetme
Kullanıcılar bazen değişikliklerden rahatsız olur, bu nedenle dağıtım listelerinizin mevcut üyeleriyle iletişim kurarak ne beklemeleri gerekeceğini bildirmek önemlidir. İşte bu iletiye eklemeniz gereken bilgilerden bazıları ve yararlı bulabileceğiniz bazı yanıtlar:
Outlook'ta gruplar nelerdir?
Outlook'takiMicrosoft 365 grupları, tartışmaları, dosyaları, takvimleri ve notları kolayca bulabileceğiniz birleşik bir şekilde paylaşmak isteyen ekipler/gruplar için tek bir işbirliği çözümüdür. Büyük olasılıkla en iyi özellik, grubun Gelen Kutusu'nun tartışmaların geçmişini tutması ve bu da önceki tartışmalarda arama yapmayı kolaylaştırmaktır.
Bu değişikliği neden yapıyoruz?
Kişiler, geçmişte ele alınan bilgileri bulmak için sık sık dağıtım listemize gönderilen iletileri arama olanağını talep etti. Dağıtım listesini bir gruba yükseltmek, kişilerin aynı soruları tekrar tekrar sormak veya yanıtlamak zorunda olmadığı anlamına gelir.
Ayrıca yeni grup, grup etkinliklerimiz için bir takvim, paylaşılan dosyalar kitaplığı ve gelecekte başvurmak üzere işbirliği yapıp bilgi toplayabileceğiniz bir OneNote Not Defteri içerir.
Dağıtım listesinin zaten bir üyesiysem bu gruba katılmak için herhangi bir şey yapmam gerekiyor mu?
Hayır, dağıtım listesinin zaten bir üyesiyseniz otomatik olarak yeni grubun üyesi olursunuz.
Outlook'ta yeni gruba erişmek Nasıl yaparım?? Web üzerinde Outlook ne olacak?
Outlook'ta yeni gruba erişmek için sol taraftaki gezinti bölmesinin alt kısmındaki Gruplar kategorisine gitmeniz gerekir. Bu grubu kullanıyorsanız genellikle sağ tıklayıp Sık kullanılan olarak göster'i seçerek sık kullanılan olarak sabitlemeyi göz önünde bulundurun.
Ayrıca, hareket halindeyken gruba kolayca erişebilmeniz için her mobil platformda (iOS, Android vb.) Microsoft 365 Grupları için ücretsiz mobil istemciler vardır.
Yine de e-posta gönderemez miyim?
Evet elbette. Dağıtım listesi için kullandığınız e-posta diğer adı Outlook'taki grup için düzgün çalışmaya devam eder.
Ayrıca...
Bu değişikliğin ne zaman gerçekleştiğini ve başka soruları varsa kiminle iletişime geçmeleri gerektiğini söylemeyi unutmayın.
Dağıtım listelerinizi geçirme
Dağıtım listenizi bir gruba yükseltmeye hazır mısınız? Yardım Yönetici bkz. Dağıtım listelerini Microsoft 365 Gruplarına geçirme.
Hangi dağıtım listeleri Microsoft 365 gruplarına yükseltilemez?
Yalnızca bulutta yönetilen, basit, iç içe olmayan dağıtım listelerini Microsoft 365 gruplarına yükseltebilirsiniz. Bkz. Dağıtım listeleri Microsoft 365 gruplarına yükseltilemedi - Exchange | Microsoft Learn
Sırada ne var?
Dağıtım grubunuzu birMicrosoft 365 grubuna yükselttikten sonra, sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlamak için yapmak isteyebileceğiniz birkaç izleme görevi vardır.
-
Kullanıcılarınızı izleme - Yükseltme tamamlandıktan hemen sonra ve birkaç gün sonra yeniden bu kullanıcılarla iletişim kurun. Dinlediğinizi ve sorularınızı yanıtladığınızı göstermek, değişiklikten memnun ve rahat olmalarını sağlamak için uzun bir yol kat edecektir.
-
Görevlendirme raporlarını izleme - Microsoft 365 Yönetici Portalı'nda grubu kaç kullanıcının kullandığını, ne sıklıkta ve hangi özellikleri kullandığını gösteren bazı iyi raporlar bulunur. Bu raporlar, izleme ve kullanıcı eğitiminizi tasarlamanıza yardımcı olabileceği gibi, kullanıcılarınızın yeni gruptan en çok değer aldığı yeri vurgulayabilir. Bkz. Microsoft 365 yönetim merkezi Etkinlik Raporları.
-
Deneyiminizi paylaşın - Şirketinizdeki diğer ekiplere dağıtım grubunuzu yükselttiğnizi ve başarılı olması için hangi adımları uyguladığınızı bildirin! Bu bilgilerin paylaşılması, diğer ekiplerin örneğinizi izlemesine ve kendi yükseltmelerinin başarılı olmasına yardımcı olabilir.
Ayrıca bkz.
Microsoft 365 Grupları hakkında sorularınız mı var?
Sizi dinliyoruz
Bu makale, geri bildiriminiz sonucunda son olarak 16 Ekim 2020'de güncelleştirildi. Yararlı bilgiler konusunda size yol gösterici olduğunu fark ettiyseniz ve özellikle de yapmadıysanız, iyileştirmeye devam edebilmemiz için lütfen aşağıdaki geri bildirim denetimlerine tıklayın ve bize yapıcı yorumlar bırakın. Teşekkürler!
