ส่งออกข้อมูลไปยัง Excel

ในบทความนี้

• การส่งออกข้อมูลไปยัง Excel: ข้อมูลพื้นฐาน

• เตรียมการดำเนินการส่งออก

• เรียกใช้การดำเนินการส่งออก

• ฉันควรทราบอะไรเกี่ยวกับการส่งออกอีกบ้าง

• การแก้ไขปัญหาค่าที่หายไปและไม่ถูกต้อง

การส่งออกข้อมูลไปยัง Excel: ข้อมูลพื้นฐาน

เมื่อคุณส่งออกข้อมูลไปยัง Excel Access จะสร้างสําเนาของข้อมูลที่เลือก แล้วเก็บข้อมูลที่คัดลอกไว้ในไฟล์ที่สามารถเปิดได้ใน Excel ถ้าคุณคัดลอกข้อมูลจาก Access ไปยัง Excel บ่อยๆ คุณสามารถบันทึกรายละเอียดของการดําเนินการส่งออกสําหรับใช้ในอนาคต และแม้แต่จัดกําหนดการการดําเนินการส่งออกให้เรียกใช้โดยอัตโนมัติในช่วงเวลาที่กําหนด

เตรียมการดำเนินการส่งออก

ก่อนดําเนินการส่งออก ขอแนะนําให้ตรวจทานข้อมูลที่คุณต้องการส่งออกเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีตัวบ่งชี้ข้อผิดพลาดหรือค่าความผิดพลาดใดๆ ถ้ามีข้อผิดพลาดใดๆ ให้ลองแก้ไขข้อผิดพลาดเหล่านั้นก่อนที่คุณจะส่งออกข้อมูลไปยัง Excel มิฉะนั้น ปัญหาอาจเกิดขึ้นระหว่างการดําเนินการส่งออก และค่า Null อาจถูกแทรกลงในเซลล์ในเวิร์กชีต Excel สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นเมื่อส่งออกไปยัง Excel ให้ดูส่วน แก้ไขปัญหาค่าที่หายไปและไม่ถูกต้อง

ถ้าวัตถุต้นฉบับเป็นตารางหรือคิวรี ให้ตัดสินใจว่าคุณต้องการส่งออกข้อมูลที่มีหรือไม่มีการจัดรูปแบบ การตัดสินใจนี้มีผลต่อเวิร์กบุ๊กที่เป็นผลลัพธ์สองด้าน ได้แก่ จํานวนของข้อมูลที่ถูกส่งออกและรูปแบบการแสดงของข้อมูล ตารางต่อไปนี้อธิบายผลลัพธ์ของการส่งออกข้อมูลที่จัดรูปแบบและไม่จัดรูปแบบ

เลือกเวิร์กบุ๊กปลายทางและรูปแบบไฟล์ โปรดทราบว่ารายงานสามารถส่งออกได้ในรูปแบบไฟล์ *.xls ที่เก่ากว่าเท่านั้น ไม่ใช่ในรูปแบบไฟล์ *.xlsx ที่ใหม่กว่า

ระหว่างการดําเนินการส่งออก Access จะพร้อมท์ให้คุณระบุชื่อของเวิร์กบุ๊กปลายทาง ตารางต่อไปนี้จะสรุปเมื่อสร้างเวิร์กบุ๊ก (ถ้าไม่มีอยู่แล้ว) และเมื่อเวิร์กบุ๊กถูกเขียนทับ (ถ้ามีอยู่แล้ว)

ข้อมูลจะถูกเพิ่มในเวิร์กชีตใหม่เสมอ คุณไม่สามารถผนวกข้อมูลไปยังเวิร์กชีตหรือช่วงที่มีชื่อใดๆ ที่มีอยู่ได้

ด้านบนของหน้า

การเรียกใช้การส่งออก

1. ถ้าเวิร์กบุ๊ก Excel ปลายทางเปิดอยู่ ให้ปิดเวิร์กบุ๊กนั้นก่อนที่คุณจะดำเนินการต่อไป

2. ในบานหน้าต่างนำทางของแหล่งฐานข้อมูล ให้เลือกวัตถุที่คุณต้องการส่งออก

   ส่งออกเฉพาะข้อมูลบางส่วน

   ถ้าวัตถุคือตาราง คิวรี หรือฟอร์ม และคุณต้องการส่งออกเฉพาะข้อมูลบางส่วน ให้เปิดวัตถุในมุมมองแผ่นข้อมูล แล้วเลือกระเบียนที่คุณต้องการ

   เมื่อต้องการเปิดฟอร์มในมุมมองแผ่นข้อมูล ให้ทำดังต่อไปนี้:    

   1. ดับเบิลคลิกที่ฟอร์มเพื่อเปิดฟอร์ม

   2. คลิกขวาที่ฟอร์ม แล้วคลิก มุมมองแผ่นข้อมูล หากตัวเลือกนี้ไม่พร้อมใช้งาน:

      1. คลิก มุมมองออกแบบ

      2. กด F4 เพื่อแสดงบานหน้าต่างงาน แผ่นคุณสมบัติ

      3. เลือก ฟอร์ม จากรายการแบบดรอปดาวน์ที่ด้านบนของแผ่นคุณสมบัติ

      4. บนแท็บรูปแบบของแผ่นคุณสมบัติ ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ อนุญาตให้ใช้มุมมองแผ่นข้อมูล เป็น ใช่

      5. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมองแผ่นข้อมูล

         หมายเหตุ:  คุณไม่สามารถส่งออกบางส่วนของรายงานได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเลือกหรือเปิดตารางหรือคิวรีที่รายงานยึดตาม แล้วส่งออกข้อมูลบางส่วนในวัตถุนั้นได้

3. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม ส่งออก ให้คลิก Excel

4. ในกล่องโต้ตอบ ส่งออก - สเปรดชีต Excel ให้ตรวจสอบชื่อไฟล์ที่แนะนําสําหรับเวิร์กบุ๊ก Excel (Access จะใช้ชื่อของวัตถุต้นฉบับ) ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถแก้ไขชื่อไฟล์ได้

5. ในกล่อง รูปแบบไฟล์ ให้เลือกรูปแบบไฟล์ที่คุณต้องการ

6. ถ้าคุณกําลังส่งออกตารางหรือคิวรี และคุณต้องการส่งออกข้อมูลที่จัดรูปแบบแล้ว ให้เลือก ส่งออกข้อมูลที่มีการจัดรูปแบบและเค้าโครง สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูส่วน เตรียมสําหรับการดําเนินการส่งออก

   หมายเหตุ:  ถ้าคุณกำลังส่งออกฟอร์มหรือรายงาน ตัวเลือกนี้จะถูกเลือกเสมอแต่ไม่พร้อมใช้งาน (โดยจะปรากฏเป็นสีจาง)

7. เมื่อต้องการแสดงเวิร์กบุ๊ก Excel ปลายทางหลังจากที่ส่งออกเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดไฟล์ปลายทางหลังจากที่ส่งออกเสร็จสมบูรณ์

   ถ้าวัตถุต้นฉบับเปิดอยู่ และถ้าคุณเลือกอย่างน้อยหนึ่งระเบียนในมุมมองก่อนที่จะเริ่มการดําเนินการส่งออก คุณสามารถเลือก ส่งออกเฉพาะระเบียนที่เลือก เมื่อต้องการส่งออกระเบียนทั้งหมดที่แสดงในมุมมอง ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายนี้ทิ้งไว้

   หมายเหตุ:  กล่องกาเครื่องหมายนี้จะยังคงไม่พร้อมใช้งาน (เป็นสีจาง) ถ้าไม่มีระเบียนใดถูกเลือก

8. คลิก ตกลง

   ถ้าการส่งออกล้มเหลวเนื่องจากมีข้อผิดพลาด Access จะแสดงข้อความที่อธิบายสาเหตุของข้อผิดพลาด มิฉะนั้น Access จะส่งออกข้อมูลและจะเปิดเวิร์กบุ๊กปลายทางใน Excel ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 7 Access จะแสดงกล่องโต้ตอบที่คุณสามารถสร้างข้อกําหนดที่ใช้รายละเอียดจากการดําเนินการส่งออก

ด้านบนของหน้า

ฉันควรทราบอะไรเกี่ยวกับการส่งออกอีกบ้าง

• สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีบันทึกรายละเอียดของการส่งออกของคุณลงในข้อกำหนดที่คุณสามารถใช้ใหม่ในภายหลัง ให้ดูบทความ การบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการนำเข้าหรือส่งออกให้เป็นข้อกำหนด

• สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีเรียกใช้ข้อกำหนดการส่งออก ให้ดูบทความ การเรียกใช้การดำเนินการนำเข้าหรือส่งออกที่บันทึกไว้

• สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการจัดกำหนดการข้อกำหนดเพื่อเรียกใช้เวลาที่เฉพาะเจาะจง ให้ดูบทความ การจัดกำหนดการการดำเนินการนำเข้าหรือส่งออก

• สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีเปลี่ยนชื่อข้อกำหนด ลบข้อกำหนด หรืออัปเดตชื่อของไฟล์ต้นฉบับในข้อกำหนด ให้ดูบทความ จัดการงานข้อมูล

ด้านบนของหน้า

การแก้ไขปัญหาค่าหายไปและค่าไม่ถูกต้อง

ตารางต่อไปนี้อธิบายวิธีการต่างๆ ในการแก้ไขข้อผิดพลาดทั่วไป

ด้านบนของหน้า