ลิงก์หรือนำเข้าข้อมูลจาก Salesforce

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ต้องการให้ทุกอย่างราบรื่นขึ้นใช่หรือไม่ จากนั้นให้เตรียมการต่อไปนี้ก่อนที่คุณจะลิงก์หรือนําเข้า:

• ระบุข้อมูลการเชื่อมต่อที่จําเป็น รวมถึงชื่อผู้ใช้ รหัสผ่าน และโทเค็น คุณต้องใส่โทเค็นความปลอดภัย ซึ่งเป็นรหัสตัวอักษรและตัวเลขตรงตามตัวพิมพ์ใหญ่-เล็ก ถ้าคุณพยายามเข้าถึง Salesforce จากที่อยู่อินเทอร์เน็ตโพรโทคอล (IP) ที่อยู่นอกช่วง IP ที่เชื่อถือได้ของบริษัทของคุณ ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ รีเซ็ตโทเค็นความปลอดภัยของคุณ

• โปรแกรมควบคุม ODBC ที่ใช้ในการเข้าถึง Salesforce จําเป็นต้องมีบัญชี Salesforce ตาม Developer Edition, Professional Edition, Enterprise Edition หรือ Unlimited Edition เมื่อต้องการใช้โปรแกรมควบคุมนี้ คุณต้องมีการเปิดใช้งานการเข้าถึง API สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูที่ ควบคุมการเข้าถึงไคลเอ็นต์ API แต่ละรายการไปยังองค์กรของคุณใน Salesforce

• ระบุตารางที่คุณต้องการลิงก์หรือนําเข้า คุณสามารถลิงก์หรือนําเข้ามากกว่าหนึ่งตารางในการดําเนินการเดียว

• พิจารณาจํานวนคอลัมน์ในแต่ละตาราง Access ไม่สนับสนุนเขตข้อมูลในตารางมากกว่า 255 เขตข้อมูล ดังนั้น Access จะลิงก์หรือนําเข้าเฉพาะ 255 คอลัมน์แรกเท่านั้น

• ระบุจํานวนรวมของข้อมูลที่จะนําเข้า ขนาดสูงสุดของฐานข้อมูล Access คือสองกิกะไบต์ ลบพื้นที่ที่จําเป็นสําหรับวัตถุของระบบ ถ้า Salesforce มีตารางขนาดใหญ่ คุณอาจไม่สามารถนําเข้าตารางทั้งหมดลงในฐานข้อมูล Access เดียวได้ ในกรณีนี้ ให้พิจารณาการลิงก์ไปยังข้อมูลแทนการนําเข้า

• รักษาความปลอดภัยของฐานข้อมูล Access และข้อมูลการเชื่อมต่อที่มีโดยใช้ตําแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้และรหัสผ่านฐานข้อมูล Access สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ตัดสินใจว่าจะเชื่อถือฐานข้อมูลหรือไม่ และ เข้ารหัสลับฐานข้อมูลโดยใช้รหัสผ่านฐานข้อมูล

• แผนสําหรับการสร้างความสัมพันธ์เพิ่มเติม Access ลิงก์หรือนําเข้าตารางที่เลือก แต่ไม่ใช่ตารางที่เกี่ยวข้องใดๆ ในตัวแบบข้อมูล Salesforce สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวแบบข้อมูลนี้ ให้ดูที่ ภาพรวมของตัวแบบข้อมูล

  Access จะไม่สร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางที่เกี่ยวข้องเหล่านี้โดยอัตโนมัติ คุณสามารถสร้างความสัมพันธ์ด้วยตนเองระหว่างตารางใหม่และตารางที่มีอยู่โดยใช้หน้าต่างความสัมพันธ์ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ หน้าต่างความสัมพันธ์คืออะไร และ Create แก้ไข หรือลบความสัมพันธ์

ขั้นตอนที่ 1: เริ่มต้นใช้งาน

1. เลือก ข้อมูลภายนอก > แหล่งข้อมูลใหม่ > จากบริการออนไลน์ > จาก Salesforce

2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   • เมื่อต้องการนำเข้า ให้เลือก นำเข้าข้อมูลต้นฉบับลงในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน

   • เมื่อต้องการลิงก์ ให้เลือก ลิงก์ข้อมูลต้นฉบับโดยการสร้างตารางที่ลิงก์

3. เลือก ตกลง

ขั้นตอนที่ 2: ใส่ข้อมูลประจำตัวและพารามิเตอร์สตริงการเชื่อมต่อ

ในกล่องโต้ตอบ Microsoft Access – เชื่อมต่อกับ Salesforce ให้ทำต่อไปนี้:

1. ใส่ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านในกล่อง ชื่อผู้ใช้ และ รหัสผ่าน

2. ใส่โทเค็นความปลอดภัยในกล่อง โทเค็นความปลอดภัย

3. อีกทางหนึ่งคือ ใส่อย่างน้อยหนึ่งพารามิเตอร์การเชื่อมต่อลงในกล่อง พารามิเตอร์สตริงการเชื่อมต่อเพิ่มเติม

   สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู พารามิเตอร์การเชื่อมต่อ

ขั้นตอนที่ 3: เลือกตารางเพื่อลิงก์หรือนำเข้า

1. ในกล่องโต้ตอบ ลิงก์ตาราง หรือ นำเข้าตาราง ภายใต้ ตาราง ให้เลือกแต่ละตารางที่คุณต้องการลิงก์หรือนำเข้า แล้วคลิก ตกลง

   

2. ในการดำเนินการของลิงก์ ให้ตัดสินใจว่าจะเลือก บันทึกรหัสผ่าน หรือไม่

   ความปลอดภัย    การเลือกตัวเลือกนี้จะไม่จําเป็นต้องใส่ข้อมูลประจําตัวทุกครั้งที่คุณเปิด Access และเข้าถึงข้อมูล แต่วิธีนี้จะเก็บรหัสผ่านที่ไม่ได้เข้ารหัสลับไว้ในฐานข้อมูล Access ซึ่งหมายความว่าบุคคลที่สามารถเข้าถึงเนื้อหาต้นฉบับสามารถเห็นชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านได้ ถ้าคุณเลือกตัวเลือกนี้ เราขอแนะนําให้จัดเก็บฐานข้อมูล Access ไว้ในตําแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้และสร้างรหัสผ่านฐานข้อมูล Access สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ตัดสินใจว่าจะเชื่อถือฐานข้อมูลหรือไม่ และ เข้ารหัสลับฐานข้อมูลโดยใช้รหัสผ่านฐานข้อมูล

ขั้นตอนที่ 4: สร้างข้อมูลจำเพาะและงาน (นำเข้าเท่านั้น)

• ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก - ฐานข้อมูล Salesforce คุณสามารถบันทึกขั้นตอนการนําเข้าเป็นข้อกําหนดและสร้างงาน Outlook เพื่อดําเนินการนําเข้าเป็นประจําโดยอัตโนมัติ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู บันทึกรายละเอียดของการดําเนินการนําเข้าหรือส่งออกเป็นข้อกําหนด

ผลลัพธ์

เมื่อการดําเนินการลิงก์หรือการนําเข้าเสร็จสมบูรณ์ ตารางจะปรากฏในบานหน้าต่างนําทางที่มีชื่อเดียวกันกับตารางหรือมุมมอง Salesforce ระหว่างการดําเนินการนําเข้า ถ้าชื่อนั้นถูกใช้งานอยู่แล้ว Access จะผนวก "1" เข้ากับชื่อตารางใหม่ แต่คุณสามารถเปลี่ยนชื่อตารางเป็นอย่างอื่นที่มีความหมายมากขึ้นได้

ในการดําเนินการนําเข้า Access จะไม่เขียนทับตารางในฐานข้อมูล แม้ว่าคุณจะไม่สามารถผนวกข้อมูล Salesforce ไปยังตารางที่มีอยู่ได้โดยตรง แต่คุณสามารถสร้างคิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูลเพื่อผนวกข้อมูลหลังจากที่คุณนําเข้าข้อมูลจากตารางที่คล้ายกัน

ในขั้นตอนการลิงก์ ถ้าคอลัมน์เป็นแบบอ่านเท่านั้นในตาราง Salesforce คอลัมน์เหล่านั้นจะเป็นแบบอ่านเท่านั้นใน Access

เคล็ดลับ    เมื่อต้องการดูสายอักขระการเชื่อมต่อ ให้โฮเวอร์เหนือตารางในบานหน้าต่างนําทาง Access

อัปเดตการออกแบบตารางที่ลิงก์

คุณไม่สามารถเพิ่ม ลบ หรือปรับเปลี่ยนคอลัมน์หรือเปลี่ยนชนิดข้อมูลในตารางที่ลิงก์ได้ ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงการออกแบบ ให้ทําใน Salesforce เมื่อต้องการดูการเปลี่ยนแปลงการออกแบบใน Access ให้อัปเดตตารางที่ลิงก์:

1. เลือก ข้อมูลภายนอก > จัดการตารางที่ลิงก์

2. เลือกตารางที่ลิงก์แต่ละตารางที่คุณต้องการอัปเดต ให้เลือก ตกลง จากนั้นเลือก ปิด

พารามิเตอร์การเชื่อมต่อ

ตารางต่อไปนี้อธิบายพารามิเตอร์การเชื่อมต่อที่คุณสามารถใส่ในกล่อง พารามิเตอร์สตริงการเชื่อมต่อเพิ่มเติม ของกล่องโต้ตอบ Microsoft Access – เชื่อมต่อกับ Salesforce

แยกพารามิเตอร์อย่างน้อยสองพารามิเตอร์ด้วยเครื่องหมายอัฒภาค ใช้ตัวอย่างไวยากรณ์ต่อไปนี้เป็นแนวทาง:

UID=myaccount;BulkBatchSize=9000;UseNumeric=1;