การช่วยป้องกันและแก้ไขปัญหาแฟ้มฐานข้อมูลโดยใช้กระชับและซ่อมแซม

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ดําเนินการต่อไปนี้ก่อนที่คุณจะเริ่มการดําเนินการกระชับและซ่อมแซม:

• ทําการสํารองข้อมูลของฐานข้อมูล    ในระหว่างกระบวนการซ่อมแซม Access อาจตัดข้อมูลบางอย่างออกจากตารางที่เสียหาย บางครั้งอาจเป็นไปได้ที่จะกู้คืนข้อมูลนี้จากการสํารองข้อมูล นอกจากกลยุทธ์การสํารองข้อมูลปกติของคุณแล้ว คุณควรทําการสํารองข้อมูลทันทีก่อนที่คุณจะใช้คําสั่ง กระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ปกป้องข้อมูลของคุณด้วยกระบวนการสํารองข้อมูลและคืนค่า

• รับการเข้าถึงแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลในฐานข้อมูล     การดําเนินการกระชับและซ่อมแซมต้องการการเข้าถึงแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลไปยังไฟล์ฐานข้อมูล เนื่องจากการดําเนินการอาจขัดขวางผู้ใช้รายอื่น คุณควรแจ้งให้ผู้ใช้รายอื่นทราบเมื่อคุณวางแผนที่จะเรียกใช้การดําเนินการกระชับและซ่อมแซม เพื่อให้พวกเขาสามารถหลีกเลี่ยงการใช้ฐานข้อมูลในช่วงเวลาดังกล่าว สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เปิดฐานข้อมูล Access ที่มีอยู่

  บอกผู้ใช้ว่าพวกเขาต้องหลีกเลี่ยงการใช้ฐานข้อมูลนานเท่าใด ถ้าคุณเรียกใช้การดําเนินการกระชับและซ่อมแซมเป็นประจํา ให้เก็บบันทึกระยะเวลาที่ใช้ จากนั้นคุณสามารถทําการประเมินที่แม่นยํายิ่งขึ้นซึ่งให้คําแนะนําแก่ผู้ใช้รายอื่นเกี่ยวกับระยะเวลาที่พวกเขาควรหลีกเลี่ยงการใช้ฐานข้อมูล

• รับสิทธิ์การใช้แฟ้มอย่างเพียงพอในฐานข้อมูล    ถ้าคุณไม่มีสิทธิ์เพียงพอและคุณจําเป็นต้องกระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณเพื่อขอความช่วยเหลือ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูที่ การเปลี่ยนแปลงการแชร์ไฟล์ผ่านเครือข่ายใน Windows

ด้านบนของหน้า

กระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูลโดยอัตโนมัติเมื่อเปิด

คุณสามารถเลือกตัวเลือกฐานข้อมูล กระชับเมื่อปิด ถ้าคุณต้องการให้กระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูลโดยอัตโนมัติเมื่อปิด การตั้งค่าตัวเลือกนี้จะมีผลต่อฐานข้อมูลที่เปิดอยู่ในปัจจุบันเท่านั้น ตั้งค่าตัวเลือกนี้แยกต่างหากสําหรับแต่ละฐานข้อมูลที่คุณต้องการให้กระชับและซ่อมแซมโดยอัตโนมัติ ในฐานข้อมูลที่มีผู้ใช้หลายคน คุณอาจไม่ต้องการตั้งค่าตัวเลือกนี้ เนื่องจากอาจรบกวนความพร้อมใช้งานฐานข้อมูลชั่วขณะ

1. เลือกไฟล์ > ตัวเลือก

2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Access ให้เลือก ฐานข้อมูลปัจจุบัน

3. ภายใต้ ตัวเลือกแอปพลิเคชัน เลือกกล่องโต้ตอบ กระชับข้อมูลเมื่อปิด

4. เลือก ตกลง

5. ปิดและเปิดฐานข้อมูลใหม่เพื่อให้ตัวเลือกมีผล

ด้านบนของหน้า

กระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูลที่คุณเปิดด้วยตนเอง

• เลือก ข้อมูล > ไฟล์ > ฐานข้อมูลการซ่อมแซม & กระชับ

  Access จะสร้างสําเนาของฐานข้อมูลที่กระชับและซ่อมแซมแล้วในตําแหน่งเดียวกัน

ด้านบนของหน้า

กระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูลที่ไม่ได้เปิดด้วยตนเอง

ใช้กระบวนงานนี้เมื่อคุณไม่สามารถเปิดฐานข้อมูล Access ได้โดยตรง

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีผู้ใช้อื่นกําลังใช้ไฟล์ฐานข้อมูลอยู่

2. เริ่ม Access

3. บนหน้าเทมเพลต ให้ดับเบิลคลิกฐานข้อมูลเปล่า

4. เลือก ไฟล์ > ปิด

5. เลือก เครื่องมือฐานข้อมูล > กระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล

6. ในกล่องโต้ตอบ ฐานข้อมูลเพื่อกระชับจาก ให้นำทางแล้วคลิกสองครั้งบนฐานข้อมูลที่คุณต้องการกระชับหรือซ่อมแซม

Access จะสร้างสําเนาของฐานข้อมูลที่กระชับและซ่อมแซมแล้วในตําแหน่งเดียวกัน

ด้านบนของหน้า

กระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูลที่เสียหายเมื่อ Access พร้อมท์ให้คุณ

เมื่อคุณพยายามเปิดไฟล์ฐานข้อมูลที่เสียหาย ถ้าคุณได้รับพร้อมท์จาก Access ให้กระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล ให้เลือก ใช่ มีสองสิ่งต่อไปนี้สามารถเกิดขึ้นได้

• ถ้า Access ซ่อมแซมไฟล์ที่เสียหายเสร็จแล้ว โปรแกรมจะแสดงข้อความระบุสถานะว่าการซ่อมแซมสำเร็จและคุณควรตรวจสอบเนื้อหาของฐานข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเรียบร้อย

• ถ้า Access ประสบความสําเร็จเพียงบางส่วน Access จะติดตามวัตถุฐานข้อมูลที่ไม่สามารถซ่อมแซมในตารางระบบที่ชื่อ MSysCompactErrors ได้ Access จะเปิดตาราง MSysCompactErrors ในมุมมองแผ่นข้อมูล ถ้าคุณมีสําเนาสํารองก่อนหน้าก่อนที่ฐานข้อมูลจะเสียหาย คุณสามารถใช้ตาราง MSysCompactErrors เพื่อตัดสินใจว่าจะนําเข้าวัตถุใดลงในฐานข้อมูลที่ซ่อมแซมแล้วของคุณ เมื่อต้องการแสดงตารางระบบ ให้คลิกขวาที่แถบชื่อเรื่องการนําทาง จากนั้นในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกการนําทาง ให้เลือก แสดงวัตถุของระบบ

ด้านบนของหน้า

ไฟล์ฐานข้อมูลขยายจากการใช้งาน

เมื่อคุณเพิ่มและอัปเดตข้อมูลและเปลี่ยนการออกแบบไฟล์ฐานข้อมูลจะมีขนาดใหญ่ขึ้น การเติบโตบางอย่างนี้มาจากข้อมูลใหม่ แต่บางส่วนมาจากแหล่งอื่น:

• Access สร้างวัตถุชั่วคราวที่ซ่อนอยู่เพื่อทํางานต่างๆ ให้สําเร็จ ในบางครั้ง วัตถุชั่วคราวเหล่านี้จะยังคงอยู่ในฐานข้อมูลของคุณหลังจากที่ Access ไม่ต้องการแล้ว

• เมื่อคุณลบวัตถุในฐานข้อมูล พื้นที่ว่างในดิสก์ที่มีวัตถุดังกล่าวอยู่จะยังไม่กลับมาโดยอัตโนมัติ — ไฟล์ฐานข้อมูลจะยังคงใช้พื้นที่ว่างในดิสก์ดังกล่าว แม้ว่าจะลบวัตถุไปแล้วก็ตาม

เมื่อไฟล์ฐานข้อมูลของคุณเต็มไปด้วยวัตถุชั่วคราวและวัตถุที่ถูกลบประสิทธิภาพของไฟล์อาจลดลง วัตถุอาจเปิดได้ช้ากว่า คิวรีอาจใช้เวลานานกว่าปกติในการทํางาน และโดยทั่วไปแล้วการดําเนินการทั่วไปอาจใช้เวลานานขึ้น

ด้านบนของหน้า

ไฟล์ฐานข้อมูลอาจเสียหาย

ในบางกรณี ไฟล์ฐานข้อมูลอาจเสียหายได้ ถ้าไฟล์ฐานข้อมูลถูกแชร์ผ่านเครือข่าย และผู้ใช้หลายคนทํางานกับไฟล์นั้นพร้อมกันโดยตรง แสดงว่าไฟล์นั้นมีความเสี่ยงเล็กน้อยที่จะเกิดความเสียหาย ความเสี่ยงในการคอร์รัปชั่นจะมากกว่าถ้าผู้ใช้แก้ไขข้อมูลบ่อยครั้งในเขตข้อมูลข้อความยาว และความเสี่ยงจะเพิ่มขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป คุณสามารถลดความเสี่ยงนี้ได้โดยใช้คําสั่ง กระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล

บ่อยครั้งที่ความเสียหายชนิดนี้เป็นผลมาจากปัญหาเกี่ยวกับโมดูล Visual Basic for Applications (VBA) และไม่ทําให้เกิดความเสี่ยงต่อการสูญเสียข้อมูล อย่างไรก็ตาม ความเสียหายชนิดนี้จะมีความเสี่ยงที่จะเกิดความเสียหายต่อการออกแบบฐานข้อมูล เช่น สูญเสียโค้ด VBA หรือฟอร์มที่ไม่สามารถใช้งานได้

ความเสียหายของไฟล์ฐานข้อมูลไม่ค่อยมีผลทําให้ข้อมูลสูญหาย โดยปกติแล้ว การสูญเสียนี้จะจํากัดอยู่ที่การดําเนินการล่าสุดของผู้ใช้หนึ่งราย นั่นคือ การเปลี่ยนแปลงข้อมูลครั้งเดียว เมื่อผู้ใช้เริ่มเปลี่ยนข้อมูลและการเปลี่ยนแปลงถูกขัดจังหวะ ตัวอย่างเช่น เนื่องจากบริการเครือข่ายสูญหาย — Access จะทําเครื่องหมายไฟล์ฐานข้อมูลว่าเสียหาย คุณสามารถซ่อมแซมไฟล์ได้ แต่ข้อมูลบางอย่างอาจหายไปหลังจากการซ่อมแซมเสร็จสมบูรณ์