สร้างฐานข้อมูลใหม่

ในบทความนี้

• ภาพรวม

• สร้างฐานข้อมูลโดยใช้เทมเพลต

• สร้างฐานข้อมูลโดยไม่ใช้เทมเพลต

• คัดลอกข้อมูลจากแหล่งอื่นลงในตาราง Access

• นำเข้า ผนวก หรือลิงก์ไปยังข้อมูลจากแหล่งอื่น

• เพิ่มส่วนของแอปพลิเคชัน

• การเปิดฐานข้อมูล Access ที่มีอยู่

ภาพรวม

เมื่อคุณเริ่ม Access เป็นครั้งแรก หรือถ้าคุณปิดฐานข้อมูลโดยไม่ปิด Access มุมมอง Microsoft Office Backstage จะแสดงขึ้น

มุมมอง Backstage เป็นจุดเริ่มต้นที่คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลใหม่ เปิดฐานข้อมูลที่มีอยู่ ดูเนื้อหาที่แนะนําจาก Office.com ทุกอย่างที่คุณสามารถใช้ Access เพื่อทํากับ ไฟล์ฐานข้อมูลหรือ ภายนอก ฐานข้อมูล ซึ่งตรงข้ามกับ ภายใน ฐานข้อมูล

สร้างฐานข้อมูลโดยใช้เทมเพลต

Access มาพร้อมกับเทมเพลตที่หลากหลายที่คุณสามารถใช้ได้ทันทีหรือเป็นจุดเริ่มต้น เทมเพลตคือฐานข้อมูลที่พร้อมใช้งานซึ่งมีตาราง คิวรี ฟอร์ม แมโคร และรายงานทั้งหมดที่จําเป็นสําหรับการทํางานบางอย่าง ตัวอย่างเช่น มีเทมเพลตที่คุณสามารถใช้เพื่อติดตามปัญหา จัดการผู้ติดต่อ หรือเก็บบันทึกค่าใช้จ่ายได้ เทมเพลตบางเทมเพลตมีระเบียนตัวอย่างสองสามระเบียนเพื่อช่วยสาธิตการใช้งาน

ถ้าหนึ่งในเทมเพลตเหล่านี้ตรงกับความต้องการของคุณ การใช้เทมเพลตนี้มักจะเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการเริ่มต้นฐานข้อมูล อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณมีข้อมูลในโปรแกรมอื่นที่คุณต้องการนําเข้าลงใน Access คุณอาจตัดสินใจว่าจะดีกว่าถ้าสร้างฐานข้อมูลโดยไม่ใช้เทมเพลต เทมเพลตมีโครงสร้างข้อมูลที่กําหนดไว้แล้ว และอาจต้องทํางานเป็นจํานวนมากเพื่อปรับข้อมูลที่มีอยู่ของคุณให้เข้ากับโครงสร้างของเทมเพลต

1. ถ้าคุณเปิดฐานข้อมูลอยู่ บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ปิด มุมมอง Backstage จะแสดงแท็บ ใหม่

2. ชุดเทมเพลตหลายชุดจะพร้อมใช้งานในแท็บ ใหม่ ซึ่งบางชุดมีอยู่ใน Access คุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตเพิ่มเติมได้จาก Office.com ดูส่วนถัดไปในบทความนี้สําหรับรายละเอียด

3. เลือกเทมเพลตที่คุณต้องการใช้

4. Access จะแนะนําชื่อไฟล์สําหรับฐานข้อมูลของคุณในกล่อง ชื่อไฟล์ คุณสามารถเปลี่ยนชื่อไฟล์ได้ถ้าคุณต้องการ เมื่อต้องการบันทึกฐานข้อมูลในโฟลเดอร์อื่นที่แสดงอยู่ใต้กล่องชื่อไฟล์ ให้คลิก เรียกดูโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึก แล้วคลิก ตกลง อีกทางหนึ่งคือ คุณสามารถสร้างและลิงก์ฐานข้อมูลของคุณไปยังไซต์ SharePoint ได้

5. คลิก สร้าง

   Access จะสร้างฐานข้อมูลจากเทมเพลตที่คุณเลือก แล้วเปิดฐานข้อมูล สําหรับเทมเพลตจํานวนมาก แบบฟอร์มจะปรากฏขึ้นที่คุณสามารถเริ่มใส่ข้อมูลได้ ถ้าเทมเพลตของคุณมีข้อมูลตัวอย่าง คุณสามารถลบแต่ละระเบียนได้โดยการคลิกตัวเลือกระเบียน (กล่องหรือแถบที่แรเงาทางด้านซ้ายของระเบียน) แล้วทําดังต่อไปนี้:

   บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ลบ

6. เมื่อต้องการเริ่มใส่ข้อมูล ให้คลิกในเซลล์ว่างแรกบนฟอร์มแล้วเริ่มพิมพ์ ใช้ บานหน้าต่างนำทาง เพื่อเรียกดูฟอร์มหรือรายงานอื่นๆ ที่คุณอาจต้องการใช้ เทมเพลตบางเทมเพลตมีฟอร์มการนําทางที่ช่วยให้คุณสามารถย้ายไปมาระหว่างวัตถุฐานข้อมูลต่างๆ ได้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานกับเทมเพลต ให้ดูบทความ ใช้เทมเพลตเพื่อสร้างฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อป

ด้านบนของหน้า

สร้างฐานข้อมูลโดยไม่ใช้เทมเพลต

ถ้าคุณไม่สนใจในการใช้เทมเพลต คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลโดยการสร้างตาราง ฟอร์ม รายงาน และวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ของคุณเอง ในกรณีส่วนใหญ่ เกี่ยวข้องกับหนึ่งหรือทั้งสองอย่างต่อไปนี้:

• ป้อนข้อมูล วาง หรือนำเข้าข้อมูลลงในตารางที่สร้างขึ้นเมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลใหม่ แล้วทำซ้ำกระบวนการด้วยตารางใหม่ที่คุณสร้างโดยใช้คำสั่ง ตาราง บนแท็บ สร้าง

• การนำเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นและสร้างตารางใหม่ในกระบวนการ

คัดลอกข้อมูลจากแหล่งอื่นลงในตาราง Access

ถ้าข้อมูลของคุณถูกเก็บไว้ในโปรแกรมอื่น เช่น Excel คุณสามารถคัดลอกและวางลงในตาราง Access ได้ โดยทั่วไปแล้ว วิธีนี้จะทํางานได้ดีที่สุดถ้าข้อมูลของคุณถูกแยกเป็นคอลัมน์อยู่แล้ว ตามที่อยู่ในเวิร์กชีต Excel ถ้าข้อมูลของคุณอยู่ในโปรแกรมประมวลผลคํา คุณควรแยกคอลัมน์ของข้อมูลโดยใช้แท็บ หรือแปลงข้อมูลเป็นตารางในโปรแกรมประมวลผลคําก่อนที่คุณจะคัดลอกข้อมูล ถ้าข้อมูลของคุณต้องการการแก้ไขหรือการจัดการใดๆ (ตัวอย่างเช่น การแยกชื่อเต็มเป็นชื่อและนามสกุล) คุณอาจต้องการทําสิ่งนี้ก่อนที่คุณจะคัดลอกข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับ Access

เมื่อคุณวางข้อมูลลงในตารางเปล่า Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของแต่ละเขตข้อมูลตามชนิดของข้อมูลที่พบในตารางนั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าเขตข้อมูลที่วางไม่มีค่าใดๆ นอกจากค่าวันที่ Access จะใช้ชนิดข้อมูล Date/Time กับเขตข้อมูลนั้น ถ้าเขตข้อมูลที่วางมีเฉพาะคํา "ใช่" และ "ไม่ใช่" Access จะนําชนิดข้อมูล ใช่/ไม่ใช่ ไปใช้กับเขตข้อมูล

Access จะตั้งชื่อเขตข้อมูลโดยขึ้นอยู่กับสิ่งที่พบในแถวแรกของข้อมูลที่วาง ถ้าแถวแรกของข้อมูลที่วางเหมือนกันในชนิดแถวต่อมา Access จะกําหนดว่าแถวแรกเป็นส่วนหนึ่งของข้อมูล และจะกําหนดชื่อทั่วไปของเขตข้อมูล (F1, F2 และอื่นๆ) ถ้าแถวแรกของข้อมูลที่วางไม่เหมือนกับแถวที่อยู่ต่อมา Access จะกําหนดว่าแถวแรกประกอบด้วยชื่อเขตข้อมูล Access จะตั้งชื่อเขตข้อมูลให้สอดคล้องกัน และไม่รวมแถวแรกในข้อมูล

ถ้า Access กําหนดชื่อเขตข้อมูลทั่วไป คุณควรเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลโดยเร็วที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้:

1. กด CTRL+S เพื่อบันทึกตาราง

2. ในมุมมองแผ่นข้อมูล ให้ดับเบิลคลิกส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์ แล้วพิมพ์ชื่อเขตข้อมูลที่อธิบายแต่ละคอลัมน์

3. บันทึกตารางอีกครั้ง

ด้านบนของหน้า

นำเข้า ผนวก หรือลิงก์ไปยังข้อมูลจากแหล่งอื่น

คุณอาจมีข้อมูลที่เก็บอยู่ในโปรแกรมอื่น และคุณต้องการนําเข้าข้อมูลนั้นลงในตารางใหม่หรือผนวกข้อมูลนั้นกับตารางที่มีอยู่ใน Access หรือคุณอาจทํางานกับบุคคลที่เก็บข้อมูลของพวกเขาในโปรแกรมอื่น และคุณต้องการทํางานกับข้อมูลใน Access โดยการลิงก์ไปยังข้อมูลนั้น ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดก็ตาม Access ทําให้การทํางานกับข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นเป็นเรื่องง่าย คุณสามารถนําเข้าข้อมูลจากเวิร์กชีต Excel จากตารางในฐานข้อมูล Access อื่น จากรายการ SharePoint หรือจากแหล่งข้อมูลอื่นๆ ที่หลากหลายได้ กระบวนการที่คุณใช้จะแตกต่างกันเล็กน้อย ขึ้นอยู่กับแหล่งข้อมูลของคุณ แต่ขั้นตอนต่อไปนี้จะช่วยคุณเริ่มต้นใช้งาน

1. ใน Access บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นําเข้า & ลิงก์ ให้เลือก แหล่งข้อมูลใหม่ แล้วเลือกคําสั่งสําหรับชนิดของไฟล์ที่คุณกําลังนําเข้า

   ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกําลังนําเข้าข้อมูลจากเวิร์กชีต Excel ให้คลิก แหล่งข้อมูลใหม่ > จากไฟล์ > Excel

   หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่พบประเภทรูปแบบที่ถูกต้องในกลุ่ม นำเข้าและลิงก์ คุณอาจต้องเริ่มโปรแกรมที่คุณใช้สร้างข้อมูลในครั้งแรก แล้วใช้โปรแกรมดังกล่าวเพื่อบันทึกข้อมูลในรูปแบบไฟล์ทั่วไป (เช่น ไฟล์ข้อความที่ใช้ตัวคั่น) ก่อนที่คุณจะสามารถนำเข้าข้อมูลนั้นลงใน Access ได้

2. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก ให้คลิก เรียกดู เพื่อค้นหาไฟล์ข้อมูลต้นฉบับ หรือพิมพ์เส้นทางแบบเต็มของไฟล์ข้อมูลต้นทางในกล่อง ชื่อไฟล์

3. คลิกตัวเลือกที่คุณต้องการ (โปรแกรมทั้งหมดอนุญาตให้คุณนําเข้า และบางโปรแกรมจะอนุญาตให้คุณผนวกหรือลิงก์) ภายใต้ ระบุวิธีการและตําแหน่งที่คุณต้องการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลปัจจุบัน คุณสามารถสร้างตารางใหม่ที่ใช้ข้อมูลที่นําเข้าหรือ (ในบางโปรแกรม) คุณสามารถผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่หรือสร้างตารางที่ลิงก์ที่รักษาลิงก์ไปยังข้อมูลในโปรแกรมต้นฉบับ

4. ถ้าตัวช่วยสร้างเริ่มทํางาน ให้ทําตามคําแนะนําในหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก เสร็จสิ้น

   ถ้าคุณนําเข้าวัตถุหรือลิงก์ตารางจากฐานข้อมูล Access กล่องโต้ตอบ นําเข้าวัตถุ หรือ ลิงก์ตาราง จะปรากฏขึ้น เลือกรายการที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง

   กระบวนการจริงจะขึ้นอยู่กับว่าคุณเลือกนำเข้า ผนวก หรือลิงก์ข้อมูล

5. Access จะพร้อมท์คุณเกี่ยวกับว่าคุณต้องการบันทึกรายละเอียดของการดําเนินการนําเข้าที่คุณเพิ่งทําเสร็จสมบูรณ์หรือไม่ ถ้าคุณคิดว่าคุณจะดําเนินการนําเข้าเดียวกันนี้อีกครั้งในอนาคต ให้คลิก บันทึกขั้นตอนการนําเข้า แล้วใส่รายละเอียด จากนั้น คุณสามารถทําซ้ําการดําเนินการนี้ในอนาคตได้อย่างง่ายดายโดยการคลิก การนําเข้าที่บันทึกไว้ ในกลุ่ม นําเข้า & ลิงก์ บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ถ้าคุณไม่ต้องการบันทึกรายละเอียดของการดําเนินการ ให้คลิก ปิด

ถ้าคุณเลือกที่จะนําเข้าตาราง Access จะนําเข้าข้อมูลลงในตารางใหม่ แล้วแสดงตารางภายใต้กลุ่ม ตาราง ในบานหน้าต่างนําทาง ถ้าคุณเลือกที่จะผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่ ข้อมูลจะถูกเพิ่มลงในตารางนั้น ถ้าคุณเลือกที่จะลิงก์ไปยังข้อมูล Access จะสร้างตารางที่ลิงก์ภายใต้กลุ่ม ตาราง ในบานหน้าต่างนําทาง

ด้านบนของหน้า

เพิ่มส่วนของแอปพลิเคชัน

คุณสามารถใช้ส่วนของแอปพลิเคชันเพื่อเพิ่มฟังก์ชันการทํางานให้กับฐานข้อมูลที่มีอยู่ได้ ส่วนของแอปพลิเคชันสามารถเป็นได้ง่ายๆ เพียงตารางเดียว หรืออาจประกอบด้วยวัตถุที่เกี่ยวข้องกันหลายวัตถุ เช่น ตารางและฟอร์มที่ถูกผูก

ตัวอย่างเช่น ส่วนของแอปพลิเคชัน ข้อคิดเห็น ประกอบด้วยตารางที่มีเขตข้อมูล AutoNumber ID เขตข้อมูลวันที่ และเขตข้อมูลบันทึกช่วยจํา คุณสามารถเพิ่มไฟล์ลงในฐานข้อมูลใดๆ และใช้ได้ทันที หรือด้วยการกําหนดเองที่น้อยที่สุด

1. เปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มส่วนของแอปพลิเคชัน

2. คลิกแท็บ สร้าง

3. ในกลุ่ม เทมเพลต ให้คลิก ส่วนของแอปพลิเคชัน รายการของส่วนที่พร้อมใช้งานจะเปิดขึ้น

4. คลิกส่วนของแอปพลิเคชันที่คุณต้องการเพิ่ม

ด้านบนของหน้า

เปิดฐานข้อมูล Access ที่มีอยู่

1. บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก เปิด

2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เรียกดูฐานข้อมูลที่ต้องการเปิด

3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   • ดับเบิลคลิกที่ฐานข้อมูลเพื่อเปิดในโหมดเริ่มต้นที่ระบุไว้ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือก Access หรือโหมดที่ตั้งค่าโดยนโยบายการดูแลระบบ

   • คลิก เปิด เพื่อเปิดฐานข้อมูลที่เข้าถึงร่วมกันในสภาพแวดล้อมแบบผู้ใช้หลายคน เพื่อให้คุณและผู้ใช้อื่นๆ สามารถอ่านและเขียนลงในฐานข้อมูลนั้น

   • คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่ม เปิด แล้วคลิก เปิดแบบอ่านอย่างเดียว เพื่อเปิดฐานข้อมูลสําหรับการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวเพื่อให้คุณสามารถดูได้แต่ไม่สามารถแก้ไขได้ ผู้ใช้รายอื่นยังคงสามารถอ่านและเขียนลงในฐานข้อมูลได้

   • คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่ม เปิด แล้วคลิก เปิดแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล เพื่อเปิดฐานข้อมูลโดยใช้การเข้าถึงแบบพิเศษ เมื่อคุณเปิดฐานข้อมูลด้วยการเข้าถึงแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล บุคคลอื่นที่พยายามเปิดฐานข้อมูลจะได้รับข้อความ "ไฟล์ถูกใช้งานอยู่"

   • คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่ม เปิด แล้วคลิก เปิดแบบอ่านอย่างเดียวแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล เพื่อเปิดฐานข้อมูลสําหรับการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียว ผู้ใช้รายอื่นยังคงสามารถเปิดฐานข้อมูลได้ แต่จะจํากัดเฉพาะโหมดอ่านอย่างเดียวเท่านั้น