จัดการเอกสารและไซต์ใน Microsoft 365

เก็บเอกสารใน OneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน หรือในไลบรารีของไซต์ทีมของคุณ

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการใช้ OneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน และไซต์ทีมด้วยกันซึ่งเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กให้ดูที่การตั้งค่าที่เก็บไฟล์และการแชร์ของ Microsoft ๓๖๕

OneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน เป็นไลบรารีเอกสารส่วนบุคคลของคุณใน Microsoft 365 ไฟล์ที่คุณเก็บไว้ใน OneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน จะเป็นแบบส่วนตัวโดยค่าเริ่มต้น แต่คุณสามารถแชร์ไฟล์ได้ตามต้องการ ทีมไซต์ของคุณคือไซต์ที่แชร์โดยบุคคลที่ระบุในองค์กรของคุณ

คุณสามารถเก็บข้อมูลได้สูงสุด 1 TB ใน OneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับขีดจำกัดของที่เก็บข้อมูลให้ดูที่ขีดจำกัดของ SharePoint

เมื่อต้องการไปยัง OneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน หรือไลบรารีไซต์ทีมของคุณให้ลงชื่อเข้าใช้ Microsoft 365 จากนั้นเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• เลือก OneDrive ในส่วนหัว แล้วคลิก ไฟล์ ใน แถบเปิดใช้งานด่วน ที่ด้านข้างของหน้าจอ

• เลือก ไซต์ ในส่วนหัว เลือกไทล์ ทีมไซต์ จากนั้นเลือกไลบรารี เอกสาร ในแถบ เปิดใช้งานด่วน ที่ด้านข้างของหน้าจอ

เมื่อต้องการเริ่มกิจกรรมใน OneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน หรือไลบรารีเอกสารของทีมไซต์ ให้ใช้ตัวเลือกในแถบ คำสั่งแบบเร็ว เหนือไลบรารี หรือจุดไข่ปลา (...) บนแต่ละไฟล์:

คุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้

• สร้างเอกสารใหม่

• อัปโหลดเอกสาร จากคอมพิวเตอร์ของคุณ

• ซิงค์ OneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน กับคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อการเข้าถึงไฟล์จากเครื่องของคุณ

• ดูและเปิดไฟล์ที่เลือก ในแอปพลิเคชันของไฟล์นั้นๆ

• แชร์ไฟล์ ให้ดูที่แชร์ไฟล์ใน OneDrive for work หรือโรงเรียนเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม

ถ้าคุณคลิกขวาบนเอกสาร คุณจะได้รับรายการเมนูลอยของตัวเลือกอื่นๆ เช่น แชร์ ดาวน์โหลด ลบ ย้ายหรือคัดลอก และรับลิงก์ไปยังไฟล์ สำหรับเคล็ดลับเพิ่มเติมให้ดูจัดระเบียบไฟล์ในไลบรารี

ค้นหาเอกสาร

บริษัทส่วนใหญ่สร้างเอกสารจำนวนมาก และอาจเป็นเรื่องยากในการค้นหาเอกสารที่คุณต้องการ แม้ว่าจะเป็นเอกสารที่คุณสร้างขึ้นด้วยตนเอง Microsoft 365 มอบวิธีที่หลากหลายในการค้นหาเอกสารที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว

วิธีที่คุณค้นหาเอกสารมักจะขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณทราบเกี่ยวกับเอกสาร ตัวอย่างเช่นมีสถานที่ที่เฉพาะเจาะจงเมื่อต้องการดูว่าคุณกำลังติดตามเอกสารหรือไม่ถ้ามีใครบางคนแชร์เอกสารกับคุณหรือถ้าคุณทราบว่าเอกสารนั้นถูกจัดเก็บไว้ใน OneDrive for work หรือโรงเรียนหรือในไลบรารีไซต์ทีม

ในบางครั้ง คุณอาจต้องการค้นหาเอกสารตามชื่อหรือคำที่คุณคิดว่าจะปรากฏอยู่ในเอกสาร ในกรณีนี้ คุณสามารถใช้ กล่องคิวรี ใน OneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน เพื่อค้นหาสิ่งต่อไปนี้:

• เอกสารใน OneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน ของคุณ

• เอกสารที่บางคนได้แชร์กับคุณ

• เอกสารที่ถูกเก็บไว้บนไซต์ที่คุณติดตาม

กล่อง ค้นหา อยู่ที่มุมบนซ้ายหรือขวาของ OneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน หรือไซต์ SharePoint ของคุณ

ใน SharePoint คุณยังสามารถใช้การค้นหาไฟล์ที่ด้านบนของเอกสารหรือกล่องค้นหาไซต์นี้ได้ด้วย

เมื่อต้องการดูข้อมูลสรุปของวิธีการค้นหาเอกสารใน Microsoft 365 ให้ดูที่ค้นหาไฟล์ใน Microsoft ๓๖๕

ติดตามเอกสารเพื่อให้ค้นหาได้ง่ายขึ้นในภายหลัง

เมื่อคุณติดตามเอกสาร เอกสารดังกล่าวจะปรากฏขึ้นในรายการ เอกสารที่ติดตาม ใน OneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน

นอกจากนี้ ถ้าคุณได้ใส่ข้อมูลเกี่ยวกับตัวคุณเองในโปรไฟล์ของคุณ เช่น คำสำคัญ ในเขตข้อมูล ความสนใจ และ ถามฉันเกี่ยวกับ การแนะนำเกี่ยวกับเอกสารที่คุณอาจสนใจจะปรากฏในรายการ เอกสารที่ติดตาม ของคุณ เลือก ติดตาม ภายใต้เอกสารที่แนะนำเพื่อเพิ่มเอกสารลงในรายการ เอกสารที่ติดตาม ของคุณ

เมื่อต้องการติดตามเอกสารใน OneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียนหรือไลบรารีของไซต์ให้ทำดังนี้

1. คลิกขวาที่เอกสารซึ่งคุณต้องการเริ่มติดตาม

   

2. ในคำบรรยายภาพของเอกสารให้เลือกติดตาม ถ้าคุณไม่เห็นติดตามให้คลิกขวาที่ไฟล์แล้วคลิกขั้นสูงจากนั้นคลิกติดตาม

   

ดูเอกสารที่บุคคลอื่นแชร์กับคุณ

เอกสารที่บุคคลอื่นแชร์กับคุณโดยเฉพาะจะแสดงรายการอยู่ในมุมมองแชร์กับฉันใน OneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน อย่างไรก็ตามเอกสารบุคคล "แชร์กับทุกคน" หรือแชร์โดยใช้กลุ่มความปลอดภัยจะไม่แสดงอยู่ในมุมมองนี้

1. ใน Microsoft 365 ให้เลือกOneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียนในส่วนหัว

2. คลิก แชร์กับฉัน ในแถบ เปิดใช้งานด่วน ทางด้านซ้าย

ดูรายการของเอกสารที่คุณเปิดล่าสุด

OneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน แสดงรายการเอกสารที่คุณเปิดล่าสุดใน Microsoft 365 ไม่ว่าพวกเขาจะถูกเก็บไว้ในไลบรารี OneDrive ของคุณหรือในไลบรารีไซต์ทีม คลิกล่าสุดในแถบเปิดใช้ด่วนทางด้านซ้ายเพื่อดูไฟล์ของคุณ

ตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับเอกสารต่างๆ เพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลง

คุณสามารถตั้งการแจ้งเตือนบนเอกสารเพื่อรับการแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ที่เกิดขึ้นในเอกสาร รวมถึงแจ้งเตือนในกรณีที่เอกสารถูกลบด้วย คุณสามารถระบุได้ว่า คุณต้องการรับข้อความแจ้งเตือนผ่านทางอีเมลหรือข้อความตัวอักษร และระบุความถี่ในการแจ้งเตือนได้

เมื่อต้องการตั้งค่าการแจ้งเตือนใน SharePoint:

1. เลือกเอกสารในไลบรารี

2. เลือก ไฟล์>แจ้งเตือนฉัน>ตั้งการแจ้งเตือน หรือ หน้า > >แจ้งเตือนฉัน>ตั้งการแจ้งเตือน บนเอกสารนี้

3. เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการในกล่องโต้ตอบ การแจ้งเตือนใหม่ จากนั้นเลือก ตกลง

สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าการแจ้งเตือนให้ดูที่สร้างการแจ้งเตือนเพื่อรับการแจ้งเตือนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงไฟล์หรือโฟลเดอร์ใน SharePoint

ติดตามไซต์เพื่อให้ค้นหาได้ง่ายขึ้นในภายหลัง

ถ้าคุณเป็นสมาชิกของไซต์ทีมหลายไซต์ในองค์กรของคุณ คุณอาจต้องการเริ่มการติดตามไซต์เหล่านั้นเพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายขึ้น เมื่อคุณติดตามไซต์ทีม ไซต์นั้นจะแสดงรายการบนหน้า ไซต์ ของคุณ เมื่อคุณติดตามไซต์ คุณสามารถนำทางไปยังไลบรารีบนไซต์เหล่านี้ได้อย่างรวดเร็วจาก OneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน ตามที่อธิบายไว้ในส่วนถัดไป

เมื่อต้องการเริ่มการติดตามไซต์ ให้ทำดังนี้

1. ไปยังไซต์ที่คุณต้องการติดตาม

2. เลือก ติดตาม จากด้านขวาของส่วนหัว

   

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ วิดีโอ: ติดตามไซต์ SharePoint

ไปที่ไลบรารีเอกสารในไซต์ทีมที่คุณกำลังติดตาม

ใน OneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน คุณสามารถแสดงรายการของทีมไซต์ที่คุณกำลังติดตามใน Microsoft 365 และนำทางไปยังไลบรารีเอกสารบนไซต์เหล่านั้นได้

1. ในแถบ การกระทำด่วน ให้เลือก โฟลเดอร์ของไซต์ คุณจะเห็นรายการของไซต์ทั้งหมดที่คุณกำลังติดตาม:

   

2. เลือกไซต์ในรายการเพื่อดูไลบรารีเอกสารบนไซต์นั้น

   

ดูเพิ่มเติม

ดูและแก้ไขโปรไฟล์ของคุณใน Office Delve

วิดีโอ: คัดลอกหรือย้ายไฟล์ไลบรารีโดยใช้ เปิดด้วย Explorer

สร้างโฟลเดอร์ไลบรารีและไซต์ย่อย

ค้นหาไฟล์ที่สูญหายหรือขาดหายไปใน OneDrive