ย้ายเอกสารและไฟล์ไปยังไซต์ SharePoint ของคุณ

ในบทความนี้

• ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

• สร้างโฟลเดอร์ ไลบรารี และไซต์ย่อย

• อัปโหลดเอกสาร รูปภาพ และไฟล์

• พิจารณาสร้างรายการ SharePoint ให้กับที่ติดต่อ ปฏิทิน และสเปรดชีต

• พิจารณาโซลูชัน SharePoint ตามความต้องการทางธุรกิจธรรมดา

• ช่วยให้ผู้ใช้ไซต์ค้นหาเนื้อหาของคุณ

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ก่อนที่คุณจะเริ่มย้ายไฟล์ ให้ตรวจสอบพื้นที่เก็บข้อมูลที่คุณมี SharePoint ใน Microsoft 365 ใน Microsoft 365 เมื่อต้องการค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับขีดจํากัดของที่ SharePoint ใน Microsoft 365 ให้ดูที่ขีดจํากัดของ SharePoint

ขั้นตอนถัดไปคือการวิเคราะห์เนื้อหาที่คุณมีอยู่ในปัจจุบัน ซึ่งรวมถึงเอกสาร รูปภาพ ฟอร์ม และอื่นๆ

ลองนึกถึงปริมาณเนื้อหาที่ใช้เป็นปกติ และดูว่าคุณต้องการจัดเก็บเนื้อหาทั้งหมด Microsoft 365 หรือไม่ เช่นเดียวกับที่คุณย้ายไปยังบ้านหลังเล็กๆ เป้าหมายคือการตัดสินใจว่าจะเหมาะกับไซต์ใหม่อย่างไร ตัวอย่างเช่น ถ้าองค์กรของคุณใช้ที่เก็บข้อมูลมากกว่าขีด Microsoft 365 จํากัดของ SharePoint ใน Microsoft 365 คุณต้องตัดสินใจดังนี้:

• คุณต้องการย้ายไฟล์ใด

• คุณต้องการซื้อที่เก็บข้อมูลเพิ่มเติมหรือไม่

• คุณควรวางแผนที่จะมีพื้นที่ให้ไซต์ของคุณขยายใหญ่ขึ้นหรือไม่ (It definitely will)

ถ้าองค์กรของคุณมีขนาดใหญ่หรือซับซ้อน ให้ลองเชิญผู้เชี่ยวชาญมาช่วยเหลือคุณ คุณสามารถค้นหาความช่วยเหลือที่มีชื่อเสียงได้ที่Microsoft Pinpoint Pinpoint เป็นวิธีที่รวดเร็วและง่ายในบริษัทต่างๆ ทั่วโลกเพื่อค้นหาผู้เชี่ยวชาญและบริการระดับมืออาชีพของ Microsoft ที่ได้รับการรับรอง

ด้านบนของหน้า

สร้างโฟลเดอร์ ไลบรารี และไซต์ย่อย

หลังจากที่คุณระบุเนื้อหาที่คุณต้องการย้าย ให้คิดเกี่ยวกับวิธีที่คุณต้องการจัดระเบียบ คุณอาจต้องการเริ่มต้นด้วยการอัปโหลดไฟล์ไปยังไลบรารีเอกสารบนไซต์ทีมของคุณ คุณควรจัดระเบียบเนื้อหา โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณคาดหวังว่าคุณจะมีไฟล์มากมายในที่สุด เมื่อปริมาณเนื้อหาเพิ่มขึ้น คุณสามารถสร้างไลบรารีเอกสาร ไลบรารีฟอร์ม และไลบรารีรูปภาพเพื่อจัดเก็บเนื้อหานั้นเพิ่มเติมได้ คุณยังสามารถสร้างไซต์ย่อยเพื่อเอกสารหรือโครงการชนิดต่างๆ ได้

For more information about how to plan a structure to organize the content on your site, see Plan the content for your Team Site.

ด้านบนของหน้า

อัปโหลดเอกสาร รูปภาพ และไฟล์

เมื่อต้องการอัปโหลดไฟล์ เช่น เอกสาร Word, ไฟล์ PDF หรือรูปถ่าย JPG ให้อัปโหลดไฟล์ไปยังไลบรารีหรือโฟลเดอร์ในไลบรารี

วิธีที่ดีที่สุดในการสิ่งนี้ขึ้นอยู่กับจํานวนไฟล์ ก่อนอื่นให้เรียกดูไลบรารีปลายทาง จากนั้นใช้ตารางนี้เพื่อเลือกวิธีการ:

หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดู อัปโหลด สร้าง หรือลบไฟล์ในไลบรารี

ด้านบนของหน้า

พิจารณาสร้าง SharePoint รายการที่ติดต่อ ปฏิทิน และสเปรดชีต

ทุกธุรกิจจะมีข้อมูลในหลายรูปแบบ เช่น ปฏิทิน งาน และสเปรดชีต คุณสามารถย้ายหรือแปลงเนื้อหานั้นลงในรายการบนไซต์ของคุณเพื่อให้ข้อมูลชนิดนี้เป็นข้อมูลได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแปลงรายการที่ติดต่อทางธุรกิจของคุณให้เป็นรายการที่ติดต่อได้ นอกจากนี้ คุณสามารถแปลงปฏิทินเป็นปฏิทิน SharePoint ปฏิทินปฏิทิน ซึ่งเป็นรายการชนิดพิเศษได้

• เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีการสร้างปฏิทินกลุ่มใน SharePoint ใน Microsoft 365 ให้ดูวิดีโอนี้ : วิดีโอ: สร้างปฏิทินของคุณเอง

ถ้าคุณใช้สเปรดชีต Microsoft Excel เพื่อติดตามข้อมูล คุณสามารถอัปโหลดสเปรดชีตเหล่านี้ไปยังไลบรารีเอกสาร SharePoint ใน Microsoft 365 ได้โดยตรง หรือคุณสามารถนําเข้าสเปรดชีต SharePoint รายการ เนื่องจากผู้คนมากมายสามารถอัปเดตรายการในเวลาเดียวกัน รายการการ SharePoint ช่วยส่งเสริมการร่วมมือกัน คุณสามารถสร้างมุมมองรายการต่างๆ เพื่อแสดงข้อมูลตามที่คุณต้องการได้

• เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้งานได้กับรายการ ให้ดู การฝึกอบรม: สร้างและตั้งค่ารายการ

ด้านบนของหน้า

พิจารณา SharePoint แก้ไขปัญหาความต้องการทางธุรกิจธรรมดา

อีกวิธีในการย้ายเนื้อหาคือการใช้ SharePoint โซลูชันในการจัดการงานที่มีอยู่ได้ดียิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น องค์กรส่วนใหญ่ต้องการบันทึกและแบ่งปันความรู้ในแต่ละวันของบุคคลที่ร่วมงานที่นี่ Wiki บนไซต์ของคุณอาจยอดเยี่ยมมากการแชร์ชนิดนี้

ตารางนี้ SharePoint ฟีเจอร์ที่สามารถช่วยคุณจัดการกระบวนการทางธุรกิจได้

ด้านบนของหน้า

ช่วยให้ผู้ใช้ไซต์ค้นหาเนื้อหาของคุณ

หลังจากที่คุณย้ายเอกสารและไฟล์ของคุณไปยังไซต์ทีมแล้ว ให้แจ้งผู้ใช้ไซต์คนอื่นๆ เกี่ยวกับเอกสารและไฟล์นั้น คุณสามารถเสนอวิธีต่างๆ มากมายที่พวกเขาสามารถใช้เพื่อค้นหาเนื้อหาบนไซต์ได้

ตารางนี้อธิบายวิธีการต่างๆ ที่คุณสามารถใช้ได้

เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถช่วยให้ผู้ใช้ไซต์สามารถค้นหาเนื้อหาได้อย่างง่ายดาย ให้ดูที่บทความ คู่มือการวางแผน วางแผนเนื้อหาให้กับไซต์ทีม ของคุณ

ด้านบนของหน้า

โปรดบอกเราเกี่ยวกับข้อคิดเห็นของคุณ

บทความนี้มีประโยชน์หรือไม่ โปรดแจ้งให้เราทราบที่ด้านล่างของหน้านี้ ถ้าบทความนี้ไม่เป็นประโยชน์ โปรดแจ้งให้เราทราบว่ามีอะไรที่สับสนหรือหายไป เราจะใช้คำติชมของคุณเพื่อตรวจสอบข้อเท็จจริงอีกครั้ง เพิ่มข้อมูล และอัปเดตบทความนี้