การป้องกันและการรักษาความปลอดภัยใน Excel

ต่อไปนี้คือตัวเลือกต่างๆ ที่สามารถใช้ในการป้องกันข้อมูล Excel ของคุณ:

• ระดับไฟล์: หมายถึงความสามารถในการล็อกไฟล์ Excel ของคุณโดยการระบุรหัสผ่านเพื่อให้ผู้ใช้ไม่สามารถเปิดหรือปรับเปลี่ยนได้ คุณมีห้าตัวเลือกที่นี่:

  • การเข้ารหัสลับไฟล์: เมื่อคุณเลือกตัวเลือกนี้ คุณจะระบุรหัสผ่านและล็อกไฟล์ Excel ซึ่งจะป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นเปิดไฟล์ได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ป้องกันไฟล์ Excel

  • การตั้งค่ารหัสผ่านเพื่อเปิดหรือปรับเปลี่ยนไฟล์: คุณระบุรหัสผ่านเพื่อเปิดหรือปรับเปลี่ยนไฟล์ ใช้ตัวเลือกนี้เมื่อคุณต้องการให้สิทธิ์การเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวหรือสิทธิ์แก้ไขแก่ผู้ใช้อื่น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ป้องกันไฟล์ Excel

  • กําหนดให้เป็นขั้นสุดท้าย: ใช้ตัวเลือกนี้ถ้าคุณต้องการทําเครื่องหมายไฟล์ Excel ของคุณเป็นเวอร์ชันสุดท้ายและต้องการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นทําการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติม สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ป้องกันเอกสารด้วยรหัสผ่าน

  • จํากัดการเข้าถึง: ถ้าองค์กรของคุณมีสิทธิ์ที่ตั้งค่าโดยใช้การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) คุณสามารถนําสิทธิ์ IRM ที่พร้อมใช้งานไปใช้กับเอกสารของคุณได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ป้องกันเอกสารด้วยรหัสผ่าน

  • ลายเซ็นดิจิทัล: คุณสามารถเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลลงในไฟล์ Excel ของคุณได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เพิ่มหรือเอาลายเซ็นดิจิทัลสําหรับไฟล์ Microsoft 365 ออก

    หมายเหตุ: เมื่อต้องการเพิ่มลายเซ็นดิจิทัล คุณต้องมีใบรับรองที่ถูกต้องจากผู้ออกใบรับรอง (CA)

• ระดับเวิร์กบุ๊ก: คุณสามารถล็อกโครงสร้างของเวิร์กบุ๊กของคุณได้โดยการระบุรหัสผ่าน การล็อกโครงสร้างเวิร์กบุ๊กจะป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นเพิ่ม ย้าย ลบ ซ่อน และเปลี่ยนชื่อเวิร์กชีตได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการป้องกันเวิร์กบุ๊ก ให้ดู ป้องกันเวิร์กบุ๊ก

• ระดับเวิร์กชีต: ด้วยการป้องกันแผ่นงาน คุณสามารถควบคุมวิธีที่ผู้ใช้สามารถทํางานภายในเวิร์กชีตได้ คุณสามารถระบุสิ่งที่ผู้ใช้สามารถทําได้ภายในแผ่นงาน จึงตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีข้อมูลสําคัญในเวิร์กชีตของคุณได้รับผลกระทบ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการให้ผู้ใช้เพิ่มเฉพาะแถวและคอลัมน์ หรือเรียงลําดับและใช้ตัวกรองอัตโนมัติเท่านั้น เมื่อเปิดใช้งานการป้องกันแผ่นงานแล้ว คุณสามารถป้องกันองค์ประกอบอื่นๆ ได้ เช่น เซลล์ ช่วง สูตร และตัวควบคุม ActiveX หรือฟอร์ม สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการป้องกันเวิร์กชีต ให้ดู ป้องกันเวิร์กชีต

ฉันควรใช้การป้องกันระดับไหน

• เมื่อต้องการควบคุมระดับการเข้าถึงไฟล์ Excel ของผู้ใช้ ให้ใช้การป้องกันระดับไฟล์ สมมติว่าคุณมีรายงานสถานะรายสัปดาห์ของสมาชิกในทีมของคุณในไฟล์ Excel คุณไม่ต้องการให้บุคคลภายนอกทีมของคุณสามารถเปิดไฟล์ได้ มีตัวเลือกสองอ็อพชันที่พร้อมใช้:

  • ถ้าคุณไม่ต้องการให้ผู้อื่นเปิดไฟล์ของคุณ ให้ทําดังนี้ คุณสามารถเข้ารหัสลับไฟล์ Excel ซึ่งเป็นเทคนิคที่ใช้กันมากที่สุด โดยทั่วไปหมายความว่าคุณล็อกด้วยรหัสผ่านและไม่มีใครยกเว้นคุณสามารถเปิดได้

  • ถ้าคุณต้องการเปิดใช้งานการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวหรือการเข้าถึงการแก้ไขให้กับผู้ใช้อื่น ให้ทําดังนี้ คุณอาจต้องการให้ผู้จัดการในทีมของคุณสามารถแก้ไขรายงานสถานะรายสัปดาห์ได้ แต่สมาชิกทีมควรมีสิทธิ์เข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวเท่านั้น คุณสามารถป้องกันไฟล์ Excel ด้วยการระบุรหัสผ่านสองรหัส คือ รหัสผ่านหนึ่งสําหรับเปิด และอีกรหัสสําหรับปรับเปลี่ยน คุณสามารถแชร์รหัสผ่านที่เหมาะสมกับทีมได้ในภายหลัง โดยขึ้นอยู่กับการเข้าถึงที่ควรได้รับ

• เมื่อต้องการควบคุมวิธีที่ผู้ใช้ควรทํางานกับเวิร์กชีตภายในโครงสร้างเวิร์กบุ๊กของคุณ ให้ใช้การป้องกันระดับเวิร์กบุ๊ก สมมติว่าเวิร์กบุ๊กรายงานสถานะของคุณมีหลายเวิร์กชีต และแต่ละเวิร์กชีตจะถูกตั้งชื่อตามสมาชิกในทีม คุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนสามารถเพิ่มข้อมูลลงในเวิร์กชีตของตนเองได้ แต่ไม่สามารถปรับเปลี่ยนเวิร์กชีตใดๆ ในเวิร์กบุ๊กได้ ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มเวิร์กชีตใหม่ หรือการย้ายเวิร์กชีตไปรอบๆ ภายในเวิร์กบุ๊ก

• เมื่อต้องการควบคุมวิธีที่ผู้ใช้ควรทํางานภายในเวิร์กชีตแต่ละเวิร์กชีต ให้ใช้การป้องกันระดับเวิร์กชีต สมมติว่าเวิร์กชีตแต่ละเวิร์กชีตในเวิร์กบุ๊กรายงานสถานะของคุณมีข้อมูลที่เหมือนกันในเวิร์กชีตทั้งหมด เช่น แถวส่วนหัวหรือเค้าโครงรายงานที่ระบุ และคุณไม่ต้องการให้ใครทําการเปลี่ยนแปลง ด้วยการป้องกันเวิร์กชีตของคุณ คุณสามารถระบุให้ผู้ใช้สามารถดําเนินการฟังก์ชันที่ระบุในแผ่นงานได้เท่านั้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถให้ผู้ใช้สามารถใส่ข้อมูล แต่ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ลบแถวหรือคอลัมน์ หรือแทรกเฉพาะไฮเปอร์ลิงก์หรือเรียงลําดับข้อมูล

คุณสามารถใช้การป้องกันข้อมูล Excel ของคุณตั้งแต่หนึ่งระดับขึ้นไปโดยขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์กรของคุณ คุณสามารถเลือกที่จะใช้ตัวเลือกที่พร้อมใช้งานทั้งหมดหรือการผสมผสานของตัวเลือก ซึ่งขึ้นอยู่กับระดับการรักษาความปลอดภัยทั้งหมดที่คุณต้องการสําหรับข้อมูล Excel ของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเลือกที่จะเข้ารหัสลับไฟล์ Excel ที่แชร์ รวมทั้งเปิดใช้งานการป้องกันเวิร์กบุ๊กและเวิร์กชีต ในขณะที่ใช้การป้องกันเวิร์กชีตบนเวิร์กบุ๊กส่วนบุคคลเท่านั้น เพื่อที่คุณจะไม่ลบสูตรใดๆ โดยไม่ได้ตั้งใจ

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมไหม

คุณสามารถสอบถามผู้เชี่ยวชาญใน Excel Tech Community หรือรับการสนับสนุนใน ชุมชน

ดูเพิ่มเติม

ป้องกันไฟล์ Excel

ป้องกันเวิร์กบุ๊ก

ป้องกันเวิร์กชีต