กรองข้อมูลใน PivotTable

คุณสามารถแทรกตัวแบ่งส่วนข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งตัวเพื่อกรองข้อมูลของคุณได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ตัวแบ่งส่วนข้อมูลมีปุ่มที่คุณสามารถคลิกเพื่อกรองข้อมูล และตัวแบ่งส่วนข้อมูลจะยังคงมองเห็นได้ด้วยข้อมูลของคุณ ดังนั้น คุณจึงทราบเสมอว่าเขตข้อมูลใดที่จะแสดงหรือซ่อนใน PivotTable ที่ถูกกรอง

1. เลือกเซลล์ใดก็ได้ภายใน PivotTable จากนั้นบนแท็บ วิเคราะห์ตาราง Pivot ให้เลือก แทรกตัวแบ่งส่วนข้อมูล

2. เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการสร้างตัวแบ่งส่วนข้อมูล แล้วเลือก ตกลง

3. Excel จะวางตัวแบ่งส่วนข้อมูลหนึ่งตัวสําหรับแต่ละส่วนที่เลือกบนเวิร์กชีต แต่ขึ้นอยู่กับคุณในการจัดเรียงและปรับขนาด แต่จะดีที่สุดสําหรับคุณ

4. เลือกปุ่มตัวแบ่งส่วนข้อมูลเพื่อเลือกรายการที่คุณต้องการให้แสดงใน PivotTable

ตัวกรองด้วยตนเองใช้ ตัวกรองอัตโนมัติ ซึ่งทํางานร่วมกับตัวแบ่งส่วนข้อมูล เพื่อให้คุณสามารถใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูลเพื่อสร้างตัวกรองระดับสูง แล้วใช้ตัวกรองอัตโนมัติเพื่อเจาะลึกลงไป

1. เมื่อต้องการแสดง ตัวกรองอัตโนมัติ ให้เลือกลูกศรดรอปดาวน์ ตัวกรอง ซึ่งจะแตกต่างกันไปตามเค้าโครงรายงาน
   
   เค้าโครงแบบกะทัดรัด   

   เขตข้อมูลค่าจะอยู่ในพื้นที่แถว	เขตข้อมูล ค่า จะอยู่ในพื้นที่ คอลัมน์

   เค้าโครงเค้าร่าง/ตาราง   
   
   
   
   แสดงชื่อเขตข้อมูล ค่า ที่มุมซ้ายบน

2. เมื่อต้องการกรองโดยการสร้างนิพจน์เงื่อนไข ให้เลือก ตัวกรองป้ายชื่อ แล้วสร้างตัวกรองป้ายชื่อ

3. เมื่อต้องการกรองตามค่า ให้เลือก ตัวกรองค่า แล้วสร้างตัวกรองค่า

4. เมื่อต้องการกรองตามป้ายชื่อแถวที่ระบุ (ใน เค้าโครงแบบกะทัดรัด) หรือป้ายชื่อคอลัมน์ (ใน เค้าโครงเค้าร่าง หรือ เค้าโครงแบบตาราง) ให้ยกเลิกการเลือก เลือกทั้งหมด แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมายถัดจากรายการที่คุณต้องการให้แสดง คุณยังสามารถกรองโดยการใส่ข้อความในกล่อง ค้นหา

5. เลือก ตกลง

คุณสามารถนำตัวกรองไปใช้เพื่อแสดงค่าหรือข้อมูล 10 อันดับแรกหรือ 10 อันดับสุดท้ายที่ตรงกับเงื่อนไขที่กำหนด

1. เมื่อต้องการแสดง ตัวกรองอัตโนมัติ ให้เลือกลูกศรดรอปดาวน์ ตัวกรอง ซึ่งจะแตกต่างกันไปตามเค้าโครงรายงาน
   
   เค้าโครงแบบกะทัดรัด   

   เขตข้อมูลค่าจะอยู่ในพื้นที่แถว	เขตข้อมูล ค่า จะอยู่ในพื้นที่ คอลัมน์

   เค้าโครงเค้าร่าง/ตาราง   
   
   
   
   แสดงชื่อเขตข้อมูล ค่า ที่มุมซ้ายบน

2. เลือก ตัวกรองค่า > 10 อันดับแรก

3. ในกล่องแรก ให้เลือก บน หรือ ล่าง

4. ในกล่องที่สอง ให้ใส่ตัวเลข

5. ในกล่องที่สาม ให้ทําดังต่อไปนี้:

   • เมื่อต้องการกรองตามตัวเลขของรายหาร ให้เลือก รายการ

   • เมื่อต้องการกรองตามเปอร์เซ็นต์ ให้เลือก เปอร์เซ็นต์

   • เมื่อต้องการกรองตามผลรวม ให้เลือก ผลรวม

6. ในกล่องที่สี่ ให้เลือกเขตข้อมูล ค่า

เมื่อใช้ตัวกรองรายงาน คุณสามารถแสดงชุดค่าต่างๆ ใน PivotTable ได้อย่างรวดเร็ว รายการที่คุณเลือกในตัวกรองจะแสดงใน PivotTable และรายการที่ไม่ได้เลือกจะถูกซ่อน ถ้าคุณต้องการแสดงหน้าตัวกรอง (ชุดของค่าที่ตรงกับรายการตัวกรองรายงานที่เลือก) บนเวิร์กชีตแยกต่างหาก คุณสามารถระบุตัวเลือกนั้นได้

เพิ่มตัวกรองรายงาน

1. คลิกที่ได้ก็ได้ภายใน PivotTable

   บานหน้าต่าง เขตข้อมูล PivotTable จะปรากฏขึ้น

2. ใน รายการเขตข้อมูล PivotTable ให้คลิกเขตข้อมูลในพื้นที่ แล้วเลือก ย้ายไปยังตัวกรองรายงาน

คุณสามารถทําซ้ําขั้นตอนนี้เพื่อสร้างตัวกรองรายงานมากกว่าหนึ่งตัวกรอง ตัวกรองรายงานจะแสดงอยู่เหนือ PivotTable เพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย

• เมื่อต้องการเปลี่ยนลําดับของเขตข้อมูล ในพื้นที่ ตัวกรอง คุณสามารถลากเขตข้อมูลไปยังตําแหน่งที่คุณต้องการ หรือดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูล แล้วเลือก ย้ายขึ้น หรือ ย้ายลง ลําดับของตัวกรองรายงานจะสะท้อนให้สอดคล้องกันใน PivotTable

แสดงตัวกรองรายงานในแถวและคอลัมน์

1. คลิก PivotTable หรือ PivotTable ที่เชื่อมโยงกับ PivotChart

2. คลิกขวาที่ใดก็ได้ใน PivotTable แล้วคลิก ตัวเลือก PivotTable

3. ในแท็บ เค้าโครง ให้ระบุตัวเลือกเหล่านี้:

   1. ในพื้นที่ ตัวกรองรายงาน ในกล่องรายการ จัดเรียงเขตข้อมูล ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

      • เมื่อต้องการแสดงตัวกรองรายงานในแถวจากบนลงล่าง เลือก ลงแล้วซ้ายไปขวา

      • เมื่อต้องการแสดงตัวกรองรายงานในคอลัมน์จากซ้ายไปขวา ให้เลือก ซ้ายไปขวาแล้วลง

   2. ในกล่อง เขตข้อมูลตัวกรองต่อคอลัมน์ ให้พิมพ์หรือเลือกจำนวนเขตข้อมูลที่จะแสดงก่อนที่จะขึ้นคอลัมน์หรือแถวใหม่ (โดยยึดตามการตั้งค่าของ จัดเรียงเขตข้อมูล ที่คุณระบุในขั้นตอนก่อนหน้า)

เลือกรายการในตัวกรองรายงาน

1. ใน PivotTable ให้คลิกลูกศรดรอปดาวน์ที่อยู่ถัดจากตัวกรองรายงาน

2. เลือกกล่องกาเครื่องหมายถัดจากรายการที่คุณต้องการให้แสดงในรายงาน เมื่อต้องการเลือกรายการทั้งหมด ให้คลิกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจาก (เลือกทั้งหมด)

   ในตอนนี้ ตัวกรองรายงานจะแสดงรายการที่ถูกกรอง

แสดงหน้าตัวกรองรายงานบนเวิร์กชีตแยกต่างหาก

1. คลิกที่ใดก็ได้ใน PivotTable (หรือ PivotTable ที่เชื่อมโยงกับ PivotChart) ที่มีตัวกรองรายการอย่างน้อยหนึ่งตัวกรอง

2. คลิก วิเคราะห์ PivotTable (บน Ribbon) > ตัวเลือก > แสดงหน้าตัวกรองรายการ

3. ในกล่องโต้ตอบ แสดงหน้าตัวกรองรายงาน ให้เลือกเขตข้อมูลตัวกรองรายงาน แล้วคลิก ตกลง

1. ใน PivotTable ให้เลือกอย่างน้อยหนึ่งรายการในเขตข้อมูลที่คุณต้องการกรองตามส่วนที่เลือก

2. คลิกขวาที่รายการในส่วนที่เลือก แล้วคลิก ตัวกรอง

3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   • เมื่อต้องการแสดงรายการที่เลือก ให้คลิก เก็บเฉพาะรายการที่เลือก

   • เมื่อต้องการซ่อนรายการที่เลือก ให้คลิก ซ่อนรายการที่เลือก

     เคล็ดลับ: คุณสามารถแสดงรายการที่ซ่อนอยู่อีกครั้งโดยการเอาตัวกรองออก คลิกขวาที่รายการอื่นในเขตข้อมูลเดียวกัน คลิก ตัวกรอง แล้วคลิก ล้างตัวกรอง

ถ้าคุณต้องการใช้หลายตัวกรองกับแต่ละเขตข้อมูล หรือถ้าคุณไม่ต้องการให้แสดงปุ่ม ตัวกรอง ใน PivotTable ของคุณ ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถเปิดหรือปิดตัวกรองและตัวเลือกการกรองอื่นๆ

1. คลิกที่ใดก็ได้ใน PivotTable เพื่อแสดงแท็บ PivotTable บน Ribbon

2. บนแท็บ วิเคราะห์ PivotTable ให้คลิก ตัวเลือก

   1. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือก PivotTable ให้คลิกแท็บ ผลรวม & ตัวกรอง

   2. ในพื้นที่ ตัวกรอง ให้เลือกหรือยกเลิกการเลือกกล่อง อนุญาตให้ใช้หลายตัวกรองต่อหนึ่งเขตข้อมูล โดยขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการ

   3. คลิกแท็บ แสดง แล้วเลือกหรือยกเลิกการเลือกกล่องกาเครื่องหมาย แสดงคําอธิบายเฉพาะเขตข้อมูลและตัวกรอง เพื่อแสดงหรือซ่อนคําอธิบายเขตข้อมูลและรายการดรอปดาวน์ของตัวกรอง