Du kan erkänna det – du har använt ett Microsoft Excel-kalkylblad för att hantera dina projekt och du ser inte riktigt någon bra anledning att ändra. Du är inte ensam.
Det är frestande att påbörja en projektplan i Excel eftersom det hjälper dig att snabbt lista alla dina projekt, ordna dem som du vill ha dem och till och med skapa något som liknar en vyn Gantt-schema. Men ett kalkylblad misslyckas när det gäller att beräkna ändringar i projektet.
När du håller på att jonglera flera projekt, avbrutna scheman och delade resurser blir det en överväldigande uppgift att underhålla ett schema i ett kalkylblad. Med den dynamiska schemaläggningsmotorn, resurshanteringsverktygen och stöd för bättre kommunikation kan Microsoft Project hjälpa dig att hålla dig på rätt spår.
Vad vill du göra?
Dra nytta av företagsomfattande resurshantering
Vad händer när du använder kalkylblad för att spåra projekt när en enskild resurs tilldelas flera projekt? Du måste hantera resurser utanför projektplanen, antingen manuellt eller med ett tredjepartsprogram. Resurser blir ofta oavsiktligt överbelagda och du kan ägna mycket tid åt att försöka schemalägga om arbetet.
Med Microsoft Project Server kan alla projekt i organisationen dra från en central, företagsomfattande resurspool. Detta gör att projektledare snabbt kan se tillgänglighet för en resurs innan de tilldelar resursen till en aktivitet.
Låt Project beräkna effekten av datumändringar
Anta att du har spårat ett projekt i ett kalkylblad. Det här projektet har en aktivitet som inte kan starta förrän ett annat projekt har skapat en viss slutprodukt. Slutprodukt är planerad att göras den 18 juni. Det är nu den 25 juni och du väntar fortfarande på det. Hur lång tid tar det att uppdatera kalkylbladet med ett nytt datum för aktiviteten som är beroende av slutprodukterna? Kanske inte länge om aktiviteten är nära slutet av projektet, men tänk om den är nära början? Och vad händer om projektet har över 50 aktiviteter? Över 100 aktiviteter?
Med Project kan du snabbt justera projektschemat och resurstilldelningarna med dess dynamiska schemaläggningsmotor. Den hanterar en datumändring och dess effekter utan problem, med hänsyn till alla beroenden, slutprodukter och resurstilldelningar. Schemat beräknas inte bara om automatiskt, utan de datum som ändrades markeras också i Project så att du snabbt kan se effekten av varje schemaskift.
Använda flexibla rapporteringsmetoder
Du har ett improviserat möte med din chef om tio minuter för att diskutera projektets status. Du vill ta med en rapport om projektets status, men med så kort varsel är det bästa du kan göra att skriva ut kalkylbladet och hoppas att alla data är korrekta. Du vill ge din chef en mer robust rapport om projektet, men det går bara inte med så kort varsel när du använder ett kalkylblad.
Med Project kan du snabbt skapa en visuell rapport som använder en mall som exporterar data till ett pivotdiagram i Microsoft Visio Professional. Du kan välja vilka fält du vill framhäva i rapporten, inklusive alla anpassade fält som du har konfigurerat för projektet, och presentera en ren, kortfattad rapport för mötet med ledningen.
Integrera med Excel
Genom att exportera projektdata till Excel kan du fortsätta att använda de kraftfulla kalkylbladsfunktionerna samtidigt som du drar nytta av Project för att hålla reda på projektets schema och resurser. Du kan också importera eller bädda in Excel-data i projektplanen.
