Har du någonsin förväxlat en fas med en process? Eller en portfölj med en slutprodukt? Kanske inte, men terminologi för projekthantering kan vara förvirrande, och den här artikeln kan hjälpa dig att reda ut det.
I den här artikeln
Hitta rätt: faser, processer, portföljer och produkter
Ett projekt är helt enkelt en uppsättning aktiviteter som sker enligt ett schema och som ger någon form av utdata. Vissa projekt är fristående, utan relation till annat arbete som pågår i en organisation. Å andra sidan är vissa projekt en del av större insatser, till exempel faser, processer, program och portföljer.
Faser
Projekt kan schemaläggas i faser, så att flera projekt som relaterar till samma mål kan hanteras tillsammans. En välgörenhetsorganisation har till exempel en insamling varje år. För att hantera alla projekt som är kopplade till funktionen grupperar de projekten i tre faser: Planering, Händelsedag och Uppföljning. Varje fas innehåller flera projekt.
|
Fas |
Projekt |
Fasutdata |
|
Planering |
|
Slutfört dokument för händelseplan |
|
Händelsedag |
|
Händelsen körs som planerat |
|
Follow-Up |
|
Färdigt dokument efter obduktionen |
Processer
Aktiviteterna i två olika projekt kan vara relaterade till en process. Anta till exempel att du har två projekt: ett innehåller de aktiviteter som krävs för att skapa ett biljettsystem för callcenter, och det andra projektet innehåller de aktiviteter som krävs för att anställa och utbilda supportpersonal för ett callcenter.
|
Project 1 |
Project 2 |
|
Aktiviteter:
|
Aktiviteter:
|
|
Produktionen: Biljettsystem för callcenter |
Produktionen: Supportpersonal på callcenter |
Den kombinerade uppsättningen aktiviteter från de två projekten utgör en process för att konfigurera ett callcenter. Processen har en utdata från en fullt fungerande callcenter.
|
Process |
|
Aktiviteter i Project 1:
|
|
Aktiviteter i Project 2:
|
|
Processutdata: Fullt fungerande callcenter |
Program
Ett program är en grupp projekt som hanteras tillsammans för att få ut mesta möjliga av deras relaterade status. Ett byggföretag som arbetar med en ny indelning hanterar till exempel varje hus i indelningen som ett separat projekt. Genom att gruppera projekten i ett program för hela indelningen kan företaget enkelt se förloppet för indelningen som helhet och planera för att ta in tredjepartsresurser, till exempel betongbilar eller trädgårdsarbetare.
|
Program |
Projekt |
|
Contoso Estates |
|
Portföljer
Vissa projektledare kan använda portföljer för att koppla projekt och program till motsvarande strategiska affärsmål. Ett mjukvaruutvecklingsföretag har till exempel identifierat tre strategiska affärsmål: "Innovate in the industry", "Develop secure software" och "Provide top-notch customer support". Organisationen skapar portföljer för vart och ett av dessa mål (innovation, säkerhet och support) och anpassar aktuella projekt och program inom dessa portföljer.
|
Portfölj |
Projekt och program |
|
Innovation |
|
|
Säkerhet |
|
|
Support |
|
Utdata: projektets slutprodukter
Projekt, faser och processer ger alla någon form av utdata, en så kallad slutprodukt. Vanligtvis är en slutprodukt någon form av konkret produkt, till exempel ett dokument eller en slutförd produkt. Slutprodukter kan vara produkter eller varor, men de kan också vara resultat eller tjänster. Följande tabell innehåller några exempel på dessa levererbara typer.
|
Slutprodukttyp |
Beskrivning |
Exempel |
|
Produkt |
Ett konkret objekt som är resultatet av ett projekt, en fas eller en process. Produkter kan vara fristående slutprodukter eller vara en komponent i en större slutprodukt. |
Dokument, program, hus |
|
Resultat |
Resultatet av ett slutfört projekt, en fas eller en process. |
Reviderad buggtriageprocess, ny organisationsstruktur, riktlinjer för grön konstruktion |
|
Service |
Ett utdata från ett projekt, en fas eller en process som gör att en organisation kan utföra en affärsfunktion. |
Fullt fungerande callcenter, bemannat bord på konferens, radiocentral |
Hur passar Microsoft Project in i ditt projekthanteringssystem?
Ett "system" för projektledning går ännu längre bak och refererar till den integrerade uppsättningen processer, tekniker, metoder och verktyg som används för schemaläggning och uppföljning av projekt. Microsoft Project är ett verktyg i det större projekthanteringssystemet. Projekt, även kallade projektplaner, sparas som separata filer i Project 2010 och kan grupperas tillsammans i större insatser, till exempel faser, processer, program och portföljer.
