Redigera eller publicera en webbdatabas i SharePoint 2010

I den här artikeln/Vad vill du göra? / Jag vill

• Översikt

  • Så här fungerar det

    • Formulär och rapporter körs i webbläsaren

    • Data lagras i SharePoint-listor

    • Frågor och datamakron körs på servern

    • Intranät eller Internet

• Redigera en webbdatabas

Översikt

Access Services (en valfri komponent i SharePoint) ger dig möjlighet att skapa databaser som du kan använda på webben. Du utformar och publicerar en webbdatabas med hjälp av Access och SharePoint, och personer som har SharePoint-konton använder webbdatabasen i en webbläsare.

Redigera en webbdatabas

Det här avsnittet innehåller steg för grundläggande designuppgifter som du kan utföra i en webbdatabas.

I det här avsnittet

• Innan du börjar

  • Skillnader i utformning mellan lokala databaser och webbdatabaser

  • Endast stationära funktioner utan motsvarighet till webbdatabas

• Öppna en webbdatabas i Access

• Skapa en webbtabell

• Lägga till ett fält

• Ändra fältegenskaper

• Lägga till ett beräknat fält

• Skapa dataverifieringsregler

  • Ange en verifieringsregel och ett verifieringsmeddelande för ett fält

  • Ange en verifieringsregel och ett verifieringsmeddelande för en post

• Skapa en relation mellan två webbtabeller

  • Skapa till uppslagsfält i databladsvyn

• Ändra ett uppslagsfält i databladsvyn

• Upprätthålla dataintegriteten genom att använda datamakron

• Utforma en webbfråga

• Utforma ett webbformulär

• Utforma en webbrapport

• Utforma ett navigeringsformulär och ange det som standardformuläret som visas vid start

  • Ange navigeringsformuläret som standardwebbformulär

• Publicera en webbdatabas

• Synkronisera en webbdatabas

Innan du börjar

Det finns några saker du bör göra innan du börjar bygga din webbdatabas. Det finns dessutom skillnader i utformning mellan webbdatabaser och lokala databaser som du bör känna till, särskilt om du är en erfaren Access-utvecklare.

• Bestäm syftet med databasen    Gör en tydlig plan så att du kan fatta bra beslut när du arbetar fram detaljerna i utformningen.

• Hitta och strukturera informationen    Du kan inte använda länkade tabeller i en webbdatabas. Data som du vill använda som inte har sitt ursprung i databasen måste importeras innan du kan publicera. Om du organiserar dina data innan du börjar med utformningen kan du slippa ändra designen för att anpassa den till oväntade dataegenskaper.

• Bestäm dig för på vilken SharePoint-webbplats du kommer att göra publiceringen    Du kan inte publicera utan SharePoint. Om du vill testa din utformning i en webbläsare medan du gör den (detta är en bra idé) måste du publicera den först.

• Planera säkerheten    Du kan använda säkerhetsfunktionerna i SharePoint för att kontrollera åtkomsten till din webbdatabas. Planera säkerheten tidigt så att du kan bygga in den i din utformning.

Öppna en webbdatabas i Access

Du kan öppna en webbdatabas på två sätt: från en webbläsare eller från Access.

Så här öppnar du från en webbläsare    Bläddra till webbplatsen med webbdatabasen, klicka på Alternativ i det övre vänstra hörnet av huvudnavigeringsformuläret (strax under verktygsfältet i webbläsaren) och klicka sedan på Öppna i Access.

Så här öppnar du från Access    Öppna filen på samma sätt som du skulle öppna en databasfil – tryck på Ctrl + O och använd dialogrutan Öppna.

Skapa en webbtabell

När webbdatabasen är öppen i Access klickar du på Skapa i menyfliksområdet och sedan på Tabell i gruppen Tabeller.

När du först skapar en tabell har den ett enda fält: ett AutoNumber-ID-fält. Du kan lägga till nya fält för att lagra de informationsobjekt som krävs för den aktuella tabelltypen. Du kanske till exempel vill lägga till ett fält som lagrar det datum då du börjar följa upp något.

Lägga till ett fält

Du kan välja mellan flera olika färdiga fält som du kan lägga till i tabellen. Det finns två lika enkla sätt:

• Klicka på Fält i menyfliksområdetoch sedan på den fälttyp du vill & gruppen Lägg till och ta bort.

• Du kan också klicka på Klicka för att lägga till i tabelldatabladetoch sedan välja en fälttyp.

Ändra fältegenskaper

Formatering och egenskaper avgör hur ett fält fungerar, till exempel vilka data som kan lagras i det. Du kan ändra dessa inställningar så att fältet fungerar som du vill.

1. Markera det fält som har formatering och egenskaper som du vill ändra.

2. Klicka på fliken Fält i menyfliksområdet.

3. Använd kommandona i grupperna Formatering och Egenskaper för att ändra inställningarna.

Lägga till ett beräknat fält

Du kan lägga till ett fält som visar ett värde som beräknas baserat på andra data i samma tabell. Data från andra tabeller kan inte användas som utgångspunkt för beräknade data. Vissa uttryck stöds inte av beräknade fält.

1. Klicka på Klicka för att lägga till när tabellen är öppen.

2. Peka på Beräknat fält och klicka sedan på den datatyp du vill att fältet ska ha.

   Uttrycksverktyget öppnas.

3. Använd uttrycksverktyget för att skapa beräkningen för fältet. Kom ihåg att du bara kan använda andra fält från samma tabell som datakällor för beräkningen. Mer information om hur du använder Uttrycksverktyget finns i artikeln Skapa ett uttryck.

Skapa dataverifieringsregler

Du kan använda ett uttryck för att verifiera indata för de flesta fält. Du kan också använda ett uttryck för att verifiera indata för en tabell, vilket kan vara användbart om du vill verifiera indata för ett fält som inte stöder verifiering eller om du vill verifiera fältindata baserat på värdet i andra fält i tabellen. En mer ingående förklaring till verifiering finns i artikeln Begränsa indata med ett verifieringsuttryck.

Du kan också ange det meddelande som visas när en verifiering förhindrar inmatning, det som kallas för ett verifieringsmeddelande.

Skapa en relation mellan två webbtabeller

Tabellrelationer är det sätt som du anger att två tabeller har data gemensamt – att en av dem använder data från den andra och kanske också vice versa. Säg till exempel att varje aktivitet har en ansvarig anställd och att den här uppgiften representeras i tabellen Aktiviteter av fältet Anställningsnr – primärnyckeln i tabellen Anställda. När du tittar på data om en aktivitet kan du ta med data om den ansvariga medarbetaren genom att leta upp den i tabellen Anställda med hjälp av Anställnings-ID – eller i stället göra Access det åt dig.

Om du vill skapa en relation i en webbdatabas använder du Uppslagsguiden för att skapa ett uppslagsfält. Uppslagsfältet placeras i tabellen som är på N-sidan i relationen och hänvisar till tabellen som finns på 1-sidan av relationen.

Ändra ett uppslagsfält i databladsvyn

1. Öppna den tabell som innehåller det uppslagsfält du behöver ändra.

2. Gör något av följande:

   • Klicka på Ändra uppslag i gruppen Egenskaper på fliken Fält.

   • Högerklicka på uppslagsfältet och klicka sedan på Ändra uppslag.

3. Följ stegen i Uppslagsguiden.

Upprätthålla dataintegriteten genom att använda datamakron

Du kan implementera sammanhängande uppdateringar och borttagningar genom att använda datamakron. Du kan använda kommandon på fliken Tabell för att skapa inbäddade makron som ändrar data.

Utforma en webbfråga

Du kan använda en fråga som datakälla för formulär och rapporter. Frågor körs på servern, vilket hjälper till att minimera nätverkstrafiken.

Anta till exempel att du använder en webbdatabas för att spåra bidrag till välgörande ändamål. Du vill se vem som donerade pengar under en visst evenemang. Du kan använda en fråga för att välja dessa data och förbereda dem för användning i formulär och rapporter.

Denna procedur använder mallen för bidrag till välgörenhet som ett exempel. Du kan följa med om du skapar en ny databas med hjälp av databasmallen för bidrag till välgörande ändamål.

1. Klicka på Fråga i gruppen Frågor på fliken Skapa.

2. Dubbelklicka i dialogrutan Visa tabell på varje tabell som du vill inkludera och klicka sedan på Stäng.

   I det här exemplet dubbelklickar du på Beståndsdelar, Donationer, Händelse och Händelsedeltagare.

3. Skapa nödvändiga kopplingar genom att dra fält från ett objekt till ett annat i frågedesignfönstret.

   I detta exempel drar du ID-fältet från Beståndsdelar till fältet DonatorBeståndsdelID i Donationer och drar sedan fältet DonatorBeståndsdelID från Donationer till fältet BeståndsdelID i Händelsedeltagare.

4. Lägg till de fält som du vill använda. Du kan dra fälten till rutnätet eller så kan du dubbelklicka på ett fält för att lägga till det.

   I detta exempel lägger du till Händelse från tabellen Händelser, Donationsdatum från tabellen Donationer och Hälsning, Förnamn och Efternamn från tabellen Beståndsdelar.

5. Lägg till alla kriterier som du vill tillämpa.

   I detta exempel vill du begränsa Donationsdatum så att det hamnar mellan Startdatum och Slutdatum för evenemanget. I frågerutnätet, på raden Villkor skriver du under Donationsdatum >=[Startdatum] Och <=[Slutdatum].

Utforma ett webbformulär

Formulär är det huvudsakliga sättet att skriva in och redigera data i en webbdatabas, och de kan även vara användbara för att granska data. Formulär körs i webbläsaren, vilket ger optimala prestanda. När du öppnar ett formulär hämtar webbläsaren alla nödvändiga data från SharePoint Server. Du kan filtrera och sortera data i formuläret utan att du måste hämta data från servern på nytt.

1. Välj en tabell eller fråga som ska användas som datakälla.

   Obs!: Om du vill skapa ett obundet formulär kan du hoppa över det här steget.

2. På fliken Skapa i gruppen Formulär klickar du på någon av följande knappar:

   • Format    Skapa ett enkelt formulär som visar en post i taget, med det objekt som du valt som datakälla.

     Obs!: Om du skapar ett obundet formulär är den här knappen inte tillgänglig.

   • Flera objekt    Skapa ett formulär som visar flera poster åt gången, med det objekt som du valt som datakälla.

     Obs!: Om du skapar ett obundet formulär är den här knappen inte tillgänglig.

   • Tomt formulär    Skapa ett formulär som inte visar något.

   • Datablad    Skapa ett formulär som ser ut som och beter sig som ett datablad, med det objekt som du valt som datakälla.

     Obs!: Om du skapar ett obundet formulär är den här knappen inte tillgänglig.

Utforma en webbrapport

Rapporter är det huvudsakliga sättet att läsa och skriva ut data från en webbdatabas. Rapporter körs i webbläsaren, vilket ger optimala prestanda. När du öppnar en rapport hämtar webbläsaren alla nödvändiga data från SharePoint Server. Du kan filtrera och sortera data i rapporten utan att behöva hämta data från servern på nytt.

1. Välj en tabell eller fråga som ska användas som datakälla.

2. På fliken Skapa i gruppen Rapporter klickar du på någon av följande knappar:

   • Rapport    Skapa en grundläggande rapport, med det objekt som du valt som datakälla.

   • Tom rapport    Skapa en rapport som inte visar något.

Utforma ett navigeringsformulär och ange det som standardformuläret som visas vid start

Användarna behöver kunna navigera i ditt program. Kom ihåg att navigeringsfönstret inte finns i en webbläsare. Du måste göra det möjligt för användarna att hantera dina databasobjekt. Du kan skapa ett navigeringsformulär och ange att det ska visas när någon öppnar ditt program i en webbläsare. Dessutom: Om du inte anger ett formulär som ska visas när programmet startar öppnas inget formulär, vilket gör det svårt att använda programmet.

Det kan vara lämpligt att vänta till sist med att skapa navigeringsformuläret, så att du kan lägga till alla dina objekt till formuläret när du skapar det.

1. Klicka på fliken Skapa i menyfliksområdet.

2. Klicka på Navigering i gruppen Formulär och välj sedan en navigeringslayout i listan.

3. Om du vill lägga till ett objekt drar du det från navigeringsfönstret till navigeringskontrollen.

   Obs!: Du kan bara lägga till formulär och rapporter till en navigeringskontroll.

4. Lägg till andra kontroller som du vill använda i navigeringsformulärets huvuddel. Du kanske till exempel vill göra det möjligt att söka i alla formulär genom att lägga till ett par kontroller till navigeringsformuläret.

Publicera och synkronisera ändringar i programmet