Lär dig att skapa ett uttryck

Artikelinnehåll

Beräkna värden för kontroller i formulär och rapporter

Om du vill använda ett uttryck som datakälla för en kontroll skapar du en beräknad kontroll. Du har till exempel en rapport som visar flera lagerposter och du vill skapa en totalsumma i rapportfoten för alla radobjekt i rapporten.

Om du vill beräkna totalsumman placerar du en textrutekontroll i rapportfoten och anger sedan följande uttryck i egenskapen Kontrollkälla för textrutan:

      =Sum([table_field])

I det här fallet är table_field namnet på fältet som innehåller delsummavärdena. Fältet kan komma från en tabell eller en fråga. Funktionen Summa beräknar summan av alla värdena i table_field.

PROCEDUR

1. I navigeringsfönstret högerklickar du på det formulär som du vill ändra och klickar sedan på layoutvyn eller designvyn på snabbmenyn.

2. Markera den kontroll där du vill ange ett uttryck.

3. Om egenskapssidan inte redan visas trycker du på F4 för att öppna den.

4. Om du vill skapa ett uttryck manuellt klickar du på egenskapen Kontrollkälla för textrutan på fliken Data på egenskapssidan och skriver sedan = följt av resten av uttrycket. Om du till exempel vill beräkna delsumman som visas ovan skriver du =Sum([table_field]). Se till att du byter ut table_field mot namnet på fältet.

5. Om du vill skapa ett uttryck med uttrycksverktyget klickar du på knappen Skapa i egenskapsrutan.

   När du har skrivit in uttrycket ser egenskapssidan ut så här:

   

Överst på sidan

Använda uttryck som frågevillkor

Du kan använda villkor i en fråga för att begränsa frågeresultaten. Du anger villkoren som ett uttryck och Access returnerar bara de rader som matchar uttrycket.

Anta att du vill visa alla order med leveransdatum under det första kvartalet 2017. Du anger villkoret genom att skriva följande uttryck i cellen Villkor för kolumnen Datum/tid i frågan. Det här exemplet använder en kolumn för datum/tid med namnet Expedierat den. Du definierar ett datumintervall genom att ange villkoret på följande sätt:

Between #1/1/2017# And #3/31/2017#

Kolumnen Expedierat den ser ut ungefär så här:

Varje post i tabellen Order inkluderas i frågan om värdet i kolumnen Expedierat den ligger inom det intervall som du har angett. Se till att du omsluter datumen med nummertecken (#) i uttrycket. Ett värde inom nummertecken behandlas som datatypen datum/tid i Access. Om du behandlar dessa värden som datum- och tidsdata kan du utföra beräkningar på dem, till exempel subtrahera ett datum från ett annat.

PROCEDUR

1. Högerklicka i navigeringsfönstret på frågan som du vill ändra och klicka sedan på Designvy på snabbmenyn.

2. Klicka i cellen Villkor i kolumnen där du vill ange villkoret.

3. Skriv in villkorsuttrycket om du vill skapa uttrycket manuellt. Inled inte villkorsuttrycket med operatorn =.

4. Om du vill skapa uttrycket med hjälp av Uttrycksverktyget klickar du på Design i menyfliksområdet. Gå sedan till gruppen Skapa fråga och klicka på Verktyg .

   Om du vill ha ett större område där du redigerar uttrycket placerar du pekaren i cellen Villkor och trycker sedan på SKIFT+F2 för att visa rutan Zooma:

   

   Tips   Du kan göra texten mer läsbar genom att välja Teckensnitt.

Överst på sidan

Skapa ett beräknat fält i en fråga

Anta att du skapar en fråga och att du vill visa resultaten av en beräkning som involverar andra fält i frågan. Du skapar det beräknade fältet genom att skriva in ett uttryck i en tom cell på raden Fält för frågan. Om du till exempel har en fråga som innehåller ett fält för Antal och ett för Enhetspris kan du multiplicera de två för att skapa ett beräknat fält för Utökat pris genom att skriva in följande uttryck på raden Fält för frågan:

Extended Price: [Quantity] * [Unit Price]

Om du inleder uttrycket med texten Extended Price:: får den nya kolumnen namnet Utökat pris. Det här namnet kallas vanligtvis för ett alias. Om du inte anger något alias skapas det av Access, till exempel Expr1.

När du kör förfrågan, Access utför beräkningen på varje rad, så som visas på följande bild:

PROCEDUR

1. Högerklicka i navigeringsfönstret på frågan som du vill ändra och klicka sedan på Designvy på snabbmenyn.

2. Klicka i cellen Fält i kolumnen där du vill skapa det beräknade fältet.

3. Skriv in uttrycket om du vill skapa uttrycket manuellt.

   Inled inte villkorsuttrycket med operatorn = , utan inled det istället med en beskrivande etikettext följt av ett kolon. Ange till exempel etiketten Extended Price: för ett uttryck som skapar ett beräknat fält med namnet Utökat pris. Skriv sedan villkoret för ditt uttryck efter kolonet.

4. Om du vill skapa ett uttryck med hjälp av Uttrycksverktyget går du till menyfliksområdet och klickar på Design. Gå sedan till gruppen Skapa fråga och klicka på Verktyg.

Överst på sidan

Skapa ett beräknat fält i en tabell

I Access kan du skapa ett beräknat fält i en tabell. På så sätt slipper du skapa en separat fråga när du vill utföra beräkningar. Om du till exempel har en tabell med antal, pris och momssats för varje artikel i en order kan du lägga till ett beräknat fält som visar det totala priset – exempelvis så här:

[Quantity]*([UnitPrice]+([UnitPrice]*[TaxRate]))

Beräkningen får inte innehålla fält från andra tabeller eller frågor och resultaten av beräkningen är skrivskyddad.

PROCEDUR

1. Öppna tabellen genom att dubbelklicka på den i navigeringsfönstret.

2. Bläddra horisontellt till kolumnen längst till höger i tabellen och klicka på kolumnrubriken Klicka för att lägga till.

3. Klicka på Beräknat fält i listan som visas och klicka sedan på den datatyp som du vill använda för resultatet. Access visar Uttrycksverktyget.

4. Skriv beräkningen för fältet, till exempel:

   [Quantity] * [Unit Price]

   När du skapar ett beräknat fält inleder du inte uttrycket med likhetstecken (=).

5. Klicka på OK.

   Access lägger till det beräknade fältet och markerar sedan fältrubriken så att du kan skriva ett namn för fältet.

6. Skriv ett namn för det beräknade fältet och tryck på RETUR.

Överst på sidan

Ange standardvärden för ett tabellfält

Du kan använda ett uttryck om du vill ange ett standardvärde för ett fält i en tabell (ett värde som används i Access för nya poster såvida inget annat värde anges). Anta att du vill att datumet och tiden ska infogas automatiskt i ett fält med namnet Orderdatum när någon lägger till en ny post. Det kan du göra genom att använda följande uttryck:

Now()

PROCEDUR

1. I navigeringsfältet dubbelklickar du på tabellen du vill ändra.

   Tabellen öppnas i databladsvyn.

2. Markera fältkontrollen som du vill ändra.

3. Klicka på Tabellfält i menyfliksområdet och sedan på Standardvärde i gruppen Egenskaper. Access visar Uttrycksverktyget.

4. Skriv ditt uttryck i rutan och var noga med att börja uttrycket med ett likhetstecken (=).

Obs!    Om du binder en kontroll till ett tabellfält, och både kontrollen och tabellfältet har standardvärden, gäller kontrollens standardvärde före tabellfältet.

Överst på sidan

Ange standardvärden för kontroller

En annan vanlig plats att använda uttryck är egenskapen Standardvärde för en kontroll. Egenskapen Standardvärde för en kontroll fungerar på ungefär samma sätt som egenskapen Standardvärde för ett fält i en tabell. Om du till exempel vill använda dagens datum som standardvärde för en textruta kan du använda följande uttryck:

Date()

Det här uttrycket använder funktionen Datum för att returnera dagens datum, men inte tiden. Om du binder textrutan till ett tabellfält, och fältet har ett standardvärde, gäller kontrollens standardvärde före tabellfältet. Det är ofta bättre att ställa in egenskapen Standardvärde för fältet i tabellen. Om du baserar flera kontroller för olika formulär på samma tabellfält gäller då samma standardvärde för alla kontroller, vilket underlättar för en konsekvent datainmatning på varje formulär.

PROCEDUR

1. I navigeringsfönstret högerklickar du på det formulär eller den rapport som du vill ändra och klickar sedan på Layoutvy eller Designvy på snabbmenyn.

2. Välj den kontroll som du vill ändra.

3. Om egenskapssidan inte visas trycker du på F4 för att visa den.

4. Klicka på fliken Alla på egenskapssidan och klicka sedan i egenskapsrutan Standardvärde.

5. Skriv uttrycket eller klicka på knappen Skapa i egenskapsrutan för att skapa ett uttryck med hjälp av Uttrycksverktyget.

Överst på sidan

Lägga till ett verifieringsuttryck i ett fält eller en post i en tabell

Uttryck är ett bra sätt att verifiera data medan de matas in i databasen och därigenom undvika att ogiltiga data läggs till i databasen. I tabeller kan du skapa två typer av verifieringsuttryck: Fältverifieringsuttryck som hindrar användare från att ange ogiltiga data i ett fält och postverifieringsuttryck som hindrar användare från att skapa poster som inte uppfyller verifieringsuttrycket. Du använder uttryck för båda typerna av verifieringsuttryck.

Anta till exempel att du har en tabell som kallas Inventarieförteckning med ett fält som kallas Antal i lager, och du vill ange en regel som tvingar användarna att ange ett värde större än eller lika med noll. Med andra ord kan lagret inte ha ett negativt värde. Du kan göra det genom att använda följande uttryck som fältverifieringsuttryck i fältet Antal i lager:

 >=0

PROCEDUR: Ange ett fält eller postverifieringsuttryck

1. I navigeringsfältet dubbelklickar du på den tabell du vill ändra. Tabellen öppnas i databladsvyn.

2. För ett fältverifieringsuttryck markerar du det fält som du vill ändra.

3. Klicka på Tabellfält i menyfliksområdet, klicka sedan på Verifiering i gruppen Fältverifiering och klicka sedan på Verifieringsuttryck för fält eller Verifieringsuttryck. Access visar Uttrycksverktyget.

4. Börja skriva in de kriterier som du vill använda. Om du till exempel behöver ett fältverifieringsuttryck som kräver att alla värden är större än eller lika med noll så skriver du följande:

    >=0

   Du ska inte inleda uttrycket med ett likhetstecken (=).

Verifieringsuttryck är booleska, vilket betyder att de returnerar antingen True eller False för ett visst indatavärde. Ett verifieringsuttryck måste returnera True för värdet, annars sparas det inte och ett verifieringsmeddelande med felet visas. Om du i det här exemplet anger ett värde för fältet Antal i lager som är mindre än noll är verifieringsuttrycket False och värdet accepteras inte i Access. Om du inte har angett något särskilt verifieringsmeddelande (se nästa avsnitt) visar Access ett eget meddelande som anger att värdet inte tillåts av verifieringsuttrycket för fältet.

PROCEDURE: Ange ett verifieringsmeddelande

För att göra databasen enklare att använda kan du skriva anpassade valideringsmeddelanden. Dessa ersätter de allmänna meddelanden som Access visar när data inte stämmer med ett verifieringsuttryck. Du kan använda anpassade verifieringsmeddelanden för att ge särskild information som hjälper användaren att skriva in korrekta uppgifter. Ett exempel på ett verifieringsmeddelande kan vara "Antal i lager kan inte vara ett negativt tal".

1. I navigeringsfältet dubbelklickar du på tabellen du vill ändra.

   Tabellen öppnas i databladsvyn.

2. För ett verifieringsmeddelande för fält markerar du det fält där du lagt till verifieringsuttrycket.

3. Klicka på Tabellfält i menyfliksområdet, klicka sedan på Verifiering i gruppen Fältverifiering och klicka sedan på Fältverifieringsmeddelande eller Verifieringsmeddelande.

4. I dialogrutan Ange verifieringsmeddelande skriver du det meddelande som du vill ska visas när uppgifterna inte stämmer med verifieringsuttrycket och klickar sedan på OK.

Överst på sidan

Lägga till ett verifieringsuttryck i en kontroll

Förutom tabellfält och poster kan även kontroller ha en egenskap för Verifieringsuttryck för att använda uttryck. Anta att du använder ett formulär för att registrera datumintervallet för en rapport, och vill vara säker på att startdatumet inte infaller före 2017-01-01. Du kan ange egenskaperna Verifieringsuttryck och Verifieringstext för textrutan där du anger startdatumet till följande:

Om du försöker ange ett datum före 2017-01-01 visas ett meddelande och texten visas i egenskapen Verifieringstext . Om ingen text har angetts i egenskapsrutan Verifieringstext visas ett allmänt meddelande i Access. När du klickar på OK kommer du tillbaka till textrutan.

Om du anger ett verifieringsuttryck för ett tabellfält används uttrycket i hela databasen där det fältet ändras. Alternativt kan du ange ett verifieringsuttryck för en kontroll på ett formulär. Då används uttrycket endast där det formuläret används. Att ange olika verifieringsuttryck för tabellfält och för kontroller på formulär kan vara användbart om du vill använda olika verifieringsuttryck för olika användare.

PROCEDUR

1. I navigeringsfönstret högerklickar du på det formulär eller den rapport som du vill ändra och klickar sedan på Layoutvy eller Designvy på snabbmenyn.

2. Högerklicka på kontrollen som du vill ändra och klicka på Egenskaper på snabbmenyn. Egenskapslistan för kontrollen visas.

3. Klicka på fliken Alla och sedan i egenskapsrutan Verifieringsuttryck.

4. Skriv uttrycket eller klicka på knappen Skapa i egenskapsrutan för att skapa ett uttryck med hjälp av Uttrycksverktyget.

   Du ska inte inleda uttrycket med operatorn =.

5. Om du vill anpassa texten som visas om en användare matar in data som inte stämmer med verifieringsuttrycket anger du texten som du vill ska visas i egenskapen Verifieringstext.

Överst på sidan

Gruppera och sortera data i rapporter

Du använder fönstret Gruppera, sortera och summera när du definierar grupperingsnivå och sorteringsordning för data i en rapport. Vanligast är att gruppera eller sortera efter ett fält som väljs från en lista. Om du vill gruppera eller sortera efter ett beräknat värde kan du istället ange ett uttryck.

Gruppering innebär att kombinera kolumner som innehåller identiska värden. Anta att databasen innehåller försäljningsinformation för kontor i olika städer och att en av rapporterna i databasen heter "Försäljning per ort". Data för den rapporten grupperas efter ort i frågan. Den här sortens gruppering gör det lättare att läsa och förstå informationen.

Sortering innebär att använda en sorteringsordning för raderna (posterna) i frågeresultatet. Du kan till exempel sortera poster efter primärnyckelvärden (eller en annan uppsättning värden i ett annat fält) i stigande eller fallande ordning, eller sortera posterna efter ett eller flera tecken i en angiven ordning, till exempel i bokstavsordning.

PROCEDUR: Ange gruppering och sortering för en rapport

1. I navigeringsfönstret högerklickar du på den rapport som du vill ändra och klickar sedan på layoutvyn eller designvyn på snabbmenyn.

2. Klicka på Rapportdesign i menyfliksområdet och sedan på Gruppera & sortera i gruppen Gruppera & summor. Fönstret Gruppera, sortera och summera visas under rapporten.

3. Lägg till en grupperingsnivå till rapporten genom att klicka på Lägg till en grupp.

4. Lägg till en sorteringsordning till rapporten genom att klicka på Lägg till en sortering.

   En ny grupperingsnivå eller sorteringsordning visas i fönstret tillsammans med en lista över fält som innehåller data för rapporten. I bilden nedan visas en vanlig grupperingsnivå (gruppering efter kategori) och sorteringsordning (sortering efter tillverkare), samt en lista över tillgängliga fält för gruppering och sortering:

   

5. Klicka på uttryck i listan över tillgängliga fält om du vill börja använda Uttrycksverktyget.

6. Ange det uttryck som du vill använda i uttrycksrutan (den övre rutan) i uttrycksverktyget. Se till att du inleder uttrycket med operatorn lika med (=).

PROCEDUR: Lägga till ett uttryck i en befintlig gruppering eller sortering

1. I navigeringsfönstret högerklickar du på den rapport som du vill ändra och klickar sedan på layoutvyn eller designvyn på snabbmenyn.

2. Klicka på den grupperingsnivå eller sorteringsordning som du vill ändra.

3. Klicka på nedåtpilen bredvid Gruppera efter (för grupperingsnivåer) eller Sortera efter (för sorteringsordningar). En lista över tillgängliga fält visas.

4. Klicka på uttryck längst ned i listan över fälten om du vill börja använda Uttrycksverktyget.

5. Skriv uttrycket i uttrycksrutan (den övre rutan) i uttrycksverktyget. Se till att du inleder uttrycket med operatorn lika med (=).

Överst på sidan

Kontrollera vilka makroåtgärder som körs

Ibland vill du kanske få åtgärder utförda bara om ett visst villkor uppfylls. Anta att du vill att en makroåtgärd bara ska köras när värdet i textrutan är större än eller lika med 10. För den här regeln kan du använda ett uttryck i ett Om-block i makrot som definierar villkoret.

Anta att textrutan har namnet Objekt. Uttrycket som anger villkoret är:

[Items]>=10

PROCEDUR

1. I navigeringsfältet högerklickar du på makrot du vill ändra. Klicka sedan på Design på snabbmenyn.

2. Klicka på det Om-block som du vill ändra eller lägg till ett Om-block från fönstret Åtgärdskatalog.

3. Klicka på den översta raden i Om-blocket.

4. Skriv villkorsuttrycket i rutan eller klicka på knappen Skapa bredvid uttrycksrutan för att börja använda Uttrycksverktyget.

Uttrycket som du anger måste vara booleskt, det vill säga att det endast returnerar True eller False. Makroåtgärder inom Om-blocket körs endast om villkoret som returneras är True.

Överst på sidan

Se även

Använda Uttrycksverktyget

Introduktion till uttryck

En guide till uttryckens syntax

Exempel på uttryck