Komma igång: Migrera Access-data till Dataverse

1. Starta Access, välj Konto och välj Byt konto. Dialogrutan Konto öppnas.

2.  Kontrollera att du är inloggad i Access med samma autentiseringsuppgifter som du använder i Power Apps. Beroende på din miljö kan du behöva ange ytterligare säkerhetsinformation, till exempel en sekundär autentisering eller en pin-kod.
   
   Not    Om du inte använder samma konto för Access- och Power Apps misslyckas migreringen på grund av behörighetsproblem.

3. Öppna den Access-databas som du vill migrera.
   
   Dricks    Kontrollera att alla öppna Access-objekt är stängda eftersom ett lås kan förhindra tabellmigrering.

4. Högerklicka på en tabell i navigeringsfönstret och välj Exportera > Dataverse. 

5. Markera alla tabeller som du vill exportera i dialogrutan Exportera objekt och avmarkera alla tabeller som du inte vill exportera.

6. Välj OK.
   
   

7. I dialogrutan Exportera data till Dataverse-miljö väljer du en instans-URL i listan som tillhandahålls av global identifieringstjänst.
   
   Not    I Power Apps representerar en instans-URL en specifik session i en Power Apps-miljö. Det ska inte förväxlas med en WEBBADRESS. En komponent i strängen , "crm.dynamics" är en överföring från tidigare versioner av Power Apps.
   
   
   
   Mer information finns i Börja: konfigurera en Dataverse-miljö.

Nästa steg är att göra viktiga val om hur du vill migrera. Observera att standardvärdena är de vanligaste. 

1. Om du vill exportera relaterade tabeller i de markerade tabellerna väljer du Exportera alla relaterade tabeller.
   
   Not    För närvarande ingår endast underordnade direkttabeller när du väljer att exportera relaterade tabeller. Om du vill att alla relationer ska inkluderas använder du dialogrutan Exportera objekt för att markera alla tabeller som du vill migrera.

2. Om du vill visa de här tabellerna väljer du Visa relaterade tabeller. Dialogrutan Relaterade tabeller visas.
   
   Tabellrelationer visas i en hierarkisk vy i två kolumner: i den vänstra kolumnen visas de markerade tabellerna och de relaterade tabellerna visas i den högra kolumnen.
   
   

   Obs!: I Access kan du skapa en 1:N-relation och sekundärnyckelfältet i den refererade tabellen kan vara valfritt fält. Men i Dataverse måste sekundärnyckelfältet i den refererade tabellen vara primärnyckeln för den refererade tabellen. Om access-sekundärnyckeln inte är en primärnyckel i den refererade tabellen misslyckas exporten till Dataverse. Exportera data genom att kontrollera att Access-sekundärnyckeln är primärnyckeln i den refererade tabellen.

3. Om du vill skapa tabelllänkar i Access för varje Dataverse-tabell som skapas vid exporten väljer du Länka till Dataverse-tabell efter export.

4. Om du vill förhandsgranska resultatet väljer du Öppna URL-adressen för Dataverse-tabellen när du är klar.
   
   Det här alternativet är inte tillgängligt om du exporterar till Dataverse i Teams.

5. Om du uttryckligen vill ange ett fält som primärnamnskolumn väljer du Välj primära namnfält och väljer sedan ett fält i listrutan. 
   
   Om du inte anger en kolumn som ska användas används den första textkolumnen från vänster som kolumnen Primärt namn. Om det inte finns någon textkolumn skapas en primär platshållarkolumn med null-värden.
   
   

6. Välj Nästa.

Verifieringsprocessen börjar automatiskt när du ser en dialogruta som visar "Kör validering..." högst upp. Om valideringen lyckas visas "Valideringen slutförd" i ett annat meddelande och du kan välja OK.

Håll utkik efter följande meddelanden:

Meddelande	Förklaring
"Hämtar lista över tabeller från OData-källa"	Migreringsprocessen har påbörjats.
"Exportera markeringsobjekt"	De tabeller du har valt migreras till Dataverse.
"Alla tabeller som inte påträffade ett fel har exporterats."	Om ett enskilt fel uppstår i en tabell exporteras inte tabellen, annars slutförs tabellexporten. Om du vill fortsätta väljer du Stäng.
"Importerar markerade tabeller och alla relaterade tabeller"	Beroende på hur du exporterade tabeller skapas länkade tabeller, ursprungliga tabeller får ett nytt namn och flera Dataverse-systemtabeller skapas och länkas i Access.

Om det finns fält som inte stöds under valideringen identifierar Access datatyper eller rader som inte stöds som överskrider gränserna och skapar en dataverse-kolumnverifieringsfeltabell som lagrar det exporterade tabellnamnet och de fält som inte stöds på varje rad. Du kan välja att migrera alla datatyper som stöds och välja att inte migrera datatyper som inte stöds. Om du väljer att inte migrera finns data kvar i Access.

Vad händer med datatyper som inte stöds och överskridna gränser

Om du väljer att länka tabeller bekräftar du att resultatet är det du förväntade dig. Håll utkik efter det här meddelandet "Hämtar lista över tabeller från Dataverse-miljön". De ursprungliga tabellerna finns kvar men deras namn ändras. De länkade tabellerna ska nu ha de ursprungliga tabellnamnen så att alla frontend-objekt fortsätter att fungera som tidigare. Access-primärnyckeln (Räknare) bevaras. En ny kolumn läggs till som motsvarar primärnyckeln Dataverse (GUID) och kolumnnamnet är tabellnamnet.

Access lägger också till ytterligare länkade tabeller från Dataverse som kallas Teams, Användare och Affärsenheter. Dessa systemtabeller innehåller följande användbar information:

• Användare      Email adress, fullständigt namn, telefon, licenstyp, affärsenhet och så vidare.

• Teams      Team, teamnamn, medlemskap och så vidare.

• Affärsenhet   Kostnadscenter, webbplats, kreditgräns och så vidare.

• ValutaValutainformation för alla transaktionsvalutor, inklusive värden som växelkurs, namn, symbol, kod och så vidare. Den här tabellen visas bara om Access har en valutadatatyp som du har migrerat till Dataverse.

Du kanske vill använda den här ytterligare informationen för att förbättra din Access-lösning. Du kan behålla tabellerna i ett formulär eller lägga till dem i en rapport. Mer information finns i Dataverse-systemtabeller och -kolumner. 

Det är en bra idé att granska och bekräfta migreringsprocessen genom att undersöka varje tabell och fält i Dataverse-miljön. Dataverse-tabell- och fältnamn ska matcha Namnen på Access-tabellen och kolumnen. Access öppnar automatiskt Dataverse-miljön i den första migrerade tabellen.

Access-tabeller visas i Dataverse som tabeller med motsvarande visningsnamn och datatyp:

• Kolumnen Visningsnamn ska visa varje Access-fältnamn i en tabell.

• Formatet för ett namnfält har ett prefix, ett understreck och tabellnamnet, till exempel cr444_<tabellnamn>. Detta kallas det logiska namnet i Dataverse.

• Alla migrerade Access-fält visas som "Anpassade" under kolumnen Typ, bredvid automatiskt genererade GUID och befintliga Dataverse-fältdatatyper.

Obs! Om det redan finns en Dataverse-tabell med samma namn som det exporterade Access-tabellnamnet läggs ett tal till i den nya Dataverse-tabellen.

Som standard anger Access den första textkolumnen (från vänster till höger) som primärt Dataverse-namn. Om en tabell inte har några textfält läggs en tom textkolumn till som det sista fältet i tabellen och det fältet anges som primärt Dataverse-namn. kan du också ange ett specifikt fält som primärt namn. Den här kolumnen visas i Access och Dataverse.

Mer information finns i Arbeta med data i Dataverse.

När du har migrerat Access-tabeller till Dataverse kan du visa tabellerna och kolumnerna i Dataverse och Access när som helst. Observera att fält i Dataverse visas i alfabetisk ordning, inte i den ursprungliga ordningen i Access.

Dataverse/Power Apps       Information om hur du visar och arbetar med tabeller i Dataverse finns i Redigera en tabell i Power Apps.

Not     När du högerklickar på en migrerad, länkad tabell i Access öppnas tabellen i Power Apps Maker-portalen i webbläsaren.  I standardvyn i Power Apps-portalen visas inte systemfält, vilket ger en enklare vy som visar de migrerade kolumnerna i Access.

Dataverse för Teams       Det finns flera sätt att visa tabeller och kolumner:

• Skapa en snabb Power App för att visa eller uppdatera data.

• I menyn Skapa väljer du Visa alla i "Objekt som skapats för..." och klicka sedan på den tabell som du vill visa.

• Använd Designer Tabell i Teams. Mer information finns i Skapa en tabell i Teams.

Dricks    Det kan vara bra att skapa ett bokmärke för URL-adressen till tabellvyn som du föredrar i webbläsaren.

Tips      Du kan också visa data i Excel genom att välja det nedrullningsbara kommandot Data och sedan välja Redigera i Excel. Mer information finns i Redigera tabelldata i Excel. 

Mer information finns i Dataverse-systemtabeller och -kolumner. 

Följande avsnitt innehåller ytterligare översikt och konceptuell information.

Förstå primärnycklar och primärnamn

Primärnycklar används för att identifiera dataraderna i en databas. Access och Dataverse har olika nyckelstrukturer. Under migreringen hanterar Dataverse och Access automatiskt samordning mellan de två produkterna med egna unika nycklar och utan användarinteraktion.

Under planeringen och migreringen finns det två primärnycklar och ytterligare ett primärt fält att vara medvetna om:

Räknare i Access     Access använder ofta datatypen Räknare, som automatiskt ökar ett unikt tal, som primärnyckel för tabell. Det här fältet skapas i Dataverse som ett heltalsfält där räknareformatet används. Under migreringen är startnumret i Dataverse inställt på nästa sekventiella nummer baserat på Access-raderna. Access fortsätter att använda kolumnen Räknare för att identifiera rader med data, även om Dataverse använder en annan nyckel.

Viktig    Dataverse skapar Räknare-fältet som valfritt, men det är avsiktligt. Dataverse genererar sitt sekventiella nummer när posten sparas. Om det här värdet anges till obligatoriskt kräver Dataverse-klienter att ett värde anges innan du sparar, vilket förhindrar generering av räknare. Om fältet lämnas tomt genereras alltid en räknare.

Dataverse GUID Dataverse använder en GUID-datatyp (Globalt unik identifierare) som primärnyckel, som skapas automatiskt som en unik identifierare och krävs i varje tabell. Dataverse kräver inte att importerade data har en primärnyckel, utan skapar automatiskt ett GUID åt dig.

Primärt Dataverse-namn Dataverse innehåller också en annan kolumn som kallas primärt namn. Det här är ett eget namn som används för att identifiera rader som ett alternativ till att använda ett GUID. Det är obligatoriskt att det här fältet finns, och beroende på inställningarna i Power Platform-klienter kan det krävas att kolumnen fylls i. Du kan ändra det här kravet manuellt. Primärt namn är inte unikt som standard. Ett kundnamn kan till exempel vara det primära namnet som motsvarar ett unikt kund-ID. Det kan finnas två kunder med namnet "Jones", men var och en skulle ha ett unikt kund-ID.

Vägledning för beslut om primärnycklar

Primärnyckeln i Access, primärnyckeln Dataverse och kolumnen Primärt namn skapas automatiskt som standard. Men du kan välja hur du ska hantera de tre primärnycklarna. Här är några råd som hjälper dig att bestämma:

Primärnyckel       Om en Access-primärnyckel (Räknare) också är en affärsnyckel, till exempel ett artikelnummer, vill du förmodligen behålla den eftersom den används för att identifiera objekt i verkligheten. Men om en primärnyckel i Access (Räknare) endast används för att skapa relationer kan den ersättas med en primärnyckel för Dataverse (GUID).

Anteckningar

• Ibland innehåller en Access-tabell en Räknare-kolumn som inte används som primärnyckel. I det här fallet konverterar Dataverse det till ett heltalsfält och möjligheten att automatiskt numrera tas bort.

• Dataverse har också motsvarigheten till ett Räknare-fält i Access, ett så kallat Räknare-fält, som används för att generera sekventiella tal och lagras som ett strängvärde. Det här fältet kan också innehålla ett prefix (t.ex. en sträng eller ett datum) för talet som ger flexibilitet i hur fältet kan användas. Den här kolumnen baseras på datatypen SQL Server automatisk sekvens. Mer information finns i Räknare-kolumner i Microsoft Dataverse.

Primärt namn      Dataverse kräver att det finns en kolumn med primärt namn. Ett primärt namn måste innehålla strängvärden. Under migreringen kan användarna ange vilken textkolumn i Access de vill använda som primärt namn. Om en användare inte anger en kolumn som ska användas används den första textkolumnen från vänster som kolumnen Primärt namn. Om det inte finns någon textkolumn läggs en ny kolumn till med namnet Primär namnplatshållare som uppfyller dataversekravet. Den här kolumnen är inställd på Valfritt och kan lämnas ogenererad.

Mer information finns i Skapa en kolumn med ett primärt namn.

Jämförelse av primärnycklar och primärnamn

Beskrivning	Access-primärnyckel	Primärnyckel för Dataverse	Primärt Dataverse-namn
Datatyp	Räknare (eller valfri kolumn som kan indexeras)	GUID	Sträng
Innehåll	Ett enkelt, sekventiellt tal	Slumpade siffror och bokstäver som är unika för miljön	Läsbara strängvärden för människor
Exempel	234	123e4567-e89b-12d3-a456-426655440000	Ett namn, till exempel "Jones". Ett heltal, till exempel 234, eller en kombination som SalesOrder9071
Krav	Används ofta men krävs inte	Varje tabell måste ha en	Varje tabell måste ha en
Modifierbara	Ett Räknare-fält kan inte ändras, andra fälttyper kan ändras	Nej	Ja
Unik identifierare	Alltid	Alltid	Endast som alternativ nyckel
Sammansatt nyckel	Stöds och kombineras ofta med Räknare	Stöds inte	Stöds inte
Synlighet	Vanligtvis är den första tabellkolumnen	Vanligtvis dold men kan visas.	Standardvärden för att vara synlig
Indexering	Kan indexeras. Mer information finns i Skapa och använda ett index för att förbättra prestanda.	Indexeras automatiskt	Indexeras automatiskt
Kommentarer	När du har definierat och angett data kan du inte ändra något annat fält till datatypen Räknare.	Det går inte att skapa av en användare eller under en dataimport.	Används även med automatiskt genererade fält i datakort, modelldrivna formulär och med uppslag när formulär skapas.

Anteckningar 

• Access-index konverteras inte automatiskt till Dataverse-index.

• Under skydden använder Dataverse Azure SQL Server för att automatiskt skapa index baserat på dataanvändningsmönster. Index för primärnycklar och alternativa nycklar skapas alltid och andra läggs till eller tas bort baserat på hur du använder dina data.

Förstå Relationer mellan Access och Dataverse

Det är viktigt att du förstår hur du vill hantera tabellrelationer tillsammans med primärnycklar. För de tabeller du väljer att migrera kan du välja att automatiskt flytta alla relaterade tabeller med de markerade tabellerna eller ignorera dem under migreringen och bara lämna relaterade tabeller i Access. Oavsett hur du gör kan du också välja att länka tabellerna som du migrerar för att behålla de aktuella relationerna i Access.

Under dataexporten kan Access-tabeller med 1:N-relationer återskapas som 1:N-relationer i Dataverse. Precis som Access har Dataverse även referensintegritet, till exempel sammanhängande uppdateringar av relaterade fält och sammanhängande borttagning av relaterade poster. Om Access-databasen har ett relationsdiagram bevaras det. De ursprungliga lokala tabellerna ersätts dock med nya länkade tabeller.

Både Access och Dataverse har stöd för ett uppslag mellan två tabeller i en 1:N-relation. Under migreringsprocessen återskapas Access-uppslag i Dataverse som följande exempel visar:

• Två Access-tabeller, Kunder och Order, har primärnycklarna CustomerID och OrderID baserat på datatypen Räknare. Tabellen Order i Access har en sekundärnyckel som innehåller värden från Access-primärnyckeln i tabellen Kunder.

• Under exporten bevaras båda Access-primärnycklarna och underhålls som heltalskolumner för Räknare, men dessa används inte som primärnyckelkolumn i Dataverse-tabellen. Varje tabell har en ny GUID-kolumn som läggs till som primärnyckel i Dataverse-tabellen.

• Ett uppslag skapas för customerID-sekundärnyckeln i tabellen Order för att hitta den matchande kund-ID-primärnyckeln i tabellen Kunder. När tabellerna har migrerats till Dataverse uppdateras även den ursprungliga sekundärnyckelkolumnen om du ändrar uppslagskolumnen för sekundärnyckeln som nyligen lagts till i tabellen Order. Access-programmet kan fortsätta använda access-sekundärnyckeln i stället för Dataverse-sekundärnyckeln. Om access-sekundärnyckeln ändras i den länkade tabellen i Access uppdateras även sekundärnyckeln för Dataverse. Access-sekundärnyckeln är dock skrivskyddad i Dataverse.

• I det här 1:N-relationsexemplet används inte primärnyckeln Order, men kan naturligtvis användas för andra relationer.

Mer information finns i Video: Skapa relationer med Uppslagsguidenoch Skapa en relation mellan tabeller med hjälp av en uppslagskolumn.

Vägledning för beslut om nycklar och relationer

Här följer en sammanfattning av vanliga alternativ när du migrerar för att hjälpa dig att avgöra vilket som är det bästa valet för dig:

Migrera data men ignorera relationer      Du bestämmer dig för att ta bort access-primärnyckelkolumnen (Räknare) eftersom det inte finns några andra Access-tabeller med referenser eller relationer som är beroende av den, och det skulle vara förvirrande att ha den i Dataverse-tabellen tillsammans med Dataverse-primärnyckeln (GUID).

Migrera data och relationer med länkade tabeller      Standardscenariot är att behålla den ursprungliga Primärnyckeln för Access (Räknare), men den används inte som primärnyckel i Dataverse. Du förlitar dig nu på primärnyckeln Dataverse (GUID) och använder den i tabellen Dataverse som en unik identifierare. Access skapar länkade tabeller för att bevara Access-relationerna. Observera att du inte kan ta bort primärnyckeln För Dataverse (GUID).

I en relation kan du redigera sekundärnyckelvärdena (antingen i Access eller i Dataverse-miljön). Du kan också redigera sekundärnycklar som refererar till Access-primärnyckeln i en länkad Access-tabell, och sekundärnyckeln Dataverse som refererar till primärnyckeln Dataverse i sekundärtabellen uppdateras automatiskt.

Migrera data utan länkade tabeller och återskapa relationer i Dataverse      Eftersom tabeller inte längre används i Access kan du återskapa relationer i Dataverse med hjälp av primärnyckeln Dataverse (GUID), lägga till Dataverse-uppslag och välja ett textfält i varje tabell som primärt namn under migreringen.