I den här artikeln beskrivs grundläggande process för att starta Access och skapa en databas som ska användas på stationära datorer, inte via webben. Här förklaras hur du skapar en skrivbordsdatabas med hjälp av en mall och hur du skapar en databas från grunden genom att skapa egna tabeller, formulär, rapporter och andra databasobjekt. Här förklaras också några tekniker som du kan använda för att hämta befintliga data till din nya databas.
Artikelinnehåll
Översikt
När du först startar Access, eller om du stänger en databas utan att stänga Access, visas Microsoft Office Backstage-vyn.
Backstage-vyn är en utgångspunkt där du kan skapa en ny databas, öppna en befintlig databas, visa aktuellt innehåll från Office.com – allt du kan använda Access för att göra med en databasfil eller utanför en databas, i motsats till i en databas.
Skapa en databas
När du öppnar Access visas fliken Nytt i Backstage-vyn. På fliken Nytt finns flera sätt att skapa en ny databas:
-
En tom databas Du kan börja från början om du vill. Det här är ett bra alternativ om du har mycket specifika designkrav eller har befintliga data som du behöver anpassa eller införliva.
-
En mall som har installerats med Access Överväg att använda en mall om du startar ett nytt projekt och vill ha ett försprång. Access har flera mallar installerade som standard.
-
En mall från Office.com Förutom de mallar som ingår i Access kan du hitta många fler mallar på Office.com. Du behöver inte ens öppna en webbläsare, mallarna är tillgängliga från fliken Nytt .
Lägga till i en databas
När du arbetar i en databas kan du lägga till fält, tabeller eller programdelar.
Programdelar är en funktion som gör att du kan använda flera relaterade databasobjekt tillsammans som om de vore ett. En programdel kan till exempel bestå av en tabell och ett formulär som baseras på tabellen. Du kan lägga till tabellen och formuläret samtidigt med hjälp av programdelen.
Du kan också skapa frågor, formulär, rapporter, makron – alla databasobjekt som du är van vid att arbeta med.
Skapa en databas med hjälp av en mall
Access innehåller en mängd olika mallar som du kan använda som de är eller som utgångspunkt. En mall är en databas som är klar att användas och innehåller alla tabeller, frågor, formulär, makron och rapporter som behövs för att utföra en viss uppgift. Det finns till exempel mallar som du kan använda för att spåra problem, hantera kontakter eller föra en journal över utgifter. Vissa mallar innehåller några exempelposter som visar hur de används.
Om någon av de här mallarna passar dina behov är det oftast snabbaste sättet att komma igång med en databas. Men om du har data i ett annat program som du vill importera till Access kanske du bestämmer dig för att det är bättre att skapa en databas utan att använda en mall. Mallar har redan en definierad datastruktur och det kan krävas mycket arbete för att anpassa befintliga data till mallens struktur.
-
Om du har en databas öppen klickar du på Stäng på fliken Arkiv. I Backstage-vyn visas fliken Nytt .
-
Det finns flera uppsättningar med mallar på fliken Nytt , varav några är inbyggda i Access. Du kan ladda ned ytterligare mallar från Office.com. Mer information finns i nästa avsnitt i den här artikeln.
-
Välj den mall som du vill använda.
-
Access föreslår ett filnamn för databasen i rutan Filnamn – du kan ändra filnamnet om du vill. Om du vill spara databasen i en annan mapp än den som visas under filnamnet klickar du på
-
Klicka på Skapa.
Access skapar en databas från mallen som du har valt och öppnar sedan databasen. För många mallar visas ett formulär där du kan börja ange data. Om mallen innehåller exempeldata kan du ta bort varje post genom att klicka på postväljaren (den skuggade rutan eller fältet till vänster om posten) och sedan göra följande:
Klicka på Ta bort i gruppen Poster på fliken Start.
-
Börja ange data genom att klicka i den första tomma cellen i formuläret och börja skriva. Använd Navigeringsfönstret för att bläddra efter andra formulär eller rapporter som du kanske vill använda. Vissa mallar innehåller ett navigeringsformulär som gör att du kan flytta mellan de olika databasobjekten.
Mer information om hur du arbetar med mallar finns i artikeln Använda en mall för att skapa en Access-skrivbordsdatabas.
Skapa en databas utan att använda en mall
Om du inte är intresserad av att använda en mall kan du skapa en databas genom att skapa egna tabeller, formulär, rapporter och andra databasobjekt. I de flesta fall omfattar detta något eller båda av följande:
-
Ange, klistra in eller importera data till tabellen som skapas när du skapar en ny databas och upprepa sedan processen med nya tabeller som du skapar med kommandot Tabell på fliken Skapa .
-
Importera data från andra källor och skapa nya tabeller i processen.
Skapa en tom databas
-
Klicka på Nytt på fliken Arkiv och klicka sedan på Tom databas.
-
Skriv ett filnamn i rutan Filnamn . Om du vill ändra platsen för filen från standardinställningen klickar du på Bläddra efter en plats för att placera databasen
-
Klicka på Skapa.
Access skapar databasen med en tom tabell med namnet Tabell1 och öppnar sedan Tabell1 i databladsvyn. Markören placeras i den första tomma cellen i kolumnen Klicka för att lägga till .
-
Börja skriva för att lägga till data, eller så kan du klistra in data från en annan källa enligt beskrivningen i avsnittet Kopiera data från en annan källa till en Access-tabell.
Att ange data i databladsvyn är utformat för att likna att arbeta i ett Excel-kalkylblad. Tabellstrukturen skapas när du anger data. När du lägger till en ny kolumn i databladet definieras ett nytt fält i tabellen. Access anger automatiskt varje fälts datatyp, baserat på de data du anger.
Om du inte vill ange data i Tabell1 för närvarande klickar du på Stäng 
Tips: Access söker efter en fil med namnet Tom.accdb i mappen som finns på [install drive]:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. Om den finns är Tom.accdb mallen för alla nya tomma databaser. Allt innehåll som det innehåller ärvs av alla nya tomma databaser. Det här är ett bra sätt att distribuera standardinnehåll, till exempel artikelnummer eller företagets ansvarsfriskrivningar och policyer.
Viktigt!: Om du stänger Tabell1 utan att spara den minst en gång tas hela tabellen bort, även om du har angett data i den.
Lägga till en tabell
Du kan lägga till nya tabeller i en befintlig databas med hjälp av kommandona i gruppen Tabeller på fliken Skapa .
Skapa en tabell, med början i databladsvyn I databladsvyn kan du ange data direkt och låta Access skapa tabellstrukturen i bakgrunden. Fältnamn tilldelas numeriskt (Fält1, Fält2 och så vidare) och Access anger automatiskt varje fälts datatyp, baserat på de data du anger.
-
Gå till fliken Skapa i gruppen Tabeller och klicka på Tabell.
Access skapar tabellen och markerar den första tomma cellen i kolumnen Klicka för att lägga till .
-
Klicka på den typ av fält du vill lägga till i gruppen Lägg till & Ta bort på fliken Tabellfält. Om du inte ser den typ du vill använda klickar du på Fler fält
-
En lista med vanliga fälttyper visas i Access. Klicka på den fälttyp du vill använda så läggs det nya fältet till i databladet vid insättningspunkten.
Du kan flytta fältet genom att dra det. När du drar ett fält i ett datablad visas ett lodrätt infogningsfält där fältet kommer att placeras.
-
Om du vill lägga till data börjar du skriva i den första tomma cellen eller klistrar in data från en annan källa enligt beskrivningen i avsnittet Kopiera data från en annan källa till en Access-tabell.
-
Om du vill byta namn på en kolumn (fält) dubbelklickar du på kolumnrubriken och skriver sedan det nya namnet.
Du bör ge varje fält ett beskrivande namn så att du ser vad det innehåller när du ser det i fönstret Fältlista .
-
Om du vill flytta en kolumn klickar du på rubriken för att markera kolumnen och drar sedan kolumnen till önskad plats. Du kan också markera flera intilliggande kolumner och sedan dra dem till en ny plats på en gång. Om du vill markera flera angränsande kolumner klickar du på kolumnrubriken för den första kolumnen och håller sedan ned SKIFT och klickar på kolumnrubriken för den sista kolumnen.
Skapa en tabell, med början i designvyn I designvyn skapar du först tabellstrukturen. Du växlar sedan till databladsvyn för att ange data, eller anger data med någon annan metod, till exempel inklistring eller import.
-
Klicka på Tabelldesign i gruppen Tabeller på fliken Skapa.
-
För varje fält i tabellen skriver du ett namn i kolumnen Fältnamn och väljer sedan en datatyp i listan Datatyp .
-
Om du vill kan du ange en beskrivning för varje fält i kolumnen Beskrivning . Beskrivningen visas sedan i statusfältet när markören är placerad i fältet i databladsvyn. Beskrivningen används också som statusfältstext för alla kontroller i ett formulär eller en rapport som du skapar genom att dra fältet från fönstret Fältlista och för alla kontroller som skapas för fältet när du använder Formulärguiden eller Rapportguiden.
-
När du har lagt till alla fält sparar du tabellen:
-
Klicka på Spara på fliken Arkiv.
-
-
Du kan börja skriva data i tabellen när som helst genom att växla till databladsvyn och klicka i den första tomma cellen. Du kan också klistra in data från en annan källa enligt beskrivningen i avsnittet Kopiera data från en annan källa till en Access-tabell.
Ange fältegenskaper i designvyn Oavsett hur du skapade tabellen är det en bra idé att undersöka och ange fältegenskaper. Vissa egenskaper är tillgängliga i databladsvyn, men vissa egenskaper kan bara anges i designvyn. Om du vill växla till designvyn högerklickar du på tabellen i navigeringsfönstret och klickar sedan på Designvy. Om du vill se egenskaperna för ett fält klickar du på fältet i designrutnätet. Egenskaperna visas under designrutnätet under Fältegenskaper.
Om du vill se en beskrivning av varje fältegenskap klickar du på egenskapen och läser beskrivningen i rutan bredvid egenskapslistan under Fältegenskaper. Du kan få mer detaljerad information genom att klicka på hjälpknappen.
I följande tabell beskrivs några av de fältegenskaper som ofta justeras.
|
Egenskap |
Beskrivning |
|---|---|
|
Fältstorlek |
För textfält anger den här egenskapen det maximala antalet tecken som kan lagras i fältet. Maxvärdet är 255. För Tal-fält anger den här egenskapen vilken typ av tal som ska lagras (Långt heltal, Double och så vidare). För den mest effektiva datalagringen rekommenderar vi att du allokerar minst utrymme som du tror att du behöver för data. Du kan justera värdet uppåt senare, om dina behov ändras. |
|
Format |
Den här egenskapen anger hur data visas. Det påverkar inte de faktiska data som lagras i fältet. Du kan välja ett fördefinierat format eller ange ett anpassat format. |
|
Indatamask |
Använd den här egenskapen för att ange ett mönster för alla data som ska anges i det här fältet. På så sätt ser du till att alla data anges korrekt och att de innehåller det antal tecken som krävs. Om du vill ha hjälp med att skapa en indatamask klickar du på |
|
Standardvärdet |
Använd den här egenskapen för att ange standardvärdet som ska visas i det här fältet varje gång en ny post läggs till. Om du till exempel har ett datum/tid-fält där du alltid vill registrera datumet då posten lades till kan du ange "Datum()" (utan citattecken) som standardvärde. |
|
Krävs |
Den här egenskapen anger om ett värde krävs i det här fältet. Om du anger den här egenskapen till Ja tillåter Access inte att du lägger till en ny post om inte ett värde anges för det här fältet. |
Kopiera data från en annan källa till en Access-tabell
Om dina data lagras i ett annat program, till exempel Excel, kan du kopiera och klistra in dem i en Access-tabell. I allmänhet fungerar det här bäst om dina data redan är indelade i kolumner, som de är i ett Excel-kalkylblad. Om dina data finns i ett ordbehandlingsprogram bör du avgränsa kolumnerna med hjälp av flikar eller konvertera data till en tabell i ordbehandlingsprogrammet innan du kopierar data. Om dina data behöver redigeras eller manipuleras (t.ex. genom att dela upp fullständiga namn i för- och efternamn) kanske du vill göra det innan du kopierar data, särskilt om du inte är bekant med Access.
När du klistrar in data i en tom tabell anger Access datatypen för varje fält efter vilken typ av data som hittas där. Om ett inklistrade fält till exempel bara innehåller datumvärden används datatypen Datum/tid i Access för det fältet. Om det inklistrade fältet bara innehåller orden "ja" och "nej" tillämpas datatypen Ja/Nej på fältet.
Fälten namnges beroende på vad som hittas på den första raden med inklistrade data. Om den första raden med inklistrade data liknar de följande raderna avgör Access att den första raden är en del av informationen och tilldelar fälten allmänna namn (F1, F2 osv.). Om den första raden med inklistrade data inte liknar de följande raderna avgör Access att den första raden består av fältnamn. Fälten namnges i enlighet med detta och den första raden i informationen ingår inte.
Om Access tilldelar allmänna fältnamn bör du byta namn på fälten så snart som möjligt för att undvika förvirring. Använd följande procedur:
-
Spara tabellen genom att trycka på CTRL+S.
-
Dubbelklicka på varje kolumnrubrik i databladsvyn och skriv sedan ett beskrivande fältnamn för varje kolumn.
-
Spara tabellen igen.
Obs!: Du kan också byta namn på fälten genom att växla till designvyn och redigera fältnamnen där. Om du vill växla till designvyn högerklickar du på tabellen i navigeringsfönstret och klickar på Designvy. Om du vill växla tillbaka till databladsvyn dubbelklickar du på tabellen i navigeringsfönstret.
Importera, lägga till eller länka till data från en annan källa
Du kanske har data som lagras i ett annat program och du vill importera dessa data till en ny tabell eller lägga till dem i en befintlig tabell i Access. Eller så kanske du arbetar med personer som har sina data i andra program och du vill arbeta med dem i Access genom att länka till dem. Hur som helst gör Access det enkelt att arbeta med data från andra källor. Du kan importera data från ett Excel-kalkylblad, från en tabell i en annan Access-databas, från en SharePoint-lista eller från en mängd andra källor. Processen du använder skiljer sig något beroende på källan, men du kommer igång med följande procedur.
-
Välj Ny datakälla i gruppen Importera & länk på fliken Externa data i Access och välj sedan kommandot för den typ av fil som du importerar.
Om du till exempel importerar data från ett Excel-kalkylblad klickar du på Ny datakälla > Från fil > Excel.
Obs!: Om du inte hittar rätt formattyp i gruppen Importera & Länk kan du behöva starta programmet där du ursprungligen skapade data och sedan använda det programmet för att spara data i ett vanligt filformat (till exempel en avgränsad textfil ) innan du kan importera dessa data till Access.
-
Klicka på Bläddra i dialogrutan Hämta externa data för att söka efter källdatafilen, eller skriv den fullständiga sökvägen till källdatafilen i rutan Filnamn.
-
Klicka på önskat alternativ (i alla program kan du importera och vissa kan du lägga till eller länka) under Ange hur och var du vill lagra data i den aktuella databasen. Du kan skapa en ny tabell som använder importerade data eller (med vissa program) kan du lägga till data i en befintlig tabell eller skapa en länkad tabell som har en länk till data i källprogrammet.
-
Om en guide startas följer du anvisningarna på de följande sidorna i guiden. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.
Om du importerar objekt eller länkar tabeller från en Access-databas visas dialogrutan Importera objekt eller Länka tabeller . Välj de objekt du vill använda och klicka sedan på OK.
Den exakta processen beror på om du väljer att importera, lägga till eller länka data.
-
Du tillfrågas om du vill spara information om importen som du just har slutfört. Om du tror att du kommer att utföra samma importåtgärd igen i framtiden klickar du på Spara importsteg och anger sedan informationen. Du kan sedan enkelt upprepa åtgärden i framtiden genom att klicka på Sparade importer
Om du väljer att importera en tabell importerar Access data till en ny tabell och visar sedan tabellen under gruppen Tabeller i navigeringsfönstret. Om du väljer att lägga till data i en befintlig tabell läggs data till i den tabellen. Om du väljer att länka till data skapar Access en länkad tabell under gruppen Tabeller i navigeringsfönstret.
Lägga till en programdel
Du kan använda en programdel för att lägga till funktioner i en befintlig databas. En programdel kan vara så enkel som en enskild tabell, eller så kan den bestå av flera relaterade objekt, till exempel en tabell och ett bundet formulär.
Programdelen Kommentarer består till exempel av en tabell med ett Räknare-ID-fält, ett datumfält och ett PM-fält. Du kan lägga till den i valfri databas och använda den som den är, eller med minimal anpassning.
-
Öppna den databas där du vill lägga till en programdel.
-
Click the Create tab.
-
Klicka på Programdelar i gruppen Mallar. En lista med tillgängliga delar öppnas.
-
Klicka på den programdel som du vill lägga till.
Öppna en befintlig Access-databas
-
Klicka på Öppna på fliken Arkiv.
-
Bläddra till den databas som du vill öppna i dialogrutan Öppna .
-
Gör något av följande:
-
Dubbelklicka på databasen för att öppna den i standardläget som anges i dialogrutan Access-alternativ eller det läge som angetts av en administrativ princip.
-
Klicka på Öppna för att öppna databasen för delad åtkomst i en miljö med flera användare så att du och andra användare kan läsa och skriva till databasen.
-
Klicka på pilen bredvid knappen Öppna och klicka sedan på Öppna skrivskyddad för att öppna databasen för skrivskyddad åtkomst så att du kan visa men inte redigera den. Andra användare kan fortfarande läsa och skriva till databasen.
-
Klicka på pilen bredvid knappen Öppna och klicka sedan på Öppna exklusivt för att öppna databasen med exklusiv åtkomst. När du har en databas öppen med exklusiv åtkomst får alla andra som försöker öppna databasen ett meddelande om att filen redan används.
-
Klicka på pilen bredvid knappen Öppna och klicka sedan på Öppna exklusiv skrivskyddad för att öppna databasen för skrivskyddad åtkomst. Andra användare kan fortfarande öppna databasen, men de är begränsade till skrivskyddsläge.
-
Obs!: Du kan direkt öppna en datafil i ett externt filformat, till exempel dBASE, Microsoft Exchange eller Excel. Du kan också öppna valfri ODBC-datakälla direkt, till exempel Microsoft SQL Server. Access skapar automatiskt en ny Access-databas i samma mapp som datafilen och lägger till länkar till varje tabell i den externa databasen.
Tips
-
Om du vill öppna en av de senast öppnade databaserna klickar du på Senaste på fliken Arkiv och sedan på filnamnet för databasen. Access öppnar databasen med samma alternativinställningar som den hade senast du öppnade den. Om listan över senast använda filer inte visas klickar du på Alternativ på fliken Arkiv. Klicka på Klientinställningar i dialogrutan Access-alternativ. Under Visa anger du antalet dokument som ska visas i listan Senast använda dokument, upp till högst 50.
Du kan också visa de senaste databaserna i navigeringsfältet i Backstage-vyn för tvåklicksåtkomst: 1) fliken Arkiv , 2) den senaste databasen som du vill öppna. Längst ned på fliken Senaste markerar du kryssrutan Kom snabbt åt det här antalet senaste databaser och justerar sedan antalet databaser som ska visas.
-
Om du öppnar en databas genom att klicka på kommandot Öppna på fliken Arkiv kan du visa en lista med genvägar till databaser som du har öppnat tidigare genom att klicka på Mina senaste dokument i dialogrutan Öppna .
