Delning i Outlook beror på vad du vill dela och vilken typ av åtkomst du vill ge de personer du delar med.
Du kan till exempel dela en enskild postlåda mellan flera personer där alla inkommande och utgående e-postmeddelanden kommer från den postlådan. Eller så kan du dela en eller flera mappar eller hela postlådan med andra. Du kan även ge andra möjlighet att hantera din kalender eller postlåda.
När du ger någon behörighet att hantera din postlåda ger du personen ombudsbehörighet. Detta går utöver redigeringsbehörighet och är det som gör att någon kan skicka eller svara på e-post- eller kalenderobjekt för din räkning. I särskilda fall kan du även tillåta fullständig hantering av din postlåda och kalender där ombudet har behörighet att agera som du när du skapar eller svarar på meddelanden eller händelser. Mer information om ombud finns i Om ombud: Låta någon annan hantera din e-post och kalender i Outlook.
Om och hur du kan komma åt de olika delningsalternativen i Outlook beror också på vilken typ av konto du använder. Vissa delningsalternativ är till exempel begränsade till arbets- eller skolkonton som används i en organisation. Andra alternativ, till exempel kalenderdelning, har bredare åtkomst och kan också göras med ett personligt konto, till exempel ett Outlook.com- eller Hotmail.com-konto.
Tips: Mer information om konton finns i Vad är skillnaden mellan ett Microsoft-konto och ett arbets- eller skolkonto?
Olika sätt att dela i Outlook
I tabellen nedan beskrivs olika sätt att dela i Outlook, vilken typ av konto som krävs och om du behöver organisationens IT-administratör för att konfigurera detta åt dig.
|
Typ av delning |
Beskrivning |
Exempel på situationer |
Typ av konto |
Kräver konfiguration av IT-administratörer |
|
Delad postlåda |
En delad postlåda ger grupp- eller enskilda åtkomst till hela postlådan. Det omfattar postlådeinnehåll som mappar, kalendrar och kontakter. När en person i gruppen svarar på ett meddelande som skickats till den delade postlådan verkar e-postmeddelandet komma från den delade adressen, inte från en enskild användare. Behörigheter i delade postlådor kan skilja sig åt mellan medlemmarna. |
Kundtjänst vill ha en enda postlåda där all inkommande och utgående e-post skickas till info@contoso.com. Alla medlemmar i kundtjänstteamet med åtkomst till den delade postlådan kan ta emot och svara på meddelanden. Svar skickas alltid från info@contoso.com oavsett vem från gruppen som svarar på meddelandet. |
Arbets- eller skolkonton |
Ja, administratörskonfiguration krävs.Administratören tilldelar behörigheter till alla användare som behöver åtkomst till den delade postlådan. |
|
Delade kalendrar |
Delade kalendrar är begränsade till kalendermappen i din postlåda. Du kan välja att dela kalendern med en eller flera personer. Behörigheter kan skilja sig mellan personer som du delar kalendern med och beror också på vilket konto du använder för att dela din kalender. Vissa aspekter av att dela kalendrar är begränsade till endast arbets- eller skolkonton. |
Du kanske vill dela kalendrar med schemaläggare, chefsadministratörer, medarbetare, vänner, familj eller andra betrodda personer. |
Arbets- eller skolkonton och personliga konton |
Ingen administratörskonfiguration krävs. I de flesta fall kan du välja den kalender som du vill dela och tilldela behörigheter från Outlook. Om du använder ett arbets- eller skolkonto kan du bevilja ombudsbehörigheter som gör att ett ombud kan skicka och svara på mötesinbjudningar för din räkning. |
|
Delade mappar |
Välj att dela en eller flera mappar i din postlåda med andra i organisationen. Du kan ange åtkomstnivån för varje person som du delar med genom att bevilja behörighet att endast visa, redigera eller delegering.Det finns två typer av delegeringsbehörigheter. Du kan välja att låta andra skicka åt dig eller skicka dem som du. |
Scenario 1: Du vill dela en mapp med endast visningsbehörighet. Du hanterar till exempel ett projekt och vill ge någon i din grupp åtkomst till alla e-postmeddelanden i den mappen. Du kan ge den här personen möjlighet att svara på meddelanden, men de kan bara svara som sig själva, inte för din räkning.Scenario 2: En chef tilldelar ombudsbehörigheter till sin assistent, så att assistenten kan övervaka och svara på e-postmeddelanden för deras räkning. Eller så vill de att assistenten ska ha fullständig hantering av postlådan och ge dem behörigheten Skicka som. I båda instanserna kan chefen välja att dela hela postlådan (inklusive kalendern) eller bara dela markerade mappar. |
Arbets- eller skolkonton |
Beroende på hur du vill att andra ska komma åt kan administratörskonfiguration krävas. Du kan dela mappar med andra personer i organisationen. Det omfattar att lägga till någon som ombud och ge dem behörighet att skicka åt dem. Men om du vill ge Skicka som behörighet till någon måste du kontakta IT-administratören som ansvarar för att hantera Outlook i organisationen för att konfigurera detta åt dig. |
Är du redo att börja dela?
Välj en artikel nedan för hur du börjar dela.
