Dela och komma åt en kalender med redigerings- eller ombudsbehörigheter i Outlook

Göra någon till mitt ombud i klassiska Outlook

Ombudet får automatiskt behörigheten Skicka för. Som standard kan ombudet endast läsa dina mötesförfrågningar och svar. Ombudet får inte behörighet att läsa andra meddelanden i Inkorgen.

1. Välj fliken Arkiv och välj sedan Kontoinställningar > Ombud.

2. Välj Lägg till i dialogrutan.

   Om Lägg till inte visas kanske det inte finns någon aktiv anslutning mellan Outlook och Exchange. Statusfältet i Outlook visar anslutningens status.

3. Skriv namnet på den person som du vill utse till ombud eller sök efter och välj sedan namnet i listan med sökresultat.

   Obs!: Ombudet måste finnas med i företagets globala adresslista (GAL) i Exchange.

4. Välj Lägg till och sedan OK.

5. I dialogrutan Behörigheter för ombud accepterar du standardinställningar eller väljer egna behörighetsinställningar för Exchange-mapparna.

   Om ett ombud endast behöver behörighet för mötesförfrågningar och svar på mötesförfrågningar, är standardinställningarna, till exempel Ombudet får kopior på de mötesrelaterade meddelanden som skickats till mig tillräckliga. Du kan välja alternativet Ingen som behörighet för Inkorgen. Mötesförfrågningar och svar på mötesförfrågningar skickas då direkt till ombudets inkorg.

   Obs!: Som standard får ombudet behörigheten Redaktör (kan läsa, skapa och ändra Outlook-objekt) för mappen Kalender. De svar på mötesförfrågningar som ombudet skickar för din räkning läggs automatiskt till i mappen Kalender.

6. Om du vill skicka ett meddelande med information om de ändrade behörigheterna till ombudet markerar du kryssrutan Skicka automatiskt ett meddelande till ombudet med en sammanfattning av behörigheterna.

7. Markera kryssrutan Ombud kan se mina privata objekt, om du vill detta.

   Viktigt!: Den här inställningen påverkar alla Exchange-mappar. Det här gäller alla e-postmappar samt mapparna Kontakter, Kalender, Uppgifter, Anteckningar och Journal. Det går inte att ge åtkomst till privata objekt i endast angivna mappar.

8. Välj OK.

   Meddelanden: 

   • I meddelanden som skickas med behörigheten Skicka för visas både ombudets och ditt namn bredvid Från. När ett meddelande skickas med behörigheten Skicka som visas bara ditt namn.

   • När du har lagt till någon som ombud kan de lägga till din Exchange-postlåda i sin Outlook-profil. Instruktioner finns i Hantera en annan persons e-post- och kalenderobjekt.

Överst på sidan

Ändra behörighet för ett ombud

1. Välj fliken Arkiv och välj sedan Kontoinställningar > Ombud.

2. Välj namnet på det ombud som du vill ändra behörigheter för och välj sedan Behörigheter.

   Obs!: Om du vill ta bort alla behörigheter för ombud ska du inte välja Behörigheter utan i stället välja Ta bort och hoppa över resten av de här stegen.

3. Ändra behörighet för någon av de Outlook-mappar som ombudet har tillgång till.

4. Om du vill skicka ett meddelande med information om de ändrade behörigheterna till ombudet markerar du kryssrutan Skicka automatiskt ett meddelande till ombudet med en sammanfattning av behörigheterna.

Överst på sidan

Ändra ombudets behörighet till privata objekt

Om du har tilldelat behörigheter till ett ombud så att de kan komma åt dina Outlook mappar kan du dölja personlig information i avtalade tider, möten, uppgifter och kontakter. Öppna varje personligt objekt och välj Privat i gruppen Taggar.

Så här ger du behörighet till dina privata objekt:

1. Välj fliken Arkiv och välj sedan Kontoinställningar > Ombud.

2. Välj namnet på det ombud för vilket du vill ändra åtkomsten till dina privata avtalade tider och välj sedan Behörigheter.

3. Markera kryssrutan Ombud kan se mina privata objekt.

Överst på sidan

Du kan ge vem som helst i organisationen åtkomst som redigerare eller ombud till din kalender. Redigerare kan tilldelas din primära kalender (som heter "Kalender") eller andra kalendrar som du har skapat. Ombud kan endast tilldelas din primära kalender. Du kan inte ge redigerings- eller ombudsåtkomst till personer utanför organisationen.

Tilldela en redigerare utan delegeringsbehörigheter

1. I Outlook på webben väljer du Kalender i navigeringsfönstret.

2. Välj Dela kalender på fliken Start.

3. Ange namnet på eller e-postadressen till den person som du vill dela din kalender med på sidan Delning och behörigheter. Du kan dela kalendern med fler än en person, men du kan bara lägga till en person i taget.

4. När du har lagt till den person som du vill ska hantera kalendern väljer du listrutan bredvid namnet och sedan vilken behörighetsnivå du vill att användaren ska ha.

5. Välj Kan redigera om du vill ge dem behörighet att göra ändringar i kalendern.

   • Med alternativen Kan visa när jag är upptagen, Kan visa rubriker och platser och Kan visa all information kan andra visa kalendern, men inte göra ändringar i den. Åtkomst för personer utanför organisationen är begränsad till de här alternativen.

Tilldela ett ombud

Ombudet kan inte bara redigera din kalender, utan även schemalägga och svara på möten för din räkning.

1. I nya Outlook från navigeringsfönstret väljer du Kalender.

2. Välj Dela kalender på fliken Start.

3. På sidan Delning och behörigheter skriver du namnet eller e-postadressen till den person som du vill dela kalendern med och tilldelar ombudsåtkomst. Även om du kan dela din kalender med fler än en person kan du bara lägga till en person i taget från Outlook på webben.

4. När du har lagt till den person som du vill ska hantera kalendern väljer du listrutan bredvid namnet och sedan vilken behörighetsnivå du vill att användaren ska ha.

   • Välj Delegera om du vill ge dem behörighet att redigera kalendern och vill att de får de mötesförfrågningar och svar som skickas till dig. Om du vill tillåta ombudet att se händelser i din kalender som du har markerat som privat markerar du kryssrutan för Låt ombudet visa privata händelser.

     

     Obs!: Kalenderobjekt som är markerade som privata är skyddade. De flesta personer som du delar din kalender med ser bara tiden för privata objekt, inte ämne, plats eller annan information. Det enda undantaget är om du markerar kryssrutan Tillåt ombud att visa privata händelser.

5. När du har lagt till den person som du vill dela kalendern med och valt vilken behörighet personen ska ha väljer du Dela. Om du bestämmer dig för att inte dela kalendern just nu väljer du Ta bort.

   Den person som du har delat kalendern med får ett e-postmeddelande om tilldelningen. När mottagaren väljer knappen Acceptera i inbjudan läggs din kalender till i den personens lista med kalendrar.

6. Efter att du har gett någon ombudsåtkomst till din kalender ser du ytterligare ett alternativ under Delning och behörigheter som du kan använda om du vill styra hur mötesförfrågningar och svar ska behandlas. Om du har flera ombud måste du göra detta för var och en av dina ombud.

7. Under Ombud, bredvid Skicka inbjudningar och svar till, väljer du något av följande alternativ:

   • Endast ombudet Mötesförfrågningar och svar skickas endast till dina ombud.

   • Delegera och skicka en kopia till mig Mötesförfrågningar och svar skickas till dig och dina ombud. Endast dina ombud ser alternativet att acceptera eller avböja en mötesförfrågan och meddelandet som skickas till dig visas som ett vanligt e-postmeddelande. Du kan fortfarande svara på mötesförfrågan genom att öppna kalenderobjektet och svara.

   • Både mitt ombud och mig Mötesförfrågningar och svar skickas både till dig och dina ombud. Vem som helst av er kan svara på mötesinbjudan.

8. Om du bestämmer dig för att inte dela din kalender med någon väljer du Ta bort under Ombud för den person som du inte längre vill ska fungera som ombud. 

Sluta dela en kalender

Om du vill sluta dela din kalender med någon och ta bort deras behörighet gör du följande: 

1. I nya Outlook från navigeringsfönstret väljer du Kalender.

2. Välj Dela kalender på fliken Start.

   Som standard kallas din primära kalender för "Kalender". Om du har skapat andra kalendrar kan du välja någon av dem istället. Du kan inte ta bort delningsbehörigheter från kalendrar som ägs av andra personer.

3. Välj Ta bort bredvid den person som du vill sluta dela kalendern med.

   Personen är nu borttagen från listan över personer som har tillgång till din kalender. Om personen finns inom organisationen tas kalendern bort från personens lista med kalendrar. Om personen befinner sig utanför organisationen tas inte personens kopia av kalendern bort, men den synkroniseras inte längre till din kalender eller får uppdateringar.

Tilldela redigeringsbehörigheter

1. Välj Kalender i navigeringsfönstret i Outlook.com.

2. Välj Dela kalender på fliken Start.

3. Ange namnet på eller e-postadressen till den person som du vill dela din kalender med på sidan Delning och behörigheter. Du kan dela kalendern med fler än en person, men du kan bara lägga till en person i taget.

4. När du har lagt till den person som du vill dela kalendern med väljer du listrutan bredvid namnet och väljer vilken åtkomstnivå du vill att personen ska ha.

5. Välj Kan redigera om du vill ge den här personen behörighet att göra ändringar i kalendern.  Välj sedan Dela. Personen du delar med får en e-postinbjudan till Acceptera och visa kalendern.