Vodič za privatnost za lične uvide

Ključni principi

Kao Viva Insights, samo vi možete da vidite svoje podatke.
Podaci se skladište i računaju u Exchange Online poštanskom sandučetu.
U bilo kom trenutku možete da date saglasn i odbijete saglasno.
Lični uvidi u programu Viva Insights vam pokazuju da nema ličnih informacija o saradnicima koje se mogu identifikovati posle onoga što već možete da vidite u programima Outlook i Teams.

Ključne tačke privatnosti podataka

Lični uvidi u programu Viva Insights dizajnirani da omogućavaju procenu, praćenje, automatizovano donošenje odluka, profilisanje ili nadgledanje. Viva Insights pružaju vam lične uvide putem aplikacije Viva Insights u usluzi Microsoft Teams i na vebu, programskog dodatka Uvidi u Outlook, Viva e-poruka sa sažetcima, brifinga e-poruka i umetnutih predloga u programu Outlook. Lični uvidi u programu Viva Insights nemaju mehanizam ili opciju koja omogućava svima osim vama da pristupe personalizovanim informacijama koje se prikazuju putem ovih površina, osim ako ih namerno i nezavisno delite. Podaci o ličnim uvidima koje Viva Insights ne mogu da se koriste za automatizovano donošenje odluka ili za profilisanje.
Lični uvidi u programu Viva Insights ne daje zaposlenima pristup novim informacijama sa ličnim podacima koji se mogu identifikovati o drugim saradnicima. Viva Insights konvertuje podatke u lične uvide izračunavanjem informacija koje generišete tako što obavlja vaše radno vreme. Većina podataka koje vidite u ličnim uvidima iz usluge Viva Insights je jednostavno prikupljanje informacija kojima već imate pristup, ali koje ne biste mogli brzo da izvršite izračunavanja bez podrške.
Lični uvidi u Viva Insights podataka se obrađuju i skladište u poštanskom sandučetu Exchange Online zaposlenog. Viva Insights obrađuje podatke iz ovih izvora za lične uvide: Exchange Online podataka o e-pošti i kalendaru, ćaskanje i signali poziva iz usluge Skype za posao i usluge Teams. Viva Insights skladišti i obrađuje ove podatke u poštanskom sandučetu svakog Exchange Online zaposlenog.
Lični uvidi u programu Viva Insights podržavaju opštu uredbu o zaštiti podataka (GDPR) usaglašenosti. Microsoft je dizajnirao lične uvide u Viva Insights kako bi podržao potrebe vaše organizacije da prati GDPR zahteve.

Važno: U ovom članku se govori o e-poruci sa brifingom. Pauzirali smo slanje e-poruka sa brifingom da bismo napravili neka poboljšanja. I dalje možete da pristupite Viva Insights Outlook programskim dodatku ili aplikaciji Viva Insights u usluzi Teams i na vebu radi ključne funkcionalnosti dok se ova usluga ne nastavi. Dodatne informacije o ovoj promeni potražite u članku Pauziranje brifinga.

Važno: Ovaj članak govori i o Skraćeni e-poruci. Počevši od kraja marta 2024, pauziraćemo Skraćene e-poruke koje se obično šalju dvaput mesečno. Sav sadržaj iz Digest e-poruka i dalje će biti dostupan u okviru Viva Insights u usluzi Teams ili na vebu. Možete da nastavite da istražujete i analizirate uvide u podatke besprekorno. Da biste saznali više o ovoj promeni, pogledajte pauzu e-pošte Digest.

Gde da vidite lične uvide

Lični uvidi u Viva Insights:

Privatnost u aplikaciji Viva Insights u usluzi Teams i na vebu

Kada se podaci obrađuju u Microsoft Viva Insights, Microsoft štiti privatnost zaposlenih i potpuno je usaglašena sa lokalnim propisima, kao što je Opšta uredba o zaštiti podataka (GDPR). Viva Insights štiti privatnost na sledeće načine:

Lični i privatni – sadržaj u vašim uvidima je lični, privatan, dostupan samo vama. Niko drugi u vašoj organizaciji ne može da joj pristupi.
Svači podaci su privatni – Viva Insights ne uključuje nove informacije sa ličnim podacima koji se mogu identifikovati o bilo kome drugom u organizaciji. Uvidi i radnje se zasnivaju na informacijama koje generišete vi i vaša organizacija tako što ćete raditi u uobičajenom radnom danu. Vaši uvidi se zasnivaju na informacijama do kojih već imate pristup, ali ne možete brzo da agregirate bez pomoći.
Bezbednost poštanskog sandučeta – Viva Insights koristi Exchange Online podatke e-pošte i kalendara i procese i skladišti sve uvide ili radnje unutar Exchange Online poštanskog sandučeta, tako da je bezbednost podataka ugrađena i nametnuta od strane Exchange servera.
Usaglašen GDPR – Microsoft je usaglašen sa GDPR-om prilikom pružanja uvida i radnji u aplikaciji.

Način na koji to funkcioniše

Lični uvidi i radnje u aplikaciji Microsoft Viva Insights zasnivaju se na podacima iz Exchange Online poštanskog sandučeta, kao što su e-pošta i podaci iz kalendara. Uvidi su izvedeni iz podataka koji su vam već dostupni u Exchange Online poštanskom sandučetu. Na primer, ako želite da utvrdite koje ste obaveze izvršili prema drugima, možete ručno da pregledate svaku e-poruku u poštanskom sandučetu. Aplikacija Viva Insights vas jednostavno spasava iz ovog zamojenog procesa.

Tipovi podataka

Viva Insights pruža lične uvide sa sledećim tipovima podataka.

Podaci iz poštanskog sandučeta – e-pošta, kalendar, ćaskanje i aktivnost poziva koju generišete pomoću usluge Microsoft 365, kao što je vreme koje provodite na sastancima ili e-porukama koje šaljete određenoj osobi ili grupi.
Inkrementalni podaci – podaci koji bi vam u suprotnom nedostupni, ali su predstavljeni u skupljenom obliku dizajniranom da zaštiti pojedinačnu privatnost.

Podaci iz poštanskog sandučeta

Podaci iz poštanskog sandučeta predstavljaju informacije za koje već imate pristup jednostavnim zadacima, kao što su slanje e-poruka, raspoređivanje sastanaka ili ćaskanje sa saradnicima. Viva Insights obrađuje i prikazuje informacije na načine na koje može da se koristi.

Na primer, Viva Insights pruža prikaze koji vam omogućavaju da brzo razumete koliko vremena provodite na sastancima i u e-pošti svakog dana, sa kim sarađujete najviše, sa kim gubite kontakt i sa kim ste napravili obaveze i zahteve.

Možete da preduzmete radnju na ovim informacijama. Na primer, možete odlučiti da provodite previše vremena na sastancima i da usvojite lični cilj trčanja efikasnijih sastanaka.

Lični uvidi izvedeni su iz podataka koji su vam već dostupni na sledećim mestima:

Vaše Exchange Online poštansko sanduče
Aktivnost u OneDrive i SharePoint dokumentima
Vaše ćaskanje i istorija poziva iz usluge Teams i Skype za posao

Viva Insights jednostavno primenjuje neka osnovna izračunavanja i pravila kako bi ti podaci bili operativniji. Podaci iz poštanskog sandučeta skladište se direktno u Exchange Online poštanskom sandučetu.

Na primer, ako želite da utvrdite koje su vam kolege slale najviše e-pošte tokom prošle sedmice, tehnički možete to da uradite bez korišćenja Viva Insights tako što ćete ručno prebrojati e-poruke od saradnika u prijemnom poštanskom sandučetu. Slično tome, možete da odredite prosečno vreme odziva kolega na e-poruke koje ste im poslali pomoću informacija o vremenskoj oznaci koje su dostupne u poštanskom sandučetu. Viva Insights vam škodi što ne morate da izvršite ova zamozna izračunavanja.

Postepeno raspoređivanje podataka

U nekoliko slučajeva, lični uvidi u programu Viva Insights vam pružaju dei identifikovane informacije o drugim osobama koje im inače ne bi bilo dostupne, kao što je tarife čitanja e-pošte.

Tarife čitanja e-pošte

Viva Insights prati procenat primalaca koji su otvorili e-poruku (u programu Outlook programski dodatak) za e-poštu koju ste poslali pet ili više osoba.

Radi očuvanja privatnosti, Viva Insights ne prati stope čitanja za poruke poslate za manje od pet osoba. Viva Insights takođe ne prikazuje stopu čitanja od "0 procenata" ili "100 procenata", jer bi to omogućilo ljudima da donese definitivne zaključke o pojedinačnim radnjama saradnika. Umesto toga, stopa čitanja u ovim slučajevima prikazuje se kao opseg koji obuhvaćuje graničnu vrednost koja zavisi od broja primalaca e-poruke.

Ova metrika se izračunava na osnovu zastavice "pročitano" u programu Exchange Online. Za neke osobe poruke su označene zastavicom kao "pročitano" kada otvorite poruku u Oknu za pregled programa Outlook. Za druge, možda ćete morati da kliknete dvaput da biste otvorili poruku da biste je označili kao "pročitanu".

Ovu postavku možete da kontrolišete u outlook postavkama. Da biste prikazali ove signale u poštanskom sandučetu pošiljaoca, zastavica "pročitano" se kopira u Microsoft 365 okruženje, a zatim isporučena u poštansko sanduče pošiljaoca.

GDPR usaglašenost

Kao što je slučaj sa kompletnim Microsoft 365 paketom, Viva Insights podržava usaglašenost sa GDPR zahtevima. Na primer, Viva Insights podržava sledeće:

Zaštita i zaštita ličnih podataka korisnika – Uvidi zahtevaju licencu Exchange Online, a svi podaci se skladište u poštanskom sandučetu Exchange Online zaposlenih. Izračunata metrika, kao što su zadaci, dodaje se u poštansko sanduče. Prema tome, aplikacija Viva Insights ispunjava tu obavezu prema vidu Exchange Online ispunjava i obavezu:
- Microsoft neće prikupljati podatke klijenata u Exchange Online oglašavanja.
- Microsoft neće dobrovoljno Exchange Online podatke klijenata agencijama za sprovođenje zakona.
- Microsoft će ispuniti sve zahteve u vezi sa šifrovanjem Exchange Online podataka i primeniti kontrole kako bi smanjio bezbednosne rizike i osigurao kontinuitet poslovanja, kao što je opisano u isO 27001 i 27018.
Obavestite korisnike u slučaju da se otkrije kršenje pravila – Microsoft će obavestiti kontakte o privatnosti klijenata u roku od 72 sata od kada Microsoft postane svestan kršenja standardnih operativnih procedura odgovora na incidente usluge Microsoft 365.
Poštujte zahteve korisnika (DSRs) za izvozom, brisanjem ili ograničavanjem obrade ličnih podataka – Microsoft podržava zahteve korisnika, kao što su zahtevi za izvozom ili brisanjem podataka.

Više informacija potražite u članku Usaglašenost sa GDPR-om.