Video zapis: Prvi koraci uz baze podataka

Da biste dizajn držali fokusirani, rezimirajte svrhu baze podataka i često upućujte na rezime. Ako želite malu bazu podataka za preduzeće zasnovano na kući, možete napisati nešto jednostavno, na primer "Baza podataka klijenata čuva listu informacija o klijentima radi proizvodnje pošilja i izveštaja". Za bazu podataka preduzeća možda će vam biti potrebno više pasusa da biste opisali kada i kako će osobe u različitim ulogama koristiti bazu podataka i njene podatke. Create određenu i detaljnu izjavu o misiji na koju treba upućiti tokom procesa dizajniranja.

Počnite sa postojećim informacijama i metodima praćenja. Na primer, možda trenutno zapišite porudžbenice u glavnoj knjizi ili čuvate informacije o klijentima u papirnim obrascima. Koristite te izvore da biste nabrajali informacije koje trenutno hvatate (na primer, sva polja u obrascima). Kada trenutno ne uhvatite važne informacije, razmislite o tome koje su vam diskretne informacije potrebne. Svaki pojedinačni tip podataka postaje polje u bazi podataka.

Ne brinite o tome da prvu listu učinite savršenom – vremenom možete precizno da je podesite. Međutim, razmotrite sve osobe koje koriste ove informacije i zatražite njihove ideje.

Zatim razmislite o tome šta želite iz baze podataka i o tipovima izveštaja ili pošiljala koje želite da proizvedete. Zatim se uverite da hvatate informacije potrebne za ispunjavanje tih ciljeva. Na primer, ako želite izveštaj koji prikazuje prodaju po regionu, morate da zabeležite podatke o prodaji na regionalnom nivou. Pokušajte da skicirate izveštaj sa stvarnim informacijama koje želite da vidite. Zatim nanesite podatke koji su vam potrebni za kreiranje izveštaja. Uradite isto za pošiljale ili druge izlaze koje želite iz baze podataka.

Primer

Recimo da klijentima date mogućnost da daju saglasnost za periodične ispravke e-pošte (ili odbiju) i želite da odštampate listu onih koji su dali saglasnost. Potrebna vam je kolona "Pošalji e-poštu" u tabeli "Klijent" sa dozvoljenim vrednostima "Da" i "Ne".

Za one koji su spremni da primaju e-poruke potrebna vam je e-adresa, koja takođe zahteva polje. Ako želite da uključite odgovarajući oslovljavanje (kao što je gospodin, gđa ili gđa), uključite polje za oslovljavanje. Ako želite da se klijentima obratite po imenu u e-porukama, dodajte polje "Ime".

Kada imate listu potrebnih informacija, utvrdite glavne entitete (ili teme) koje treba da organizujete. Izbegavajte dupliranje podataka u entitetima. Na primer, preliminarna lista za bazu podataka prodaje proizvoda može da izgleda ovako:

Glavni entiteti su: klijenti, dobavljači, proizvodi i porudžbine. Počnite sa te četiri tabele: jedna za činjenice o klijentima, jedna za činjenice o dobavljačima i tako dalje. Ovo možda nije konačni dizajn, ali je dobra početna tačka.

Da biste razumeli zašto je više tabela bolje od manje, uzmite u obzir prikazanu tabelu:

Svaki red sadrži informacije o proizvodu i dobavljaču. Pošto možda imate mnogo proizvoda od istog dobavljača, informacije o imenu i adresi dobavljača moraju da se ponavljaju više puta. To troši prostor na disku. Umesto toga, snimite informacije o dobavljaču samo jednom u zasebnoj tabeli "Dobavljači", a zatim povežite tu tabelu sa tabelom "Proizvodi".

Drugi problem sa ovim dizajnom je evidentan kada treba da izmenite informacije o dobavljaču. Pretpostavimo da treba da promenite adresu dobavljača. Pošto se ona pojavljuje na više mesta, može se slučajno desiti da promenite adresu na jednom mestu, a da zaboravite da promenite na drugim mestima. Snimanje adrese dobavljača na samo jednom mestu rešava taj problem.

Na kraju, pretpostavimo da samo jedan proizvod obezbeđuje vinarija Koho i želite da izbrišete proizvod, ali da zadržite ime i adresu dobavljača. Sa ovim dizajnom, kako biste izbrisali zapis proizvoda a da ne izgubite informacije o dobavljaču? Nije moguće to uraditi. Pošto svaki zapis sadrži činjenice o proizvodu pored činjenica o dobavljaču, nije moguće izbrisati jedan bez brisanja drugog. Da bi ove činjenice bile odvojene, podelite ovu tabelu na dve: prvu za informacije o proizvodu, a drugu za informacije o dobavljaču. Zatim, kada izbrišete zapis proizvoda, brišete samo činjenice o proizvodu , a ne i činjenice o dobavljaču.

Pošto ste odabrali temu za tabelu baze podataka, kolone u toj tabeli bi trebalo da skladište samo činjenice o toj temi. Na primer, tabela proizvoda bi trebalo da skladišti činjenice samo o proizvodima , a ne o dobavljačima.

Da biste odlučili koje informacije da pratite u tabeli, koristite listu koju ste ranije kreirali. Na primer, tabela "Klijenti" može da obuhvata: Ime, Prezime, Adresa, Slanje e-pošte, Oslovljavanje i E-adresa. Svaki zapis (klijent) u tabeli sadrži isti skup kolona, tako da skladištite potpuno iste informacije za svakog klijenta.

Create listu, a zatim je pregledajte i suzite. Ne zaboravite da razdeite informacije u najmanja moguća polja. Na primer, ako početna lista ima adresu kao polje, razdaberite ih u "Ulica i broj", "Grad", "Država" i "Poštanski broj" – ili, ako su klijenti globalni, u još više polja. Na taj način, na primer, možete slati poruke u odgovarajućem formatu ili izveštaje o porudžbinama po državi.

Kada suzite obim kolona podataka u svakoj tabeli, spremni ste da odaberete primarni ključ svake tabele.

Potreban vam je način da jedinstveno identifikujete svaki red u svakoj tabeli. Sećate se prethodnog primera gde dva klijenta imaju isto ime? Pošto oni dele ime, potreban vam je način da zasebno identifikujete svako od njih.

Stoga svaka tabela treba da sadrži kolonu (ili skup kolona) koja jedinstveno identifikuje svaki red. Ovo se naziva primarni ključ i često je jedinstven broj, kao što je ID broj zaposlenog ili serijski broj. Access koristi primarne ključeve za brzo povezivanje podataka iz više tabela i objedinjavanje podataka za vas.

Ponekad se primarni ključ sastoji od dva ili više polja. Na primer, tabela sa detaljima porudžbine koja skladišti stavke reda za porudžbine može da koristi dve kolone u primarnom ključu: ID porudžbine i ID proizvoda. Kada primarni ključ koristi više kolona, zove se i složeni ključ.

Ako već imate jedinstveni identifikator za informacije u tabeli, kao što su brojevi proizvoda koji na jedinstven način identifikuju svaki proizvod u katalogu, koristite ga, ali samo ako vrednosti ispunjavaju ova pravila za primarne ključeve:

• Identifikator će uvek biti drugačiji za svaki zapis. Duplirane vrednosti nisu dozvoljene u primarnom ključu.

• Uvek postoji vrednost za stavku. Svaki zapis u tabeli mora da ima primarni ključ. Ako koristite više kolona da biste kreirali ključ (kao što su porodica i broj dela), obe vrednosti uvek moraju biti prisutne.

• Primarni ključ je vrednost koja se ne menja. Budući da druge tabele upućuju na ključeve, svaka promena primarnog ključa u jednoj tabeli podrazumeva promenu na koju se na njega upućuje. Česte promene povećavaju rizik od grešaka.

Ako nemate očigledan identifikator, koristite proizvoljni, jedinstveni broj kao primarni ključ. Na primer, svakoj porudžbini možete da dodelite jedinstveni broj porudžbine za samo svrhu identifikovanja porudžbine.