"Lahko ga imate dobro, hitro, ali poceni. Izberi dva.«
Inženirji že desetletja to govorijo vodjem projektov.
V nekoliko drugačnih pogojih ima vsak projekt ravnovesje v »trikotniku« časa, denarja in obsega – ne morete ga spremeniti, ne da bi vplivali na vsaj enega od drugih. Naloga vodje projekta je, da prepreči razpad celotnega trikotnika.
Kako? Ko se težava prikaže, jo najprej poiščite v trikotniku projekta – ali gre za čas (urnik), denar (proračun) ali obseg? Nato ugotovite, katere strani trikotnika lahko spremenite in katere so »nespremenljive« na mestu. Tretjič, prilagodite, kaj lahko, da odpravite težavo in optimizirate projekt. Četrtič, dokončajte projekt in proslavimo!
V tem članku
Čas + denar + obseg = kakovost
Trikotnik projekta je znan tudi kot »železni trikotnik« in manj poetično »trojne omejitve«. Ne glede na to, kako ga pokličete, gre za isto stvar: Ne morete spremeniti proračuna, načrta ali obsega projekta, ne da bi vplivali na vsaj enega od drugih dveh delov.
Nekaj primerov, kako deluje:
-
Če želite vnesti končni datum (čas), lahko več porabite v virih (denarju), da hitreje zaključite delo, ali pa skrajšate funkcije (obseg), tako da je pred novim rokom manj dela.
-
Če želite dokončati projekt v okviru proračuna (stroški), se lahko pozneje (čas) znebite nadur in dokončate projekt ali izrežete funkcije (obseg).
-
Če želite v izdelek (obseg) dodati funkcije, lahko podaljšate rok in tako podaljšate čas za novo delo (čas) ali dodate osebe, da hitreje opravijo delo (stroški). Lahko bi tudi oboje!
Kakovost je četrti del trikotnika projekta. Sedi na sredini, kjer vse spremembe na kateri koli strani vpliva na to.
Če ste na primer pred načrtovanim načrtom, boste morda lahko zamenjali izrezane funkcije ali dovolili več časa za obstoječa opravila. S tem dodatnim časom in obsegom je končni rezultat morda boljši izdelek.
Ena ključna točka: Ni univerzalnega standarda za kakovost. Za vsak projekt je kakovost opredeljena znotraj samega projekta. Za nekatera podjetja je vodenje projekta na proračun najpomembnejše merilo kakovosti. Za druge, dobili, da na trg za čas zadeve več. Projektni vodja mora vedeti, kako je kakovost določena za organizacijo in določen projekt.
V prejšnjem primeru lahko izdelek preprosto dokončate zgodaj z manj funkcijami in ga tako vnesete na tržišče pred konkurenti. To je lahko definicija kakovosti za ta projekt v vašem podjetju.
Vedeti, česa ne morete spremeniti
V večini projektov je na mestu nespremenljiva vsaj ena stran trikotnika. Ne moreš ga spremeniti.
Mogoče se o proračunu ne da pogajati. (Vam je zvok znan?) Ali pa se mora izdelek resnično prodajati do določenega datuma. Mogoče sta oba resnična.
Pogosto so nespremenljivi elementi projekta narekovani nad projektni vodje, ne pa vedno. Včasih se morate odločiti, kateri element je najpomembnejši za uspeh projekta. Prav tako morate biti pri tem zelo jasni, ko se pokažejo težave (in vedno se zgodijo).
Ko pride do težave na nespremenljivi strani, je postopek pogosto jasen. Če na primer ugotovite, da bo funkcija programske opreme dokončala več časa, kot je bilo predvideno, in ste podpisali pogodbo, v kateri ste določili, da boste dostaviti to funkcijo (obseg), boste morali morda premakniti končni datum ali dodati vire, da jo boste lahko dokončali na pravi čas.
Če sta popravljena stran in stran s težavo različni, ne odnehajte. To je lepota trikotnika projekta; vedno je na voljo prostor za spreminjanje. Če se mora projekt na primer dokončati ob svojem času in je postal obseg projekta, lahko še vedno prilagodite stroške tako, da dodate vire.
Če so vse tri strani trikotnika obtičale, ne skrbite. Projekt je morda v težavah, vendar vsaj veste, da je v težavah in imate dobro izhodišče, da preudite cilje projekta ali standarde kakovosti.
Optimiziranje urnika
Prej ali slej se boste soočite s projektom, ki je nastavljen tako, da prekorači neprilagodljiv rok.
Kres lahko skrajšate tako, da skrajšate kritična pot, niz opravil, katerih zadnje opravilo se konča na končni datum projekta. Če spremenite druga opravila, morda ne boste skrajšali urnika, vendar pa boste spremenili opravila kritične poti. Če želite skrajšati kritično pot, lahko:
-
Skrajšajte trajanja opravil (zmanjšajte obseg ali dodajte vire).
-
»Hitro sledite« urniku: prekrivajo opravila, tako da lahko osebe hkrati delajo na njih (dodajte vire). Ta postopek je najbolje uporabiti bližje začetku projekta.
-
»Sesutje« urnika: dodajte vire za hitrejše dokončanje opravil (denar).
-
Odstranite opravila (zmanjšajte obseg).
Seveda lahko tako popravilo urnika ima lahko dramatične učinke na proračun, obseg in kakovost projekta.
Optimiziranje proračuna
V večini projektov je največji del proračuna sestavljen iz stroškov virov: stroškov na podlagi cene in fiksnih stroškov oseb, opreme in materialov. Ohranjanje proračuna lahko zahteva zelo težavne izbire:
-
Izrežite obseg projekta tako, da bo na voljo manj krajših opravil, ki potrebujejo vire.
-
Odstranite vire.
-
Preverite, ali so cene, pristojbine in nadure ustrezni.
-
Preverite, ali so viri najbolj primerni za posel.
-
Zamenjajte drag vir z cenejšim virom.
Nadzor nad stroški lahko vsili rok ali zahteva zmanjšanje obsega projekta. Če na primer ne dovolite nadur za opravila, boste morda našli končni datum mesec pozneje. Če izrežete obseg, se lahko končni datum dejansko premakne.
Optimiziranje obsega
Bi razmislili o varčevanja z denarjem tako, da je most nekaj metrov krajši od reke, ki se razteza čez reko? Seveda ne. Včasih se obseg projekta ne more spremeniti, zato morate izvesti druga dejanja:
-
Dodajte vire, da se prepričate, da so vsa opravila dokončana (stroški).
-
Izrežite opravila, ki niso na kritični poti, če obstajajo (stroški).
-
Dodajte opravila ali dodajte trajanje opravilom (strošek).
-
Podaljšajte rok, da omogočite čas za vsa opravila s trenutno raven virov (čas).
