Ste kdaj zamenjali fazo s procesom? Ali portfelj zizdelkom? Morda ne, vendar vas lahko terminologija projektnega vodenja zmede, s tem člankom pa jo lahko tudi razvrstite.
V tem članku
Pridobivanje vaših ležajev: faze, procesi, portfelji in izdelki
Projekt je preprosto nabor dejavnosti, ki se zgodijo glede na urnik in omogočajo določen rezultat. Nekateri projekti so samostojni in nimajo odnosov z drugim delom v organizaciji. Po drugi strani pa so nekateri projekti del večjih prizadevanj, kot so faze, procesi, programi in portfelji.
Faze
Projekte je mogoče razporediti v fazah, tako da je mogoče več projektov, povezanih z istim ciljem, upravljati skupaj. Dobrodelna organizacija na primer vsako leto uporablja fundraiser. Če želijo upravljati vse projekte, povezane s funkcijo, združijo projekte v tri faze: načrtovanje, dan dogodka in nadaljnja opravila. V vsaki fazi je več projektov.
|
Fazi |
Projekti |
Izhod faze |
|
Načrtovanje |
|
Dokončan dokument načrta dogodka |
|
Dan dogodka |
|
Dogodek se izvaja po načrtu |
|
Follow-Up |
|
Dokončan dokument po smrti |
Procesov
Dejavnosti v dveh različnih projektih so lahko medsebojno povezane s postopkom. Recimo, da imate dva projekta: eden vsebuje dejavnosti, ki so potrebne za izdelavo sistema vstopnic za klicni center, v drugem pa so dejavnosti, ki so potrebne za najem in usposabljanje podpornega osebja za klicni center.
|
Project 1 |
Project 2 |
|
Dejavnosti:
|
Dejavnosti:
|
|
Izhod: Call center ticketing system |
Izhod: Osebje za podporo klicnega centra |
Kombinirani nabor dejavnosti iz obeh projektov tvorijo proces za nastavitev klicnega središča. Postopek ima izhod popolnoma delujočega klicnega centra.
|
Proces |
|
Dejavnosti v projektu 1:
|
|
Dejavnosti v projektu 2:
|
|
Izhod procesa: Popolnoma delujoč klicni center |
Programov
Program je skupina projektov, ki se upravljajo skupaj, da kar najbolje izkoristite svoj medsebojno povezan status. Na primer, gradbeno podjetje, ki dela na novem podrazdelkah, upravlja vsako hišo v podrazdelka kot ločen projekt. Če projekte združite v program za celoten podrazdelka, lahko podjetje preprosto vidi napredek podrazdelka kot celoto in načrtuje sredstva tretjih oseb, kot so betonska tovornjaka ali krajinske osebe.
|
Program |
Projekti |
|
Contoso Estates |
|
Portfeljev
Nekateri projektni vodje lahko s portfelji združijo projekte in programe z ustreznimi strateškimi poslovnimi cilji. Podjetje za razvoj programske opreme je na primer opredelilo tri strateške poslovne cilje: »Innovate in the industry« (Inovacije v industriji), »Develop secure software« (Razvoj varne programske opreme) in »Provide top-notch customer support« (Zagotavljanje najvišje podpore strankam). Organizacija nastavi portfelje za vsakega od teh ciljev (inovacije, varnost in podpora) ter uskladi trenutne projekte in programe znotraj teh portfeljev.
|
Portfelja |
Projekti in programi |
|
Inovacije |
|
|
Varnost |
|
|
Support |
|
Izhod: izdelki projekta
Projekti, faze in procesi vsi izdelajo neke vrste izhodne podatke, imenovane »izdelek«. Običajno je izdelek neke vrste otipljiv element, na primer dokument ali dokončan izdelek. Izdelki so lahko izdelki ali izdelki, lahko pa so tudi rezultati ali storitve. V spodnji tabeli je nekaj primerov teh vrst izdelkov.
|
Vrsta izdelka |
Opis |
Primeri |
|
Izdelek |
Otipljiv element, ki je rezultat projekta, faze ali procesa. Izdelki so lahko samostojni izdelki ali pa so lahko sestavni del večjega izdelka. |
Document, software program, house |
|
Rezultat |
Rezultat dokončanega projekta, faze ali procesa. |
Revised bug triage process, new organizational structure, guidelines for green construction |
|
Storitev |
Rezultat projekta, faze ali procesa, ki organizaciji omogoča izvajanje poslovne funkcije. |
Popolnoma delujoči klicni center, miza za osebje na konferenci, storitev radijskega odpošiljanja |
Kako se Microsoft Project prilega vašemu sistemu za vodenje projektov?
Če še bolj izsledijo, se »sistem vodenja projektov« nanaša na integrirani nabor procesov, tehnik, metodologij in orodij, ki se uporabljajo za načrtovanje in sledenje projektom. Microsoft Project je orodje v večjem sistemu vodenja projektov. Projekti, imenovani tudi načrti projektov, so shranjeni kot ločene datoteke v sistemu Project 2010 in jih je mogoče združiti v večja prizadevanja, kot so faze, procesi, programi in portfelji.
