To lahko priznati – za upravljanje projektov ste uporabljali Microsoft Excelovo preglednico in ne vidite prav dobrega razloga za spremembo. Nisi sam.
Vabljivo je, da bi začeli načrt projekta v Excelu, saj vam pomaga hitro seznam vseh projektov, razporedite jih tako, kot želite, in celo ustvariti nekaj, kar je podobno pogled »Ganttogram«. Pri izračunu sprememb projekta je preglednica kratek.
Če se najdete med samim seboj, da žongliran več projektov, prekinjenih urnikov in virov v skupni rabi, vzdrževanje urnika v preglednici postane veliko opravilo. S svojim dinamičnim motorjem za načrtovanje, orodji za upravljanje virov in podporo za boljšo komunikacijo vam lahko Microsoft Project pomaga, da ostanete na tekočem.
Kaj želite narediti?
Izkoristite prednosti upravljanja virov za celotno podjetje
Kaj se zgodi, če za sledenje projektom uporabite preglednice, kaj se zgodi, ko je en vir dodeljen več projektom? Vire, ki niso del načrta projekta, morate upravljati ročno ali s programom drugega izdelovalca. Viri pogosto končajo nenamerno čezmerno dodeljeno in lahko porabite veliko časa za vnovično razporedite delo.
Če uporabljate Microsoft Project Server, lahko vsi projekti v vaši organizaciji rišejo iz osrednjega poslovnega skupina virov. To vodjem projektov omogoča, da si razpoložljivost ogledajo podatke vira, preden ta vir dodelijo opravilu.
Naj Project izračuna učinek sprememb datuma
Denimo, da sledite projektu v preglednici. Ta projekt ima opravilo, ki se ne more začeti, dokler drug projekt ne ustvari določene dobavljiv predmet. Ta izdelek bo predvidoma dokončan 18. junija. 25. junij je in še vedno čakaš na to. Kako dolgo boste morali posodobiti preglednico z novim datumom opravila, ki je odvisen od tega izdelka? Morda ne dolgo, če je opravilo blizu konca projekta, kaj pa, če je blizu začetka? Kaj pa, če ima projekt več kot 50 opravil? Več kot 100 opravil?
S Projectom lahko hitro prilagodite načrt projekta in dodelitve virov z njegovim dinamičnim mehanizemom načrtovanja. Obravnava datumsko spremembo in njene učinke brez težav, pri tem pa se računa na vse odvisnosti, izdelke in dodelitve virov. Ne le, da samodejno preračuna urnik, ampak Tudi Project označi datume, ki jih je spremenil, tako da lahko hitro vidite učinek posamezne izmene urnika.
Uporaba prilagodljivih načinov poročanja
V desetih minutah imate nenačrtovano srečanje z vodjo in se pogovorite o stanju projekta. Želite vključiti poročilo o napredku projekta, vendar je v tako kratkem času najbolje, da natisnete preglednico in upate, da so vsi podatki točni. Upravitelju želite zagotoviti zmogljivejše poročilo o projektu, vendar le v tako kratkem času ni mogoče, ko uporabljate preglednico.
S Projectom lahko hitro ustvarite vizualno poročilo, ki uporablja predlogo, ki izvozi podatke v vrtilni diagram v microsoft Visio Professional. Izberete lahko polja, ki jih želite označiti v poročilu, vključno s polji po meri, ki ste jih nastavili za projekt, in za srečanje z upravljanjem predstavite čisto, jedrnato poročilo.
Integracija z Excelom
Če izvozite podatke o projektu v Excel, lahko še naprej uporabljate zmogljive funkcije preglednice, hkrati pa izkoristite prednosti Projecta za sledenje urniku in virom projekta. Excelove podatke lahko uvozite ali vdelate tudi v načrt projekta.
