Izvažanje podatkov v Excel

V tem članku

Izvažanje podatkov v Excel: osnove

Ko izvozite podatke v Excel, ustvari Access kopijo izbranih podatkov in nato shrani kopirane podatke v datoteko, ki jo lahko odprete v Excelu. Če pogosto kopirate podatke iz Accessa v Excel, lahko podrobnosti izvoza shranite za prihodnjič in celo načrtujete izvoz, da se samodejno zažene ob določenih intervalih.

Pogosti primeri pri izvažanju podatkov v Excel

Vaš oddelek ali delovna skupina za delo s podatki uporablja Access in Excel. Vi podatke shranjujete v Accessove zbirke podatkov, vendar za analizo podatkov in razdeljevanje rezultatov analize uporabljate Excel. Vaši sodelavci trenutno podatke izvažajo v Excel, če in ko je to potrebno, vi pa želite izboljšati učinkovitost tega postopka.
Ste dolgoletni uporabnik Accessa, vaš vodja pa s podatki raje dela v Excelu. Vi podatke redno kopirate v Excel, vendar želite ta postopek avtomatizirati, da bi prihranili čas.

Več o izvažanju podatkov v Excel

Access ne vključuje ukaza »Shrani kot« za obliko zapisa Excela. Če želite kopirati podatke v Excel, uporabite funkcijo izvoza, opisano v tem članku, ali pa kopirajte podatke iz Accessa v odložišče in jih prilepite v Excelovo preglednico.
Izvozite lahko tabelo, poizvedbo, obrazec ali poročilo. Lahko pa izvozite tudi izbrane zapise v pogled z več zapisi, na primer podatkovni list.
Microsoft Excel vključuje ukaz za uvoz podatkov iz Accessove zbirke podatkov. Ta ukaz lahko uporabite namesto ukaza za izvoz v Accessu; vendar lahko z ukazom za uvoz v Excelu uvozite le tabele ali poizvedbe. Več informacij najdete v članku s pomočjo za Excel Povezovanje z zunanjimi podatki (uvažanje).
Makrov ali modulov ne morete izvoziti v Excel. Ko izvozite obrazec, poročilo ali podatkovni list, ki vsebuje podobrazce, podporočila ali podatkovne podliste, je izvožen samo glavni obrazec, poročilo ali podatkovni list. Izvoz morate ponoviti za vsak podobrazec, podporočilo ali podatkovni podlist, ki ga želite izvoziti v Excel.
Z enim izvozom lahko izvozite samo en predmet zbirke podatkov. Več delovnih listov v Excelu pa lahko spojite, ko dokončate posamezne izvoze.

Na vrh strani

Priprava na izvoz

Pred izvozom preglejte podatke, ki jih želite izvoziti, da se prepričate, da ne vsebujejo indikatorjev napak ali vrednosti napak. Če najdete napake, jih poskusite rešiti, preden izvozite podatke v Excel. Sicer lahko med izvozom pride do težav, v celice v Excelovi preglednici pa so lahko vnesene ničelne vrednosti. Če želite več informacij o težavah, so katerih lahko pride pri izvozu v Excel, glejte razdelek Odpravljanje težav pri manjkajočih ali nepravilnih vrednostih.

Če je izvorni predmet tabela ali poizvedba, izberite, ali želite podatke izvoziti z njihovim oblikovanjem ali brez njega. Ta odločitev vpliva na dva vidika nastalega delovnega zvezka – količino podatkov, ki je izvožena, in na obliko prikaza podatkov. V tej tabeli je opisan rezultat izvoza oblikovanih in neoblikovanih podatkov.

Izvoz	Izvorni predmet	Polja in zapisi	Oblikovanje
Brez oblikovanja	Tabela ali poizvedba Opomba: Obrazcev in poročil ni mogoče izvoziti brez njihovega oblikovanja.	Izvožena so vsa polja in zapisi v temeljnem predmetu.	Nastavitve lastnosti »Oblika« so med postopkom prezrte. Za polja za iskanje so izvožene samo vrednosti ID-jev za iskanje. Za polja hiperpovezave je vsebina izvožena v obliki besedilnega stolpca, ki prikazuje povezave v obliki besediloprikaza #naslov# .
Z oblikovanjem	Tabela, poizvedba, obrazec ali poročilo	Izvoženi so samo polja in zapisi, ki so prikazani v trenutnem pogledu ali predmetu. Filtrirani zapisi, skriti stolpci na podatkovnem listu in polja, ki v obrazcu ali poročilu niso prikazana, niso izvožena.	Čarovnik upošteva nastavitve lastnosti »Oblika«. Za polja za iskanje so izvožene vrednosti iskanja. Za polja hiperpovezave so vrednosti izvožene kot hiperpovezave. Za polja z obogatenim besedilom je izvoženo besedilo, oblikovanje pa ne.

Izvoz

Izvorni predmet

Polja in zapisi

Oblikovanje

Brez oblikovanja

Tabela ali poizvedba

Opomba: Obrazcev in poročil ni mogoče izvoziti brez njihovega oblikovanja.

Izvožena so vsa polja in zapisi v temeljnem predmetu.

Nastavitve lastnosti »Oblika« so med postopkom prezrte.

Za polja za iskanje so izvožene samo vrednosti ID-jev za iskanje.

Za polja hiperpovezave je vsebina izvožena v obliki besedilnega stolpca, ki prikazuje povezave v obliki besediloprikaza #naslov# .

Z oblikovanjem

Tabela, poizvedba, obrazec ali poročilo

Izvoženi so samo polja in zapisi, ki so prikazani v trenutnem pogledu ali predmetu. Filtrirani zapisi, skriti stolpci na podatkovnem listu in polja, ki v obrazcu ali poročilu niso prikazana, niso izvožena.

Čarovnik upošteva nastavitve lastnosti »Oblika«.

Za polja za iskanje so izvožene vrednosti iskanja.

Za polja hiperpovezave so vrednosti izvožene kot hiperpovezave.

Za polja z obogatenim besedilom je izvoženo besedilo, oblikovanje pa ne.

Izberite ciljni delovni zvezek in obliko zapisa datoteke. Poročila lahko izvozite v starejši obliki zapisa datoteke *.xls , ne v novejši obliki zapisa *.xlsx.

Med izvozom vas Access pozove, da navedete ime ciljnega delovnega zvezka. V tej tabeli je povzetek, kdaj je bil delovni zvezek ustvarjen (če še ne obstaja) in kdaj je bil prepisan (če že obstaja).

Če ciljni delovni zvezek	In je izvorni predmet	Vi pa želite izvoziti	Potem
Ne obstaja	Tabela, poizvedba, obrazec ali poročilo	Podatke z ali brez oblikovanja	Je delovni zvezek ustvarjen med operacijo izvoza.
Že obstaja	Tabela ali poizvedba	Podatke, vendar ne oblikovanja	Delovni zvezek ni prepisan. V delovni zvezek je dodan nov delovni list in je poimenovan po predmetu, iz katerega so izvoženi podatki. Če delovni list z istim imenom v delovnem zvezku že obstaja, vas Access pozove, da vsebino ustreznega delovnega lista zamenjate ali pa za nov list navedete drugo ime.
Že obstaja	Tabela, poizvedba, obrazec ali poročilo	Podatke, vključno z oblikovanjem	Izvoženi podatki prepišejo delovni zvezek. Vsi obstoječi delovni listi so odstranjeni in ustvarjen je nov delovni list z istim imenom, kot ga ima izvoženi predmet. Podatki na Excelovem delovnem listu podedujejo nastavitve oblike izvornega predmeta.

Podatki so vedno dodani na nov delovni list. Podatkov ne morete dodati nobenemu obstoječemu delovnemu listu ali imenovanemu obsegu.

Na vrh strani

Zagon izvoza

Če je ciljni Excelov delovni zvezek odprt, ga pred nadaljevanjem zaprite.
V podoknu za krmarjenje izvorne zbirke podatkov izberite predmet, ki ga želite izvoziti.

Izvažanje le dela podatkov

Če je predmet tabela, poizvedba ali obrazec in želite izvoziti samo del podatkov, predmet odprite v pogledu podatkovnega lista in izberite želene zapise.

Če želite odpreti obrazec v pogledu podatkovnega lista:
1. Dvokliknite obrazec, da ga odprete.
2. Z desno tipko miške kliknite Pogled podatkovnega lista. Če ta možnost ni na voljo:
  1. Kliknite Pogled načrta.
  2. Pritisnite tipko F4, da prikažete podokno opravil »List z lastnostmi«.
  3. Na vrhu lista z lastnostmi na spustnem seznamu izberite Obrazec.
  4. Na zavihku »Oblika« lista z lastnostmi nastavite možnost Dovoli pogled podatkovnega lista na Da.
  5. Na zavihku Načrt v skupini Pogledi kliknite Pogled podatkovnega lista.
    
    Opomba: Ne morete izvoziti samo dela poročila. Lahko pa izberete ali odprete tabelo ali poizvedbo, na kateri temelji poročilo, in nato izvozite del podatkov v tem predmetu..
Na zavihku Zunanji podatki v skupini Izvoz kliknite Excel.
V pogovornem oknu Izvoz – Excelova preglednica si oglejte predlagano ime datoteke za Excelov delovni zvezek (Access uporabi ime izvornega predmeta). Ime datoteke lahko spremenite.
V polju Oblika zapisa datoteke izberite želeno obliko zapisa datoteke.
Če izvažate tabelo ali poizvedbo in želite izvoziti oblikovane podatke, izberite Izvozi podatke z oblikovanjem in postavitvijo. Če želite več informacij, glejte razdelek Priprava na izvoz.

Opomba: Če izvažate obrazec ali poročilo, je ta možnost vedno izbrana, vendar ni na voljo (je zatemnjena).
Če si želite po dokončanem izvozu ogledati ciljni Excelov delovni zvezek, potrdite Odpri ciljno datoteko, ko je operacija izvoza dokončana.

Če je izvorni predmet odprt in ste pred zagonom izvoza v pogledu izbrali več zapisov, izberite Izvozi samo izbrane zapise. Če želite izvoziti vse zapise, prikazane v pogledu, pustite potrditveno polje prazno.

Opomba: To potrditveno polje ni na voljo (zatemnjeno), če ni izbran noben zapis.
Kliknite V redu.

Če izvoz zaradi napake ne uspe, Access prikaže sporočilo z opisom vzroka napake. Sicer pa Access izvozi podatke in glede na izbiro v koraku 7 odpre ciljni delovni zvezek v Excelu. Access nato prikaže pogovorno okno, kjer lahko ustvarite specifikacijo, ki uporabi podrobnosti iz izvoza.

Na vrh strani

Kaj še moram vedeti o izvozu?

Če želite izvedeti, kako shraniti podrobnosti svojega izvoza v specifikacijo za poznejšo uporabo, preberite članek Shranjevanje podrobnosti uvoza ali izvoza kot specifikacije.
Če želite izvedeti, kako zagnati shranjene izvozne specifikacije, preberite članek Zagon shranjenega postopka uvoza ali izvoza.
Če vas zanima, kako nastavite urnik zagona specifikacij, preberite članek Načrtovanje postopka uvoza ali izvoza.
Če vas zanima, kako spremenite ime specifikacije, izbrišete specifikacije ali posodobite imena izvornih datotek v specifikacijah, preberite članek Upravljanje podatkovnih opravil.

Na vrh strani

Odpravljanje težav pri manjkajočih in nepravilnih vrednostih

Ta tabela opisuje različne načine odpravljanja pogostih napak.

Namig: Če ugotovite, da manjka samo nekaj vrednosti, jih popravite v Excelovem delovnem zvezku. Drugače popravite izvorni predmet v Accessovi zbirki podatkov in nato ponovite izvoz..

Težava	Opis in rešitev
Izračunana polja	Rezultati izračunanih polj so izvoženi, osnovni izrazi, ki izvedejo izračune, pa niso.
Polja z več vrednostmi	Polja, ki podpirajo več vrednosti, so izvožena kot seznam vrednosti, ki so med seboj ločene s podpičji (;).
Slike, predmeti in priloge	Grafični elementi (na primer logotipi, vsebine polj predmeta OLE in priloge, ki so del izvornih podatkov) niso izvoženi. Delovnemu listu jih dodajte ročno, ko je operacija izvoza dokončana.
Grafikon	Ko izvozite obrazec ali poročilo, ki vsebuje predmet programa Microsoft Graph, grafikon ni izvožen.
Podatki v napačnem stolpcu	Včasih so ničelne vrednosti na nastalem delovnem listu zamenjane s podatki, ki bi morali biti v naslednjem stolpcu.
Manjkajoče datumske vrednosti	Datumske vrednosti pred 1. januarjem 1900 niso izvožene. Ustrezne celice na delovnem listu vsebujejo ničelno vrednost.
Manjkajoči izrazi	Izrazi, ki se uporabljajo za izračun vrednosti, niso izvoženi v Excel. Izvoženi so samo rezultati izračunov. Po dokončanem izvozu formulo ročno dodajte v Excelov delovni zvezek.
Manjkajoči podobrazci, podporočila in podatkovni podlisti	Ko izvozite obrazec, poročilo ali podatkovni list, je izvožen samo glavni obrazec, poročilo ali podatkovni list. Izvoz morate ponoviti za vsak podobrazec, podporočilo in podatkovni podlist, ki ga želite izvoziti.
Manjkajoči ali nepravilno oblikovani stolpci	Če na nastalem delovnem listu noben stolpec ni oblikovan, ponovite izvoz in se prepričajte, da ste v čarovniku potrdili potrditveno polje Izvozi podatke z oblikovanjem in postavitvijo. Če pa so nekateri stolpci oblikovani drugače od različic v izvornem predmetu, v Excelu ročno uporabite želeno oblikovanje. Oblikovanje stolpca v Excelu Odprite ciljni Excelov delovni zvezek in nato prikažite delovni list, ki vsebuje izvožene podatke. Z desno tipko miške kliknite stolpec ali izbrani obseg celic in nato kliknite Oblikuj celice. Na zavihku Številke v razdelku Kategorije izberite obliko zapisa, na primer Besedilo, Številka, Datum ali Čas. Kliknite V redu.
Vrednost »#« v stolpcu	Morda boste v stolpcu videli vrednost #, ki v obrazcu ustreza polju »Da/ne«. To je lahko rezultat tega, da ste izvoz zagnali iz podokna za krmarjenje ali v pogledu obrazca. Če želite to težavo odpraviti, odprite obrazec v pogledu podatkovnega lista pred izvozom podatkov.
Indikatorji napak ali vrednosti napake	Preglejte celice, če vsebujejo indikatorje napak (zeleni trikotniki v kotih) ali vrednosti napak (nizi, ki se namesto z ustreznimi podatki začnejo z znakom #).

Na vrh strani

V tem članku