|
|
Če nameravate spremljati stroške, ste na pravem mestu. Izvedite več informacij o tem, kdaj in kam vnesti različne podrobnosti stroškov, da si boste lahko občasno ogledali skupne stroške in jih analizirali za različna obdobja projekta. Tako boste lažje dokončali projekt v okviru proračuna, saj boste vedeli, kam se stekajo stroški. |
Namigi za upravljanje stroškov pred začetkom dela
Ta članek je eden od številnih ciljev projektnega vodenja v razdelku Zemljevid projektnega vodenja.
-
Projiciranje stroškov projekta Zgodovina stroškov projektov, ki so podobni projektu, ki ga načrtujete, je lahko uporabna, ko začnete. Pomaga preprečiti drage napake. Če ima vaša organizacija strokovnjake za projektno vodenje, se lahko z njimi pogovorite o stroškovnih in proračunskih načrtih ali pa prosite izkušenega in izkušenega člana skupine, da pregleda ocene stroškov opravila in virov. Ocene stroškov so zapletene – večje organizacije sledijo smernicam PMO ali najemajo profesionalne estimatorje stroškov.
-
Poznavanje vrst stroškov v Projectu Večina stroškov projekta prihaja iz delovnih virov – oseb, ki delajo na dodeljenih opravilih, ali materialov in opreme, potrebnih za dokončanje projekta. Stroški virov običajno temeljijo na urnih postavkah ali cenah na enoto, lahko pa so tudi enkratni stroški, kot so stroški svetovalcev, stroški prodajalca ali potni stroški. Stroške, ki niso povezani z viri, običajno vnesete kot nespremenljive stroške za določena opravila ali celoten projekt.
-
Vnašanje stroškov Stroške virov vnesete v pogledu lista »Viri« za delavce z urno postavko, delavce s fiksno plačo, pogodbene izvajalce, stroške materiala ali druge enkratne stroške virov, denimo stroške zavarovanja. Stroške opravila vnesete v tabelo stroškov, ki jo lahko dodate v kateri koli list opravila.
-
Pridobivanje skupnih stroškov Project izračuna skupne stroške za vse stroške, ki jih vnesete, tako da lahko hitro vidite, kako so stroški projekta izračunani. Te informacije o stroških dajte v skupno rabo z zainteresiranimi skupinami projekta, ki jih morda iščejo.
-
Nastavljanje proračuna Ko so skupni stroški podobni proračunu, ki ste ga imeli vi in zainteresirane skupine v mislih za projekt, shranjevanje osnovnega načrta določi skupne stroške kot proračun projekta. To običajno naredite, ko vnesete vse informacije, ki jih projekt potrebuje, in preden se delo začne. Če nameravate spremljati in upravljati stroške, je potreben proračun po osnovnem načrtu, še posebej, če boste z analizo prislužene vrednosti analizirali odmike stroškov v projektu. Če želite več informacij, glejte Nastavitev in shranjevanje osnovnega načrta.
-
Izvajanje analize stroškov – če želite pridobiti podrobno analizo z Excelovimi vrtilnimi tabelami, grafikoni in ostalimi funkcijami, npr. s pogojnim oblikovanjem in grafikoni sparkline, glejte Izvoz podatkov o stroških v Excel (kot je prikazano na spodnji sliki).
Vnašanje stroškov v projekt
|
Začnite z vnašanjem plačilne postavke za osebe, ki bodo sodelovale, in cene enot za materiale, ki jih boste potrebovali za dokončanje projekta. Nato boste poleg »nespremenljivih« stroškov virov za opremo vnesli še enkratne stroške virov, ki jih želite spremljati v projektu. Project samodejno izračuna dejanske stroške na osnovi opravljenega dela ali porabljenih materialov za opravila. Lahko pa vnesete tudi dejanske stroške za poljubna dokončana opravila. |
|
|
Ko ste vnesli stroške za vire in/ali opravila, preglejte skupne stroške, da ugotovite, ali jih je treba prilagoditi, da bodo ustrezali cilju stroškov. |
|
|
Na neki točki boste podatke o stroških projekta želeli prijaviti drugim osebam v organizaciji. Uporabite vnaprej določeno poročilo o stroških, kot je poročilo o denarnem toku ali prislužena vrednost, ali pa si takoj oglejte podatke o stroških v vizualnem poročilu, kot je Excelov vrtilni grafikon ali Visiov vrtilni diagram. |
Upravljanje stroškov projekta
|
Potem, ko ste vnesli ocene stroškov, jih shranite v osnovni načrt ter določite proračun. Tako boste lahko načrtovane stroške primerjali z dejanskimi stroški, ki nastanejo tekom projekta, in predvideli, ali bodo stroški projekta presegli proračun. |
|
|
Spremljanje napredka načrta – od preprostega do strokovnega načrta |
Spremljajte potek opravil in dejanskih stroškov, da ugotovite, ali bo projekt morda presegel proračun. |
|
Opravite analizo prislužene vrednosti med projektom, da izveste, ali se trenutni stroški ujemajo z dokončanim delom ter s stroški osnovnega načrta, ki ste jih nastavili za opravila, vire in dodelitve. |
