|
|
Spremenili ste načrt projekta, s tem pa ste končni datum projekta pomaknili predaleč v prihodnost. Če želite popraviti končni datum projekta, prilagodite opravila, ki najbolj vplivajo na končni datum. Ta opravila so na kritični poti projekta. Več člankov v tej seriji vodnikov z navodili za upravljanje projektov najdete v poglavju Zemljevid Projecta. |
Namigi za projektno vodenje pred začetkom dela
Pri spreminjanju načrta morate imeti v mislih tri dejavnike: strošek projekta, obseg dobavljivega blaga ali storitev in čas. Ti so pogosto prikazani kot trikotnik. Ne morete spremeniti enega kota trikotnika, ne da bi pri tem vplivali na druga dva.
Nekaj primerov, kaj to pomeni za končni datum projekta.
-
Ko skrajšate načrtovani končni datum projekta, boste morda morali računati s povečanimi stroški in zmanjšanim obsegom dobavljivega blaga ali storitev.
-
Če ne želite spremeniti stroškov projekta, je lahko rezultat daljši načrt in zmanjšano število dobavljivega blaga ali storitev.
-
Če povečate število dobavljivega blaga ali storitev, bo projekt morda trajal dalj časa, več stroškov pa boste morali nameniti za dodatne delavce ali vire.
<c0>Če še nikoli niste upravljali projekta:</c0> če ste novinec pri projektnem vodenju, boste morda opazili, da delo ni sestavljeno le iz dodeljevanja opravil. Ne glede na to, kako dobro načrtujete projekt, bodo stvari šlo narobe. Začnite iskati težave zdaj in ne pozneje, ko bi se stvari lahko poslabšale.
Nekaj nasvetov, kako začnete nadzorovati projekt in odpravljati težave.
-
<c0>Najprej si oglejte najpomembnejša opravila</c0> – Ko morate razrešiti težave v projektu, so nekatera opravila pomembnejša od drugih. Opravila, ki najbolj vplivajo na urnik, so nujna opravila. To so opravila, ki se jim morate najbolj posvetiti.
-
Priskrbite si pravilen pogled projekta V projektu so na voljo številni pogledi in poročila, s katerimi ugotovite, kaj je narobe v projektu. Pri preprostih projektih bodite posebej pozorni na končni datum projekta z gantogramom. Pri zapletenih projektih pa preverite tabele z odstopanji ali poročila o prisluženih vrednostih.
-
Preskrbite si tedenska poročila o stanju Pošiljanje poročil o stanju projekta je precej zapleteno. Pregled stanja bi lahko najbolj preprosto dobili med tedenskimi srečanji skupine. Če boste stanje skušali dobiti pogosteje, lahko to slabo vpliva na produktivnost.
Če ste izkušen projektni vodja Imate že veliko izkušenj s projektnim vodenjem, toda zdaj ste dobili projekt, ki ga morate skrbno spremljati, da ne prekoračite proračuna.
Sponzor poleg tega zahteva, da mu enkrat mesečno pošljete vodstveno poročilo.
Nekaj nasvetov za nadzor projekta, poročanje in odpravljanje težav v projektu.
-
Ustvarjanje osnovnega načrta za projekt Ko ustvarite načrt, shranite različico osnovnega načrta. Osnovni načrt je izvirna različica projekta, ki jo lahko primerjate z napredkom opravil.
-
Priskrbite si pravilen pogled projekta V projektu so na voljo številni pogledi in poročila, s katerimi ugotovite, kaj je narobe v projektu. Ko projekt postaja vse bolj zapleten, začnite spremljati tabele z odstopanji ali poročila prisluženih vrednosti, da dobite vpogled v nastale težave.
-
Preskrbite si tedenska poročila o stanju Ko projekti postajajo vse bolj zapleteni, lahko za tedenska poročila o stanju uporabite bolj zapletene načine. Člani skupine lahko vnesejo informacije o stanju na SharePointov seznam opravil, ki ga je mogoče sinhronizirati z Microsoft Projectom. Če uporabljate Project Professional, lahko poročila o stanju od skupine zberete s programom Project Web App. Če boste stanje skušali dobiti pogosteje, lahko to slabo vpliva na produktivnost.
-
Razumevanje analize prislužene vrednosti Z analizo prislužene vrednosti lahko ugotovite, ali projekt že sledi.
Nadzorovanje projekta
|
Oglejte si posodobitve opravil od članov skupine in se seznanite z morebitnimi težavami. Napredovanje projekta lahko spremljate z gantogramom, lahko pa uporabite tudi zapletene analize prislužene vrednosti. Tako lažje vidite, ali delo v projektu napreduje po pričakovanjih. |
|
|
Preberite več o tem, kako je načrtovan projekt. Ogledate si lahko, kako spremembe v urniku opravila vplivajo na končni datum projekta. |
|
|
Pokažite opravila, ki imajo največji vpliv na končni datum projekta. Najprej si oglejte ta opravila, da odpravite težave v načrtu. |
|
|
S pogledi in poročili v Projectu lahko zaznate, kje bi lahko prišlo do težav ter lažje spremenite načrt. |
|
|
Če želite sledenje začeti od začetka, ustvarite nov osnovni načrt, da z njim primerjate napredovanje v prihodnje. |
|
|
Ustvarite in prilagodite grafična poročila napredka projekta. Oglejte si poročila v Projectu ali pa jih izvozite v druge programe, kot so PowerPoint, Word ali Excel. |
|
|
Prislužena vrednost vam pomaga odgovoriti na vprašanja, kot je: »Če si oštevamo količino dokončanega dela v tem projektu doslej, koliko denarja bi morali porabiti?« ali »Ali bomo končali ob času?« |
Odpravljanje težav
|
Izberite datum, ki se začne ali konča na datum, ki je pred datumom trenutnega paketa. Če je to možnost za vaš projekt, poskusite najprej spremeniti začetni datum. |
|
|
Skrajšajte čas trajanja opravil, da skrajšate končni datum projekta. Skrajšajte čas trajanja kritičnih opravil, ki imajo največji vpliv na končni datum projekta. |
|
|
Če osebe hkrati delajo na prevelikem številu nalog, lahko Project delo bolj enakomerno porazdeli s porazdelitvijo dodelitve virov. |
|
|
Eno opravilo lahko razdelite, če je sestavljeno iz več elementov, na katerih lahko istočasno delate z različnimi viri. Če opravilo kritične poti razdelite na te različne elemente z različnimi nalogami, boste morda lahko dokončali končni datum. |
|
|
Dodajanje oseb v opravila, zaradi katerih se končni datum vse bolj oddaljuje. |
|
|
Končni datum projekta lahko skrajšate tudi tako, da odstranite osebe iz opravil. Če pri opravilu sodeluje preveč oseb ali pa če so opravilom dodeljene napačne osebe, lahko pride do težav s komunikacijo, zaradi katerih se lahko podaljša trajanje opravila. |
|
|
Končni datum projekta lahko skrajšate tudi tako, da spremenite koledarje dela oseb. Razporedu oseb lahko dodate dodatne delovne dni ali pa jim dodelite dodatno delo. |
|
|
Naj na vaša vprašanja o Projectu odgovorijo strokovnjaki. V forumu za Project na spletnem mestu Answers.com sodelujejo tako izkušeni uporabniki kot svetovalci za Project, ki bodo z veseljem odgovorili na vaša vprašanja. |
|
|
Ko spremenite načrt neke osebe, obvestite o tem tudi osebo, da se informacije ne izgubijo. |
|
|
Vsaka sprememba projekta povleče za seboj strošek na času, denarju ali obsegu dobavljivih dobrin ali storitev. To so dejavniki, s katerimi imate vsak dan opravka in s katerimi zagotovite, da projekta poteka v skladu z načrtom. Naučite se delati s temi omejitvami. |
|
|
Ko Project prilagodi vaš urnik, se lahko opravila nepričakovano premikajo. Se seznanite z velikimi »Zakaj?« zmogljiv mehanizem načrtovanja v Projectu. |
