Organizacije so se leta zanašale na skupine prejemnikov pri komuniciranju in sodelovanju znotraj skupine ljudi, ki so v ali izven podjetja. Zdaj pa Microsoft 365 skupine v Outlooku ponujajo zmogljivejše rešitve za sodelovanje.
Namig: Če iščete informacije o uporabi skupin stikov v Outlooku za pošiljanje e-pošte na seznam oseb – na primer skupini prijateljev –, preberite članek Ustvarjanje skupine stikov ali seznama prejemnikov v Outlooku za sistem Windows.
Kaj so Microsoft 365 skupine?
Ko v Outlooku nastavite skupinoMicrosoft 365 skupine, lahko izberete nabor oseb, s katerimi želite sodelovati in preprosto nastaviti zbirko virov, ki jo bodo te osebe dane v skupno rabo. Ni vam treba skrbeti za to, da morate ročno dodeliti dovoljenja vsem virom, ker z dodajanjem članov skupini ti samodejno dobijo dovoljenja, ki jih potrebujejo za orodja v vaši skupini.
Ti dodatni viri vključujejo:
-
Mapo »Prejeto« v skupni rabi – kjer potekajo pogovori, ki jih imate običajno s seznamom prejemnikov. Mapa »Prejeto« v skupni rabi omogoča popolno iskanje, tako da predstavlja živi arhiv sporočil skupine. Novi udeleženci skupine lahko iščejo in brskajo po zgodovini, tako da so hitro na tekočem s tem, kar je bilo pred tem objavljeno v skupini. Oglejte si: Opravljanje skupinskega pogovora v Outlooku.
Namig: Če uporabniki vseeno želijo, da se sporočila skupine prikažejo v njihovih osebnih mapah »Prejeto«, kot so se s seznamom prejemnikov, je vse, kar morajo storiti to, da se naročijo na skupino tako, da kliknejo na gumb Članstvo na traku v Outlooku.
-
Knjižnice datotek v skupni rabi – skupina ima SharePointovo knjižnico datotek, kamor lahko uporabniki shranjujejo, dajo v skupno rabo in sodelujejo pri dokumentih, delovnih zvezkih, predstavitvah, slikah ali katerih drugih vrstah datotek, ki jih potrebujejo pri delu. Glejte: Skupna raba datotek skupine.
-
Koledar v skupni rabi – vaša skupina dobi koledar v skupni rabi za objavo dogodkov, povezanih s skupino. Vsak član, ki je naročen na skupino, je samodejno povabljen na dogodke, objavljene na koledarju, tako da se ti dogodki lahko po želji prikažejo tudi v njihovem osebnem koledarju. Glejte: Načrtovanje srečanja v koledarju skupine v Outlooku.
-
OneNotov zvezek v skupni rabi – skupina ima samodejno OneNotov zvezek v skupni rabi, kjer lahko člani skupine zbirajo in sodelujejo pri informacijah. Veliko skupin uporablja zvezek za ustvarjanje dnevnika wiki s pogostimi vprašanji in drugimi viri.
-
Dostop za goste – v skupine prejemnikov ste lahko dodali zunanje stike, vendar so dobili zgolj e-pošto. S skupinami lahko ponudite gostom dostop do e-poštnih pogovorov, datotek in celo zvezka OneNote v skupni rabi. Glejte: Dostop za goste v Skupine storitve Microsoft 365.
-
Vsebino je mogoče odkriti – skupine v Outlooku so privzeto javne, kar pomeni, da lahko druge osebe v vaši organizaciji preprosto odkrijejo in se jim pridružijo ali pregledajo gradivo v skupini. Če je vsebina skupine bolj občutljiva, lahko preklopite skupino v zasebno, ki skrije vsebino pred nečlani in zahteva, da lastnik skupine odobri morebitne zahteve za pridružitev.
-
Samopostrežno ustvarjanje – ni nujno, da je oddelek za IT zasut z zahtevami uporabnikov za ustvarjanje skupin. Uporabniki lahko po potrebi ustvarijo svoje lastne skupine. Če želite nadzorovati, kateri uporabniki v vaši organizaciji lahko ustvarijo skupine, glejte: Upravljanje, kdo lahko Skupine storitve Microsoft 365.
To so le nekatere funkcije, zaradi katerih so skupine bolj zmogljiva rešitev kot skupine prejemnikov.
Skrbništvo skupin
Microsoft 365 ponuja veliko uporabnih orodij in zmogljivosti za lažje upravljanje in upravljanje skupin. Če želite več informacij o vsaki od teh ugodnosti, kliknite naslove spodaj.
Ohranjanje nadzora nad imenikom je skrb vsakega skrbnika. Tukaj je nekaj orodij, Microsoft 365 vam lahko olajšajo:
-
Pravila poimenovanja – pravilniki poimenovanja omogočajo, da določite, kaj so in kaj niso sprejemljiva imena skupin. To preprečuje uporabnikom, da bi skupinam dodelili profana ali prepovedana imena. Poleg tega lahko v podjetju uveljavite standardne predpone ali pripone za imena skupin.
Dinamično članstvo – dinamično članstvo omogoča, da nastavite članstvo v skupini tako, da temelji na pravilu, ki dodaja (ali odstranjuje) člane skupine glede na metapodatke (kot je oddelek ali vloga) v aktivnem imeniku. Preberite Ustvarjanje naprednih pravil z uporabo atributov za več informacij o ustvarjanju dinamičnega članstva.
-
Skrito članstvo – če imate razlog za to, da jo članstvo skupine zaupno, na primer, če so člani študenti, lahko članstvo skrijete pred zunanjimi strankami.
-
Dovoljenja za ustvarjanje – morda so v vaši organizaciji osebe, za katere ne želite, da bi lahko ustvarile nove skupine. Obstaja več načinov za upravljanje dovoljenja za ustvarjanje v imeniku. Glejte Upravljanje ustvarjanja skupine v storitvi Microsoft 365.
-
Dnevniki nadzora – svojim uporabnikom lahko omogočite več zaupanja, da ustvarijo skupine in upravljajo članstvo v skupini, ker lahko z dnevniki nadzora skupine Microsoft 365 spremljate, kdo je ustvaril ali izbrisal določeno skupino ali spremenil članstvo v skupini. Glejte: Iskanje dnevnika nadzora v Varnostnem središču za Microsoft 365 & skladnost s predpisi.
Upravljanje dostave vam omogoča nekaj načinov za obravnavo, kako naj bodo v skupini sporočila poslana ali prejeta. Poleg tega obstajajo orodja za spremljanje toka teh sporočil.
-
Pošlji kot ali pošiljanje v imenu – te nastavitve omogočajo določenim uporabnikom, da pošiljajo e-poštna sporočila tako, kot da prihajajo od ali v imenu skupine.
-
Omejitve pošiljatelja – s temi nastavitvami lahko nadzirate, kdo lahko pošilja sporočila skupini. Skupine lahko konfigurirate tako, da omogočite e-pošto od zunanjih strank, vendar boste morda želeli to omejiti na le določene zunanje stranke.
-
Podpora za zunanje uporabnike – s tem, ko v skupino povabite goste, lahko določite, da so vključeni v e-poštne pogovore v skupini. Glejte: Dostop za goste v Skupine storitve Microsoft 365.
-
Pravila za prenos – pravila za prenos delujejo za skupine tako kot za strežnik Exchange. S pravili lahko poiščete sporočila, ki izpolnjujejo določene pogoje, in nato izvedete dejanja na teh sporočilih.
-
Namigi za pošto – namigi za pošto so informativna sporočila, ki so prikazana uporabnikom, medtem ko pišejo sporočila. Pomagajo lahko zmanjšati sporočila o neuspeli dostavi, tako da opozorijo uporabnika, da bo sporočilo verjetno posredovano zunanji stranki ali da bo preseglo količinsko omejitev.
-
Več posredniških naslovov – skupine lahko imajo vzdevke, prav tako kot nabiralniki uporabnika. Dodatni posredniški naslovi so lahko priročni za sprejemanje sporočil, poslanim drugim vzdevkom ali zato, da lažje dosežete skupino, ki ima dolgo ime ali takšno, ki ga je težko črkovati. Glejte: Podpora za več domen za skupine v storitvi Microsoft 365 – Skrbnik pomoč
-
Največja velikost pošiljanja/prejemanja – te količinske omejitve lahko pomagajo zmanjšati težave, ki nastanejo pri prejemanju (ali pošiljanju) zelo velikih sporočil. S tem lahko bolje upravljate s prostorom in zahtevami po pasovni širini.
Microsoft 365 so na voljo tudi nekatera orodja za upravljanje vrste vsebine, ki je v skupni rabi v vaši skupini.
-
Smernice glede uporabe – določite lahko smernice za uporabo skupin v storitvi Microsoft 365 – da uporabnike izobrazite o najboljših praksah, s katerimi bodo skupine še naprej učinkovite in jih izobraziti o notranjih pravilnikih vsebine.
-
Klasifikacija podatkov – za skupine v storitvi Microsoft 365 lahko ustvarite prilagodljiv sistem klasifikacije podatkov, ki omogoča ločevanje skupin po vrsti pravilnika (npr. »nerazvrščeno«, »zaupno« ali »strogo zaupno«). Na ta način lahko vaše skupine kažejo pravilnike druge vsebine v vaši organizaciji. Razširljivi pravilnik omogoča organizaciji, da konfigurira končno točko, ki se imenuje vsakič, ko je skupina ustvarjena ali spremenjena– in nato lahko izvedete lastne pravilnike za ustvarjanje ali spreminjanje skupine.
Upravljanje sprememb
Uporabniki so včasih neprijetno zaradi sprememb, zato je pomembno, da komunicirajo z obstoječimi člani vaših seznamov prejemnikov in jim sporočite, kaj lahko pričakujejo. Tukaj je nekaj informacij, ki jih morate vključiti v to sporočilo, skupaj z nekaterimi odgovori, ki se vam bodo morda z zmislili:
Kaj so skupine v Outlooku?
Microsoft 365 skupine v Outlooku so enotna rešitev za sodelovanje skupin/skupin, ki želijo mesto za skupno rabo razprav, datotek, koledarjev in opomb na enoten način, ki ga je mogoče preprosto najti. Verjetno je ena najboljših funkcij mapa »Prejeto« skupine, ki hrani zgodovino pogovorov, kar olajša iskanje prejšnjih razprav.
Zakaj smo se odločili za te spremembe?
Ljudje so pogosto zahtevali možnost iskanja po sporočilih, ki so bila poslana seznamu prejemnikov, da bi poiskali informacije, o katerih je tekla beseda v preteklosti. Nadgradnja seznama prejemnikov v skupino pomeni, da ljudem ne bo treba vedno znova spraševati ali odgovarjati na ista vprašanja.
Nova skupina bo vsebovala tudi koledar dogodkov skupine, knjižnico datoteke v skupni rabi in OneNotov zvezek, kjer lahko sodelujemo in zbiramo informacije za prihodnjo uporabo.
Ali moram kaj storiti, da se pridružim tej skupini, če sem že član seznama prejemnikov?
Ne, če ste že član seznama prejemnikov, boste samodejno član nove skupine.
Kako dostopam do nove skupine v Outlooku? Kaj pa v Outlooku v spletu?
Za dostop do nove skupine v Outlooku pojdite na kategorijo »Skupine« v spodnjem delu podokna za krmarjenje na levi strani. Če skupino pogosto uporabljate, priporočamo, da jo pripnete med priljubljene, tako da z desno tipko miške kliknite nanjo in izberete Pokaži v priljubljenih.
Poleg tega so na voljo brezplačni mobilni odjemalci za Microsoft 365 Skupine na voljo na vsaki mobilni platformi (iOS, Android itd.), tako da lahko preprosto dostopate do skupine na poti.
A ne morem še vedno uporabljati samo e-pošte?
Seveda. Iste e-poštni vzdevek, ki ste ga uporabljali za seznam prejemnikov, bo še vedno brez težav deloval za skupino v Outlooku.
Prav tako ...
ne pozabite uporabnikom sporočiti, ko bo prišlo do te spremembe in na koga se lahko obrnejo, če imajo nadaljnja vprašanja.
Selitev seznamov prejemnikov
Ste pripravljeni na nadgradnjo seznama prejemnikov v skupino? Glejte Selitev seznamov prejemnikov v skupine storitve Microsoft 365 – Skrbnik pomoč.
Katerih seznamov prejemnikov ni mogoče nadgraditi na skupine v storitvi Microsoft 365?
V skupine storitve Microsoft 365 lahko nadgradite le sezname prejemnikov, ki se upravljajo v oblaku, preproste sezname, ki niso ugnezdeni. Glejte Seznamov prejemnikov ni mogoče nadgraditi na skupine v storitvi Microsoft 365 – Exchange | Microsoft Learn
Kaj sledi?
Ko nadgradite skupino prejemnikov na skupinoMicrosoft 365 obstaja nekaj nadaljnjih opravil, ki jih boste morda želeli izvesti, da bo vse potekalo brez težav.
-
Nadaljnje delo z uporabniki – posvetujte se z njimi takoj, ko je nadgradnja končana in nato znova nekaj dni zatem. S tem, ko boste pokazali posluh in boste odzivni na morebitna vprašanja, boste na dobri poti, da bodo uporabniki zadovoljni in da bo sprememba za njih prijetna.
-
Spremljajte poročila o sodelovanju – portal Microsoft 365 Skrbnik vsebuje nekatera dobra poročila, ki vam lahko pokažejo, koliko uporabnikov uporablja skupino, kako pogosto in katere funkcije uporabljajo. Ta poročila so vam lahko v pomoč pri oblikovanju vašega nadaljnjega delo in usposabljanja uporabnikov, kot tudi prepoznavanja največjih prednosti, ki so jih uporabniki dobili s skupinami. Glejte: Poročila o dejavnosti v Skrbniško središče za Microsoft 365.
-
Delite vašo izkušnjo – naj druge skupine v podjetju vedo, da ste nadgradili vaše skupine prejemnikov in kako ste postopali, da je bil prehod uspešen! Deljenje teh informacij lahko pomaga drugim skupinam, da sledijo vašemu vzoru in sami pridejo do uspešne nadgradnje.
Glejte tudi
Ali imate vprašanja o Microsoft 365 Skupinah?
Obiščite spletno Skupine storitve Microsoft 365 Tech Community.
Z veseljem bomo prebrali
Ta članek je bil nazadnje posodobljen 16. oktobra 2020 na podlagi vaših povratnih informacij. Če ste ugotovili, da vas je vodil do uporabnih informacij in še posebej, če vam ni bilo, kliknite spodnje kontrolnike za povratne informacije in nam pustite nekaj konstruktivnih pripomb, da jih bomo lahko izboljšali. Hvala.
