Microsoft Teams in e-pošta, ki živita v sožitju
Vodnik za storilnost, ki je poln namigov in nasvetov za uporabo orodja Microsoft Teams, od ljudi, ki vsak dan gradijo in uporabljajo Teams za svoje delo.
Teams spremeni vaš odnos do e-pošte. Če cela skupina dela v storitvi Teams, to pomeni, da boste vsi prejeli manj e-poštnih sporočil. V mapi »Prejeto« boste porabili manj časa, saj boste za več pogovorov uporabljali Teams.
Vendar pa boste za nekatere stvari še vedno prejeli (in celo potrebovali) e-pošto. Ravnovesje je odvisno od tega, kako pogosto se sporazumevate z osebami, ki ne uporabljajo storitve Teams in od vaših lastnih želja. (Imamo nekaj ljudi, ki si e-poštna sporočila želijo ogledati le enkrat na dan, in druge, ki jih, poleg storitve Teams, ves dan pustijo odprta v ozadju.) Večina ljudi potrebuje Teams in e-poštna sporočila, da opravi svoje delo.
Tukaj je nekaj stvari, ki jih radi počnemo:
1. Uporabite klepete in kanale v storitvi Teams za vsakodnevno delo z najbližjimi sodelavci.
Vsakodnevni pogovori najbolje delujejo v storitvi Teams. Klepeti in kanali so namenjeni razpravi o logistiki dogodkov, premisleku o prednostih in slabostih novih funkcij ter pošiljanju posodobitev o našem napredku.
S temi vrstami sporočil iz naših nabiralnikov, so se obseg in vrste dejavnosti v zvezi z e-pošto spremenili (več informacij o tem najdete v naslednjih razdelkih).
Če želite spremljati sprotne pogovore, poimenujte in pripnite klepete skupine.
2. Odločite se, kje želite odgovoriti na povabilo na srečanje.
Nekateri od nas si želimo ogledati povabila na srečanja v Outlooku v slogu čakalne vrste. Drugi to radi ponašajo na vaplikaciji Teams. Karkoli od tega je odlično – naredite to, kar vam ustreza.
Vendar pa boste za nekatere stvari še vedno prejeli (in celo potrebovali) e-pošto. Ravnovesje je odvisno od tega, kako pogosto se sporazumevate z osebami, ki ne uporabljajo storitve Teams, in od vaših lastnih želja.
3. Za obsežne objave in glasila si oglejte e-pošto.
Uradna obvestila za celotno podjetje prihajajo prek e-pošte — stvari, kot so sprememba oddelka, odziv na našo letno kampanjo Giving, Satyevo sporočilo, glasilo podpore strankam in podobno. Ta so običajno skrbno oblikovana in naj bi dosegle veliko, veliko ljudi. Za tovrstne stvari nenehno spremljamo e-pošto. Ljudje bodo včasih posredovali te vrste e-poštnih sporočil v enega od naših kanalov in tako zagotovili, da ga bodo videli tudi ljudje, ki komaj kdaj preverijo e-pošto.
Če želite izvedeti, kako posredovati pomembna e-poštna sporočila v kanale, si oglejte ta videoposnetek.
4. Izberite zunanje ljudi, ki jih v Teams želite dodati kot goste.
Če imamo projekt, na katerem bomo delali z osebami zunaj Microsofta, bi lahko za projekt ustvarili posebno ekipo Teams in nato te ljudi povabili kot goste. To nam omogoča, da v Teams komuniciramo o projektih na način, ki nam ustreza, obvestila o projektu pa hranimo neposredno v Teams. Ker tam spremljamo tudi vse naše druge projekte, je večja verjetnost, da bomo pravočasno videli pomembne klepete in datoteke.
Z zunanjimi sodelavci, s katerimi delamo le občasno, e-pošto lahko uporabljamo.
Vas zanima, kako dodate gosta? Oglejte si razdelek Dodaj goste v ekipo.
Naslednja tema: ustvarite obvestila
Ali potrebujete dodatno pomoč?
Ali želite več možnosti?
Raziščite ugodnosti naročnine, prebrskajte izobraževalne tečaje, preberite, kako zaščitite svojo napravo in še več.
Skupnosti vam pomagajo postaviti vprašanja in odgovoriti nanje, posredovati povratne informacije in prisluhniti strokovnjakom z bogatim znanjem.
