Использование шаблона сайта группы по взаимодействию с кризисом

Сначала следуйте инструкциям по добавлению шаблона сайта на новый или существующий сайт SharePoint.

Изучите предварительно заполненное содержимое сайта, веб-части и страницы и решите, какие настройки сайта потребуются для согласования с фирменной символикой, голосом и общей бизнес-целью вашей организации. 

Предварительно заполненные страницы сайта:

• Домашняя страница . Предоставляет и целевое место для посетителей, чтобы просматривать новости о текущих кризисах, обновления ответов, информацию о политиках и процедурах, а также полезные ресурсы.

• Последнее обновление. На этой странице можно поделиться актуальными новостями и обновлениями, связанными с кризисами и вашей организацией.

• План проекта — отслеживайте все ход выполнения работ, связанные с предстоящими проектами. Настройте этот шаблон списка, изменив текстовые поля списка.

• Планировщик содержимого — упорядочивает содержимое, к которому будет предоставлен общий доступ в отношении предстоящих событий. Настройте этот список, изменив шаблон списка.

• Беседы . Подключается к общему псевдониму команды и календарю команды в Outlook. Подключите этот сайт к группе Microsoft 365 , чтобы добавить чат в режиме реального времени в Microsoft Teams.

• Документы . Подключается к общему псевдониму команды и календарю команды в Outlook. Подключите этот сайт к группе Microsoft 365 , чтобы добавить чат в режиме реального времени в Microsoft Teams.

• Корзина — предоставляет доступ к недавно отмененным содержимому команды.

После добавления шаблона сайта группы по взаимодействию с кризисом пришло время настроить его и сделать его собственным. 

Демонстрация важных новостей и объявлений - Используйте веб-часть "Главный герой", чтобы выделить протоколы кризисов, ситуационные обновления и полезные ресурсы. Предоставление полезных сведений. Используйте веб-часть "Текст", чтобы предоставить команде полезные сведения. Выделение ссылок на часто используемые ресурсы. Используйте веб-часть Быстрые ссылки, чтобы обеспечить простой доступ к кризисным ресурсам. Предоставление доступа к ключевым контактам . Используйте веб-часть "Люди" для перечисления ключевых контактов для кризисной команды. Предоставление простого доступа к документам. Используйте веб-часть библиотеки документов, чтобы обеспечить быстрый доступ к ресурсам отдела и документам. Просмотр последних действий на сайте группы . Используйте веб-часть действия сайта для просмотра содержимого, к которым недавно обращались другие участники группы. Предоставление доступа к учебным материалам и другим ресурсам. Используйте веб-часть Быстрые ссылки для просмотра списка внутренних и внешних ресурсов агентства.

Настройте внешний вид сайта, его навигацию, веб-части и содержимое в соответствии с потребностями пользователей и организации. При настройке убедитесь, что сайт находится в режиме редактирования, выбрав Изменить в правом верхнем углу сайта. По мере работы вы можете сохранить как черновик или Повторно опубликовать изменения, чтобы сделать изменения видимыми для зрителей.

1. Используйте веб-часть "Главный герой", чтобы выделить кризисные протоколы, ситуационные обновления и полезные ресурсы

1. Начните с выбора веб-части "Главный герой" и выберите Изменить свойства ().

2. Затем выберите параметры Слой и Плитка, которые лучше всего соответствуют потребностям организации.

Ознакомьтесь с различными макетами и узнайте больше о редактировании веб-части "Главный герой".

2. Использование веб-части "Текст" для предоставления команде полезных сведений

1. Для начала выберите веб-часть Текст и выберите Изменить свойства ().

2. Измените текст непосредственно в веб-части. 

Дополнительные сведения о редактировании веб-части "Текст".

3.  Использование веб-части "Быстрые ссылки" для предоставления простого доступа к ресурсам для кризисных ситуаций

1. Перейдите к веб-части Быстрые ссылки, щелкните ссылку и выберите Изменить свойства ().

2. При необходимости измените ссылку, заголовок, значок и описание.

3. Чтобы добавить ссылку, выберите + Добавить ссылки.

Ознакомьтесь с различными макетами и узнайте больше о редактировании веб-части "Быстрые ссылки".

4.  Используйте веб-часть "Люди", чтобы получить список ключевых контактов для команды по кризису

1. Начните с удаления заполнителя "Люди".

2. Найдите панель элементов () справа. Выберите Просмотреть все веб-части, а затем выберите или перетащите людей из списка веб-частей.

3. Выберите Изменить свойства ().

4. Измените макет и введите имя пользователя или группы, а затем нажмите кнопку Сохранить.

Дополнительные сведения о веб-части "Люди".

5.  Использование веб-части библиотеки документов для быстрого доступа к ресурсам отдела и документам

1. Чтобы изменить представление или источник папки для веб-части библиотеки документов, выберите изменить свойства ().

2. Чтобы изменить папки, метки, содержимое библиотеки документов, перейдите к библиотеке в разделе Содержимое сайта, внесите изменения, а затем увидите обновление содержимого в веб-части.

Дополнительные сведения о редактировании веб-части библиотеки документов.

6.  Используйте веб-часть действия сайта, чтобы оставаться в курсе действий команды

1. Начните с выбора веб-части действия сайта и выберите Изменить свойства ().

2. Введите число на панели элементов в разделе Показать это количество элементов одновременно.

Дополнительные сведения об использовании веб-части Действия сайта.

7.  Использование веб-части "Быстрые ссылки" для курировать список внутренних и внешних ресурсов агентства

1. Начните с выбора веб-части Быстрые ссылки и выберите Изменить свойства ().

2. При необходимости измените ссылку, заголовок, значок и описание.

3. Чтобы добавить ссылку, выберите + Добавить ссылки.

Дополнительные сведения об использовании части быстрых ссылок.

Настройка следующих страниц на сайте 

• Последнее обновление. Предоставьте обновления о текущих кризисах и реагировании вашей команды. Настройте эту страницу, изменив веб-части Текст и Призыв к действию .

• План проекта. Отслеживайте все проблемы, которые могут поставить под вопрос проект. Настройте этот шаблон списка, изменив текстовые поля списка.

• Планировщик содержимого — Упорядочивает содержимое, к которому будет предоставлен общий доступ в начале событий. Настройте этот список, изменив шаблон списка.

Настройка внешнего вида и навигации по сайту

Прежде чем поделиться сайтом с другими пользователями, поместите на сайт последние штрихи, убедившись, что пользователи могут найти сайт, легко перемещаться по ссылкам и страницам и быстро получать доступ к содержимому сайта.

• Измените библиотеки документов, обновив имена папок и отправив ресурсы.

• Изменение и настройка навигации по сайту.

• Измените внешний вид сайта, настроив тему, логотип, макеты заголовков и внешний вид сайта.

• Добавляйте или удаляйте страницы на этом сайте или в навигацию по сайту , чтобы разместить существующее содержимое.

• Выберите связывание этого сайта с центральным сайтом в организации или при необходимости добавьте этот сайт в существующую навигацию центрального сайта .

Поделитесь своим сайтом с другими пользователями после настройки сайта, его проверки и публикации окончательного черновика. 

1. Выберите Параметры, а затем — Разрешения сайта.

2. Затем выберите Пригласить пользователей, а затем выберите Добавить участников в группу , а затем Добавить, чтобы предоставить полный доступ к содержимому сайта группы, общим ресурсам, таким как календарь группы Outlook и права на редактирование сайта.

3. Затем выберите Пригласить пользователей , а затем — Общий доступ только к сайту, а затем Сохранить , чтобы предоставить общий доступ к сайту, но не общие ресурсы или права на редактирование сайта.

Узнайте больше об управлении параметрами сайта группы, сведениями о сайте и разрешениями.

После создания и запуска сайта следующим важным этапом является поддержка содержимого сайта. Убедитесь, что у вас есть план для обновления содержимого и веб-частей. 

Рекомендации по обслуживанию сайта:

• Планирование обслуживания сайта . Установите расписание для проверки содержимого сайта так часто, как это необходимо, чтобы убедиться, что содержимое по-прежнему является точным и актуальным.

• Регулярно публикуйте новости . Распространяйте последние объявления, информацию и статус по всей организации.  Узнайте, как добавить публикацию новостей на сайт группы или информационный сайт, а также показать другим пользователям, которые будут публиковать объявления, как использовать новости SharePoint.

• Проверка ссылок и веб-частей . Обновляйте ссылки и веб-части, чтобы обеспечить использование полной ценности сайта.

• Использование аналитики для повышения вовлеченности . Просмотр использования сайта с помощью встроенного отчета об использовании данныхдля получения сведений о популярном контенте, посещениях сайтов и многом другом.

• Периодически проверяйте параметры сайта . После создания сайта в SharePoint вы можете внести изменения в параметры, сведения о сайте и разрешения для сайта.