Ani de zile, organizațiile s-au bazat pe grupuri de distribuire pentru a comunica și a colabora cu grupuri de persoane, atât din interiorul, cât și din afara firmei. Acum însă, grupurile Microsoft 365 din Outlook oferă o soluție mai puternică pentru colaborare.
Sfat: În cazul în care căutați informații despre utilizarea grupurilor de persoane de contact Outlook pentru a trimite mesaje de e-mail la o listă de utilizatori, cum ar fi un grup de prieteni, consultați Crearea unui grup sau a unei liste de distribuire în Outlook pentru PC.
Ce sunt grupurile Microsoft 365 ?
Atunci când configurați un grupMicrosoft 365 în Outlook, puteți să alegeți un set de persoane cu care doriți să colaborați și să configurați cu ușurință o colecție de resurse pe care acele persoane să le partajeze. Nu trebuie să vă faceți griji în legătură cu atribuirea manuală a permisiunilor pentru toate acele resurse, deoarece adăugarea membrilor la grup le oferă automat permisiunile de care au nevoie pentru instrumentele pe care le furnizează grupul dvs.
Printre aceste resurse suplimentare se numără:
-
Inbox partajat - unde au loc conversațiile pe care le aveți în mod tradițional în listele de distribuire. Acest inbox partajat poate fi căutat complet, astfel încât creează o arhivă vie a mesajelor grupului. Noii veniți la grup pot căuta sau defila înapoi prin istoric pentru a fi la curent rapid cu ce s-a publicat anterior în grup. Consultați: Organizarea unei conversații de grup în Outlook.
Sfat: Dacă utilizatorii dvs. doresc în continuare ca mesajele de grup să apară în inboxul personal, așa cum au făcut cu lista de distribuire, tot ce trebuie să facă este să se aboneze la grup, făcând clic pe butonul Apartenență din panglica din Outlook.
-
Bibliotecă de fișiere partajate - Grupul dvs. are o bibliotecă de fișiere SharePoint în care utilizatorii dvs. pot stoca, partaja și colabora la documente, registre de lucru, prezentări, imagini sau orice alt tip de fișier la care trebuie să lucreze. Consultați: Partajarea fișierelor de grup.
-
Calendar partajat - grupul dvs. primește un calendar partajat pentru a publica evenimente legate de grup. Fiecare membru care s-a abonat la grup este invitat automat la evenimentele postate în calendar, astfel încât evenimentele respective să poată apărea și în calendarele personale, dacă doresc. Consultați: Planificarea unei întâlniri într-un calendar de grup în Outlook.
-
Blocnotes OneNote partajat - Grupul are automat un blocnotes OneNote partajat, unde membrii grupului pot colecta și colabora la informații. Multe grupuri utilizează blocnotesul pentru a crea un wiki viu cu întrebări frecvente și alte resurse.
-
Accesul invitaților - Puteți adăuga persoane de contact externe la grupurile de distribuire înainte, dar tot ce au primit a fost e-mailul. Cu grupurile, puteți oferi invitaților acces la conversații prin e-mail, fișiere și chiar la blocnotesul OneNote partajat. Consultați: Accesul invitaților în Grupuri Microsoft 365.
-
Conținutul este detectabil - grupurile din Outlook sunt publice în mod implicit, ceea ce înseamnă că sunt ușor de descoperit și de analizat de către alte persoane din organizație, precum și să se asocieze sau să revizuiască materialele din grup. În cazul în care conținutul grupului este mai sensibil, puteți comuta grupul la privat, ceea ce ascunde conținutul de non-membri și necesită ca proprietarul grupului să aprobe toate solicitările de asociere.
-
Crearea cu autoservire - IT nu trebuie să fie blocată de solicitările utilizatorilor de a crea grupuri. Utilizatorii își pot crea propriile grupuri, după cum este necesar. Dacă doriți să controlați ce utilizatori din organizația dvs. pot crea grupuri, consultați: Gestionați cine poate crea Grupuri Microsoft 365.
Acestea sunt doar câteva dintre caracteristicile care fac grupurile o soluție mai puternică decât grupurile de distribuire.
Administrarea grupurilor
Microsoft 365 oferă o serie de instrumente și capacități utile pentru a vă gestiona și administra mai ușor grupurile. Pentru mai multe informații despre fiecare dintre aceste beneficii, faceți clic pe titlurile de mai jos.
Păstrarea directorului sub control este o preocupare a fiecărui administrator. Iată câteva dintre instrumentele oferite de Microsoft 365 pentru a facilita acest lucru:
-
Politicile de numire - politicile de numire vă permit să definiți ce sunt și ce nu sunt nume acceptabile pentru grupurile dvs. Acest lucru împiedică utilizatorii să dea grupurilor nume profane sau interzise. În plus, puteți impune prefixe sau sufixe standard de firmă pentru numele grupurilor.
Apartenență dinamică - apartenența dinamică vă permite să setați apartenența la grup după regulă, care adaugă (sau elimină) membri ai grupului pe baza metadatelor (cum ar fi departamentul sau rolul) din active directory. Consultați Utilizarea atributelor pentru a crea reguli complexe pentru mai multe informații despre crearea apartenenței dinamice.
-
Apartenență ascunsă - dacă aveți un motiv să doriți ca apartenența grupului să fie confidențială, de exemplu, dacă membrii sunt elevi/studenți, puteți ascunde apartenența de la părțile din afara grupului.
-
Permisiuni de creare - Pot exista unele persoane în organizația dvs. care nu doriți să poată crea grupuri noi. Există mai multe tehnici pentru gestionarea permisiunilor de creare în director. Consultați Gestionarea creării grupurilor Microsoft 365.
-
Jurnalele de auditare - puteți avea mai multă încredere în a le permite utilizatorilor să creeze grupuri și să gestioneze apartenența la grup, deoarece jurnalele de auditare Microsoft 365 Grupuri vă permit să urmăriți cine a creat sau a șters un anumit grup sau a efectuat modificări la apartenența grupului. Consultați: Căutați în jurnalul de auditare din Centrul de securitate & conformitate Microsoft 365.
Gestionarea livrărilor vă oferă câteva metode de a gestiona modul în care mesajele trebuie trimise sau primite de grup. În plus, există instrumente pentru a monitoriza fluxul acestor mesaje.
-
Trimitere ca sau Trimitere în numele lui - Aceste setări permit utilizatorilor specificați să trimită mesaje de e-mail ca și cum ar proveni de la grup sau ar fi în numele acestuia.
-
Restricții pentru expeditori - Aceste setări vă permit să controlați persoanele cărora li se permite să trimită mesaje către grup. Grupul poate fi configurat pentru a permite e-mailul de la părți din exterior, dar se recomandă să îl restricționați doar la anumite părți din afara grupului.
-
Asistență pentru utilizatorii externi - Invitând invitați la grupul dvs., puteți alege ca aceștia să fie incluși în conversațiile prin e-mail din grup. Consultați: Accesul invitaților în Grupuri Microsoft 365.
-
Regulile de transport - regulile de transport funcționează pentru grupuri la fel cum funcționează pentru serverul Exchange. Regulile pot căuta mesaje care îndeplinesc anumite condiții și pot lua apoi măsuri în aceste mesaje.
-
Sfaturi corespondență - Sfaturile de corespondență sunt mesaje informative afișate utilizatorilor în timp ce compun un mesaj. Acesta vă poate ajuta să reduceți rapoartele NDR, avertizând un utilizator dacă este posibil ca mesajul său să ajungă la persoane din afara părților sau să depășească cotele pentru mesaje.
-
Mai multe adrese proxy - Un grup poate avea aliasuri la fel ca o cutie poștală de utilizator. Adresele proxy suplimentare pot fi utile pentru acceptarea mesajelor trimise la celelalte aliasuri sau pentru facilitarea contactării la un grup care are un nume lung sau greu de ortografiat. Consultați: Suportul pentru mai multe domenii pentru grupurile Microsoft 365 - ajutor Admin
-
Dimensiune maximă trimitere/primire - aceste cote pot ajuta la reducerea problemelor cu primirea (sau trimiterea) de mesaje extrem de mari de către grup, pentru a gestiona mai bine cerințele de stocare și lățime de bandă.
Microsoft 365 vă oferă, de asemenea, câteva instrumente pentru a gestiona tipul de conținut care este partajat în grupul dvs.
-
Instrucțiuni de utilizare - veți putea defini instrucțiuni de utilizare pentru grupurile Microsoft 365- pentru a vă educa utilizatorii cu privire la cele mai bune practici care ajută la menținerea eficienței grupurilor și la educarea acestora cu privire la politicile de conținut intern.
-
Clasificarea datelor - veți putea crea un sistem de clasificare a datelor particularizabil pentru grupurile Microsoft 365 care permite separarea grupurilor în funcție de tipul de politică (de exemplu, "neclasificat", "confidențial pentru corporație" sau "secret de nivel superior"). Astfel, grupurile dvs. pot prezenta politicile altui conținut din organizația dvs. Politica extensibilă permite organizației dvs. să configureze un punct final care se apelează ori de câte ori un grup este creat sau modificat, iar apoi puteți implementa propriile politici pentru crearea sau modificarea grupurilor.
Gestionare modificare
Uneori, utilizatorii nu se simt confortabil în legătură cu modificările, deci este important să comunicați cu membrii existenți ai listelor de distribuire pentru a le spune la ce să se aștepte. Iată câteva dintre informațiile pe care ar trebui să le includeți în acest mesaj, împreună cu câteva răspunsuri pe care le puteți considera utile:
Ce sunt grupurile din Outlook?
Microsoft 365 grupuri din Outlook sunt o soluție unică de colaborare pentru echipe/grupuri care doresc un loc în care să partajați discuții, fișiere, calendare și note într-un mod unificat, care să fie ușor de găsit. Probabil cea mai bună caracteristică este că inboxul pentru grup păstrează un istoric al discuțiilor, facil de căutat în discuțiile anterioare.
De ce facem această modificare?
Persoane solicitat frecvent capacitatea de a căuta în mesajele postate pe lista noastră de distribuire pentru a găsi informațiile discutate în trecut. Upgrade-ul listei de distribuire la un grup înseamnă că utilizatorii nu trebuie să răspundă la aceleași întrebări sau să răspundă la aceleași întrebări în mod constant.
De asemenea, noul grup va include un calendar pentru evenimentele de grup, o bibliotecă de fișiere partajate și un Blocnotes OneNote, unde putem colabora și colecta informații pentru referințe viitoare.
Trebuie să fac ceva pentru a mă alătura acestui grup dacă eram deja membru al listei de distribuire?
Nu, dacă ați fost deja membru al listei de distribuire, veți fi automat membru al noului grup.
Cum accesez noul grup în Outlook? Ce se întâmplă cu Outlook pe web?
Pentru a accesa noul grup din Outlook, accesați categoria Grupuri din partea de jos a panoului de navigare din stânga. Dacă utilizați acest grup, adeseori luați în considerare fixarea acestuia ca preferință, făcând clic dreapta pe acesta și alegând Afișare ca preferință.
În plus, există clienți mobili gratuiti pentru grupurile Microsoft 365 disponibile pe fiecare platformă mobilă (iOS, Android etc.), astfel încât să puteți accesa cu ușurință grupul din deplasare.
Nu pot trimite în continuare un e-mail
Da, desigur. Același alias de e-mail pe care l-ați utilizat pentru lista de distribuire va funcționa în continuare foarte bine pentru grupul din Outlook.
De asemenea...
Nu uitați să le spuneți când are loc această modificare și pe cine ar trebui să contacteze dacă au întrebări suplimentare.
Migrarea listelor de distribuire
Sunteți gata să faceți upgrade listei de distribuire la un grup? Consultați Migrarea listelor de distribuire la Grupuri Microsoft 365 - Admin ajutor.
Ce liste de distribuire nu pot face upgrade la grupuri Microsoft 365?
Puteți face upgrade doar listelor de distribuire gestionate în cloud, simple, neimbricate, la grupuri Microsoft 365. Consultați Nu se poate face upgrade listelor de distribuire la grupuri Microsoft 365 - Exchange | Microsoft Learn
Ce urmează?
După ce ați făcut upgrade grupului de distribuire la un grupMicrosoft 365, există câteva activități de urmărire pe care poate doriți să le efectuați pentru a vă asigura că funcționează fără probleme.
-
Urmărire cu utilizatorii - Verificați-i imediat după ce se termină upgrade-ul, apoi din nou câteva zile mai târziu. Afișarea că ascultați și răspundeți la orice întrebări pe care le-ar putea avea vor face să fie fericiți și confortabili cu modificarea.
-
Monitorizarea rapoartelor de angajament - Portalul Microsoft 365 Admin are câteva rapoarte bune care vă pot arăta câți utilizatori utilizează grupul, cât de des și ce caracteristici utilizează. Aceste rapoarte vă pot ajuta să proiectați activitățile de urmărire și instruirea pentru utilizatori, precum și să evidențiați locul în care utilizatorii dvs. primesc cea mai mare valoare din noul grup. Consultați: Rapoarte de activitate în Centru de administrare Microsoft 365.
-
Împărtășiți-vă experiența - anunțați alte echipe din firma dvs. că ați făcut upgrade grupului de distribuire și ce pași ați făcut pentru ca acesta să aibă succes! Partajarea acestor informații poate ajuta celelalte echipe să vă urmeze exemplul și să facă un upgrade reușit al acestora.
Consultați și
Aveți întrebări despre grupurile Microsoft 365 ?
Vă ascultăm
Acest articol a fost actualizat ultima dată pe 16 octombrie 2020, ca urmare a feedbackului dvs. Dacă ați descoperit că acesta v-a îndrumat către informații utile și, mai ales, dacă nu, faceți clic pe controalele de feedback de mai jos și lăsați-ne comentarii constructive, astfel încât să putem continua să le îmbunătățim. Mulțumim!
