Configurar a navegação de metadados para uma lista ou biblioteca
Applies ToSharePoint Server – Edição de subscrição SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 Enterprise SharePoint no Microsoft 365

Quando configura a navegação de metadados em listas e bibliotecas grandes, facilita a procura de conteúdos por parte dos utilizadores. A navegação de metadados permite ao Microsoft SharePoint utilizadores filtrar e encontrar conteúdos em listas e bibliotecas utilizando uma árvore de navegação.

Também pode aplicar Filtros de Teclas, que funcionam em conjunto com a árvore de navegação para refinar a lista de itens que são apresentados. Quando configura a navegação de metadados, pode determinar as colunas da biblioteca que aparecem na árvore e especificar Filtros de Teclas.

A ilustração seguinte mostra um exemplo de uma árvore de navegação simples baseada no tipo de conteúdo.

Pode configurar a navegação de metadados para uma árvore de controlo no painel à esquerda

Por predefinição, a navegação e a filtragem de metadados estão ativadas na maioria dos sites. Se não estiver ativado para o seu site, pode ativar a funcionalidade nas páginas Funcionalidades do Site do seu site.

Nota: Tem de ser Um Proprietário do Site ou um Administrador de Coleções de Site para ativar a navegação e a filtragem de metadados.

Ativar a navegação e filtragem de metadados

  1. Clique Definições Botão de Definições do Office 365e, em seguida, clique em Site Definições.

  2. Em Ações do Site,clique em Gerir funcionalidades do site.

  3. Na lista Funcionalidades, localmente Navegação e Filtragem de Metadados e,em seguida, clique em Ativar.

Adicionar palavras-chave e metadados empresariais

No SharePoint no Microsoft 365, adicionar uma coluna Palavras-chave Enterprise permite aos utilizadores introduzir um ou mais valores de texto que serão partilhados com outros utilizadores e aplicações para permitir facilidade na pesquisa e filtragem, bem como consistência e reutilização de metadados.Adicionar uma coluna Palavras-chave Enterprise também fornece sincronização entre os campos de palavras-chave existentes e a infraestrutura de metadados geridos. (As etiquetas de documentos serão copiadas para as Palavras-chave de Empresa no carregamento.)

Nota: Tem de ter, pelo menos, o nível de permissão Gerir Listas para configurar metadados e palavras-chave para uma lista ou biblioteca.

  1. Navegue para a lista ou biblioteca para a qual pretende configurar a navegação de metadados e clique no título.

  2. Clique Definições Botão de Definições do Office 365e, em seguida, clique em Listar Definições biblioteca Definições.

  3. Em Permissões e Gestão,clique em Metadados e Palavras-chave da empresa Definições.

    Nota: Por predefinição, a navegação e a filtragem de metadados estão ativadas na maioria dos sites. Se não vir a opção Definições de navegação de Metadados, esta poderá estar desativada no seu site. Para saber como a ativar, consulte Ativar a navegação e a filtragem de metadados.

  4. Na secção Metadados Empresariais e Palavras-chave Definições, clique na caixa de verificação Palavras-chave Enterprise para adicionar uma coluna Palavras-chave Enterprise à lista e ativar a sincronização de Palavras-chave.

    Definições de metadados e palavras-chave empresariais

  5. Clique em OK.

Agora, quando adicionar uma coluna à lista, pode adicionar uma coluna Palavras-chave Empresarial à lista. Para obter informações sobre como adicionar uma coluna que utiliza metadados geridos, consulte Criar uma coluna de metadados geridos. Para obter informações sobre a filtragem de metadados geridos, consulte Utilizar a filtragem para modificar uma vista do SharePoint.

Tem de ter, pelo menos, o nível de permissão Gerir Listas para configurar a navegação de metadados numa lista ou biblioteca.

  1. Navegue para a lista ou biblioteca para a qual pretende configurar a navegação de metadados e clique no título.

  2. Clique no separador Lista ou Biblioteca no separador do separador e, em seguida, clique em Lista Definições lista ou Biblioteca Definições.

  3. Em Definições Definições, clique em Definições de navegação de Metadados.

    Nota: Por predefinição, a navegação e a filtragem de metadados estão ativadas na maioria dos sites. Se não vir a opção Definições de navegação de Metadados, esta poderá estar desativada no seu site. Para saber como a ativar, consulte Ativar a navegação e a filtragem de metadados.

  4. Na secção Configurar Hierarquias de Navegação, selecione o campo ou os campos que pretende apresentar na hierarquia de navegação e, em seguida, clique em Adicionar.

    As definições da Navegação de Metadados permitem-lhe indicar os campos de metadados que podem ser adicionados a um controlo de árvore de navegação

  5. Por predefinição, a árvore de navegação apresenta pastas. Se não quiser que as pastas são apresentadas, selecione Pastas e,em seguida, clique em Remover.

  6. Na secção Configurar Filtros de Teclas, selecione os campos que pretende adicionar como Filtros chave e, em seguida, clique em Adicionar.

  7. Na lista Configurar a indexação automáticade colunas para esta lista, especifique se pretende criar índices automaticamente nesta lista. Isto melhora o desempenho das consultas que os utilizadores efetuam quando utilizam as colunas de árvore de navegação e filtro de chave que especificou. Recomendamos que selecione a opção Gerir automaticamente os índices de coluna nesta lista.

  8. Clique em OK.

Quando a navegação de metadados está configurada para uma lista ou biblioteca, o SharePoint site apresenta um controlo de árvore no lado esquerdo da página. A árvore apresenta uma hierarquia de pastas e termos de metadados geridos. Os utilizadores podem selecionar itens na árvore para filtrar o que aparece na página. Isto permite aos utilizadores criar visualização dinâmica de conteúdos. Os utilizadores podem refinar isto mais utilizando o controlo Filtros de Teclas que aparece abaixo da árvore de navegação e que funciona em combinação com a árvore de navegação.

Navegação de Metadados

  1. Controlo de árvore

  2. Hierarquia de pastas para a lista ou biblioteca

  3. Termo

  4. Termos descendentes do menor

  5. Filtros de Teclas

Os utilizadores do site podem utilizar a árvore de navegação para navegar numa lista ou biblioteca por pasta ou por metadados. Quando os utilizadores selecionam um termo de metadados geridos na árvore de navegação, a vista apresenta apenas os itens que estão etiquetados com esse termo ou os termos descendentes. Para filtrar apenas um termo específico e excluir os termos descendentes dos filhos, os utilizadores podem selecionar o item novamente. A navegação de metadados funciona em conjunto com outros filtros da lista, como vistas e filtros de coluna.

Pode configurar e utilizar a navegação de metadados para listas e bibliotecas mesmo que estas listas e bibliotecas não utilizem colunas de metadados geridos. Além disso, pode utilizar alguns tipos de coluna como campos numa hierarquia de navegação de metadados, como Tipo de Conteúdo e Escolha de Valor único.

A lista seguinte mostra os tipos de coluna que o controlo Filtros de Chave pode utilizar como campos:

  • Metadados Geridos

  • Tipo de Conteúdo

  • Escolha

  • Pessoa ou Grupo

  • Data e Hora

  • Número

Para saber como configurar uma coluna que utiliza metadados geridos, consulte Criar uma coluna de metadados geridos.

Por predefinição, a SharePoint executa a criação automática de índices. Quando a criação automática de índices está ativada, os índices são criados automaticamente para os campos que adiciona à árvore de navegação e aos Filtros de Teclas. Os índices de coluna única são criados em todos os campos Filtros de Chave suportados, exceto nos campos Tipo de Conteúdo e Escolha. São criados índices compostos em todas as combinações suportadas de hierarquias de navegação e Filtros de Chave.

Quando os índices são criados automaticamente, as consultas são ativadas para listas que têm mais itens do que o limiar de vista de lista. No entanto, em alguns casos, poderá ter de desativar esta definição e configurar os índices manualmente. Por exemplo, se a combinação de índices de coluna única e compostos exceder 20 (o número máximo de índices por lista), tem de desativar a indexação automática e configurar os índices manualmente.

Por predefinição, a navegação e a filtragem de metadados estão ativadas na maioria dos sites criados em SharePoint produtos. Mesmo que a navegação de metadados não estiver configurada para uma lista ou biblioteca específica, as suas funcionalidades funcionam nos bastidores para melhorar o desempenho das vistas em listas e bibliotecas. A funcionalidade de filtragem e navegação de metadados seleciona automaticamente o melhor índice para funcionar sempre que uma vista é carregada. Quando os utilizadores carregam novas vistas, limpam filtros ou aplicam uma ordenação, a otimização da consulta determina a melhor forma de consultas na base de dados para evitar a filtragem de vistas de lista.

Se um utilizador carregar uma vista que exceda o limiar, a navegação e a filtragem de metadados criarão uma versão modificada da consulta de utilizador original denominada consulta de conversão. A consulta de contração é executada em conjunto com uma parte da lista em vez da lista completa. Como resultado, apresenta um conjunto parcial dos itens pedidos. As consultas de retrocesso fornecem resultados úteis quando a consulta original é proibida devido à restrição de listas grandes. Ocasionalmente, se nenhum dos itens que a parte da lista digitalizado pela consulta contiver resultados que correspondam à consulta do utilizador original, uma consulta de conluimento não devolverá resultados.

Quando ocorre uma consulta de desvantagem, uma mensagem no ecrã avisa o utilizador de que os resultados são parciais. A mensagem sugere que o utilizador aplique filtros adicionais para ver um conjunto completo.

A mensagem de consulta de contrária também serve como um aviso aos proprietários da lista ou biblioteca que os utilizadores não podem aceder ao conteúdo.

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