Meta do usuário: otimizar o plano do projeto para atender à data de término

Dicas de gerenciamento de projetos antes de começar

Quando você faz alterações no seu cronograma, existem três fatores que você precisa avaliar: o custo do projeto, o escopo dos produtos e o prazo. Esses fatores são muitas vezes apresentados como um triângulo. Não é possível alterar um vértice do triângulo sem afetar os demais.

Veja alguns exemplos do que isso significa para a data de término do seu projeto.

• Quando você antecipa a data de término agendada, pode acabar tendo aumento de custos e redução do escopo.

• Se você planeja nunca alterar os custos do projeto, o resultado poderá ser um cronograma mais longo e um escopo reduzido.

• Se você aumentar o escopo ou o número de produtos, seu projeto poderá levar mais tempo e custar mais com funcionários ou recursos extras

Se você for novo no gerenciamento de projetos    Não importa o quão bem você planeje um projeto, as coisas vão dar errado. Comece a procurar problemas agora, em vez de mais tarde, quando as coisas podem ficar muito piores.

Aqui estão algumas maneiras de começar a monitorar e corrigir o seu projeto.

• Veja as tarefas mais importantes primeiro    Algumas tarefas são mais importantes do que outras quando você precisa resolver problemas no seu projeto. As tarefas que mais afetam o cronograma são aquelas mais críticas e que exigem mais atenção.

• Escolha o modo de exibição correto do seu projeto    O Project tem inúmeros modos de exibição e relatórios para ajudar você a descobrir o que há de errado com o seu projeto. Para projetos simples, fique atento à data de término do projeto usando o gráfico de Gantt. Para projetos complicados, verifique as tabelas de variação ou os relatórios de valor acumulado.

• Obtenha relatórios de status semanais    Não é fácil para as pessoas ficar enviando relatórios de status do trabalho. Uma maneira simples de obter o status seria durante reuniões semanais com a equipe. Coletar o status com uma frequência maior do que a semanal pode ser contraproducente.

Se você for um gerente de projetos experiente    Você atua como gerente de projetos há muito tempo, mas agora está com um projeto que precisa de monitoramento atento para ficar dentro do orçamento.

Além disso, sua patrocinadora diz que quer relatórios executivos mensalmente.

Aqui estão algumas maneiras de começar a monitorar seu projeto, gerar relatórios sobre ele e corrigi-lo.

• Crie uma linha de base para o seu projeto    Após criar seu cronograma, salve uma versão de linha de base. A linha de base é uma versão original do seu projeto que você pode usar para comparar com o andamento das suas tarefas.

• Escolha o modo de exibição correto do seu projeto    O Project tem inúmeros modos de exibição e relatórios para ajudar você a descobrir o que há de errado com o seu projeto. À medida que os projetos ficam mais complicados, analise as tabelas de variação ou os relatórios de valor acumulado para saber o que há de errado.

• Obtenha relatórios de status semanais    À medida que os projetos ficam mais complicados, você poderá usar métodos mais sofisticados para coletar relatórios de status semanais. Os membros da equipe podem inserir as informações de status em uma lista de tarefas do SharePoint, que pode ser sincronizada com o Microsoft Project. Se você está usando o Project Professional, também pode usar o Project Web App para coletar relatórios de status da sua equipe. Coletar o status com uma frequência maior do que a semanal pode ser contraproducente.

• Compreenda a análise de valor acumulado    A análise de valor acumulado ajuda a determinar se seu projeto está sob controle.