Meta de gerenciamento de projetos: comunicar informações do projeto

A comunicação de informações do projeto geralmente é difícil, seja para obter informações status de sua equipe ou comunicar status de projeto aos executivos.

Saiba quando e como comunicar e relatar informações do projeto. Caso contrário, a colaboração efetiva sofre e o sucesso do seu projeto pode estar em risco.

Para ver mais artigos desta série de guias de instruções de gerenciamento de projetos, consulte o Mapa de gerenciamento de projetos.

Project

• Tenha ferramentas de apresentação internas para todos os stakeholders.

• Tem facilmente entendido linha do tempo e exibições de planejador de equipe.

• Exporta dados para Excel e Visio para comunicação de dados complexos.

• Sua empresa pode não usar o Project.

• Os projetos em que sua empresa trabalha podem ser muito pequenos para aproveitar um software de agendamento poderoso.

Project Online

• Melhor para informações avançadas de projeto de comunicação e relatório em uma organização.

• Pode comparar o status de vários projetos ou para um portfólio de projetos.

• Empresas menores podem precisar da ajuda de consultores para instalar e usar Project Online.

Excel

• O Project pode exportar dados para o Excel para análise avançada, como ANOVA e análise de valor obtido.

• Ideal para o planejamento antecipado de projetos ou para entregas de alto nível que podem ser adicionados posteriormente ao Project.

• O Excel não tem recursos de agendamento automatizados para projetos mais complexos.

Word

• Ideal durante a fase de iniciação quando você precisa compartilhar documentos de planejamento, como orçamentos e entregas.

• Não é ideal para apresentações visuais para stakeholders executivos. Use a funcionalidade de relatório do Excel, do Visio, do PowerPoint ou do próprio Project.

SharePoint

• Oferece recursos de sincronização sem o Project Server. Uma alteração em uma lista de tarefas será refletida na outra.

• Caro para implantar em toda a empresa. Se você não tiver os recursos da empresa para instalar o SharePoint, poderá usar o Microsoft 365 com o SharePoint online.

PowerPoint

• Ideal para apresentações impactantes para os stakeholders executivos.

• Analistas e engenheiros podem querer gráficos mais detalhados para análises orçamentárias complexas.

Visio

• Ideal durante as fases iniciais de um projeto em que você precisa comunicar processos comerciais e de fabricação com gráficos de fluxo ou outros diagramas.

• Pode apresentar muitas informações para uma audiência executiva. Em vez disso, use os próprios recursos de relatório do Project.

Microsoft Teams

• Ideal para equipes em locais diferentes. Você pode compartilhar informações do projeto com mensagens instantâneas, voz, vídeo ou durante reuniões online.

• Pode exigir que um departamento de TI seja implantado.

Verificar status atualizações de Project Online

Se sua equipe estiver usando Project Online, baixe a tarefa status atualizações do servidor antes de se comunicar com sua equipe sobre o progresso do projeto.

Controlar o andamento do cronograma, de simples a especialista

Há maneiras simples de acompanhar o progresso e há maneiras mais complexas. Encontre a maneira que funciona melhor para seu projeto e sua equipe.

Comunicar informações de valor obtido

Capturar informações de valor obtido é um passo mais avançado, mas muito poderoso, para descobrir o bom e o mau desempenho do projeto. Os fatos de alto nível que você adquire com isso é o que seus stakeholders querem ver.

Criar um relatório de projeto

Com o Project, você pode criar e personalizar relatórios gráficos impressionantes de todos os dados de projeto desejados, sem usar nenhum outro software. À medida que você trabalha no projeto, os relatórios são alterados para refletir as informações mais recentes – não são necessárias atualizações manuais!

Sincronizar com uma lista de tarefas do SharePoint

Os membros da equipe podem exibir a agenda e atualizar seu trabalho no SharePoint e você verá as alterações no Project. E vice-versa.

Usar o Microsoft 365

Comunique as informações do projeto usando Microsoft 365. Desde que você esteja trabalhando em um PC com uma conexão à Internet, poderá trabalhar em seus documentos usando versões completas do Word, Excel, PowerPoint ou OneNote, sob demanda, de qualquer lugar.

Publicar alterações de tarefas no servidor

Quando você fizer alterações nas tarefas, publique essas alterações no Project Online para que todos tenham as informações certas para continuar seu trabalho.

Comunicar-se com o Microsoft Teams

Se as pessoas não puderem ir a uma reunião, use o Teams para compartilhar informações do projeto. Compartilhar slides do PowerPoint, planilhas do Excel ou um notebook do OneNote para compartilhar planos de projeto. Pessoas podem participar de reuniões online em seu escritório, em casa ou usando seu dispositivo móvel.