Vídeo: introdução às consultas

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Use consultas para responder perguntas sobre negócios ou outras com base em dados, para fazer atualizações em massa rápidas e fáceis ou para excluir informações do banco de dados.

O que são consultas?

No Access, as consultas são como perguntas que você faz para encontrar informações relacionadas, até mesmo muito específicas, em seu banco de dados.

Nas consultas, às vezes você usa dados de apenas uma tabela e outras vezes de mais de uma. Por exemplo, talvez você apenas queira encontrar o número de telefone de um contato, que exige uma consulta simples de um campo de número de telefone para uma pessoa específica em uma tabela de contatos. Como alternativa, você pode combinar dados de mais de uma tabela, como informações do cliente e informações de pedidos, para ver o que um cliente solicitou.

No Access, uma consulta é um objeto de banco de dados. Ele não armazena dados. Em vez disso, ele exibe os dados que estão armazenados em tabelas e disponibiliza esses dados para você trabalhar com eles. Uma consulta pode mostrar dados de uma ou mais tabelas, de outras consultas, ou de uma combinação das duas. Por exemplo:

• Exiba dados com uma consulta seleção. Localize e exiba informações de uma ou mais tabelas, especificando critérios que os dados devem atender e liste quais valores devem ser exibidos. Por exemplo, você pode pedir para ver todos os produtos criados pela Tailspin Toys.

• Insira os critérios e a pesquisa em tempo real. Crie consultas reutilizáveis que sempre solicitam critérios de pesquisa. Por exemplo, você pode criar uma consulta que pede ao usuário o nome do fornecedor a ser pesquisado e exibe todos os produtos adquiridos desse fornecedor.

• Atualize ou adicione dados com base na consulta. Consulte os dados e então use os resultados para inserir ou atualizar as informações automaticamente. Por exemplo, se a Tailspin Toys tiver adicionado "TT" ao início dos nomes de todos os seus produtos, pesquise por todos os produtos da empresa e, em seguida, atualize os nomes de produto para que cada entrada comece com "TT" — tudo isso por meio de uma consulta atualização.

• Exclua dados com base em uma consulta. Encontre informações ou registros e, em seguida, exclua-os. Por exemplo, se a Tailspin Toys encerrar suas atividades e os produtos da empresa não estiverem mais disponíveis para venda, encontre todos os seus produtos e os exclua automaticamente das tabelas relevantes.

Use o Assistente de Consulta para criar uma consulta seleção que exibe informações no modo Folha de Dados.

Criar uma consulta

1. Selecione Criar > Assistente de Consulta.

2. Selecione Assistente de Consulta Simples e selecione OK.

3. Selecione a tabela ou a consulta que contém o campo e, em seguida, adicione o campo à lista Campos selecionados. Quando concluir, selecione Avançar.

   Adicione quantos campos quiser de quantas tabelas quiser.

   Se você adicionou um campo de número

   Se você adicionou todos os campos números, o assistente perguntará se você deseja que a consulta retornar detalhes ou dados de resumo. Siga um desses procedimentos:

   • Se você quiser ver registros individuais, selecione Detalhes e Avançar. Pule para a etapa 4.

   • Se você quiser ver dados numéricos resumidos, como as médias, selecione Resumo e, em seguida, selecione Opções de Resumo. Especifique quais campos você deseja resumir e como você deseja resumir os dados. Somente campos numéricos são listados. Para cada campo numérico, selecione uma função:

     • Soma   A consulta retorna a soma de todos os valores do campo.

     • Méd    A consulta retorna a média dos valores do campo.

     • Mín    A consulta retorna o menor valor do campo.

     • Máx   A consulta retorna o maior valor do campo.

   • Se você quiser que os resultados da consulta incluam uma contagem dos registros em uma fonte de dados, selecione a opção Contar registros no nome da tabela dessa tabela.

     Se você tiver adicionado um campo de data/hora

     O Assistente de Consulta pergunta como você deseja agrupar os valores de data. Por exemplo, suponha que você tenha adicionado um campo numérico, como preço, e um campo de data/hora, como tempo de transação, à consulta e, em seguida, especificou na caixa de diálogo Opções de resumo que você deseja ver o valor médio do campo de preço. Como você incluiu um campo de data/hora, poderia calcular valores resumidos para cada valor de data e hora exclusivo, para cada dia, mês, trimestre ou ano.

     Selecione o período de tempo que você deseja usar para agrupar os valores de data e hora e, em seguida, selecione Avançar.

     Observação: No Modo Design, você tem mais opções de agrupamento de valores de data e hora.

4. Dê um título à consulta.

5. Especifique se você deseja abrir a consulta (no Modo Folha de dados) ou modificar a consulta (no Modo Design). Em seguida, selecione Concluir.

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