Conhecer os objetos do banco de dados

Tabelas

O Access organiza as informações em tabelas: listas de linhas e colunas que lembram um bloco ou uma planilha de contabilidade. Cada tabela armazena informações sobre um determinado assunto, de modo que a maioria dos bancos de dados inclui mais de uma tabela.

Cada linha na tabela é chamada de registro, e cada coluna é chamada de campo. Um registro contém todas as informações específicas de uma entidade específica, como um cliente ou pedido. Um campo é um único item de informações sobre essa entidade. Na tabela Produtos, por exemplo, cada linha ou registro teria as informações sobre um produto. Cada coluna ou campo contém algum tipo de informação sobre o produto, por exemplo, nome ou preço. Se você ainda não está familiarizado com esses itens, conheça as noções básicas de bancos de dados.

Consultas

Em um banco de dados bem projetado, os dados que você deseja apresentar por meio de um formulário ou relatório geralmente estão localizados em várias tabelas. Uma consulta é usada para extrair as informações de várias tabelas e montá-las para exibição em um formulário ou relatório.

Uma consulta pode ser uma solicitação de resultados de dados do banco de dados, pode ser usada para executar uma ação nos dados ou ambos. Use consultas para obter respostas para perguntas simples, realizar cálculos usando dados, combinar dados de diferentes tabelas e adicionar, alterar ou excluir dados de um banco de dados.

Há muitos tipos de consultas, mas os dois tipos básicos são:

Formulários

Formulários são como mostruários em lojas: facilitam a exibição ou o acesso aos itens de banco de dados desejados. Semelhante aos formulários de papel, os formulários do Access são objetos por meio dos quais você ou outros usuários podem adicionar, editar ou exibir os dados armazenados no seu banco de dados de área de trabalho do Access. É importante criar seu formulário com o uso em mente. Por exemplo, se ele for usado por várias pessoas, um formulário bem projetado ajuda a garantir que a entrada de dados seja precisa, rápida e eficiente.

Relatórios

Os relatórios oferecem uma maneira de exibir, formatar e resumir as informações do seu banco de dados do Access. Por exemplo, é possível criar um relatório simples com números de telefone de todos os seus contatos ou um relatório resumido sobre o total das vendas em diferentes regiões e períodos.

Os relatórios são úteis quando você deseja apresentar as informações em seu banco de dados para:

• Exibir ou distribuir um resumo dos dados.

• Arquivar instantâneos dos dados.

• Fornecer detalhes sobre registros individuais.

• Criar rótulos.

Macros

Uma macro é uma ferramenta que permite automatizar tarefas e adicionar funcionalidade a formulários, relatórios e controles. Por exemplo, se você adicionar um botão de comando a um formulário e associar o evento OnClick do botão a uma macro, ele executará um comando sempre que o botão for clicado.

O Access fornece um ambiente de design para a criação de macros. Basicamente, use uma linguagem de programação simplificada para criar uma lista de ações a serem executadas. Algumas ações exigem informações adicionais, como qual campo exibido deve ser preenchido. O ambiente de design facilita a criação de macros, enquanto você seleciona as listas de ações e preenche as informações.

As macros são usadas para automatizar uma série de ações, fazer alterações nos dados em um banco de dados e muito mais. Por meio do modo de exibição Design, as macros oferecem um subconjunto dos comandos que estão disponíveis no VBA (Visual Basic for Applications). A maioria das pessoas acha mais fácil criar uma macro para adicionar funcionalidade a formulários, relatórios e controles do que escrever código VBA, mas você sempre pode converter as macros em VBA no modo de exibição Design.

Suponha que você queira abrir um relatório diretamente em um dos seus formulários de entrada de dados. Adicione um botão ao formulário e, em seguida, crie uma macro que abre o relatório. A macro pode ser uma macro autônoma (um objeto separado no banco de dados), que está associada ao evento OnClick do botão ou a macro pode ser inserida diretamente no evento OnClick do próprio botão. De qualquer forma, quando você clica no botão, a macro é executada e abre o relatório.

Módulos

Módulos são código VBA que você escreve para automatizar tarefas em seu aplicativo e executar funções superiores. Escreva módulos na linguagem de programação VBA. Um módulo é uma coleção de declarações, instruções e procedimentos armazenados juntos como uma unidade.