Quando você configura o Microsoft Office SharePoint Online no Microsoft 365 no Microsoft 365, provavelmente tem documentos e arquivos que deseja adicionar ao seu Site de Equipe. Aqui estão algumas maneiras de adicionar diferentes tipos de conteúdo ao seu site.
Observação: Para um artigo sobre como configurar OneDrive corporativo ou de estudante e sites de equipe para que você possa usá-los juntos, consulte Configurar o armazenamento e o compartilhamento de arquivos do Office 365.
Neste artigo
Antes de começar
Antes de começar a mover arquivos, verifique quanto armazenamento você tem para Microsoft Office SharePoint Online no Microsoft 365 no Microsoft 365. Para encontrar informações sobre os limites de armazenamento para Microsoft Office SharePoint Online no Microsoft 365, consulte Limites do SharePoint.
Dica: É importante lembrar que, em Microsoft 365, os limites de armazenamento para Microsoft Office SharePoint Online no Microsoft 365 (seu Site de Equipe) diferem dos limites de armazenamento para o Exchange Online (para contas de email). Para obter mais informações sobre os limites de armazenamento de caixa de correio, consulte Recipients, no Microsoft 365 Descrições de Serviço do Exchange Online.
A próxima etapa é analisar o conteúdo que você tem no momento. Isso inclui documentos, imagens, formulários e assim por diante.
Dica: No Explorador de Arquivos, pesquise seus arquivos existentes por tamanho e por data. Isso pode ajudá-lo a identificar rapidamente os arquivos que foram usados recentemente ou são muito grandes.
Pense em quanto do conteúdo é usado regularmente e se você deseja armazenar tudo em Microsoft 365. Assim como faria quando você se move para uma casa menor, o objetivo é decidir o que caberá no novo site. Por exemplo, se sua organização agora usa mais armazenamento do que o limite de Microsoft 365 para Microsoft Office SharePoint Online no Microsoft 365, você precisa tomar decisões como estas:
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Quais arquivos você deseja mover?
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Deseja comprar mais espaço de armazenamento?
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Você deve planejar ter espaço para que seu site cresça? (Com certeza)
Se sua organização for grande ou complexa, considere convidar um especialista para ajudá-lo. Você pode encontrar assistência confiável no Microsoft Pinpoint. O Pinpoint é uma maneira rápida e fácil para empresas em todo o mundo localizarem especialistas certificados da Microsoft e serviços profissionais
Criar pastas, bibliotecas e subsites
Depois de identificar o conteúdo que deseja mover, pense em como você deseja organizá-lo. Talvez você queira começar carregando arquivos na biblioteca Documentos em seu Site de Equipe. É uma boa ideia organizar o conteúdo, especialmente se você espera que eventualmente tenha muitos arquivos. À medida que o volume de conteúdo aumenta, você pode criar bibliotecas de documentos adicionais, bibliotecas de formulário e bibliotecas de imagens para armazenar esse conteúdo. Você também pode criar subsites para diferentes tipos de documentos ou projeto.
Para obter mais informações sobre como planejar uma estrutura para organizar o conteúdo em seu site, consulte Plan the content for your Team Site.
Carregar documentos, imagens e arquivos
Para carregar arquivos, como documentos do Word, arquivos PDF ou fotos JPG, carregue-os em uma biblioteca ou em uma pasta em uma biblioteca.
Observação: O tamanho máximo de arquivo para um único arquivo que pode ser carregado em uma biblioteca Microsoft Office SharePoint Online no Microsoft 365 atualmente é de 2 GB. Além disso, você só pode carregar 100 ou menos arquivos por vez.
A melhor maneira de fazer isso depende do número de arquivos. Primeiro navegue até a biblioteca de destino e, em seguida, use esta tabela para escolher um método:
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Número de arquivos |
Método Upload |
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Documento único |
Selecione Novo Documento > CARREGAR ARQUIVO EXISTENTEe procure o arquivo em seu computador. |
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Muitos documentos e pastas |
Selecione o botão Abrir com Explorer na guia Biblioteca da faixa de opções. Em seguida, arraste e solte os arquivos usando o Explorador de Arquivos. |
Para obter mais informações, consulte Carregar, criar ou excluir arquivos em uma biblioteca.
Observação: Há certos tipos de arquivo que não podem ser carregados em uma biblioteca. Para ver uma lista delas, consulte o artigo Tipos de arquivos que não podem ser adicionados a uma lista ou biblioteca.
Considere criar Microsoft Office SharePoint Online listas para contatos, calendários e planilhas
Todas as empresas têm dados em vários formulários, como calendários, tarefas e planilhas. Para esse tipo de dados, você pode mover ou converter esse conteúdo em uma lista em seu site. Por exemplo, você pode converter sua lista de contatos comerciais em uma lista de contatos. Além disso, muitas vezes você pode converter calendários em um calendário Microsoft Office SharePoint Online, que é um tipo especial de lista.
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Para saber como criar um calendário de grupo em Microsoft Office SharePoint Online no Microsoft 365, assista a este vídeo: Vídeo: Criar seu próprio calendário.
Se você agora usar planilhas do Microsoft Excel para rastrear informações, poderá carregar essas planilhas diretamente em uma biblioteca de documentos em Microsoft Office SharePoint Online no Microsoft 365. Ou você pode importar uma planilha como Microsoft Office SharePoint Online listas. Como muitas pessoas podem atualizar uma lista ao mesmo tempo, Microsoft Office SharePoint Online listas ajudam a incentivar a colaboração. Você pode criar diferentes exibições de listas para expor exatamente as informações que deseja.
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Para saber mais sobre como trabalhar com listas, consulte Treinamento: Criar e configurar uma lista.
Considere Microsoft Office SharePoint Online soluções para necessidades comerciais comuns
Outra maneira de mover conteúdo é usar uma solução Microsoft Office SharePoint Online para gerenciar melhor uma tarefa existente. Por exemplo, a maioria das organizações deseja capturar e compartilhar o conhecimento do dia a dia das pessoas que trabalham lá. Um wiki em seu site pode ser ótimo para exatamente esse tipo de compartilhamento.
Esta tabela descreve Microsoft Office SharePoint Online recursos que podem ajudá-lo a gerenciar processos de negócios.
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Processo de negócios |
Descrição |
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Usar um wiki para compartilhar o conhecimento da equipe e colaborar |
Wikis são sites especiais em que uma comunidade de usuários cria e mantém informações. Wikis podem ser uma ótima ferramenta para capturar e compartilhar informações de processo ou informações de referência gerais que são importantes para o seu trabalho.
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Mover o agendamento de recursos para Microsoft Office SharePoint Online calendários de grupo |
Um calendário de grupo pode ser uma boa maneira de agendar recursos comuns, como salas de conferência, equipamento audiovisual e assim por diante. Como um calendário de grupo vive em um site Microsoft Office SharePoint Online no Microsoft 365, todos em sua equipe podem exibi-lo facilmente no Microsoft Office SharePoint Online ou no Outlook.
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Converter programas de banco de dados em um aplicativo do Access |
Você pode usar o Microsoft Access 2013 para projetar e publicar um banco de dados e criar um aplicativo do Access para usar o banco de dados em seu site de equipe.
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Automatizar processos de negócios com fluxos de trabalho |
Os fluxos de trabalho automatizam e rastreia as principais tarefas em um processo de negócios. Eles são ótimos para tarefas como processos de aprovação ou coleta de comentários. |
Ajudar os usuários do site a encontrar seu conteúdo
Depois de mover seus documentos e arquivos para seu Site de Equipe, conte a outros usuários do site sobre ele. Você pode oferecer várias maneiras diferentes que eles podem usar para encontrar conteúdo no site.
Esta tabela descreve diferentes métodos que você pode usar.
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Método |
Descrição |
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Usar a pesquisa para localizar conteúdo |
A maneira mais fácil de localizar conteúdo em um Microsoft Office SharePoint Online no Microsoft 365 site é usar o recurso de pesquisa.
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Configurar exibições em listas e bibliotecas para tornar o conteúdo descoberto |
Você pode selecionar os elementos que aparecem em um exibição. Por exemplo, em uma exibição, você pode mostrar o título e o autor. Em um modo de exibição diferente, você pode querer mostrar apenas os itens que foram adicionados após uma determinada data. |
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Personalizar a navegação do site |
Você pode personalizar a navegação para seu site de equipe para facilitar a localização do conteúdo pelos usuários do site. |
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Pesquisar conteúdo online quando estiver offline |
Você pode usar OneDrive corporativo ou de estudante ou o Outlook para pesquisar o conteúdo que está no site Microsoft Office SharePoint Online no Microsoft 365 quando estiver offline
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Acompanhar atualizações de conteúdo |
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Para saber mais sobre maneiras de ajudar os usuários do site a encontrar conteúdo facilmente, consulte o artigo Guia de Planejamento Planejar o conteúdo para seus sites de equipe.
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