Introdução ao fluxo de trabalho do SharePoint

Neste artigo

• O que são fluxos de trabalho?

• As duas plataformas de fluxo de trabalho do SharePoint

• Fluxos de trabalho internos

• Suporte a fluxos de trabalho personalizados

• Etapas envolvidas no uso de fluxos de trabalho

O que são fluxos de trabalho?

Um fluxo de trabalho é às vezes descrito como uma série de tarefas que produzem um resultado. No contexto de Produtos e tecnologias do SharePoint, o fluxo de trabalho é definido de forma mais limitada, como uma movimentação automatizada de documentos ou itens, por meio de uma sequência de ações ou tarefas relacionadas a um processo empresarial. Os fluxos de trabalho podem ser usados para gerenciar processos empresariais comuns, de forma consistente, em uma organização, permitindo-lhe atribuir uma lógica de negócios aos documentos ou itens de uma lista ou biblioteca do SharePoint. A lógica de negócios é, basicamente, um conjunto de instruções que especifica e controla as ações que ocorrem em um documento ou item.

Os fluxos de trabalho podem reduzir o custo e o tempo necessários para coordenar processos empresariais comuns, como a aprovação de projetos ou uma análise de documentos, gerenciando e acompanhando as tarefas humanas envolvidas nesses processos. Por exemplo, em um site do SharePoint, é possível adicionar um fluxo de trabalho a uma biblioteca de documentos, que encaminha um documento a um grupo de pessoas para obter aprovação. Quando o autor do documento inicia esse fluxo de trabalho em um documento na biblioteca, o fluxo cria tarefas de aprovação do documento, atribui as mesmas tarefas aos participantes do fluxo de trabalho e envia alertas por email aos participantes com instruções sobre a tarefa e um link para aprovação do documento. Quando o fluxo de trabalho estiver em andamento, o proprietário (neste caso, o autor do documento) ou os participantes poderão verificar a página Status do Fluxo de Trabalho para ver quem concluiu as respectivas tarefas. Quando os participantes concluem as suas tarefas, o fluxo de trabalho termina e o proprietário é avisado automaticamente que o fluxo de trabalho foi concluído.

As ações do fluxo de trabalho de aprovação, no exemplo anterior, seguem o processo mostrado na ilustração a seguir.

Os fluxos de trabalho não apenas dão suporte aos processos de trabalho humano existentes, mas também ampliam as formas como as pessoas podem colaborar e trabalhar com documentos, listas e bibliotecas. Os usuários do site podem iniciar e participar dos fluxos de trabalho usando formulários personalizáveis, que podem ser acessados no documento ou item de uma lista ou biblioteca do SharePoint. Além disso, a funcionalidade de fluxo de trabalho em produtos do SharePoint está totalmente integrada ao Microsoft Office 2013, para que as seguintes tarefas de fluxo de trabalho possam ser executadas em ambos os produtos:

• Exibir a lista de fluxos de trabalho que estão disponíveis para um documento ou item;

• Iniciar um fluxo de trabalho em um documento ou item;

• Exibir, editar ou reatribuir uma tarefa de fluxo de trabalho;

• Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho.

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Os três tipos de plataformas de fluxo de trabalho do SharePoint

A plataforma de fluxo de trabalho do SharePoint 2010 foi encaminhada para Office 365 e o SharePoint Server 2013 e, portanto, todos os fluxos de trabalho criados nessa plataforma continuam funcionando. Essa plataforma é baseada no Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).

A plataforma de fluxo de trabalho do SharePoint 2013 é baseada no WF (Windows Workflow Foundation 4) e é substancialmente redesenhada. Talvez o recurso mais proeminente dessa nova plataforma de fluxo de trabalho seja o uso do Microsoft Azure como o host de execução do fluxo de trabalho. O mecanismo de execução do fluxo de trabalho agora vive fora do Office 365 e do SharePoint Server 2013, no Microsoft Azure.

No SharePoint Online, o Microsoft Flow já está disponível. Este é o mais novo mecanismo de fluxo de trabalho, acesse em: https://flow.microsoft.com . Para saber mais sobre como usar o MS Flow, visite: https://docs.microsoft.com/en-us/flow . Para solucionar problemas do MS Flow, visite, https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

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Fluxos de trabalho internos

Um site do SharePoint inclui vários fluxos de trabalho internos que abordam cenários de negócios comuns:

• Aprovação     Este fluxo de trabalho encaminha um documento ou item a um grupo de pessoas para aprovação. Por padrão, o fluxo de trabalho Aprovação está associado ao tipo de conteúdo Documento e, portanto, fica automaticamente disponível nas bibliotecas de documentos.

• Coletar Comentários     Este fluxo de trabalho encaminha um documento ou item a um grupo de pessoas para obter comentários. Os revisores podem fornecer comentários, que serão compilados e enviados para a pessoa que iniciou o fluxo de trabalho. Por padrão, o fluxo de trabalho Coletar Comentários está associado ao tipo de conteúdo Documento e, portanto, fica automaticamente disponível nas bibliotecas de documentos.

• Coletar Assinaturas    Este fluxo de trabalho encaminha um documento do Microsoft Office a um grupo de pessoas para coletar suas assinaturas digitais. Esse fluxo de trabalho deve ser iniciado em um programa do Office 2013. Os participantes devem concluir suas tarefas de assinatura adicionando sua assinatura digital ao documento no programa relevante do Office. Por padrão, o fluxo de trabalho Coletar Assinaturas está associado ao tipo de conteúdo Documento e, portanto, fica automaticamente disponível nas bibliotecas de documentos. No entanto, o fluxo de trabalho Coletar Assinaturas aparecerá para um documento somente na biblioteca de documentos, caso esse documento contenha uma ou mais linhas de assinatura do Microsoft Office.

• Aprovação para Publicação     Este fluxo de trabalho é semelhante ao fluxo de trabalho Aprovação no sentido de que automatiza o encaminhamento de conteúdo aos especialistas no assunto e a outros participantes, para revisão e aprovação. O que torna o fluxo de trabalho de aprovação para publicação único é que ele foi projetado especificamente para publicar sites em que a publicação de páginas da Web novas e atualizadas é rigidamente controlada.

• Três estados     Este fluxo de trabalho pode ser usado para gerenciar processos empresariais que requerem que as organizações controlem um alto volume de problemas, vendas potenciais ou tarefas do projeto.

Cada um dos fluxos de trabalho acima pode ser personalizado para sua organização de várias maneiras. Por exemplo, ao adicionar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo para disponibilizá-lo em documentos ou itens, é possível personalizar as listas de tarefas e as listas de histórico onde as informações sobre o fluxo de trabalho estão armazenadas.

Quando um usuário do site iniciar um fluxo de trabalho em um documento ou item, ele poderá ter a opção de personalizá-lo ainda mais, especificando a lista de participantes, uma data de conclusão e instruções sobre a tarefa.

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Suporte a fluxos de trabalho personalizados

Embora os fluxos de trabalho internos possam ser personalizados para atender às diferentes necessidades, sua organização pode optar por criar e desenvolver fluxos de trabalho exclusivos para seus processos empresariais. Os fluxos de trabalho podem ser simples ou complexos, conforme os processos empresariais requerem. Os desenvolvedores podem criar fluxos de trabalho que são iniciados por usuários de um site ou podem criar fluxos de trabalho que se iniciam automaticamente com base em um evento como, por exemplo, quando um item de lista é criado ou alterado. Se sua organização tiver desenvolvido e implantado fluxos de trabalho personalizados, eles podem estar disponíveis de forma complementar ou em substituição aos fluxos de trabalho internos já descritos.

Há duas maneiras de criar fluxos de trabalho personalizados:

• Os usuários de energia podem criar fluxos de trabalho sem código para uso em uma lista ou biblioteca específica usando o Microsoft SharePoint Designer 2013 e o Office Visio 2013     Os fluxos de trabalho do SharePoint Designer 2013 são criados a partir de uma lista de atividades de fluxo de trabalho disponíveis e a pessoa que cria o fluxo de trabalho pode implantar os fluxos de trabalho diretamente na lista ou biblioteca em que serão usados. O SharePoint Designer 2013 também funciona lado a lado com o Visio 2013 para fornecer uma experiência de desenvolvimento de fluxo de trabalho visual para criar diagramas usando formas e conectores. Você também pode importar fluxos de trabalho do Visio 2013 para o SharePoint Designer 2013 e vice-versa.

• Desenvolvedores de software profissionais podem criar fluxos de trabalho usando o Visual Studio 2012 ou posterior     Esses fluxos de trabalho contêm códigos e atividades personalizadas. Depois que um desenvolvedor profissional cria os fluxos de trabalho personalizados, um administrador de servidor poderá implantá-los em vários sites.

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Etapas envolvidas no uso de fluxos de trabalho

Há várias etapas envolvidas no uso do fluxo de trabalho em um documento ou item de lista. Cada etapa pode ser concluída por usuários em diferentes funções. Por exemplo, um administrador de site pode disponibilizar um fluxo de trabalho para uso em uma biblioteca de documentos, o criador do conteúdo pode iniciar um fluxo de trabalho ou modificar um fluxo de trabalho em andamento e uma terceira pessoa (por exemplo, um revisor do documento ou um aprovador) pode concluir a tarefa do fluxo de trabalho.

Confira também

Visão geral dos fluxos de trabalho incluídos com o SharePoint

Fluxos de trabalho no SharePoint 2013

Desenvolvimento do fluxo de trabalho no SharePoint Designer 2013 e no Visio 2013

Introdução ao fluxo de trabalho do SharePoint Server 2013