|
Dodając osoby, które będą pracować nad projektem, weź pod uwagę dwie następujące kwestie:
Ta różnica często powoduje problemy podczas pracy z każdym oprogramowaniem do zarządzania projektami. Aby zapoznać się z innymi artykułami z serii przewodników po zarządzaniu projektami, zobacz Przewodnik po zarządzaniu projektami. |
Przed rozpoczęciem pracy: porady dotyczące zarządzania projektami . . .
Jeśli nie znasz zarządzania projektami Jeśli nie masz doświadczenia w zarządzaniu projektami, możesz zauważyć, że dodawanie zadań to nie wszystko: musisz na przykład wiedzieć, ile osób przydzielić do zadania, uwzględnić urlopy pracowników, a także wiedzieć, jak i gdzie dodawać informacje osobiste, takie jak numery telefonów, adresy e-mail i informacje o wynagrodzeniu.
Poniżej znajdziesz porady ułatwiające rozpoczęcie pracy.
-
Informacje o typach zasobów, które możesz przydzielać do zadań Po zgromadzeniu niezbędnych informacji dotyczących zadań w projekcie określ typy wymaganych zasobów.
-
Zasoby ludzkie Są to zasoby, o których zazwyczaj myślimy w kontekście pracy nad zadaniami. Menedżerowie projektów czasami nazywają je zasobami pracy w odróżnieniu od materiałów i sprzętu.
-
Zasoby przedsiębiorstwa Te zasoby są zasobami pracy zarządzanymi i współużytkowanymi w organizacji. Zasoby przedsiębiorstwa są używane w programie Project Professional.
-
Zasoby materiałowe Do tych zasobów należą komputery i sprzęt używane do wykonywania pracy nad zadaniami.
-
Zasoby ogólne Te zasoby określają wymagania dotyczące personelu dla zadań, a nie określonych osób, takich jak cieśla lub programista.
-
-
Zastanów się, jak liczba zasobów zmienia czas trwania W przypadku umieszczenia wielu zasobów w zadaniu należy się spodziewać skrócenia czasu trwania zadania. Jednak w wielu przypadkach dodawanie osób do zadania może mieć odwrotny skutek. Może to zwiększyć koszty, dodatkową komunikację i inne niedociągnięcia. Na przykład projekt nowego mostu płatnego prawdopodobnie nie posunie się szybciej, jeśli podwoisz liczbę architektów projektu. Program Project umożliwia kontrolowanie, co stanie się z czasem trwania zadań po dodaniu do zadań.
-
Zastanów się, w jaki sposób możliwości danej osoby wpływają na czas trwania zadań Doświadczenie danej osoby może mieć bezpośredni wpływ na czas trwania zadania. Możesz oczekiwać, że osoba z pięcioletnim doświadczeniem wykona zadanie w krótszym czasie niż osoba z dwoma osobami.
Jeśli jesteś doświadczonym menedżerem projektu Coraz większe projekty są coraz trudniejsze w zarządzaniu. Musisz uwzględniać użytkowanie zasobów w innych wydziałach, zatrudniać dostawców, śledzić pracę setek osób, generować raporty dla kadry kierowniczej i pamiętać o licznych złożonych kwestiach, które wcześniej nawet nie przyszły Ci do głowy. Na szczęście program Microsoft Project udostępnia specjalistyczne narzędzia, których będziesz potrzebować.
Poniżej znajdziesz porady ułatwiające zdobycie biegłości.
-
Przeglądanie i uściślanie oszacowań czasu trwania Skorzystaj z informacji zebranych na temat bieżącego projektu i podobnych projektów, aby uściślić swoje oszacowania czasu trwania. Dokładność oszacowania wymagań dla zasobów (a w rezultacie także kosztów projektu) zależy w dużej mierze trafności szacowanych czasów trwania zadań.
-
Śledzenie postępu zasobów Upewnij się, że osoby pracujące nad projektem regularnie wysyłają aktualizacje o stanie zadania. Widoki i raporty w programie Microsoft Project pomagają śledzić na bieżąco pracę wszystkich osób.
-
Identyfikowanie problemów z nadmierną alokacją zasobów Program Project ułatwia określenie, kiedy osoby pracują nad zbyt dużą liczbą zadań w tym samym czasie.
-
Śledzenie planów bazowych Plany bazowe pozwalają szybko ocenić projekt i porównać bieżący postęp z tym, co zaplanowano na początku.
-
Dzielenie pracy przez bilansowanie Gdy osoby pracują nad zbyt dużą liczbą zadań jednocześnie, program Project może dostosować przydziały do bardziej realistycznego obciążenia pracą. Bilansowanie przydziałów zasobów umożliwia równomierne rozłożenie pracy.
-
Eksportowanie danych projektu do programu Excel w celu dalszej analizy Program Excel może być pomocny, gdy potrzebujesz przeprowadzić dalszą analizę informacji o projekcie. Na przykład możesz wyeksportować informacje dotyczące zadania i zasobów do programu Excel w celu utworzenia zaawansowanych raportów wartości wypracowanej, a następnie wyświetlić informacje przy użyciu wykresów przebiegu w czasie, aby zobaczyć, jak kształtują się koszty w odniesieniu do ilości wykonanej pracy.
Zapewnianie szkoleń pracowników w zakresie nowych umiejętności Duże organizacje inwestują czas i pieniądze, aby szkolić pracowników pod kątem nowych umiejętności i pracy w różnych środowiskach. Szkolenie bieżących pracowników może okazać się bardziej ekonomicznym sposobem na poprawę wydajności, niż zatrudnianie nowych osób.
Krok 1. Dodawanie pracowników do projektu
Osoby i inne zasoby należy najpierw dodać, zanim będzie można przydzielić je do pracy nad zadaniami. Zasoby mogą obejmować materiały, takie jak cement lub farba, bądź zasoby kosztowe, na przykład koszty przelotu i wyżywienia. |
|
Po dodaniu osób do projektu zmodyfikuj ich kalendarze służbowe, aby uwzględnić ich czas pracy. W programie Project założono, że większość osób pracuje w standardowym tygodniu, od poniedziałku do piątku, od 8:00 do 17:00. Ale nie musisz trzymać się tego harmonogramu pracy. |
|
Każdy uczestnik projektu musi mieć czas na odpoczynek. Każdy uczestnik projektu może zachorować. Każdy uczestnik projektu lubi święta. W tym artykule przedstawiono sposób uwzględniania tego czasu w harmonogramie. |
|
Do projektu można dodać pracowników z puli zasobów. Pula zasobów umożliwia przechowywanie wszystkich informacji na temat pracowników w jednym pliku programu Project, który może być używany jako część projektów głównych. |
|
Do projektu możesz dodać informacje poufne, takie jak zarobki i numery telefonów, i ukryć je w widokach bez utraty tych danych. |
Krok 2. Przydzielanie osób i innych zasobów do zadań
Po dodaniu zadań do harmonogramu możesz zacząć przydzielać osoby do pracy nad zadaniami. |
|
Możesz znaleźć zasoby z nadmierną alokacją lub nieprzydzielone w projekcie lub w różnych projektach oraz sprawdzić, czy dokonane przydziały spowodowały jakiekolwiek konflikty. |
|
Paski wykresu Gantta można łatwiej rozpoznawać, gdy są obok nich wyświetlane nazwy zadań. Jest to pomocne w przypadku raportów i spotkań. |
|
Podczas dodawania pracowników do projektu są również dodawane koszty z nimi związane. Następnie po przypisaniu osób do pracy nad zadaniami program Microsoft Project automatycznie obliczy koszt projektu. |
|
Jeśli inne osoby wprowadziły swój stan pracy w Project Web App, możesz zobaczyć zmiany harmonogramu w programie Project. |
|
Pracownicy przerywają pracę nad projektami, opuszczają firmę lub, być może z powodu błędnego wpisania ich nazwiska, nigdy nie istnieli. We wszystkich tych przypadkach może być konieczne usunięcie osób z projektu. |
Krok 3. Zarządzanie osobami i innymi zasobami
Po przydzieleniu osób do zadań i rozpoczęciu pracy skorzystaj z wielu widoków dostępnych w programie Project, aby monitorować postępy i wprowadzać zmiany w harmonogramie. |
|
Jednym ze sposobów rozwiązywania problemów związanych z obciążeniem pracą jest skrócenie czasu trwania zadań. |
|
Jeśli osoby w projekcie pracują jednocześnie nad zbyt dużą liczbą zadań, możesz zezwolić, aby program Project rozdzielił pracę bardziej równomiernie. |
|
Zmienianie ustawienia Wg nakładu pracy w odniesieniu do typów zadań |
W przypadku dodania lub usunięcia osób z zadania czas trwania zadania w programie Project jest odpowiednio skracany lub wydłużany. To działanie jest nazywane planowaniem według nakładu pracy. Jeśli nie chcesz, aby czas trwania został zmieniony, możesz zmienić ustawienie Wg nakładu pracy zadania. |
Śledzenie przebiegu pracy nad projektem jest istotne nie tylko pod kątem zakończenia projektu w ustalonym czasie. Pozwala również uczyć się na błędach oraz sukcesach dotyczących projektu. |
|
Kiedy przełożony pyta Cię, jak obywa się realizacja projektu w porównaniu z jego pierwotnym planem, ostatnią rzeczą, którą powinien usłyszeć, jest „Nie wiem”. Możesz tego uniknąć, ustawiając plan bazowy jako migawkę oryginalnego harmonogramu przed rozpoczęciem pracy nad projektem. |
|
Wyświetlanie raportu o projekcie dotyczącego postępu pracowników |
Utwórz i dostosuj raporty graficzne dotyczące postępu projektu. W programie Project możesz wyświetlać te raporty lub eksportować je do innych aplikacji, takich jak program PowerPoint, Word lub Excel. |