Jako menedżer projektu jednym z najważniejszych aspektów Twojej roli jest monitorowanie przydziałów dla każdego z zasobów, aby można było skutecznie zrównoważyć ich obciążenia pracą. Niektóre zasoby mogą być z nadmierną alokacją, a inne mogą być nieprzydzielone. Możesz sprawdzić, jak efektywnie twoje zasoby są używane w projekcie i czy trzeba wprowadzić jakiekolwiek zmiany, wyświetlając ich obciążenia pracą i dostępność w programie Microsoft Project.
Co chcesz zrobić?
Przeglądanie obciążeń zasobów przy użyciu widoku Użycie zasobu
-
Na karcie Zadanie lub Zasób kliknij pozycję Użycie zasobu w menu rozwijanym Widok .
-
Przejrzyj nazwy zasobów i przydzielone im zadania w tabela części widoku Użycie zasobu.
-
Przejrzyj skala czasu części widoku, aby zobaczyć, jak praca jest przydzielana w wybranym okresie.
W wielu widokach zasobów, w tym w widoku Użycie zasobu, zasoby z nadmierną alokacją są wyświetlane na czerwono. Nadmierna alokacja występuje za każdym razem, gdy maksymalna liczba jednostek zasobu została przekroczona przez dowolny okres czasu. W arkuszach zasobów pole wskaźnika dla zasobów z nadmierną alokacją zawiera również wskaźnik bilansowania zasobu, który wskazuje, że zasób jest bilansowany. Sprawdź wskaźnik i przejrzyj przydziały zadań, aby ocenić, czy nadmierna alokacja jest dopuszczalna.
Załóżmy na przykład, że dwa zadania mają czas trwania czterech godzin i że oba zadania rozpoczynają się i kończą w tym samym czasie. Jeśli przypiszesz oba zadania Do Piotra, zostanie on technicznie z nadmierną alokacją, ponieważ w tym czterogodzinnym rozpiętości tych dwóch zadań Tomasz pracuje w 200 procentach. Jeśli jednak poziomowanie jest ustawione na zasadzie dzień po dniu, Bob nie musi być wyrównany, ponieważ przez cały dzień nie przekracza jego całkowitej ośmiogodzinnej zdolności do pracy.
Uwaga: Oprócz przydziałów zasobów dla zadań w obecnie otwartym projekcie w widoku Użycie zasobu są również wyświetlane sumaryczne przydziały zasobów. Sumaryczne przydziały zasobów wskazują całkowitą ilość pracy przydzielonej zasobowi we wszystkich innych projektach. Sumaryczne przydziały zasobów są wyświetlane tylko wtedy, gdy masz połączenie z programem Microsoft Project Server i masz otwarty projekt w przedsiębiorstwie. Jeśli nie chcesz, aby wiersze przydziałów podsumowania miały wpływ na sumy wyświetlane w widoku Użycie zasobu, możesz zaznaczyć wiersze przydziałów podsumowania, a następnie nacisnąć klawisz DELETE.
Możesz również wyświetlić i zmodyfikować widok Użycie zasobu, aby wyświetlić wszystkie przydziały zasobów i ich procenty alokacji pracy w grafiku. W tym widoku przedstawiono wszystkie przydziały według zasobów i pokazano, jak w pełni te zasoby są przydzielane do przydzielonych zadań w czasie.
-
Na karcie Zadanie lub Zasób kliknij pozycję Użycie zasobu w menu rozwijanym Widok .
-
Na karcie Formatowanie kliknij pozycję Dodaj szczegóły.
-
Na liście Dostępne pola kliknij pozycję Alokacja procentu, a następnie kliknij pozycję Pokaż.
-
Przejrzyj skala czasu części widoku. W % Alloc. w dodanym właśnie wierszu możesz zobaczyć procent sumy dostępnych czas pracy zasobu przydzielanych przydziałom w wybranym okresie. Ponadto w części skali czasu widoku jest wyświetlana czerwona wartość procentowa nadmiernej alokacji zasobu i procent alokacji, dzięki czemu można dokładnie określić, kiedy zasób zostanie z nadmierną alokacją.
Porada: Możesz powiększyć przedział czasu wyświetlany w skali czasu (na przykład możesz zmienić widok z dni na godziny), klikając pozycję Powiększ (+) znajdującą się w prawym dolnym rogu okna. Podobnie możesz pomniejszyć przedział czasu (na przykład możesz zmienić widok z dni na tygodnie), klikając pozycję Pomniejsz (-).
Sprawdzanie dostępności zasobów przedsiębiorstwa przy użyciu Project Online
Aby znaleźć zasoby z nadmierną alokacją lub nieprzydzielone w projekcie lub w projektach, możesz uzyskać dostęp do Project Online i wyświetlić wykres oraz tabelę dostępności zasobów.
-
W Project Online Centrum projektów kliknij pozycję Zasoby w menu po lewej stronie.
-
Zaznacz zasób lub zasoby, których informacje o dostępności chcesz wyświetlić, zaznaczając pole wyboru obok nazwy zasobu, a następnie na karcie Zasoby kliknij pozycję Planowanie dyspozycyjności w sekcji Nawigowanie .
Aby zaznaczyć sąsiadujące zasoby na liście, przytrzymaj naciśnięty klawisz SHIFT podczas klikania pierwszego, a następnie ostatniego zasobu. Aby zaznaczyć zasoby, które nie sąsiadują ze sobą, przytrzymaj naciśnięty klawisz CTRL podczas klikania poszczególnych zasobów.
-
W sekcji Widoki na karcie Dostępność wybierz widok zasobu.
-
Aby wyświetlić pracę przydziału pogrupowane najpierw według zasobów, a następnie według projektów, w których występuje zasób, wybierz pozycję Praca według zasobu.
-
Aby wyświetlić pracę przydziału pogrupowanych według projektów, w których występuje zasób, wybierz pozycję Wykorzystanie zasobów według programu Project.
-
Aby wyświetlić czas, przez który zasób może pracować w określonym okresie, wybierz pozycję Pozostała dostępność.
-
Aby wyświetlić ilość pracy przydzieloną zasobowi do wykonania, wybierz pozycję Wykorzystanie zasobu.
-
-
Jeśli na poprzedniej stronie wybrano wiele zasobów, możesz kliknąć legendę na wykresie, aby wybrać zasoby, które chcesz wyświetlić na wykresie.
W tabeli Szczegóły poniżej wykresu przedstawiono skalę czasu, w którym jest wyświetlana ilość pracy przydzielonej zasobowi w określonym okresie.
Porada: Aby wyświetlić inny zakres dat na wykresie, kliknij pozycję Ustaw zakresy dat na karcie Dostępność , a następnie wybierz nowe daty w polach Ustawianie zakresu dat .
Wyświetlanie poszczególnych obciążeń za pomocą wykresu
W widoku Resource Graph jest wyświetlany pasek wykres widoku obciążenia pracą i dostępności poszczególnych zasobów. Ten widok pozwala szybko sprawdzić, czy wybrany zasób jest z nadmierną alokacją, czy nieprzydzielony przez określony okres. Możesz również zobaczyć procent jednostki przydzielonych na przydziały wraz z dostępnością maksymalna liczba jednostek zasobu.
-
Na karcie Zasób wybierz widok Resource Graph w sekcji Widok.
-
Przejrzyj nazwę pierwszego zasobu w widoku Resource Graph, przewijając w lewo lub w prawo w lewym oknie.
Jeśli nazwa zasobu jest wyświetlana na czerwono, zasób jest nadmiernie aocjowany. Zasoby wymienione w kolorze czarnym są przydzielane dokładnie na poziomie lub pod ich pełną pojemnością.
-
Przejrzyj wykres słupkowy, aby zobaczyć poziom nadmiernej alokacji lub niedostatecznej alokacji.
Niebieskie paski (domyślnie) wskazują ilość przydzielonej pracy, która znajduje się na poziomie lub poniżej maksymalnej jednostki zasobu i czas pracy dostępności w tym okresie. Czerwone słupki (domyślnie) wskazują, że zasób jest nadmiernie aocjowany, ponieważ zasób przekroczył maksymalną dostępność jednostki i czasu pracy w danym okresie.
-
Przejrzyj najwyższe wartości procentowe alokacji występujące w pokazanym okresie — czyli alokacja maksymalna zasobu w danym okresie.
Jednostki szczytu są wyświetlane u dołu wykresu.
-
Aby wyświetlić wykres słupkowy dla następnego zasobu, naciśnij klawisz PAGE DOWN lub użyj paska przewijania albo klawiszy strzałek.
Wyświetlanie listy zasobów z nadmierną alokacją
Możesz wyświetlić listę tylko tych zasobów z nadmierną alokacją, wyświetlając widok Arkusz zasobów lub Widok Użycie zasobu, a następnie filtrując zasoby z nadmierną alokacją.
-
W sekcji Widok kliknij pozycję Arkusz zasobów lub Użycie zasobu z listy rozwijanej.
-
Na karcie Widok kliknij menu rozwijane Filtr w sekcji Dane , a następnie kliknij pozycję Zasoby z nadmierną alokacją.
-
Aby ponownie wyświetlić pełną listę zasobów, kliknij menu rozwijane Filtr , a następnie kliknij pozycję Brak filtru.
Uwaga: Nawet bez filtrowania zasobów z nadmierną alokacją można łatwo sprawdzić, które zasoby są z nadmierną alokacją, ponieważ ich nazwy są wyświetlane na czerwono w każdym widok zasobów. Ponadto w widokach Arkusz zasobów i Użycie zasobu pole wskaźnika sugeruje bilansowanie zasobów z nadmierną alokacją.
Widoki zadań mogą być również używane do wyświetlania nadmiernych alokacji, ale nie wyświetlają nadmiernej alokacji na czerwono tak, jak widoki zasobów. Jeśli pracujesz w widoku zadań, możesz przechodzić przez poszczególne zadania z nadmiernymi alokacjami zasobów, ale w widoku zadań nie są wyświetlane zasoby (ani liczba) z nadmierną alokacją.
W dowolnym widoku zadań, takim jak Wykres Gantta lub Diagram sieciowy, na karcie Zasób kliknij pozycję Następna nadmierna alokacja w sekcji Poziom .
Zasoby grupy z nadmierną alokacją
W widoku Arkusz zasobów lub Użycie zasobu możesz grupa zasoby z nadmierną alokacją. Możesz również grupować zasoby według ich alokacja maksymalna, które wskazują ich maksymalną alokację procentową przydziałów w trakcie projektu. Przejrzenie zasobów z nadmierną alokacją według zakresu ich nadmiernej alokacji może pomóc w skoncentrowaniu się na najbardziej rozbudowanych zasobach z nadmierną alokacją.
-
W sekcji Widok kliknij pozycję Arkusz zasobów lub Użycie zasobu.
-
Na karcie Widok kliknij menu rozwijane Grupuj według , a następnie kliknij pozycję Nowa grupa według.
-
W polu Nazwa pola wybierz pozycję Z nadmierną alokacją.
-
W polu Kolejność wybierz pozycję Rosnąco lub Malejąco.
Jeśli klikniesz pozycję Rosnąco, najpierw zostanie wyświetlona grupa zasobów, które nie są z nadmierną alokacją, a grupa zasobów z nadmierną alokacją jest wyświetlana na drugim miejscu.
-
Aby utworzyć zagnieżdżone grupowanie alokacja maksymalna, kliknij pole Następnie według , a następnie kliknij pozycję Szczyt.
-
Podaj nazwę grupowania, a następnie kliknij przycisk Zastosuj.
Widok zostanie pogrupowany zgodnie ze specyfikacjami. Każdy zasób, którego przydział przekracza 100 procent jednostek szczytu w dowolnym momencie w trakcie projektu, jest pogrupowany w obszarze Z nadmierną alokacją: Tak. Jeśli określisz zagnieżdżone grupowanie jednostek szczytu, pod nagłówkami mogą być wyświetlane dodatkowe grupy, takie jak Szczyt: 200%, Szczyt: 300% itd.
-
Aby wyświetlić zasoby wymienione w ich pierwotnej kolejności w polu Grupuj według , kliknij pozycję [Bez grupy].
Znajdowanie zasobów z dostępnym czasem
Jeśli masz zasoby z nadmierną alokacją, warto zidentyfikować zasoby w projekcie, które mają dostępny czas, dzięki czemu możesz równomierniej rozłożyć obciążenie pracą. Ta pojemność jest również przydatna, jeśli istnieją dodatkowe zadania nieprzypisane i chcesz dowiedzieć się, kto jest dostępny do podjęcia większej ilości pracy.
Dostępność zasobów jest obliczana przy użyciu następującej formuły:
Dostępność zasobów = Pojemność zasobu — (podsumowanie przydziału zasobu + wyjątki kalendarza)
Podsumowanie przydziału zasobu to suma wszystkich prac wykonanych przez zasób, a wyjątki kalendarza to wyjątki w kalendarzu podstawowym zasobu.
Aby znaleźć zasoby, które mogą pracować nad zadaniem w dodatkowych godzinach, można wyświetlić i zmodyfikować widok Użycie zasobu, aby sprawdzić ilość czasu (godzin, dni lub tygodni) dostępnego dla zasobu na potrzeby dodatkowych przydziałów. Ten widok umożliwia również redystrybucję pracy z zasobów z nadmierną alokacją na zasoby nieprzydzielone.
-
W sekcji Widok kliknij pozycję Użycie zasobu.
-
Na karcie Formatowanie w sekcji Szczegóły zaznacz pole wyboru Pozostała dostępność .
-
W Rem. Avail. Wiersz (dostępność pozostała), sprawdź ilość pracy reprezentującą pozostałą dostępność lub niedosyt dla każdego okresu.
Możesz również wyświetlić i zmodyfikować widok Resource Graph, aby wyświetlić wykres słupkowy obciążenia pracą poszczególnych zasobów, co może pomóc w znalezieniu osób, które mogą pracować nad zadaniem w dodatkowych godzinach. W widoku Resource Graph można przeglądać informacje o jednym zasóbem nieprzydzielonym naraz. Ilość dostępnej pracy jest widoczna w danym okresie.
-
W sekcji Widok kliknij pozycję Resource Graph.
-
Na karcie Formatowanie kliknij menu rozwijane Wykres , a następnie wybierz pozycję Dostępność pracy.
-
W przypadku wybranego zasobu przejrzyj ilość dostępnej pracy pokazanej na wykresie słupkowym. Przewiń skala czasu, aby wyświetlić underallocations w różnych okresach czasu.
-
Sprawdź ilość dostępnego czasu dla wybranego zasobu u dołu wykres.
-
Aby przejść do następnego zasobu, który ma dostępny czas, naciśnij klawisz PAGE DOWN lub użyj paska przewijania albo klawiszy strzałek w okienku po lewej stronie.
