Heb je een fase wel eens verward met een proces? Of een portfolio met een product? Misschien niet, maar de terminologie van projectmanagement kan verwarrend zijn en dit artikel kan u helpen deze te vinden.
In dit artikel
Uw slag: fasen, processen, portfolio's en producten
Een project is gewoon een reeks activiteiten die volgens een planning plaatsvinden en die een bepaald soort uitvoer produceren. Sommige projecten staan op zichzelf, zonder relatie met ander werk in een organisatie. Aan de andere kant maken sommige projecten deel uit van grotere inspanningen, zoals fasen, processen, programma's en portfolio's.
Fasen
Projecten kunnen in fasen worden gepland, zodat meerdere projecten met betrekking tot hetzelfde doel samen kunnen worden beheerd. Een liefdadigheidsinstelling heeft bijvoorbeeld elk jaar een inzamelingsactie. Als u alle projecten wilt beheren die aan de functie zijn gekoppeld, groepeert u de projecten in drie fasen: Planning, Event Day en Follow-Up. Elke fase bevat meerdere projecten.
|
Fase |
Projecten |
Fase-uitvoer |
|
Planning |
|
Document voltooid gebeurtenisplan |
|
Gebeurtenisdag |
|
Gebeurtenis wordt uitgevoerd zoals gepland |
|
Follow-Up |
|
Voltooid post-mortemdocument |
Processen
De activiteiten in twee verschillende projecten kunnen met elkaar worden verbonden om een proces te vormen. Stel dat u twee projecten hebt: één project bevat de activiteiten die nodig zijn om een ticketsysteem voor callcenters te produceren en het andere project bevat de activiteiten die nodig zijn om ondersteuningsmedewerkers voor een callcenter in te huren en te trainen.
|
Project 1 |
Project 2 |
|
Activiteiten:
|
Activiteiten:
|
|
Output: Ticketsysteem voor callcenter |
Output: Ondersteuningsmedewerkers van callcenters |
De gecombineerde set activiteiten van de twee projecten vormt een proces voor het instellen van een callcenter. Het proces heeft een uitvoer van een volledig functionerend callcenter.
|
Proces |
|
Project 1-activiteiten:
|
|
Project 2-activiteiten:
|
|
Procesuitvoer: Volledig functionerend callcenter |
Programma 's
Een programma is een groep projecten die samen worden beheerd om optimaal gebruik te maken van hun onderling verbonden status. Een bouwbedrijf dat aan een nieuwe onderverdeling werkt, beheert bijvoorbeeld elk huis in de onderverdeling als een afzonderlijk project. Door de projecten te groeperen in een programma voor de gehele onderverdeling, kan het bedrijf gemakkelijk de voortgang van de onderverdeling als geheel zien en plannen maken om resources van derden, zoals betonnen vrachtwagens of hoveniers, binnen te halen.
|
Programma |
Projecten |
|
Contoso Estates |
|
Portefeuilles
Sommige projectmanagers kunnen portfolio's gebruiken om projecten en programma's te koppelen aan hun bijbehorende strategische bedrijfsdoelstellingen. Een softwareontwikkelingsbedrijf heeft bijvoorbeeld drie strategische bedrijfsdoelen geïdentificeerd: 'Innoveren in de branche', 'Veilige software ontwikkelen' en 'Klantenondersteuning van topklasse bieden'. De organisatie stelt portfolio's in voor elk van deze doelstellingen (innovatie, beveiliging en ondersteuning) en lijnt de huidige projecten en programma's binnen deze portfolio's af.
|
Portfolio |
Projecten en programma's |
|
Innovatie |
|
|
Beveiliging |
|
|
Ondersteuning |
|
De uitvoer: de producten van uw project
Projecten, fasen en processen produceren allemaal een soort uitvoer, een zogenaamde deliverable. Normaal gesproken is een product een tastbaar item, zoals een document of een voltooid product. Producten kunnen producten of goederen zijn, maar het kunnen ook resultaten of diensten zijn. De volgende tabel bevat enkele voorbeelden van deze producttypen.
|
Producttype |
Beschrijving |
Voorbeelden |
|
Product |
Een tastbaar item dat de uitvoer is van een project, fase of proces. Producten kunnen zelfstandige producten zijn of een onderdeel van een groter product. |
Document, softwareprogramma, huis |
|
Resultaat |
De uitvoer van een voltooid project, fase of proces. |
Herzien bug triageproces, nieuwe organisatiestructuur, richtlijnen voor groene constructie |
|
Service |
Een uitvoer van een project, fase of proces waarmee een organisatie een bedrijfsfunctie kan uitvoeren. |
Volledig functionerend callcenter, bemand tafel op een conferentie, radio-dispatch service |
Hoe past Microsoft Project in uw projectbeheersysteem?
Een 'systeem' voor projectmanagement verwijst nog verder terug naar de geïntegreerde set processen, technieken, methodologieën en hulpprogramma's die worden gebruikt voor het plannen en bijhouden van projecten. Microsoft Project is een hulpprogramma binnen het grotere projectbeheersysteem. Projecten, ook wel projectplannen genoemd, worden opgeslagen als afzonderlijke bestanden in Project 2010 en kunnen worden gegroepeerd in grotere inspanningen, zoals fasen, processen, programma's en portfolio's.
