U kunt het toegeven: u hebt een Microsoft Excel-spreadsheet gebruikt om uw projecten te beheren en u ziet niet echt een goede reden om te veranderen. Je bent niet alleen.
Het is verleidelijk om een projectplan te starten in Excel, omdat u hiermee snel een lijst kunt maken van al uw projecten, ze kunt rangschikken zoals u wilt en zelfs iets kunt maken dat lijkt op een Gantt-diagram (weergave). Maar een spreadsheet schiet tekort als het gaat om het berekenen van wijzigingen in uw project.
Wanneer u merkt dat u meerdere projecten, onderbroken planningen en gedeelde resources gebruikt, wordt het onderhouden van een planning in een spreadsheet een overweldigende taak. Met de dynamische planningsengine, hulpprogramma's voor resourcebeheer en ondersteuning voor betere communicatie, kan Microsoft Project u helpen op schema te blijven.
Wat wilt u doen?
Profiteer van bedrijfsbreed resourcebeheer
Wanneer u spreadsheets gebruikt om projecten bij te houden, wat gebeurt er dan wanneer één resource wordt toegewezen aan meerdere projecten? U moet resources buiten uw projectplan beheren, handmatig of met een programma van derden. Resources eindigen vaak onbedoeld overbezet en u kunt veel tijd besteden aan het opnieuw plannen van het werk.
Met Microsoft Project Server kunnen alle projecten in uw organisatie worden opgehaald uit een centrale, bedrijfsbrede resourcegroep. Hierdoor kunnen projectmanagers snel de beschikbaarheid van een resource zien voordat ze die resource aan een taak toewijzen.
Laat Project het effect van datumwijzigingen berekenen
Stel dat u een project in een spreadsheet hebt bijgehouden. Dit project heeft een taak die pas kan worden gestart als een ander project een specifieke product produceert. Dat product is gepland op 18 juni. Het is nu 25 juni en je wacht er nog op. Hoe lang duurt het om uw spreadsheet bij te werken met een nieuwe datum voor de taak die afhankelijk is van dat product? Misschien niet lang als de taak bijna aan het einde van het project is, maar wat als de taak bijna aan het begin staat? En wat als uw project meer dan 50 taken heeft? Meer dan 100 taken?
Met Project kunt u snel uw projectplanning en resourcetoewijzingen aanpassen met de dynamische planningsengine. Het verwerkt een datumwijziging en de effecten ervan naadloos, rekening houden met alle afhankelijkheden, producten en resourcetoewijzingen. Niet alleen wordt de planning automatisch opnieuw berekend, maar in Project worden ook de gewijzigde datums gemarkeerd, zodat u snel het effect van elke planningsverschuiving kunt zien.
Flexibele rapportagemethoden gebruiken
U hebt binnen tien minuten een ongeplande vergadering met uw manager om de status van uw project te bespreken. U wilt een rapport over de voortgang van uw project, maar op zo korte termijn kunt u het beste uw spreadsheet afdrukken en hopen dat alle gegevens nauwkeurig zijn. U wilt uw manager een robuuster rapport over uw project geven, maar het is gewoon niet mogelijk op zo'n korte termijn wanneer u een spreadsheet gebruikt.
Met Project kunt u snel een visueel rapport genereren dat gebruikmaakt van een sjabloon waarmee de gegevens worden geëxporteerd naar een draaidiagram in Microsoft Visio Professional. U kunt kiezen welke velden u wilt markeren in het rapport, inclusief aangepaste velden die u hebt ingesteld voor uw project, en een overzichtelijk, beknopt rapport presenteren voor uw vergadering met het management.
Integreren met Excel
Door uw projectgegevens te exporteren naar Excel, kunt u de krachtige spreadsheetfunctionaliteit blijven gebruiken terwijl u gebruikmaakt van Project om de planning en resources van uw project bij te houden. U kunt ook Excel-gegevens importeren of insluiten in uw projectplan.
